Die Rechnungsstellung gehört zu den zentralen Aufgaben der Buchhaltung eines Unternehmens. Fehler kosten Zeit, Geld und Vertrauen. Deshalb sollten Sie bei der Ausstellung von Rechnungen genau auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben achten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichtangaben eine ordnungsgemäße Rechnung in Deutschland enthalten muss. Zudem erklären wir, welche abweichenden Vorschriften in Sonderfällen gelten, welche Prüfungsrisiken drohen und wie Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland enthalten?
  
• Rechnungsstellung in Sonderfällen
  
• Prüfungsrisiken bei der Rechnungsstellung
  
• Automatisierung der Rechnungsstellung
  

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in Deutschland enthalten?

Eine Rechnung ist gemäß § 14 Abs. 1 UStG ([Umsatzsteuergesetz]) jedes Dokument, mit dem Leistungserbringer/innen eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnen. In ordnungsgemäßen Rechnungen müssen in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG die folgenden Pflichtangaben enthalten sein:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungszeitraum), sofern es nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  
• der Preis (Netto) und der Gesamtbetrag (Brutto)
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder – im Fall einer Steuerbefreiung – ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

E-Rechnung

Sie können ordnungsgemäße Rechnungen sowohl in Papierform als auch in unstrukturierten Formaten wie PDF-Dateien oder in einem standardisierten elektronischen Format erstellen. Elektronische Rechnungen enthalten dieselben Informationen wie ihre physischen Pendants, weshalb auch E-Rechnungen die Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten müssen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für B2B-Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnungspflicht. Sie müssen seither elektronische Rechnungen stellen, empfangen und verarbeiten können. Kleinunternehmen sind von dieser Pflicht teilweise ausgenommen: Sie dürfen weiterhin Rechnungen in anderen Formaten ausstellen, müssen allerdings E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In Deutschland gängige elektronische Rechnungsformate sind unter anderem ZUGFeRD und XRechnung.

Laut § 14 Abs. 3 UStG müssen Sie neben der Lesbarkeit einer Rechnung stets die Echtheit ihrer Herkunft sowie die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleisten. Sie können diesen Nachweis von Authentizität und Integrität unter anderem durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sicherstellen. Bei elektronischen Rechnungen sind eine qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission vorgeschrieben.

Rechnungsstellung in Sonderfällen

Die Pflichtangaben einer Rechnung sind in Deutschland klar geregelt. Allerdings gibt es einige Sonderfälle, bei denen abweichende Vorschriften oder zusätzliche Anforderungen gelten. Die wichtigsten Sonderfälle finden Sie nachfolgend im Überblick.

Rechnungen über Kleinbeträge

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 € gelten gemäß § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Die Pflichtangaben einer solchen Rechnung über Kleinbeträge beschränken sich auf:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  
• Nettobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  
• Bruttobetrag
  

Rechnungen von Kleinunternehmen

Wer gemäß § 19 UStG den Status als Kleinunternehmen annimmt, unterliegt besonderen Regelungen bei der Rechnungsstellung. Kleinunternehmer/innen müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Folglich wird nur ein Nettobetrag aufgeführt. Zusätzlich müssen Kleinunternehmer/innen auf ihren Rechnungen eindeutig auf die Anwendung von § 19 UStG hinweisen, beispielsweise mit einer Formulierung wie „Gemäߧ 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Die übrigen Pflichtangaben entsprechen den allgemeinen Anforderungen, wie sie auch für andere Unternehmer/innen gelten.

Anzahlungsrechnungen

Bei größeren Aufträgen oder Projekten können Unternehmen in Deutschland eine Anzahlungsrechnung stellen, um eine Vorauszahlung für eine zukünftige Lieferung oder Leistung zu erhalten. Die Rechnung wird vor der Leistungserbringung gestellt und dient in der Regel der Vorfinanzierung sowie dem Schutz vor Zahlungsausfällen. Eine Anzahlungsrechnung muss sämtliche Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten, hat jedoch zwei Besonderheiten: Zum einen muss sie eindeutig als „Anzahlungsrechnung“ gekennzeichnet sein. Zum anderen muss sie den voraussichtlichen Leistungszeitraum enthalten.

Teilabrechnungen

Es ist bei größeren Aufträgen auch möglich, Teilabrechnungen beziehungsweise Abschlagsrechnungen zu stellen. In diesem Fall erhalten die leistenden Unternehmen Zahlungen während des laufenden Projekts. Eine Teilabrechnung wird in der Regel nach Erbringung eines vorab definierten Teils der Leistung oder der Lieferung eines Teils der Ware ausgestellt. Sie muss alle erforderlichen Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten und sollte eindeutig als „Teilabrechnung“ gekennzeichnet sein. Zudem muss sie den bereits erbrachten Leistungsumfang und den noch ausstehenden Anteil angeben, damit beide Seiten den Zahlungsfortschritt nachvollziehen können.

In einer Schlussrechnung werden am Ende des Projekts die noch unbezahlten Teilbeträge in Form einer abschließenden finanziellen Forderung ausgewiesen. Wichtig ist, dass alle bis dato geleisteten Teilzahlungen berücksichtigt werden.

