Facturatie is een van de belangrijkste taken van de boekhouding van een bedrijf. Fouten kosten tijd, geld en vertrouwen. Daarom moet je er extra op letten dat je je aan de regels houdt als je facturen verstuurt. In dit artikel lees je welke info een factuur in Duitsland moet hebben om aan de regels te voldoen. We leggen ook uit in welke speciale gevallen er uitzonderingen zijn, op welke auditrisico's je moet letten en hoe je je facturatie kunt automatiseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke info moet er op een factuur in Duitsland staan?
  
• Facturatie in speciale gevallen
  
• Auditrisico's bij facturatie
  
• Facturatie automatiseren
  

Welke info moet er op een factuur in Duitsland staan?

Volgens artikel 14, lid 1 van de UStG (Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde [btw]) is een factuur elk document dat een dienstverlener gebruikt om goederen of diensten in rekening te brengen. Artikel 14, lid 4 van de UStG zegt dat facturen in Duitsland de volgende info moeten hebben:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Volledige naam en adres van de koper
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Datum van levering of dienstverlening (uitvoeringsperiode), als dit niet hetzelfde is als de uitgiftedatum
  
• Het belastingnummer dat de verkoper van het belastingkantoor heeft gekregen of het btw-identificatienummer (btw-id) dat door de federale centrale belastingdienst is uitgegeven
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• De prijs (netto) en het totale bedrag (bruto)
  
• Het belastingtarief dat van toepassing is en het bijbehorende belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  

E-factuur

Je kunt facturen maken op papier, in niet-gestructureerde formaten zoals pdf's, of in een standaard elektronisch formaat. Elektronische facturen hebben dezelfde info als hun fysieke tegenhangers, wat betekent dat e-facturen dezelfde verplichte info moeten bevatten als vereist door artikel 14 van de UStG.

Vanaf 1 januari 2025 moeten B2B-bedrijven in Duitsland verplicht elektronisch factureren. Ze moeten nu in staat zijn om elektronische facturen uit te geven, te ontvangen en te verwerken. Deze verplichting geldt niet volledig voor kleine ondernemers, die facturen in andere formaten kunnen blijven uitgeven, maar wel in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken. Veelgebruikte elektronische factuurformaten in Duitsland zijn onder andere ZUGFeRD en XRechnung.

Volgens artikel 14, lid 3, van de UStG moet je altijd kunnen garanderen dat een factuur leesbaar is en dat de herkomst en inhoud ervan echt zijn. Je kan ervoor zorgen dat je deze integriteit en authenticiteit kunt aantonen door middel van functies zoals interne controlemechanismen. Artikel 2 van Aanbeveling 94/820/EG van de Europese Commissie vereist dat elektronische facturen een gekwalificeerde elektronische handtekening bevatten of gebruikmaken van elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

Facturatie in speciale gevallen

In Duitsland zijn er duidelijke regels voor wat er op een factuur moet staan. Maar er zijn ook een paar uitzonderingen waar andere regels of extra eisen gelden. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste.

Facturen met een lage waarde

Facturen van maximaal € 250 vallen onder de vereenvoudigde regels volgens artikel 33 van de UStDV (Duitse uitvoeringsverordening btw). De verplichte info op deze facturen met een lage waarde is beperkt tot:

• Volledige naam en adres van de verkoper
  
• Datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Hoeveel en wat voor soort spullen zijn er geleverd of wat voor soort diensten zijn er gedaan?
  
• Nettobedrag
  
• Het btw-tarief dat van toepassing is en het bijbehorende belastingbedrag of, in geval van belastingvrijstelling, een verwijzing naar de belastingvrijstelling
  
• Bruto bedrag
  

Facturen van kleine ondernemers

Volgens artikel 19 van de UStG gelden er speciale regels voor facturatie als je je als kleine ondernemer aanmeldt. Kleine ondernemers hoeven geen btw op hun facturen te zetten. Dit betekent dat alleen het nettobedrag wordt vermeld. Daarnaast moeten kleine ondernemers duidelijk op hun facturen vermelden dat ze artikel 19 van de UStG toepassen, met een tekst in de trant van "Er wordt geen btw in rekening gebracht overeenkomstig artikel 19 van de UStG." De overige verplichte informatie komt overeen met de algemene vereisten die voor andere bedrijven gelden.

