账单开具是企业财务部门的核心职责之一。错误会耗费时间与资金，还会损害信任度。正因如此，企业开具账单时，务必确保自身操作符合相关法规要求。本文将为您详细说明德国合规账单必须包含的信息内容，同时阐释特殊情形下的适用豁免、需要警惕的账单审计风险，以及账单开具流程的自动化实现方式。

本文内容

• 德国账单上需要包含哪些信息？
  
• 特殊情况下的账单开具
  
• 账单开具审计风险
  
• 自动化账单开具
  

What information is required on an invoice in Germany?

According to Section 14, Paragraph 1 of the UStG (German Value-Added Tax [VAT] Act), an invoice is any document used by a service provider to bill for goods or services. Section 14, Paragraph 4 of the UStG stipulates that compliant invoices in Germany must contain the following information:

• Full name and address of seller
  
• Full name and address of buyer
  
• A sequential, unique invoice number
  
• Issue date of invoice
  
• Date of delivery or service (performance period), if this is not the same as the issue date
  
• The tax number issued to the seller by the tax office or the VAT identification number (VAT ID) issued by the Federal Central Tax Office
  
• The quantity and type of goods delivered or the scope and nature of service provided
  
• The price (net) and total amount (gross)
  
• The applicable tax rate and the corresponding tax amount or, in the case of a tax exemption, a reference to the tax exemption
  

E-invoice

You can issue compliant invoices in paper form, in unstructured formats like PDFs, or in a standardized electronic format. Electronic invoices contain the same information as their physical counterparts, meaning that e-invoices are required to contain the same mandatory information required by Section 14 of the UStG.

As of January 1, 2025, B2B companies in Germany are subject to mandatory electronic invoicing. They are now required to be capable of issuing, receiving, and processing electronic invoices. This requirement does not apply in full to small-scale entrepreneurs, which can continue issuing invoices in other formats, but must be capable of receiving and processing e-invoices. Common electronic invoice formats in Germany include ZUGFeRD and XRechnung.

According to Section 14, Paragraph 3 of the UStG, you must be able to guarantee at all times that an invoice is readable, and also the authenticity of its origin and integrity of its content. You can make sure you’re able to prove this integrity and authenticity through features like internal control mechanisms. Article 2 of European Commission Recommendation 94/820/EC requires electronic invoices to contain a qualified electronic signature or to use electronic data interchange (EDI).

特殊情况下的账单开具

德国针对强制性账单详细信息制定了明确的法规条款，但在部分特殊情形中，需适用差异化规则或满足额外要求。下文为您梳理其中最为重要的几类情形。

低价值账单

根据《德国增值税法实施条例》(UStDV) 第 33 条规定，总金额不超过 250 欧元的账单可适用简化要求。此类低值账单仅需包含以下必备信息：

• 卖家全名和地址
  
• 账单开具日期
  
• 交付货物的数量和类型，或服务的范围和性质
  
• 净额
  
• 适用税率和相应税额，若为免税，则注明免税依据
  
• 总额
  

小规模企业主开具的账单

根据《德国增值税法》第 19 条规定，主张享有小规模企业主身份的主体，在开具账单时需遵循特殊规定。小规模企业主无需在其账单上标注 VAT，仅需列明不含税金额即可。此外，小规模经营者必须在账单上明确标注其适用《德国增值税法》第 19 条，可采用类似“根据《德国增值税法》第 19 条规定，本账单不含增值税”的表述。账单需包含的其他必备信息，则与适用于其他企业的通用要求一致。

预付款账单

在德国，承接大型项目或大额订单的企业可开具预付款账单，以便针对未来将要提供的货物或服务收取预付款。此类账单需在服务提供前开具，通常用于项目前期资金融通及防范付款违约风险。预付款账单必须包含合规账单所需的全部必备信息，同时需满足两项关键要求：第一，需明确标注“预付款账单”字样；第二，需载明预计履约期限。

部分账单

针对大额订单，企业也可选择开具部分账单或进度账单。采用该方式，卖家可在项目执行过程中分期收取款项。部分账单通常在约定的阶段性服务完成后或部分货物交付后开具，必须包含合规账单所需的全部信息，且需明确标注“部分账单”字样。同时，账单中还需列明已完成的工作范围以及尚未结清的款项金额，便于双方跟进付款进度。