Rechnungen für innergemeinschaftliche B2B-Dienstleistungen

Bei der Erbringung von Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem die Steuerschuldnerschaft auf die Leistungsempfänger/innen übertragen wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn deutsche Firmen einem Unternehmen eine Rechnung stellen, das in einem anderen Land der Europäischen Union ansässig ist. Die deutschen Leistungserbringer/innen müssen auf ihrer Rechnung dann keine Umsatzsteuer ausweisen. Da der Leistungsort nicht in Deutschland liegt, wird die Leistung im Empfängerland versteuert. Es ist jedoch wichtig, einen entsprechenden schriftlichen Hinweis auf der Rechnung zu vermerken wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge“.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist ein Dokument, das im Gegensatz zu einer klassischen Rechnung nicht vonseiten der Leistungserbringer/innen, sondern von den Leistungsempfängerinnen oder -empfängern ausgestellt wird. Die Gutschrift wird vom Finanzamt gleichwertig anerkannt und kann eine Rechnung ersetzen, sofern sich die beiden beteiligten Parteien darauf geeinigt haben. Sie muss sämtliche Pflichtangaben einer Rechnung enthalten und zeichnet sich nur durch einen wesentlichen Unterschied aus: Statt mit der Bezeichnung „Rechnung“ muss das Dokument eindeutig mit „Gutschrift“ beschriftet sein.

Prüfungsrisiken bei der Rechnungsstellung

Fehler bei der Rechnungsstellung können weitreichende Konsequenzen haben – sowohl für die Rechnungssteller/innen als auch für die Rechnungsempfänger/innen.

Wer eine Rechnung ausstellt, die nicht alle erforderlichen Pflichtangaben oder falsche Informationen enthält, muss zunächst damit rechnen, dass die Rechnung von den Empfängerinnen und Empfängern beanstandet wird. In der Folge muss die Rechnung korrigiert beziehungsweise neu ausgestellt werden, was zu administrativem Mehraufwand führt. Zudem ist in einem solchen Fall mit einem verzögerten Zahlungseingang zu rechnen, was sich insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen negativ auf den Cashflow des Unternehmens auswirkt. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass das Finanzamt die fehlerhafte Rechnung nicht als gültig anerkennt und eine Steuerkorrektur verlangt, was Nachforderungen und Bußgelder nach sich ziehen kann. Fehler bei der Rechnungsstellung können zudem zu Betriebs- und Steuerprüfungen führen.

Die Empfänger/innen von fehlerhaften Rechnungen können den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Sie können demnach die gezahlte Umsatzsteuer nicht von der eigenen Steuerschuld abziehen. Dies führt zu einer erhöhten Steuerlast.

Typische Fehlerquellen

Da eine ordnungsgemäße Rechnung sämtliche Pflichtangaben enthalten muss, sollten Sie jede einzelne Angabe sorgfältig prüfen. Bei einigen Angaben sollten Sie jedoch besonders genau hinschauen, da diese häufig zu Fehlern führen:

• Doppelte Rechnungsnummern: Oftmals werden frühere Rechnungen als Vorlage genutzt und bearbeitet, um eine neue Rechnung zu erstellen. In diesem Fall passiert es schnell, dass die alte Rechnungsnummer nicht aktualisiert wird. Eine doppelt vergebene Rechnungsnummer hat jedoch die gleiche Konsequenz wie eine fehlende Rechnungsnummer: Das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an.

• Fehlendes Rechnungs- oder Leistungsdatum: Sowohl das Datum der Rechnungsausstellung als auch das Datum der Lieferung oder Leistung sind unverzichtbare Pflichtangaben. Fehlt eine dieser Daten, kann das Finanzamt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß bewerten.

• Unvollständige Leistungsbeschreibung: Die Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen muss klar und detailliert sein. Beschreiben Sie die Leistung nur vage oder ungenau, kann die Rechnung sowohl von den Empfängerinnen und Empfängern als auch vom Finanzamt beanstandet werden.

• Falsche Berechnung der Umsatzsteuer: Bei der Berechnung der Umsatzsteuer kommt es häufig zu Fehlern, besonders wenn mehrere Steuersätze oder spezielle Steuerbefreiungen berücksichtigt werden müssen. Es kann leicht passieren, dass Sie den falschen Steuersatz anwenden oder die Berechnungen des Steuer- und Bruttobetrags nicht korrekt durchführen.

• Fehlende USt.-ID: Auf Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Unternehmen angegeben werden. Es ist daher zwingend erforderlich, dass Sie die USt-ID des empfangenden Unternehmens erfragen und entsprechend auf der Rechnung vermerken.

• Fehlender Hinweis auf Reverse-Charge: Wenden Sie das Reverse-Charge-Verfahren an, muss dies explizit mit einem Hinweis auf der Rechnung stehen. Die Rechnungsempfänger/innen müssen wissen, dass die Steuerschuld bei ihnen liegt. Es ist nicht ausreichend, dass Sie die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer ausstellen.

• Fehlender Echtheits- oder Integritätsnachweis bei E-Rechnungen: Elektronische Rechnungen können als ungültig eingestuft werden, wenn sie keinen Nachweis über ihre Herkunft sowie die Unversehrtheit ihres Inhalts beinhalten. Daher müssen Sie sie entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder mittels eines geeigneten Verfahrens übermitteln.

Automatisierung der Rechnungsstellung

Da bereits ein Tipp- oder Rechenfehler genügt, um ein Rechnungsdokument ungültig zu machen, sollten Sie mit äußerster Sorgfalt vorgehen, wenn Sie Rechnungen nach § 14 UStG stellen. Sie können das Risiko von Fehlern jedoch auf ein Minimum reduzieren, wenn Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren..

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Für wiederkehrende oder nutzungsbasierte Abrechnungen sowie individuell verhandelte Verträge können Sie Stripe Billing nutzen. Billing unterstützt flexible Preismodelle, mit denen Sie schnell auf die Bedürfnisse Ihrer Kundinnen und Kunden reagieren und Gutscheine, kostenlose Testangebote sowie Preisnachlässe in Ihre Rechnungsstellung integrieren können.