Vooruitbetalingsfacturen

Bedrijven in Duitsland die aan grotere projecten of opdrachten werken, kunnen een voorschotfactuur sturen om alvast geld te krijgen voor een toekomstige levering of dienst. Deze factuur wordt gestuurd voordat de dienst wordt geleverd. Het wordt meestal gebruikt als een soort voorfinanciering en als een manier om je te beschermen tegen wanbetaling. Een factuur voor vooruitbetaling moet alle verplichte informatie van een conforme factuur bevatten, met twee belangrijke verschillen: ten eerste moet deze duidelijk worden aangeduid als een "factuur voor vooruitbetaling"; ten tweede moet deze de verwachte uitvoeringsperiode vermelden.

Gedeeltelijke facturen

Voor grote bestellingen kun je ook gedeeltelijke facturen of voortgangsfacturen sturen. Hierbij krijgt de verkoper al geld terwijl het project nog bezig is. Een gedeeltelijke factuur wordt meestal uitgegeven nadat een vooraf bepaald deel van de dienst is voltooid of een deel van de goederen is geleverd. Deze factuur moet alle info bevatten die vereist is voor een conforme factuur en moet duidelijk worden aangeduid als een 'gedeeltelijke factuur'. Ook moet worden vermeld hoeveel werk er al is voltooid en hoeveel er nog openstaat, zodat beide partijen de voortgang van de betaling kunnen volgen.

De deelbedragen die aan het einde van het project nog openstaan, worden vervolgens op een eindfactuur vermeld als eindafrekening. Het is belangrijk dat in deze factuur rekening wordt gehouden met alle deelbetalingen die tot dan toe zijn gedaan.

Facturen voor intracommunautaire B2B-diensten

Voor diensten aan bedrijven in andere landen geldt vaak de verleggingsregeling, waarbij de belastingplicht bij de koper komt te liggen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als Duitse bedrijven een bedrijf in een ander EU-land factureren. In deze gevallen hoeven de Duitse verkopers geen btw op hun factuur te vermelden. Aangezien de plaats van levering niet in Duitsland ligt, wordt de levering belast in het land van bestemming. Het is echter nog steeds belangrijk dat de factuur een overeenkomstige schriftelijke vermelding bevat, zoals "Reverse charge" of "Eventuele verschuldigde belasting is de verantwoordelijkheid van de koper".

Creditnota

In tegenstelling tot een standaardfactuur is een creditnota een document dat door de koper wordt uitgegeven in plaats van door de verkoper. Het belastingkantoor ziet creditnota's en facturen als gelijkwaardig, en een factuur kan worden vervangen door een creditnota, mits beide partijen het hiermee eens zijn. Een creditnota moet alle verplichte informatie bevatten die ook op een factuur moet staan. Er is maar één belangrijk verschil: in plaats van 'Factuur' moet op het document duidelijk 'Creditnota' staan.

Auditrisico's bij facturatie

Fouten in facturen kunnen grote gevolgen hebben, zowel voor degene die de factuur stuurt als voor degene die hem krijgt.

Als je een factuur verstuurt die niet alle verplichte info bevat of die verkeerde info bevat, kun je ervan uitgaan dat de ontvanger deze zal weigeren. Die factuur moet dan worden gecorrigeerd of zelfs opnieuw worden verstuurd, wat extra administratieve rompslomp met zich meebrengt. Je kan dan ook een vertraging in de betaling verwachten, wat een negatieve invloed kan hebben op de cashflow van je bedrijf, vooral in gevallen van hoge factuurbedragen. Bovendien bestaat het risico dat het belastingkantoor de onjuiste factuur niet erkent en een correctie van de bijbehorende aangifte eist, wat extra kosten en boetes met zich mee kan brengen. Fouten in facturen kunnen ook aanleiding geven tot bedrijfs- en belastingcontroles.

