請求書発行は、会社の経理チームの主要業務の 1 つです。エラーは、時間、コスト、信頼を損ないます。そのため、請求書の発行時に規制への準拠を特に確認する必要があります。この記事では、ドイツで請求書に準拠させるために必要な情報について説明します。また、例外が適用される特別なケース、注意すべき監査リスク、請求書発行を自動化する方法について説明します。

目次

• ドイツの請求書に記載しなければならない情報
  
• 特殊なケースでの請求書発行
  
• 請求書発行における監査リスク
  
• 請求書発行の自動化
  

ドイツの請求書に記載しなければならない情報

UStG 第 14 条第 1 項 (ドイツ付加価値税 [VAT] 法) によると、請求書とは、サービス提供者が商品またはサービスを請求するために使用する文書です。UStG 第 14 条第 4 項では、ドイツにおける法令に準拠した請求書には次の情報を含める必要があると規定しています。

• 売り手の正式名称と住所
  
• 買い手の正式名称と住所
  
• 連続した一意の請求書番号
  
• 請求書の発行日
  
• 納品日またはサービス提供日 ( 履行期間) (発行日と異なる場合)
  
• 税務署が売り手に発行した税番号、または連邦中央税務署が発行した付加価値税識別番号 (VAT ID)
  
• 納品された商品の数量と種類、または提供されたサービスの範囲と性質
  
• 価格 (正味) と合計金額 ( 総額)
  
• 適用される税率とそれに対応する税額、または免税の場合は免税への言及
  

電子請求書

規制に準拠した請求書は、紙媒体、PDF などの構造化されていない形式、または標準化された電子形式で発行できます。電子請求書には、物理的な請求書と同じ情報が含まれます。つまり、電子請求書には、UStG 第 14 条で義務付けられているものと同じ必須情報を含める必要があります。

2025 年 1 月 1 日以降、ドイツの B2B 企業は電子請求書発行の義務化の対象となっています。電子請求書の発行、受信、処理の機能が義務付けられています。この要件は、他の形式で請求書の発行を継続できる小規模事業者には完全には適用されませんが、電子請求書の受信と処理の機能は必要です。ドイツで一般的な電子請求書の形式には、ZUGFeRD や XRechnung などがあります。

UStG 第 14 条第 3 項によると、請求書が読み取り可能であることを常に保証し、請求書の発行元の真正性とコンテンツの整合性を保証する必要があります。内部統制メカニズムなどの機能を使用して、この整合性と真正性を証明できます。欧州委員会勧告 94/820/EC の第 2 条では、電子請求書に適格な電子署名を含めるか、電子データ交換 (EDI) を使用することが義務付けられています。

特殊なケースでの請求書発行

ドイツでは、請求書の必須記載事項に関して明確なルールがあります。ただし、異なるルールや追加要件が適用される例外もいくつかあります。以下は、最も重要な例外の概要です。

少額の請求書

合計金額が €250 以下の請求書は、UStDV 第 33 条 (ドイツ VAT 法実施規則) に基づく簡易要件に該当します。これらの少額請求書の必須情報は、以下に限定されます。

• 売り手の正式名称と住所
  
• 請求書の発行日
  
• 納品した商品の数量と種類、または提供したサービスの範囲と性質
  
• 正味金額
  
• 適用される税率とそれに対応する税額、または免税の場合は免税への言及
  
• 総額
  

小規模事業者が発行する請求書

UStG 第 19 条 によると、小規模事業者ステータスを主張する人物は、請求書発行に関して特別な規制の対象となります。小規模事業者は、請求書に VAT を表示する必要はありません。つまり、正味金額のみが指定されることになります。また、小規模事業者は、請求書に UStG 第 19 条を適用することを、「UStG 第 19 条に従い VAT は請求されません」という文言に沿って明確に示す必要があります。残りの必須情報は、他のビジネスに適用される一般的な要件に対応しています。

前払い請求書

ドイツの大規模なプロジェクトや注文を行う企業は、将来の納品またはサービスの前払いを受け取るために、前払い請求書を発行できます。この請求書は、サービスが提供される前に発行されます。通常、前払いの一形態として、また支払い不履行から保護する手段として使用されます。前払い請求書には、準拠した請求書の必須情報がすべて含まれている必要がありますが、2 つの主な違いがあります。1 つ目は「前払い請求書」として明確にマークされていること、2 つ目は予想される履行期間を規定していることです。

分割請求書

大口の注文の場合、分割請求書または進捗請求書の発行という選択肢もあります。これは、プロジェクトの進行中に売り手が支払いを受け取る方式です。分割請求書は通常、サービスの事前定義された部分が完了した後、または商品の一部が提供された後に発行されます。準拠した請求書に必要なすべての情報が含まれ、「分割請求書」として明確にマークする必要があります。また、双方が支払い進捗を追跡できるように、すでに完了した作業の範囲と未払いの金額を指定する必要があります。

