La fatturazione è uno dei compiti principali dei team contabili in un'azienda. Gli errori comportano perdite di tempo, denaro e fiducia. Per questo devi assicurarti di rispettare le normative vigenti quando emetti le fatture. Questo articolo illustra le informazioni che deve contenere una fattura in Germania per mantenere la conformità. Spiegheremo anche i casi particolari in cui possono applicarsi eccezioni, i rischi legati alle verifiche fiscali da considerare e come automatizzare la fatturazione.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono le informazioni richieste sulle fatture in Germania?
  
• Fatturazione in casi speciali
  
• Rischi di verifica fiscale nella fatturazione
  
• Automazione della fatturazione
  

Informazioni richieste sulle fatture in Germania

Secondo l'articolo 14, comma 1, dell'UStG (Legge tedesca sull'Imposta sul Valore Aggiunto [IVA]), per fattura si intende qualsiasi documento utilizzato da un fornitore per addebitare beni o servizi. L'articolo 14, comma 4, dell'UStG stabilisce che le fatture conformi in Germania devono contenere le seguenti informazioni:

• Nome completo e indirizzo del venditore
  
• Nome completo e indirizzo dell'acquirente
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data della consegna o della prestazione (periodo di esecuzione), se diversa dalla data di emissione
  
• Identificativo fiscale rilasciato al venditore dall'ufficio tributario oppure il numero di partita IVA (ID IVA) rilasciata dall'Ufficio tributario centrale federale delle imposte.
  
• Quantità e tipologia dei beni forniti oppure entità e natura del servizio reso
  
• Prezzo (netto) e importo totale (lordo)
  
• Aliquota fiscale applicabile e imposta corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, riferimento all'esenzione fiscale
  

Fattura elettronica

Puoi emettere fatture conformi in formato cartaceo, in formati non strutturati come i PDF, o in formato elettronico standardizzato. Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle fatture cartacee, il che significa che devono includere tutti i dati obbligatori previsti dall'articolo 14 dell'UStG.

A partire dal 1° gennaio 2025, le aziende B2B in Germania sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica e devono essere in grado di emettere, ricevere e processare fatture elettroniche. Questo requisito non si applica integralmente ai piccoli imprenditori, che possono continuare a emettere fatture in altri formati, ma devono comunque essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche. I formati di fattura elettronica più comuni in Germania includono ZUGFeRD e XRechnung.

Secondo l'articolo 14, comma 3, dell'UStG, devi garantire in ogni momento la leggibilità della fattura, l'autenticità della sua origine e l'integrità del contenuto. Puoi comprovare tale integrità e autenticità mediante strumenti come meccanismi di controllo interni. L'articolo 2 della Raccomandazione 94/820/CE della Commissione Europea richiede che le fatture elettroniche contengano una firma elettronica autorizzata o utilizzino lo scambio elettronico di dati (EDI).

Fatturazione in casi speciali

In Germania esistono regole precise sui dati obbligatori da riportare in fattura. Esistono però anche alcune eccezioni, in cui si applicano regole diverse o requisiti aggiuntivi. Di seguito riportiamo una panoramica dei casi più rilevanti.

Fatture di basso importo

Le fatture per un importo totale non superiore a 250 € rientrano nei requisiti semplificati previsti dall'articolo 33 del UStDV (Regolamento tedesco di attuazione dell'IVA). Le informazioni obbligatorie in queste fatture di basso importo si limitano a:

• Nome completo e indirizzo del venditore
  
• Data di emissione della fattura
  
• Quantità e tipologia dei beni forniti, oppure l'entità e la natura dei servizi resi
  
• Importo netto
  
• L'aliquota fiscale applicabile e l'importo dell'imposta corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione fiscale
  
• Importo lordo
  

Fatture emesse da piccoli imprenditori

Secondo l'articolo 19 dell'UStG, le persone che beneficiano dello stato di piccolo imprenditore sono soggette a regolamenti speciali per quanto riguarda la fatturazione. I piccoli imprenditori non sono tenuti a indicare l'IVA nelle fatture, specificando quindi solamente l'importo netto. Inoltre, devono indicare chiaramente nelle fatture che si applica l'articolo 19 dell'UStG, con una dicitura del tipo: "Iva non addebitata ai sensi dell'articolo 19 dell'UStG". Le restanti informazioni obbligatorie corrispondono ai requisiti generali applicabili alle altre attività.

Fatture per acconti

Le aziende in Germania che gestiscono progetti o ordini di ampio rilievo possono emettere una fattura per acconto per ricevere un pagamento anticipato relativo a una fornitura o prestazione futura. Questa fattura viene emessa prima dell'effettiva esecuzione del servizio ed è generalmente utilizzata come forma di prefinanziamento e come tutela contro il rischio di mancato pagamento. Una fattura per acconto deve contenere tutte le informazioni obbligatorie di una fattura conforme, con due specificità principali: deve essere chiaramente contrassegnata come "fattura per acconto" e deve indicare il periodo previsto per l'esecuzione della prestazione.

Fatture parziali

Per ordini di grandi dimensioni è possibile emettere anche fatture parziali o fatture di avanzamento, attraverso le quali il venditore riceve pagamenti mentre il progetto è ancora in corso. La fattura parziale viene generalmente emessa al completamento di una parte prestabilita del servizio o della consegna dei beni. Deve contenere tutte le informazioni richieste per una fattura conforme e deve essere chiaramente indicata come "fattura parziale". Inoltre, deve specificare l'entità del lavoro già completato e quanto resta da eseguire, in modo che entrambe le parti possano monitorare l'avanzamento dei pagamenti.

Le somme parziali ancora dovute alla fine del progetto devono essere indicate in una fattura finale come saldo conclusivo. È fondamentale che questa fattura tenga conto di tutti i pagamenti parziali effettuati fino a quel momento.