Ontvangers van foutieve facturen kunnen geen voorbelastingaftrek claimen. Dit betekent dat ze de door hen betaalde btw niet kunnen aftrekken van de belasting die ze verschuldigd zijn, waardoor hun belastingdruk toeneemt.

Veelvoorkomende bronnen van fouten

Omdat een factuur die aan de regels voldoet alle verplichte info moet hebben, moet je elk veld op de factuur goed checken. Sommige velden vragen echter extra aandacht, omdat ze vaak tot fouten leiden:

• Dubbele factuurnummers: soms gebruiken we oude facturen als sjabloon voor een nieuwe factuur. Dan vergeet je makkelijk om het oude factuurnummer aan te passen. En als je een oud factuurnummer gebruikt, is dat net alsof je helemaal geen factuurnummer hebt: het belastingkantoor vindt je factuur dan niet oké.

• Geen factuurdatum of uitvoeringsperiode: de datum waarop de factuur is uitgegeven en de datum van dienstverlening of levering zijn beide verplicht. Als een van deze data niet op een factuur staat, kan het belastingkantoor deze als niet-conform beschouwen.

• Onvolledige beschrijving van de dienst: de beschrijving van de geleverde goederen of diensten moet duidelijk en gedetailleerd zijn. Als je beschrijving vaag of onnauwkeurig is, kan je factuur worden afgewezen door zowel de ontvanger als het belastingkantoor.

• Onjuiste btw-berekeningen: btw-berekeningen zijn een veelvoorkomende bron van fouten, vooral als er rekening moet worden gehouden met meerdere belastingtarieven of speciale belastingvrijstellingen. Het toepassen van het verkeerde belastingtarief of het onjuist berekenen van het brutobedrag en de verschuldigde belasting kan maar al .

• Geen btw-nummer: de btw-nummers van beide bedrijven moeten op facturen voor intracommunautaire leveringen worden vermeld. Het is dus verplicht om het btw-nummer van het ontvangende bedrijf te vragen en dit op je factuur te vermelden.

• Geen vermelding van verleggingsregeling: als je de verleggingsregeling toepast, moet je dit duidelijk op je factuur zetten. De ontvanger van de factuur moet weten dat hij verantwoordelijk is voor de belasting. Het is niet genoeg om een factuur zonder Duitse btw te sturen.

• Geen bewijs van authenticiteit of integriteit voor e-facturen: elektronische facturen kunnen ongeldig worden verklaard als ze geen bewijs van hun herkomst en de integriteit van hun inhoud bevatten. Je moet daarom een gekwalificeerde elektronische handtekening gebruiken of facturen verzenden via een geschikt systeem.

Facturatie automatiseren

Een simpele typefout of rekenfout kan al genoeg zijn om een factuur ongeldig te maken, dus je moet heel voorzichtig zijn bij het maken van facturen volgens artikel 14 van de UStG. Je kunt het risico op fouten wel verminderen door je facturatie te automatiseren.

Met Stripe Invoicing kun je met een paar klikken facturen maken en versturen die aan alle regels voldoen en alle verplichte info bevatten. Elke factuur krijgt een uniek factuurnummer dat automatisch wordt gegenereerd. Bij het factureren worden ook de juiste belastingtarieven toegepast op basis van de geleverde goederen of diensten en waar je klant zich bevindt. De btw wordt automatisch berekend om fouten te voorkomen. Als het systeem ziet dat de verleggingsregeling van toepassing is, wordt de bijbehorende opmerking aan de factuur toegevoegd.

Voor terugkerende of op facturatie naar gebruik, plus individueel onderhandelde contracten, kun je terecht bij Stripe Billing. Facturatie ondersteunt flexibele prijsmodellen waarmee je snel kunt inspelen op de behoeften van je klanten en coupons, gratis proefversies en kortingen kunt integreren in je facturatie.