การออกใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของทีมบัญชีในบริษัท ข้อผิดพลาดทำให้เสียเวลา เสียเงิน และเสียความไว้วางใจ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจเป็นพิเศษว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบเมื่อออกใบแจ้งหนี้ บทความนี้จะบอกคุณว่าใบแจ้งหนี้ในประเทศเยอรมนีต้องมีข้อมูลอะไรบ้างเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด นอกจากนี้ เราจะอธิบายกรณีพิเศษที่มีข้อยกเว้น ความเสี่ยงด้านการตรวจสอบที่ควรระวัง และวิธีที่คุณสามารถทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของตนเองเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างในใบแจ้งหนี้ของประเทศเยอรมนี
  
• การออกใบแจ้งหนี้ในกรณีพิเศษ
  
• ความเสี่ยงด้านการตรวจสอบในการออกใบแจ้งหนี้
  
• การออกใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ
  

ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างในใบแจ้งหนี้ของประเทศเยอรมนี

ตามมาตรา 14 วรรค 1 ของ UStG (กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม [VAT] ของเยอรมนี) ใบแจ้งหนี้คือเอกสารใดๆ ที่ผู้ให้บริการใช้ในการเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ มาตรา 14 วรรค 4 ของ UStG กำหนดว่า ใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดในเยอรมนีต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยเรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ (ระยะเวลาดำเนินการ) หากไม่ใช่วันเดียวกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขภาษีที่สำนักงานภาษีออกให้แก่ผู้ขาย หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ID) ที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลาง
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าที่ส่งมอบ หรือขอบเขตและลักษณะของบริการที่ให้ไว้
  
• ราคา (สุทธิ) และจำนวนเงินรวม (ยอดรวม)
  
• อัตราภาษีที่ใช้บังคับและจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้อ้างอิงถึงการยกเว้นภาษีนั้น
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ทั้งในรูปแบบเอกสาร ในรูปแบบที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น PDF หรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐาน ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีข้อมูลเหมือนกับใบแจ้งหนี้ที่เป็นเอกสาร ซึ่งหมายความว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นเดียวกันตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 14 ของ UStG

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป บริษัท B2B ในประเทศเยอรมนีจะต้องอยู่ภายใต้ข้อบังคับในการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ขณะนี้บริษัทดังกล่าวต้องมีความสามารถในการออก รับ และดำเนินการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ข้อกำหนดนี้ยังไม่ได้ใช้อย่างเต็มรูปแบบกับผู้ประกอบการรายย่อย ซึ่งสามารถออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอื่นๆ ต่อไปได้ แต่ต้องสามารถรับและดำเนินการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่พบได้บ่อยในประเทศเยอรมนี ได้แก่ ZUGFeRD และ XRechnung

ตามมาตรา 14 วรรค 3 ของ UStG คุณต้องสามารถรับประกันได้ตลอดเวลาว่าใบแจ้งหนี้สามารถอ่านได้ รวมถึงความถูกต้องของแหล่งที่มาและความสมบูรณ์ของเนื้อหาด้วย คุณสามารถรับรองและพิสูจน์ความความสมบูรณ์และความถูกต้องนี้ได้ผ่านฟีเจอร์ต่างๆ เช่น กลไกการควบคุมภายใน ข้อ 2 ของคำแนะนำจากคณะกรรมาธิการยุโรป 94/820/EC กำหนดให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง หรือใช้ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI)

การออกใบแจ้งหนี้ในกรณีพิเศษ

ประเทศเยอรมนีกำหนดกฎเกณฑ์ไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อยกเว้นบางประการที่ใช้กฎเกณฑ์ที่แตกต่างออกไปหรือมีข้อกำหนดเพิ่มเติม ด้านล่างนี้คุณจะพบภาพรวมของข้อมูลที่สำคัญที่สุด

ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำ

ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่ารวมไม่เกิน 250 ยูโร จะอยู่ภายใต้ข้อกำหนดแบบง่ายตามมาตรา 33 ของ UStDV (ระเบียบการบังคับใช้กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของประเทศเยอรมนี) ข้อมูลที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำเหล่านี้มีจำกัดดังนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ขาย
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าที่ส่งมอบ หรือขอบเขตและลักษณะของบริการที่ได้ดำเนินการ
  
• ยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีที่ใช้บังคับและจำนวนภาษีที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้อ้างอิงถึงการยกเว้นภาษีนั้น
  
• จำนวนเงินรวม
  

ใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้ประกอบการรายย่อย

ตามมาตรา 19 ของ UStG บุคคลที่อ้างสถานะผู้ประกอบการรายย่อยจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบพิเศษเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ ผู้ประกอบการรายย่อยไม่จำเป็นต้องแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่ามีการระบุเฉพาะจำนวนเงินสุทธิเท่านั้น นอกจากนี้ ผู้ประกอบการรายย่อยต้องระบุอย่างชัดเจนในใบแจ้งหนี้ว่าตนปฏิบัติตามมาตรา 19 ของ UStG โดยใช้ถ้อยคำในทำนองว่า “ไม่มีการเรียกเก็บเงินภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG” ข้อมูลจำเป็นที่เหลือจะสอดคล้องกับข้อกำหนดทั่วไปที่ใช้กับธุรกิจอื่นๆ

ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า

บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีที่ดำเนินงานโครงการหรือคำสั่งซื้อขนาดใหญ่ สามารถออกใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าเพื่อรับการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับการส่งมอบสินค้าหรือบริการในอนาคตได้ ใบแจ้งหนี้ฉบับนี้จะออกให้ก่อนการให้บริการ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะใช้เป็นรูปแบบของการจัดหาเงินทุนล่วงหน้าและเป็นวิธีป้องกันการผิดนัดชำระหนี้ ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนด โดยมีข้อแตกต่างที่สำคัญสองประการ คือ ประการแรก ต้องระบุอย่างชัดเจนว่าเป็น “ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า” ประการที่สอง ต้องระบุช่วงเวลาที่คาดว่าจะมีการดำเนินงาน

ใบแจ้งหนี้บางส่วน

สำหรับคำสั่งซื้อจำนวนมาก ยังมีตัวเลือกในการออกใบแจ้งหนี้บางส่วนหรือใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าได้อีกด้วย ซึ่งเป็นแหล่งช่องทางที่ผู้ขายจะได้รับการชำระเงินในขณะที่โครงการยังดำเนินอยู่ โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้บางส่วนจะออกให้หลังจากเสร็จสิ้นการให้บริการในส่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือการส่งมอบสินค้าในบางส่วน ซึ่งต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นของใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนด และควรระบุอย่างชัดเจนว่าเป็น “ใบแจ้งหนี้บางส่วน” นอกจากนี้ยังต้องระบุขอบเขตของงานที่ดำเนินการเสร็จแล้วและจำนวนเงินที่ยังค้างชำระ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถติดตามความคืบหน้าของการชำระเงินได้

ยอดเงินบางส่วนที่ยังคงค้างชำระเมื่อโครงการเสร็จสิ้น จะถูกระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายเป็นบัญชีสุดท้าย สิ่งสำคัญคือใบแจ้งหนี้ฉบับนี้ต้องคำนึงถึงการชำระเงินบางส่วนทั้งหมดที่ได้ดำเนินการมาแล้วจนถึงปัจจุบัน

ใบแจ้งหนี้สําหรับบริการ B2B ภายในประชาคม

การให้บริการแก่บริษัทในประเทศต่างๆ มักจะทำให้เกิดขั้นตอนการเรียกเก็บเงินปรับคืน โดยความรับผิดในการเสียภาษีจะตกอยู่กับผู้ซื้อ ตัวอย่างเช่น กรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อบริษัทเยอรมันออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจที่ตั้งอยู่ในประเทศอื่นของสหภาพยุโรป ในกรณีเหล่านี้ ผู้ขายชาวเยอรมันไม่จำเป็นต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ของตน เนื่องจากสถานที่ให้บริการไม่ได้อยู่ในประเทศเยอรมนี การให้บริการดังกล่าวจึงถูกเก็บภาษีในประเทศปลายทาง อย่างไรก็ตาม ยังคงมีความสำคัญที่ใบแจ้งหนี้ต้องระบุข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้อง เช่น “การเรียกเก็บเงินปรับคืน” หรือ “ภาษีใดๆ ที่ถึงกำหนดชำระเป็นความรับผิดชอบของผู้ซื้อ”

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อเป็นผู้ออก แทนที่จะเป็นผู้ขาย ซึ่งต่างจากใบแจ้งหนี้มาตรฐาน สำนักงานภาษียอมรับทั้งใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้อย่างเท่าเทียมกัน และและสามารถใช้ใบลดหนี้แทนใบแจ้งหนี้ได้ โดยต้องได้รับความยินยอมจากคู่สัญญาทั้งสองฝ่าย ใบลดหนี้จะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดตามที่กำหนดไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีข้อแตกต่างที่สำคัญเพียงอย่างเดียวคือ แทนที่จะใช้คำว่า “ใบแจ้งหนี้” เอกสารจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็น “ใบลดหนี้”

ความเสี่ยงด้านการตรวจสอบในการออกใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้อาจส่งผลกระทบร้ายแรงทั้งต่อผู้ออกใบแจ้งหนี้และผู้รับใบแจ้งหนี้

หากคุณออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน หรือมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ผู้รับใบแจ้งหนี้ก็มีแนวโน้มที่จะปฏิเสธใบแจ้งหนี้นั้น จากนั้นใบแจ้งหนี้ดังกล่าวจะต้องได้รับการแก้ไขหรือออกใหม่ ซึ่งจะก่อให้เกิดภาระงานด้านธุรการเพิ่มเติม นอกจากนี้ คุณอาจคาดได้ว่าจะเกิดความล่าช้าในการชำระเงิน ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ใบแจ้งหนี้มีจำนวนเงินสูง ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีความเสี่ยงที่สำนักงานภาษีจะไม่ยอมรับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง และจะเรียกร้องให้แก้ไขแบบยื่นภาษี ซึ่งอาจส่งผลให้มีการเรียกเก็บเงินและค่าปรับเพิ่มเติม ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้อาจนำไปสู่การตรวจสอบบริษัทและการตรวจสอบภาษีได้เช่นกัน