プロジェクトの終了時にまだ未払いの残額は、最終精算として最終請求書に表示されます。この請求書には、現在までに行われたすべての分割支払いが考慮されることが重要です。

域内 B2B サービスの請求書

他国の企業向けのサービスでは、多くの場合、リバースチャージ手続きが開始され、ここで納税義務が買い手に転嫁されます。これは、たとえばドイツ企業が別の EU 加盟国に所在する企業に請求書を発行するときに発生します。この場合、ドイツの売り手は請求書に VAT を表示する必要はありません。供給地はドイツではないため、供給は仕向国で課税されます。ただし、請求書に「リバースチャージ」や「納付すべき税金はすべて買い手の責任」など、対応する書面による注記を含めることは重要です。

クレジットノート

標準的な請求書とは異なり、クレジットノートは売り手ではなく買い手が発行する文書です。税務署はクレジットノートと請求書の両方を同等に認識し、当事者の双方が同意すれば、請求書をクレジットノートに置き換えることができます。クレジットノートには、請求書に必要な必須情報がすべて含まれている必要があります。重要な違いが 1 つだけあります。それは、書類に「請求書」ではなく、「クレジットノート」と明確にマークする必要があることです。

請求書発行における監査リスク

請求書発行のエラーは、発行者と受取人の両方に深刻な影響を与える可能性があります。

必須情報がすべて含まれていない請求書や、誤った情報を含む請求書を発行すると、受取人は請求書を拒否することが予想されます。その後、その請求書を修正または再発行する必要があり、さらに管理作業が発生する可能性があります。また、支払いの遅延が予想され、特に請求書の金額が高額である場合には、ビジネスのキャッシュフローに悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、税務署が誤った請求書を認識せず、対応する申告書の修正を要求するリスクがあり、追加の請求や罰金が科される可能性があります。請求書発行のエラーは、会社や税務監査も引き起こす可能性があります。

誤った請求書の受取人は、仕入税額控除を請求できません。つまり、支払った VAT を納付すべき税金から控除できず、税負担が増加します。

一般的なエラーの原因

準拠した請求書にはすべての必須情報が含まれている必要があるため、請求書の各フィールドを注意深く確認する必要があります。ただし、一部のフィールドはエラーにつながることが多いため、特に注意が必要です。

• 請求書番号の重複: 以前の請求書は、新しい請求書を作成するためのテンプレートとして再利用されることがよくあります。その際、古い請求書番号を更新し忘れがちです。古い請求書番号を再利用すると、まったく使用しない場合と同じ結果になり、税務署は請求書を認めません。

• 請求書の日付または履行期間なし: 請求書の発行日とサービス提供日または納品日の両方が必須です。請求書にこれらの日付のいずれかが記載されていない場合、税務署は基準に適合していないとみなす可能性があります。

• サービスの説明の不備: 提供された商品または提供されたサービスの説明は、明確かつ詳細にする必要があります。説明が曖昧または不正確な場合、受取人と税務署の両方から請求書が拒否される可能性があります。

• VAT 計算の誤り: VAT 計算は、特に複数の税率や特別免税を考慮しなければならない場合に、よくあるエラーの原因です。誤った税率を適用したり、総額と納付税額の計算を誤ったりすることは簡単に起こり得ます。

• VAT ID なし: 域内供給の請求書には、両社の VAT 識別番号を記載する必要があります。そのため、受領会社に VAT ID をリクエストし、請求書に記載することが義務付けられています。

• リバースチャージの注記なし: リバースチャージ手続きを適用する場合は、請求書にその旨を明示的に記載する必要があります。請求書の受取人は、納税義務を負うのは自身であることを認識する必要があります。ドイツの VAT を除いた請求書を発行するだけでは不十分です。

• 電子請求書の真正性または完全性の証明なし: 電子請求書には、発行元の証拠とコンテンツの整合性の証拠が含まれていない場合、無効と宣言されることがあります。したがって、適格な電子署名を適用するか、適切なシステムを使用して請求書を送信することが義務付けられています。

請求書発行の自動化

単純な入力ミスや数学的なミスでも請求書が無効になる可能性があるため、UStG 第 14 条に従って請求書を発行する際には細心の注意を払う必要があります。ただし、請求書発行を自動化することでエラーのリスクを減らすことができます。

Stripe Invoicing を使用すると、数回クリックするだけで、すべての必須情報を含む規制に準拠した請求書を生成して送信できます。すべての請求書には一意の請求書番号が割り当てられ、順番に生成されます。また、Invoicing は、提供された商品やサービスと顧客の所在地に基づいて正しい税率を適用し、VAT を自動的に計算してエラーを減らします。リバースチャージ手続きが適用されていることが確認されると、対応する注記が請求書に追加されます。

一方、継続請求や従量課金制の請求、さらに個別に交渉された契約については、Stripe Billing をお選びください。Billing は柔軟な料金体系モデルをサポートしているため、顧客のニーズに迅速に対応し、クーポン、無料トライアル、割引を請求書発行に導入することができます。