O faturamento é uma das principais tarefas da equipe de contabilidade de uma empresa. Os erros custam tempo, dinheiro e confiança. É por isso que você deve se certificar de que está em conformidade com as regulamentações ao emitir suas faturas. Neste artigo vamos explicar quais informações uma fatura na Alemanha precisa conter para que o pedido esteja em conformidade. Também explicaremos casos especiais em que se aplicam exceções, quais são os riscos de auditoria a serem observados e como você pode automatizar seu faturamento.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais dados são necessários em uma fatura na Alemanha?
  
• Faturamento em casos especiais
  
• Riscos de auditoria no faturamento
  
• Automatizar o faturamento
  

Quais dados são necessários em uma fatura na Alemanha?

De acordo com o parágrafo 1 da secção 14 da UStG (Lei Alemã sobre Imposto sobre Valor Agregado [IVA]), uma fatura é qualquer documento utilizado por um provedor de serviços para contabilizar bens ou serviços. A Seção 14, Parágrafo 4 da UStG estipula que as faturas em conformidade na Alemanha devem conter as seguintes informações:

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Nome completo e endereço do comprador
  
• Um número de fatura sequencial e exclusivo
  
• Data de emissão da fatura
  
• Data de entrega ou serviço (período de execução), se esta não for a mesma da data de emissão
  
• O identificador fiscal emitido ao vendedor pelo órgão tributário ou o número de identificação de IVA (ID IVA) emitido pelo órgão tributário central federal
  
• A quantidade e o tipo de mercadorias entregues ou o escopo e a natureza do serviço prestado
  
• O preço (líquido) e o valor total (bruto)
  
• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção
  

Fatura eletrônica

Você pode emitir faturas em papel, em formatos não estruturados como PDFs ou em formato eletrônico padronizado. As faturas eletrônicas contêm as mesmas informações que suas contrapartes físicas, o que significa que as faturas eletrônicas são obrigadas a conter as mesmas informações obrigatórias exigidas pela Seção 14 da UStG.

A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas B2B na Alemanha estão sujeitas ao faturamento eletrônico obrigatório. Portanto, elas agora são obrigadas a ser capazes de emitir, receber e processar faturas eletrônicas. Esse requisito não se aplica integralmente aos pequenos empreendedores, que podem continuar a emissão de faturas em outros formatos, mas devem ser capazes de receber e processar faturas eletrônicas. Os formatos de faturas eletrônicas comuns na Alemanha incluem ZUGRD e Rechnung.

De acordo com o artigo 14.o, n.o 3, da UStG, você deve ser capaz de garantir em todos os momentos que uma fatura seja legível, bem como a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo. Você pode garantir essa integridade e autenticidade por meio de recursos como mecanismos de controle interno. O artigo 2.o da Comissão Europeia de Recomendação 94/820/CE da exige que as faturas eletrônicas contenham uma assinatura eletrônica qualificada ou que utilizem intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

Faturamento em casos especiais

Existem regras claras na Alemanha quando se trata de detalhes obrigatórios de faturas. No entanto, existem algumas exceções quando se aplicam regras diferentes ou requisitos adicionais. Abaixo você encontrará uma visão geral dos mais importantes.

Faturas de baixo valor

As faturas de um valor total não superior a € 250 estão sujeitas a requisitos simplificados de acordo com o artigo 33 da UStDV (Regulamento de Aplicação da Lei Alemã do IVA). As informações obrigatórias sobre essas faturas de baixo valor estão limitadas a:

• Nome completo e endereço do vendedor
  
• Data de emissão da fatura
  
• A quantidade e o tipo de mercadorias entregues ou o escopo e a natureza dos serviços prestados
  
• Valor líquido
  
• A alíquota aplicável e o valor do imposto correspondente ou, no caso de uma isenção fiscal, uma referência a essa isenção
  
• Valor bruto
  

Faturas emitidas por pequenos empreendedores

De acordo com a Seção 19 da UStG, as pessoas que reivindicam o status de pequenos empreendedores estão sujeitas a regulamentações especiais quando se trata de faturamento. Os pequenos empreendedores não são obrigados a declarar IVA nas suas faturas. Isso significa que apenas um valor líquido é especificado. Além disso, os pequenos empreendedores devem indicar claramente nas suas faturas que estão aplicando a Seção 19 da UStG, usando a expressão “Não é cobrado IVA de acordo com a Seção 19 da UStG”.

Faturas de pagamento adiantado

Empresas na Alemanha que trabalham em projetos ou pedidos maiores podem emitir uma fatura de pagamento adiantado para receber o pagamento antecipado de uma entrega ou serviço futuro. Esta fatura é emitida antes da prestação do serviço. Normalmente é usada como uma forma de pré-financiamento e como uma forma de proteção contra inadimplência de pagamento. Uma fatura de pagamento adiantado deve conter todas as informações obrigatórias de uma fatura de conformidade, com duas distinções importantes: em primeiro lugar, deve ser claramente marcada como uma "fatura de pagamento adiantado"; em segundo lugar, deve estipular o período de desempenho esperado.

Faturas parciais

Para pedidos de alto valor, há também a opção de emissão de faturas parciais ou faturas em andamento. Com essa fatura, o vendedor recebe pagamentos enquanto o projeto ainda está em andamento. Uma fatura parcial geralmente é emitida após a conclusão de uma parte predefinida do serviço ou a entrega de uma parte da mercadoria. Ela deve conter todas as informações exigidas de uma fatura em conformidade e deve ser claramente marcada como uma "fatura parcial". Ela também deve especificar o escopo do trabalho já concluído e quanto ainda está pendente, para que ambas as partes possam acompanhar o progresso do pagamento.