ผู้รับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องไม่สามารถเคลมการหักภาษีซื้อได้ ซึ่งหมายความว่าผู้รับไม่สามารถหักภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายไปออกจากภาษีที่ต้องชำระได้ ทำให้มีภาระภาษีเพิ่มขึ้น

แหล่งที่มาของข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน คุณจึงควรตรวจสอบข้อมูลในแต่ละช่องของใบแจ้งหนี้อย่างละเอียดถี่ถ้วน อย่างไรก็ตาม ช่องข้อมูลบางช่องต้องใส่ใจรายละเอียดเป็นพิเศษ เนื่องจากมักเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง ได้แก่:

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกัน: ใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้มักถูกนำมาใช้ซ้ำเป็นเทมเพลตในการสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ เมื่อเป็นเช่นนั้น ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะลืมอัปเดตหมายเลขใบแจ้งหนี้ฉบับเก่า และผลที่ตามมาจากการนำหมายเลขใบแจ้งหนี้ฉบับเก่ามาใช้ซ้ำก็เหมือนกับการไม่ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้เลย นั่นคือ สำนักงานภาษีจะไม่ยอมรับใบแจ้งหนี้ของคุณ

• ไม่มีวันที่ออกใบแจ้งหนี้หรือระยะเวลาดําเนินการ: วันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่ให้บริการหรือส่งมอบสินค้าเป็นข้อมูลที่จำเป็นทั้งสองอย่าง หากไม่มีการระบุวันที่ใดวันที่หนึ่งเหล่านี้ในใบแจ้งหนี้ สำนักงานภาษีอาจถือว่าใบแจ้งหนี้นั้นไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

• คําอธิบายบริการไม่ครบถ้วน: รายละเอียดของสินค้าที่จัดหาหรือบริการที่ได้ดำเนินการต้องระบุให้ชัดเจนและครบถ้วน หากคำอธิบายของคุณคลุมเครือหรือไม่ชัดเจน ใบแจ้งหนี้ของคุณอาจถูกปฏิเสธทั้งจากผู้รับและสำนักงานภาษี

• การคํานวณภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ถูกต้อง: การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดที่พบบ่อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากต้องนำอัตราภาษีหลายอัตราหรือการยกเว้นภาษีพิเศษมาพิจารณาด้วย การใช้อัตราภาษีที่ไม่ถูกต้อง หรือการคำนวณยอดรวมและภาษีที่ต้องชำระผิดพลาดนั้น เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายมาก

• ไม่มี VAT ID: หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของทั้งสองบริษัทจะต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้สำหรับการส่งมอบสินค้าภายในประชาคมยุโรป ดังนั้น การขอ VAT ID จากบริษัทผู้รับ และการจดบันทึกหมายเลขดังกล่าวไว้ในใบแจ้งหนี้จึงเป็นข้อบังคับ

• ไม่มีหมายเหตุการเรียกเก็บเงินปรับคืน: หากคุณใช้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินปรับคืน คุณต้องระบุให้ชัดเจนไว้ในใบแจ้งหนี้ของตนเอง ผู้รับใบแจ้งหนี้ต้องทราบว่าตนเองเป็นผู้รับผิดชอบภาษี การออกใบแจ้งหนี้โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนีนั้นไม่เพียงพอสำหรับคุณ

• ไม่มีหลักฐานยืนยันความถูกต้องหรือความสมบูรณ์สำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อาจถูกประกาศว่าเป็นโมฆะหากไม่มีหลักฐานแสดงแหล่งที่มาและความถูกต้องของเนื้อหา ดังนั้น คุณจึงจำเป็นต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง หรือส่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ระบบที่เหมาะสม

การออกใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ

การพิมพ์ผิดเล็กน้อยหรือข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์เพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะได้ ดังนั้นคุณควรระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งเมื่อออกใบแจ้งหนี้ตามมาตรา 14 ของ UStG อย่างไรก็ตาม คุณสามารถลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดได้โดยการทำให้การออกใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

เมื่อใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนได้ในไม่กี่คลิก ใบแจ้งหนี้ทุกใบจะได้รับการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสร้างขึ้นตามลำดับ การออกใบแจ้งหนี้ยังใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องตามสินค้าหรือบริการที่จัดหาและตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า พร้อมทั้งคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มโดยอัตโนมัติเพื่อลดข้อผิดพลาด เมื่อระบบตรวจพบว่าสามารถใช้ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินปรับคืนได้ ระบบจะเพิ่มหมายเหตุที่เกี่ยวข้องลงในใบแจ้งหนี้

ในขณะเดียวกัน สำหรับการเรียกเก็บเงินแบบประจำหรือการเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน รวมถึงสัญญาที่เจรจาเป็นรายบุคคล คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ Stripe Billing ได้ Billing รองรับโมเดลค่าบริการที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้คุณตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และผสานการทำงานของคูปอง การทดลองใช้ฟรี และส่วนลดเข้ากับการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