Fakturering är en av de viktigaste uppgifterna för ett företags redovisningsteam. Fel kostar tid, pengar och förtroende. Därför bör du se till att du följer reglerna när du utfärdar dina fakturor. I den här artikeln beskriver vi vilken information en faktura i Tyskland måste innehålla för att följa lagen. Vi förklarar också specialfall där undantag gäller, vilka revisionsrisker du bör vara uppmärksam på och hur du kan automatisera din fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka uppgifter krävs på en faktura i Tyskland?
  
• Fakturering i särskilda fall
  
• Revisionsrisker vid fakturering
  
• Automatisera fakturering
  

Vilka uppgifter krävs på en faktura i Tyskland?

Enligt avsnitt 14, första stycket i UStG (tyska lagen om mervärdesskatt [moms]) är en faktura varje dokument som används av en tjänsteleverantör för att fakturera för varor eller tjänster. Avsnitt 14, fjärde stycket i UStG föreskriver att fakturor som uppfyller kraven i Tyskland ska innehålla följande information:

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Köparens fullständiga namn och adress
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Datum för leverans eller tjänst (utförandeperiod), om detta inte stämmer överens med utfärdandedatumet
  
• Skatteregistreringsnummer som utfärdats till säljaren av skattekontoret eller det momsregistreringsnummer (moms-ID) som utfärdats av det federala centrala skattekontoret
  
• Kvantitet och typ av levererade varor eller tjänstens omfattning och typ
  
• Priset (netto) och det totala beloppet (brutto)
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, om det rör sig om skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  

E-faktura

Du kan utfärda fakturor som uppfyller kraven i pappersform, i ostrukturerade format som PDF-filer eller i ett standardiserat elektroniskt format. Elektroniska fakturor innehåller samma information som sina fysiska motsvarigheter, vilket innebär att e-fakturor måste innehålla samma obligatoriska information som krävs enligt avsnitt 14 i UStG.

Från och med den 1 januari 2025 är B2B-företag i Tyskland föremål för obligatorisk elektronisk fakturering. De måste nu kunna utfärda, ta emot och behandla elektroniska fakturor. Detta krav gäller inte fullt ut för småföretagare som kan fortsätta utfärda fakturor i andra format, men måste kunna ta emot och behandla e-fakturor. Vanliga elektroniska fakturaformat i Tyskland är ZUGFeRD och XRechnung.

Enligt avsnitt 14, punkt 3 i UStG måste du alltid kunna garantera att en faktura är läsbar, liksom att den är äkta och att innehållet är äkta. Du kan se till att du kan bevisa denna integritet och äkthet genom funktioner som interna kontrollmekanismer. Enligt artikel 2 i Europeiska kommissionens rekommendation 94/820/EG ska elektroniska fakturor innehålla en kvalificerad elektronisk signatur eller använda elektroniskt datautbyte (EDI).

Fakturering i särskilda fall

Det finns tydliga regler i Tyskland när det gäller obligatoriska fakturauppgifter. Det finns dock också några undantag där andra regler eller ytterligare krav gäller. Nedan hittar du en översikt över de viktigaste.

Fakturor med lågt värde

Fakturor på totalt högst 250 EUR omfattas av förenklade krav enligt avsnitt 33 i UStDV (den tyska lagen om tillämpning av moms). De obligatoriska uppgifterna på dessa fakturor med lågt värde är begränsade till:

• Säljarens fullständiga namn och adress
  
• Datum för fakturans utfärdande
  
• Kvantiteten och typen av levererade varor eller omfattningen och arten av de tjänster som tillhandahålls
  
• Nettobelopp
  
• Tillämplig skattesats och motsvarande skattebelopp eller, om det rör sig om skattebefrielse, en hänvisning till skattebefrielsen
  
• Bruttobelopp
  

Fakturor som utfärdas av småföretagare

Enligt avsnitt 19 i UStG omfattas personer som hävdar status som småföretagare av särskilda regler när det gäller fakturering. Småföretagare behöver inte ange moms på sina fakturor. Detta innebär att endast ett nettobelopp anges. Dessutom måste småföretagare tydligt ange på sina fakturor att de tillämpar avsnitt 19 i UStG med lydelsen ”Ingen moms tas ut enligt avsnitt 19 i UStG”. De återstående obligatoriska uppgifterna motsvarar de allmänna kraven som gäller för andra företag.

Fakturor för förskottsbetalning

Företag i Tyskland som arbetar med större projekt eller beställningar kan utfärda en faktura för förskottsbetalning på beställningar av en framtida leverans eller tjänst. Fakturan utfärdas innan tjänsten tillhandahålls. Den används vanligtvis som en form av förfinansiering och som ett sätt att skydda sig mot utebliven betalning. En faktura för förskottsbetalning måste innehålla all obligatorisk information som en faktura som uppfyller kraven har, med två viktiga skillnader: för det första måste den tydligt markeras som en faktura för förskottsbetalning, och för det andra måste den ange den förväntade perioden för utförande.

Delfakturor

För stora beställningar finns det också möjligheten att utfärda delfakturor eller förloppsfakturor. Detta är när säljaren får betalt medan projektet fortfarande pågår. En delfaktura utfärdas vanligtvis efter att en fördefinierad del av tjänsten har slutförts eller en del av varorna har levererats. Den måste innehålla all information som krävs för en faktura som uppfyller kraven och ska vara tydligt markerad som en ”delfaktura”. Den måste också ange omfattningen av det arbete som redan har slutförts och hur mycket som fortfarande är utestående, så att båda parter kan spåra betalningsförloppet.

De delbelopp som fortfarande är utestående i slutet av projektet anges sedan på en slutfaktura. Det är viktigt att denna faktura tar hänsyn till alla delbetalningar som gjorts hittills.