Os valores parciais que ainda estão pendentes no final do projeto são indicados em uma fatura final como uma conta final, sendo importante que esta fatura tenha em conta todos os pagamentos parciais feitos até o momento.

Faturas para serviços B2B intracomunitários

Os serviços prestados a empresas em outros países geralmente acionam o procedimento de autoliquidação, em que a responsabilidade pelo imposto passa para o comprador. Isso ocorre quando as empresas alemãs faturam uma empresa localizada em outro país da UE, por exemplo. Nestes casos, os vendedores alemães não são obrigados a indicar IVA em sua fatura. Como o local de entrega não é na Alemanha, a entrega é tributada no país de destino. No entanto, ainda é importante que a fatura contenha uma nota escrita correspondente, como “Autoliquidação” ou “Qualquer imposto tributável é devido à responsabilidade do comprador”.

Nota de crédito

Ao contrário de uma fatura padrão, uma nota de crédito é um documento emitido pelo comprador em vez do vendedor. O órgão tributário reconhece tanto notas de crédito quanto faturas, e uma fatura pode ser substituída por uma nota de crédito, desde que ambas as partes envolvidas concordem. Uma nota de crédito deve conter todas as informações obrigatórias necessárias para uma fatura. Há apenas uma diferença fundamental: em vez de “Fatura”, o documento deve ser claramente marcado como “Nota de crédito”.

Riscos de auditoria no faturamento

Os erros de faturamento podem ter consequências graves, tanto para o emissor quanto para o beneficiário.

Se você emitir uma fatura que não contém todas as informações obrigatórias ou que contém informações incorretas, o destinatário pode a recusar. Essa fatura precisará ser corrigida ou até mesmo reemitida, criando um trabalho administrativo adicional. Você também terá um atraso no pagamento quando isso acontecer, o que pode ter um impacto negativo no fluxo de caixa da sua empresa, especialmente em casos de faturas de alto valor. Além disso, há o risco de que o órgão tributário não reconheça a fatura incorreta e exija uma correção na declaração correspondente, o que pode resultar em cobranças e multas adicionais. Erros de faturamento também podem desencadear auditorias da empresa e impostos.

Os destinatários de faturas incorretas não podem reclamar deduções de impostos, o que significa que eles não podem deduzir o IVA que pagaram do imposto que devem, o que lhes deixa com uma carga tributária maior.

Fontes típicas de erros

Sabendo que uma fatura em conformidade deve conter todas as informações obrigatórias, você deve verificar cuidadosamente cada campo da fatura. Alguns campos, no entanto, exigem atenção especial aos detalhes, pois geralmente levam a erros:

• Números de faturas duplicados: as faturas anteriores são frequentemente reutilizadas como modelos para criar uma nova fatura. Quando são, é fácil esquecer de atualizar o número da fatura antiga. E a consequência de reutilizar um número de fatura antigo é a mesma de não usar um: o órgão tributário não reconhece sua fatura.

• Nenhuma data ou período de execução da fatura: a data em que a fatura foi emitida e a data de entrega ou entrega são obrigatórias. Se nenhuma dessas datas estiver indicada na fatura, o órgão tributário poderá considerá-la como não cumprida.

• Descrição incompleta do serviço: a descrição dos bens fornecidos ou dos serviços prestados deve ser clara e detalhada. Se a sua descrição for vaga ou imprecisa, a sua fatura poderá ser rejeitada tanto pelo beneficiário quanto pelo órgão tributário.

• Cálculos incorretos do IVA: os cálculos do IVA são uma fonte comum de erros, especialmente quando várias alíquotas ou isenções fiscais especiais precisam ser consideradas. A aplicação da alíquota incorreta ou o cálculo incorreto do valor bruto e do imposto devido podem acontecer muito facilmente.

• Nenhuma identificação de IVA: os números de identificação de IVA de ambas as empresas devem constar nas faturas de fornecimento intracomunitário. É obrigatório solicitar a identificação de IVA da empresa receptora e anotá-la na sua fatura.

• Nenhuma nota de autoliquidação: se você estiver aplicando o procedimento de autoliquidação, deve indicar isso explicitamente na sua fatura. O beneficiário da fatura deve saber que é o responsável fiscal e não é suficiente apenas emitir uma fatura excluindo o IVA alemão.

• Nenhuma prova de autenticidade ou integridade para faturas eletrônicas: as faturas eletrônicas podem ser declaradas inválidas se não contêm comprovantes de sua origem e da integridade de seu conteúdo. Portanto, você deve aplicar uma assinatura eletrônica qualificada ou transmitir faturas usando um sistema apropriado.

Automatizar o faturamento

Um simples erro de digitação ou matemático pode ser suficiente para invalidar uma fatura, portanto, você deve ter extrema cautela na emissão de faturas de acordo com a Seção 14 da UStG. No entanto, você pode reduzir o risco de erros automatizando seu faturamento.

Com o Stripe Invoicing, você pode gerar e enviar faturas em conformidade com todas as informações obrigatórias em apenas alguns cliques. Cada fatura recebe um número de fatura único que é gerado sequencialmente. O Invoicing também aplica as alíquotas corretas estabelecidas nos produtos ou serviços fornecidos e no local onde o cliente está localizado, com IVA calculado automaticamente para reduzir erros. Quando o sistema detecta que o procedimento de autoliquidação é aplicável, adiciona a nota correspondente à fatura.

Enquanto isso, para cobranças recorrentes ou por uso, além de contratos negociados individualmente, você pode recorrer ao Stripe Billing. O Billing oferece suporte a modelos de preços flexíveis que permitem responder rapidamente às necessidades dos seus clientes e integrar cupons, avaliações gratuitas e descontos ao seu faturamento.