Fatture per servizi B2B intracomunitari

I servizi resi a imprese situate in altri Paesi spesso attivano il meccanismo dell'inversione contabile, in cui la responsabilità dell'imposta passa all'acquirente. Ciò avviene, ad esempio, quando un'attività tedesca fattura a un'impresa localizzata in un altro Stato membro dell'UE. In questi casi, il venditore tedesco non è tenuto a indicare l'IVA sulla fattura, poiché il luogo di prestazione non è in Germania e l'imposta è applicata nel Paese di destinazione. È comunque importante che la fattura riporti un'annotazione corrispondente, come "Inversione contabile" o "Eventuali imposte sono a carico dell'acquirente".

Nota di credito

A differenza di una fattura standard, la nota di credito è un documento emesso dall'acquirente per rettificare o sostituire una fattura già emessa. L'ufficio tributario riconosce le note di credito alla stessa stregua delle fatture, e una fattura può essere sostituita da una nota di credito se entrambe le parti coinvolte sono d'accordo. Una nota di credito deve contenere tutte le informazioni obbligatorie previste per una fattura, con un'unica differenza fondamentale: anziché essere contrassegnata come "Fattura", il documento deve essere chiaramente indicato come "Nota di credito".

Rischi di verifica fiscale nella fatturazione

Gli errori di fatturazione possono avere conseguenze significative, sia per la società emittente la fattura sia per il destinatario.

Se emetti una fattura che non contiene tutte le informazioni obbligatorie o che riporta dati errati, il destinatario potrebbe rifiutarla. Tale fattura dovrà quindi essere corretta o addirittura riemessa, comportando un carico amministrativo aggiuntivo. In questi casi, puoi aspettarti anche un ritardo nel pagamento, che può avere un impatto negativo sul flusso di cassa dell'attività, soprattutto quando si tratta di importi elevati. Inoltre, esiste il rischio che l'ufficio tributario non riconosca la fattura errata e richieda la correzione della dichiarazione fiscale corrispondente, con possibili addebiti e sanzioni aggiuntive. Gli errori di fatturazione possono inoltre attivare verifiche fiscali e aziendali.

I destinatari di fatture errate non possono richiedere detrazioni fiscali a credito, ossia non possono sottrarre l'IVA pagata dall'imposta dovuta, aumentando così il loro carico fiscale complessivo.

Fonti tipiche di errore

Dato che una fattura conforme deve contenere tutte le informazioni obbligatorie, controlla con attenzione ogni campo. Alcuni campi richiedono particolare attenzione, in quanto sono frequentemente soggetti a errori:

• Numeri di fattura duplicati: spesso le fatture precedenti vengono riutilizzate come modello per crearne di nuove. In questi casi, è facile dimenticare di aggiornare il numero della fattura precedente. La conseguenza di riutilizzare un numero già impiegato è la stessa di non indicarne uno: l'ufficio tributario non riconoscerà la fattura.

• Assenza di data della fattura o del periodo di esecuzione: la data di emissione della fattura e la data della prestazione o consegna sono entrambe obbligatorie. Se una di queste date non è indicata, l'ufficio tributario potrebbe considerare la fattura non conforme.

• Descrizione incompleta della prestazione: la descrizione dei beni forniti o dei servizi resi deve essere chiara e dettagliata. Se risulta vaga o imprecisa, la fattura potrebbe essere rifiutata sia dal destinatario sia dall'ufficio tributario.

• Calcoli IVA erratati: gli errori nei calcoli dell'IVA sono frequenti, soprattutto quando devono essere applicate più aliquote o esenzioni fiscali speciali. L'uso di un'aliquota errata o il calcolo scorretto dell'importo lordo e dell'imposta dovuta può avvenire facilmente.

• *Mancata indicazione del numero di partita IVA: *nelle forniture intracomunitarie è obbligatorio indicare le partite IVA di entrambe le aziende. Richiedere la partita IVA all'azienda destinataria e riportarla in fattura è quindi indispensabile.

• Mancata indicazione dell'inversione contabile: se applichi l'inversione contabile, devi indicarlo esplicitamente in fattura. Il destinatario deve sapere di essere il soggetto passivo dell'imposta; non basta emettere una fattura senza IVA tedesca.

• Assenza di prova di autenticità o integrità per le fatture elettroniche: le fatture elettroniche possono essere considerate non valide se non contengono elementi che attestino l'origine e l'integrità del contenuto. Devi quindi applicare una firma elettronica qualificata o trasmettere le fatture tramite un sistema appropriato.

Automatizzazione della fatturazione

Un semplice errore di battitura o di calcolo può rendere una fattura non valida, perciò è necessario prestare la massima attenzione nell'emissione delle fatture secondo l'articolo 14 dell'UStG. Tuttavia, è possibile ridurre il rischio di errori automatizzando il processo di fatturazione.

Grazie a Stripe Invoicing puoi generare e inviare fatture conformi contenenti tutte le informazioni obbligatorie in pochi clic. Ogni fattura riceve un numero univoco generato in sequenza. Invoicing applica automaticamente le aliquote fiscali corrette in base ai beni o servizi forniti e alla localizzazione del cliente, calcolando l'IVA per ridurre gli errori. Quando il sistema rileva l'applicazione del meccanismo dell'inversione contabile, aggiunge automaticamente la relativa indicazione in fattura.

Per gli addebiti ricorrenti o a consumo, oltre a contratti personalizzati negoziati individualmente, puoi utilizzare Stripe Billing. Billing supporta modelli tariffari flessibili, che ti consentono di rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti e integrare coupon, periodi di prova gratuiti e sconti direttamente nelle fatture.