Fakturor för gemenskapsinterna B2B-tjänster

Tjänster som tillhandahålls företag i andra länder utlöser ofta omvänd skatteskyldighet, där skatteskyldigheten övergår till köparen. Detta händer till exempel när tyska företag fakturerar ett företag i ett annat EU-land. I dessa fall behöver de tyska säljarna inte ange moms på sin faktura. Eftersom leveransen eller tillhandahållandet inte sker i Tyskland beskattas leveransen eller tillhandahållandet i destinationslandet. Det är dock fortfarande viktigt att fakturan innehåller en motsvarande skriftlig anmärkning, till exempel ”Omvänd skatteskyldighet” eller ”Utestående skatt är köparens ansvar.”

Kreditnota

Till skillnad från en standardfaktura är en kreditnota ett dokument som utfärdas av köparen snarare än säljaren. Skattemyndigheten ser kreditnotor och fakturor som likvärdiga, och en faktura kan ersättas med en kreditnota, förutsatt att båda parter är överens om det. En kreditnota måste innehålla all obligatorisk information som krävs för en faktura. Det finns bara en viktig skillnad: snarare än ”Faktura” måste dokumentet tydligt markeras som ”Kreditnota”.

Revisionsrisker vid fakturering

Faktureringsfel kan få allvarliga konsekvenser – för både utfärdare och mottagare.

Om du utfärdar en faktura som inte innehåller alla obligatoriska uppgifter eller som innehåller felaktiga uppgifter kan du förvänta dig att mottagaren avvisar den. Fakturan måste då korrigeras eller till och med utfärdas på nytt, vilket skapar ytterligare administrativt arbete. Du kan också förvänta dig en försenad betalning när detta händer, vilket kan ha en negativ inverkan på ditt företags kassaflöde, särskilt vid höga fakturabelopp. Dessutom finns det en risk att skattekontoret inte godtar den felaktiga fakturan och kräver en korrigering av motsvarande deklaration, vilket kan medföra ytterligare avgifter och böter. Faktureringsfel kan också utlösa företags- och skatterevisioner.

Mottagare av felaktiga fakturor kan inte göra anspråk på avdrag för ingående skatt. Det innebär att de inte kan dra av den moms de har betalat från den skatt de är skyldiga, vilket innebär en ökad skattebörda.

Typiska felkällor

Eftersom en faktura som uppfyller kraven måste innehålla alla obligatoriska uppgifter bör du kontrollera varje faktura noggrant. Vissa fält kräver dock särskild uppmärksamhet eftersom de ofta leder till fel:

• Dubbletter av fakturanummer: Tidigare fakturor återanvänds ofta som mallar för att skapa en ny faktura. Då är det lätt att glömma att uppdatera den gamla fakturans nummer. Och konsekvensen av att återanvända ett gammalt fakturanummer är densamma som att inte använda ett alls: skattekontoret godtar inte din faktura.

• Inget fakturadatum eller ingen utförandeperiod: Datumet då fakturan utfärdades och datumet för leverans är båda obligatoriska. Om något av dessa datum inte anges på en faktura kan skattekontor anse att den inte uppfyller kraven.

• Ofullständig beskrivning av tjänsten: Beskrivningen av de varor som levereras eller de tjänster som tillhandahålls måste vara tydlig och detaljerad. Om beskrivningen är vag eller otydlig kan både mottagaren och skattekontoret avvisa fakturan.

• Felaktiga momsberäkningar: Momsberäkningar är en vanlig källa till fel, särskilt om man måste ta hänsyn till flera skattesatser eller särskilda skatteundantag. Det är lätt hänt att man tillämpar fel skattesats eller beräknar bruttobeloppet och skatten felaktigt.

• Inget momsregistreringsnummer: Båda företagens momsregistreringsnummer måste anges på fakturor för gemenskapsinterna leveranser. Det är därför obligatoriskt att begära momsregistreringsnummer från det mottagande företaget och ange detta på fakturan.

• Ingen anmärkning om omvänd skatteskyldighet: Om du tillämpar förfarandet för omvänd skatteskyldighet måste du uttryckligen ange detta på din faktura. Fakturans mottagare måste veta att det är de som är skyldiga att betala skatt. Det räcker inte att du utfärdar en faktura exklusive tysk moms.

• Inget bevis på äkthet eller integritet för e-fakturor: Elektroniska fakturor kan förklaras ogiltiga om de inte innehåller bevis på ursprung och integritet i innehållet. Du måste därför antingen tillämpa en kvalificerad elektronisk signatur eller överföra fakturor med ett lämpligt system.

Automatisera fakturering

Ett enkelt stavfel eller matematiskt fel kan räcka för att ogiltigförklara en faktura, så du bör vara mycket försiktig när du utfärdar fakturor enligt avsnitt 14 i UStG. Du kan dock minska risken för fel genom att automatisera din fakturering.

Med Stripe Invoicing kan du generera och skicka fakturor som uppfyller kraven och innehåller alla obligatoriska uppgifter med bara några klick. Varje faktura tilldelas ett unikt fakturanummer som genereras i ordningsföljd. Invoicing tillämpar också rätt skattesatser baserat på de varor eller tjänster som tillhandahålls och var kunden befinner sig – och momsen beräknas automatiskt för att minska antalet fel. När systemet upptäcker att förfarandet för omvänd skatteskyldighet är tillämpligt läggs motsvarande anmärkning till på fakturan.

För återkommande eller användningsbaserad fakturering, plus individuellt förhandlade avtal, kan du vända dig till Stripe Billing. Billing stöder flexibla prismodeller som gör att du snabbt kan tillgodose dina kunders behov och integrera kuponger, kostnadsfria provperioder och rabatter i din fakturering.