La facturación es uno de los deberes clave del equipo de contabilidad de una empresa. Los errores cuestan tiempo, dinero y confianza. Por eso, debes asegurarte de cumplir con la normativa en la emisión de tus facturas. En este artículo te explicaremos qué información tiene que contener una factura en Alemania para cumplir con la normativa. También te explicaremos los casos especiales en los que se aplican excepciones, qué riesgos de auditoría debes tener en cuenta y cómo puedes automatizar tu facturación.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué información es obligatoria en una factura en Alemania?
  
• Facturación en casos especiales
  
• Auditoría de riesgos en la facturación
  
• Automatización de la facturación
  

¿Qué información es obligatoria en una factura en Alemania?

De conformidad con el artículo 14, párrafo 1, de la UStG (Ley alemana del impuesto sobre el valor añadido [IVA]), una factura es cualquier documento utilizado por un proveedor de servicios para facturar bienes o servicios. El artículo 14, párrafo 4, de la UStG dispone que las facturas que cumplan con la normativa alemana deben contener la siguiente información:

• Nombre completo y dirección del vendedor.
  
• Nombre completo y dirección del comprador.
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Fecha de emisión de la factura.
  
• Fecha de entrega o prestación del servicio (período de ejecución), si no es la misma que la fecha de emisión.
  
• Identificación fiscal expedida al vendedor por la oficina fiscal o número de identificación del IVA (ID del IVA) expedido por la oficina fiscal central federal
  
• La cantidad y el tipo de bienes entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado.
  
• El precio (neto) y el importe total (precio bruto).
  
• El tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente del impuesto o, en caso de exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  

Factura electrónica

Puedes emitir facturas que cumplan con la normativa en papel, en formatos no estructurados como PDF o en formato electrónico estandarizado. Las facturas electrónicas contienen la misma información que las físicas, lo que significa que las facturas electrónicas deben contener la misma información obligatoria exigida por el artículo 14 de la UStG.

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas B2B de Alemania están sujetas a la obligación de facturación electrónica. Ahora deben emitir, recibir y procesar de facturas electrónicas. Este requisito no se aplica en su totalidad a los pequeños empresarios, que pueden seguir emitiendo facturas en otros formatos, pero deben recibir y procesar facturas electrónicas, como ZUGFeRD y XRechnung.

Según el artículo 14, apartado 3, de la UStG, debes poder garantizar en todo momento que una factura sea legible, así como la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Puedes asegurarte de poder demostrar esta integridad y autenticidad a través de funciones como los mecanismos de control interno. El artículo 2 de la Recomendación 94/820/CEde la Comisión Europea exige que las facturas electrónicas contengan una firma electrónica cualificada o que utilicen el intercambio electrónico de datos (EDI).

Facturación en casos especiales

En Alemania existen reglas claras cuando se trata de los datos obligatorios en las facturas. Sin embargo, también hay algunas excepciones en las que se aplican diferentes reglas o requisitos adicionales. A continuación, encontrarás un resumen de las más importantes.

Facturas de bajo importe

Las facturas por un importe total no superior a 250 € están sujetas a requisitos simplificados según el artículo 33 del Reglamento de aplicación de la Ley del IVA alemana (UStDV). La información obligatoria en estas facturas de bajo valor se limita a:

• Nombre completo y dirección del vendedor.
  
• Fecha de emisión de la factura.
  
• La cantidad y el tipo de bienes entregados o el alcance y la naturaleza de los servicios prestados.
  
• Importe neto.
  
• El tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente del impuesto o, en caso de exención fiscal, una referencia a la exención fiscal.
  
• Importe bruto
  

Facturas emitidas por pequeños emprendedores

Según el artículo 19 de la UStG, las personas que reclaman el estatus de pequeño empresario están sujetas a normativas especiales cuando se trata de la facturación. Los pequeños empresarios no están obligados a mostrar elIVA en sus facturas, lo que significa que solo se especifica un importe neto. Además, los pequeños empresarios deben indicar claramente en sus facturas que están aplicando el artículo 19 de la UStG, utilizando la siguiente expresión: «No se cobra IVA de conformidad con el artículo 19 de la UStG». La información obligatoria restante corresponde a los requisitos generales que se aplican a otras empresas.

Pago adelantado de facturas

Las empresas alemanas que trabajan en pedidos o proyectos de mayor envergadura pueden emitir una factura de pago por adelantado para recibir un pago anticipado por una entrega o servicio futuro. Esta factura se emite antes de que se preste el servicio. Por lo general, se utiliza como forma de prefinanciación y como forma de protegerse contra impagos. Una factura de pago por adelantado debe contener toda la información obligatoria de una factura formal, con dos distinciones clave: en primer lugar, debe marcarse claramente como «factura de pago por adelantado»; en segundo lugar, debe estipular el período de ejecución previsto.

Facturas parciales

En el caso de los pedidos grandes, también existe la opción de emisión de facturas parciales o facturas progresivas. Aquí es donde el vendedor recibe pagos mientras el proyecto aún está en curso. Por lo general, una factura parcial se emite después de la finalización de una parte predefinida del servicio o la entrega de una parte de la mercancía. Debe contener toda la información requerida de una factura formal y debe marcarse claramente como «factura parcial». También debe especificar el alcance del trabajo ya completado y cuánto queda pendiente, para que ambas partes puedan seguir el progreso del pago.