项目结束时，尚未结清的各期款项余额需在最终账单中汇总核算。开具此类账单时，务必将迄今为止已收取的所有分期款项纳入考量。

欧盟境内企业对企业 (B2B) 服务账单

向其他国家/地区的企业提供服务时，往往会触发对方缴税机制，即税务缴纳义务由买家承担。例如，德国企业向位于其他欧盟成员国的企业开具账单时，便适用这一机制。此类情形下，德国卖家无需在账单上标注 VAT。由于服务提供地不在德国，该笔业务的税款需在服务接收国/地区缴纳。但卖家仍需在账单中添加相应书面说明，例如标注“对方缴税”或“相关税款由买家承担”。

贷项通知单

与标准账单不同，贷项通知单由买家而非卖家出具。税务局对贷项通知单与账单同等认可，且经交易双方一致同意后，贷项通知单可替代原账单使用。贷项通知单必须包含账单所需的全部必备信息，唯一的关键区别在于：单据上需明确标注“贷项通知单”，而非“账单”。

账单开具审计风险

账单开具出现错误，会对开具方与接收方均造成严重影响。

若开具的账单缺失必备信息或信息存在错误，很可能会被接收方拒收。此时企业需对账单进行更正，甚至重新开具，由此产生额外的行政工作负担。同时，款项支付也会因此延迟，这会对企业现金流造成负面影响，大额账单对应的此类影响尤为显著。除此之外，税务局还有可能不认可该错误账单，并要求企业对相应纳税申报表进行更正，这一过程可能会产生额外费用与罚款。账单开具错误还可能引发企业审计及税务审计。

收到有误账单的一方无法申请进项应税所得减免，这意味着其已支付的 VAT 不能从应纳税额中扣除，从而导致自身税负增加。

典型错误来源

合规账单必须包含全部必备信息，因此企业需仔细核对账单的每一项内容。不过有部分信息栏位需要格外留意，因为这些地方极易出现错误：

• 账单编号重复：企业在开具新账单时，常会沿用旧账单作为模板，此时很容易忘记更新原有账单编号。而重复使用旧编号的后果，等同于未标注账单编号——税务局将不予认可该账单。

• 缺失账单开具日期或履约期限：账单开具日期与服务提供/货物交付日期均为必填项。若账单上未标注其中任意一项，税务局可判定该账单不合规。

• 服务描述不完整：所供货物或所提供服务的描述需清晰详实。如果描述模糊不清、不够准确，该账单可能会被接收方与税务局双双拒收。

• 增值税计算错误：VAT 计算是错误高发环节，尤其是在需要纳入多种税率或特殊税务豁免政策进行核算时。选错税率、算错含税总价及应缴税额的情况，极易发生。

• 未标注 VAT ID：对于欧盟境内供货业务的账单，交易双方企业的增值税识别号均须填写完整。因此，向收货企业索取增值税识别号并将其标注在账单上，属于强制性要求。

• 未注明对方缴税说明：若业务适用对方缴税机制，必须在账单上明确标注相关内容。账单接收方需知晓自身承担纳税义务，仅在账单中剔除德国 VAT 的做法并不合规。

• 电子账单缺乏真实性与完整性证明：电子账单若无法提供来源真实性与内容完整性的相关证明，将被认定为无效单据。因此，企业需为电子账单添加合格电子签名，或通过合规系统完成账单传输。

自动化账单开具

即便是一个简单的拼写错误或计算失误，都有可能导致账单失效。因此，您依据《德国增值税法》第 14 条规定开具账单时，需格外谨慎。不过，通过实现账单开具流程自动化，您可降低这类错误风险。

借助 Stripe Invoicing，仅需数次点击，您就能生成并发送包含全部必备信息的合规账单。Invoicing 会为每份账单自动分配一串连续且唯一的账单编号，同时根据所售商品或服务类型，以及客户所在地，自动匹配适用税率、完成增值税计算，从而降低出错概率。当系统识别业务适用对方缴税机制时，还会自动在账单中添加对应说明。

此外，针对定期计费或按用量计费，以及个性化协商合同，您可以选用 Stripe Billing。Billing 支持灵活的定价模型，可帮助您快速响应客户需求，并能在账单中整合优惠券、免费试用权益及折扣活动等内容。