Las sumas parciales que aún están pendientes al final del proyecto se indican en una factura final como cuenta final. Es importante que esta factura tenga en cuenta todos pagos parciales realizados hasta la fecha.

Facturas de servicios B2B intracomunitarios

Los servicios prestados a empresas de otros países a menudo activan el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, en el que la responsabilidad fiscal pasa al comprador. Esto sucede cuando las empresas alemanas facturan a una empresa ubicada en otro país de la UE, por ejemplo. En estos casos, los vendedores alemanes no están obligados a indicar IVA en su factura. Dado que el lugar de entrega no es Alemania, la entrega tributa en el país de destino. Sin embargo, sigue siendo importante que la factura contenga una nota escrita correspondiente, como «inversión del sujeto pasivo» o «cualquier impuesto debido es responsabilidad del comprador».

Nota de crédito

A diferencia de una factura estándar, una nota de crédito es un documento emitido por el comprador y no por el vendedor. La oficina fiscal reconoce tanto las notas de crédito como las facturas por igual y una factura puede reemplazarse por una nota de crédito, siempre que ambas partes involucradas estén de acuerdo. Una nota de crédito debe contener toda la información obligatoria requerida para una factura. Solo hay una diferencia clave: en lugar de «factura», el documento debe marcarse claramente como «nota de crédito».

Auditoría de riesgos en la facturación

Los errores de facturación pueden tener implicaciones graves, tanto para el emisor como para el destinatario.

Si emites una factura que no contenga toda la información obligatoria o que contiene información incorrecta, el destinatario puede rechazarla. Luego, esa factura tendrá que corregirse o incluso volver a emitirse, lo que creará un esfuerzo administrativo adicional. También puede producirse retraso en el pago cuando esto suceda, lo que puede tener un impacto negativo en el flujo de caja de tu empresa, especialmente en los casos de importes de facturas elevados. Además, existe el riesgo de que la oficina fiscal no reconozca la factura incorrecta y exija una corrección en la declaración correspondiente, lo que podría conllevar cargos y multas adicionales. Los errores de facturación también pueden desencadenar auditorías empresariales y fiscales.

Los destinatarios de facturas incorrectas no pueden reclamar deducciones fiscales soportados, lo que significa que no pueden deducir el IVA que han pagado de los impuestos que deben, lo que les deja con una mayor carga fiscal.

Focos típicos de errores

Debido a que una factura formal debe contener toda la información obligatoria, debes revisar cuidadosamente cada campo de la factura. Sin embargo, algunos campos requieren especial atención a los detalles, ya que con frecuencia conducen a errores:

• Números factura duplicados: las facturas anteriores suelen reutilizarse como plantillas para crear una nueva factura. Cuando lo son, es fácil olvidarse de actualizar el número de factura antigua. Y la consecuencia de reutilizar un número de factura antigua es la misma que no usar uno en absoluto: la oficina fiscal no reconocerá tu factura resuelta a tu favor.

• Factura sin fecha ni período de ejecución: La fecha en que se emitió la factura y la fecha de servicio o entrega son obligatorias. Si alguna de estas fechas no se indica en una factura, la oficina fiscal podría considerarla no conforme.

• Descripción incompleta del servicio: la descripción de los bienes suministrados o de los servicios prestados debe ser clara y detallada. Si tu descripción es vaga o imprecisa, tu factura podría ser rechazada tanto por el destinatario como por la oficina fiscal.

• Cálculos incorrectos del IVA: los cálculos del IVA son un foco común de errores, especialmente si hay que tener en cuenta varios tipos fiscales o exenciones especiales. Aplicar un tipo impositivo incorrecto o calcular incorrectamente el importe bruto y el impuesto adeudado puede ocurrir con demasiada facilidad.

• Sin número de IVA: los números de identificación del IVA de ambas empresas deben indicarse en las facturas de entregas intracomunitarias. Por lo tanto, es obligatorio solicitar el número de IVA a la empresa receptora y anotarlo en tu factura.

• Nota sin inversión del sujeto pasivo: si estás aplicando el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, debes indicarlo explícitamente en tu factura. El destinatario de la factura tiene que saber que es el responsable fiscal. No te basta con emitir una factura sin IVA alemán.

• No hay pruebas de autenticidad o integridad para las facturas electrónicas: las facturas electrónicas pueden declararse no válidas si no contienen pruebas de su origen y de la integridad de su contenido. Por lo tanto, debes aplicar una firma electrónica cualificada o transmitir las facturas utilizando un sistema adecuado.

Automatización de la facturación

Un simple error tipográfico o matemático puede ser suficiente para invalidar una factura, por lo que debes tener mucho cuidado en la emisión de facturas según el artículo 14 de la UStG, pero puedes reducir el riesgo de errores automatizando tu facturación.

Con Stripe Invoicing, puedes generar y enviar facturas conformes que contengan toda la información obligatoria en unos pocos clics. A cada factura se le asigna un número de factura único que se genera secuencialmente. Stripe Invoicing también aplica los tipos fiscales correctos establecidos en los bienes o servicios proporcionados y en la ubicación de tu cliente, con el IVA calculado automáticamente para reducir los errores. Cuando el sistema detecta que se aplica el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, añade la nota correspondiente a la factura.

Mientras tanto, para la facturación recurrente o basada en el consumo, además de los contratos negociados individualmente, puedes recurrir a Stripe Billing. Billing admite modelos de tarifas flexibles que te permiten responder rápidamente a las necesidades de tus clientes e integrar cupones, pruebas gratuitas y descuentos en tu facturación.