La facturación es una de las principales responsabilidades del equipo contable de una empresa. Los errores pueden costar tiempo, dinero y confianza. Por ello, es fundamental asegurarse de cumplir con las regulaciones al emitir facturas. Este artículo explica qué información debe contener una factura en Alemania para ser válida, los casos especiales donde aplican excepciones, los riesgos de auditoría y cómo automatizar la facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué información se requiere en una factura en Alemania?
  
• Facturación en casos especiales
  
• Riesgos de auditoría en facturación
  
• Automatización de la facturación
  

¿Qué información se requiere en una factura en Alemania?

Según la Sección 14, párrafo 1 del UStG (Ley alemana del impuesto al valor agregado [IVA]), una factura es cualquier documento utilizado por un proveedor para cobrar bienes o servicios. La Sección 14, párrafo 4 del UStG establece que las facturas conformes en Alemania deben contener la siguiente información:

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Nombre completo y dirección del comprador
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega o prestación del servicio (período de ejecución), si no coincide con la fecha de emisión
  
• El número de identificación fiscal emitido al vendedor por la agencia fiscal o el número de identificación de IVA (ID IVA) emitido por la agencia fiscal federal central
  
• Cantidad y tipo de bienes entregados o alcance y tipo de servicio prestado;
  
• Precio (neto) y el importe total (bruto)
  
• Tasa impositiva aplicable y el importe impositivo correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Factura electrónica

Puedes emitir facturas conformes en formato papel, en formatos no estructurados como PDF o en formato electrónico estandarizado. Las facturas electrónicas contienen la misma información que las físicas, lo que significa que deben incluir todos los datos obligatorios exigidos por la Sección 14 del UStG.

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas B2B en Alemania están sujetas a la facturación electrónica obligatoria. Deben ser capaces de emitir, recibir y procesar facturas electrónicas. Esta obligación no se aplica por completo a los pequeños empresarios, quienes pueden seguir emitiendo facturas en otros formatos, pero sí deben poder recibir y procesar facturas electrónicas. Los formatos electrónicos más comunes en Alemania son ZUGFeRD y XRechnung.

Según la Sección 14, párrafo 3 del UStG, debes garantizar en todo momento que una factura sea legible, así como la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Esto puede probarse mediante mecanismos de control internos. Además, el Artículo 2 de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión Europea requiere que las facturas electrónicas contengan una firma electrónica cualificada o se transmitan mediante intercambio electrónico de datos (EDI).

Facturación en casos especiales

En Alemania existen reglas claras sobre los datos obligatorios en una factura. Sin embargo, también hay excepciones donde aplican normas diferentes o requisitos adicionales. A continuación, un resumen de las más importantes.

Facturas de bajo valor

Las facturas por un importe total no superior a €250 están sujetas a requisitos simplificados de acuerdo con la Sección 33 del UStDV (Reglamento de implementación de la Ley alemana del IVA).

• Nombre completo y dirección del vendedor
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Cantidad y tipo de bienes entregados o alcance y naturaleza de los servicios prestados
  
• Importe neto
  
• Tasa impositiva aplicable y el importe impositivo correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  
• Importe bruto
  

Facturas emitidas por pequeños empresarios

Según la Sección 19 del UStG, las personas que se acogen al régimen de pequeños empresarios están sujetas a normativas especiales en lo que respecta a la facturación. Los pequeños empresarios no están obligados a mostrar el IVA en sus facturas, lo que significa que solo se indica el importe neto. Además, deben indicar claramente en la factura que aplican la Sección 19 del UStG, con una frase como: «No se aplica IVA según la Sección 19 del UStG». El resto de la información obligatoria corresponde a los requisitos generales aplicables a otras empresas.

Facturas de anticipo

Las empresas en Alemania que trabajan en proyectos o pedidos grandes pueden emitir facturas de anticipo para recibir un pago previo por una futura entrega o servicio. Esta factura se emite antes de prestar el servicio y suele utilizarse como forma de prefinanciación y protección frente a impagos. La factura de anticipo debe contener toda la información obligatoria de una factura conforme, con dos distinciones: debe estar claramente marcada como «factura de anticipo» y debe indicar el período de prestación esperado.

Facturas parciales

En el caso de los pedidos grandes, también existe la opción de emitir facturas parciales o de progreso. El vendedor recibe pagos mientras el proyecto aún está en curso. Una factura parcial se emite generalmente tras completar una porción definida del servicio o entregar parte de los bienes. Debe contener toda la información obligatoria de una factura conforme y estar claramente marcada como «factura parcial». Además, debe especificar el alcance del trabajo ya realizado y lo que queda pendiente, para que ambas partes puedan seguir el progreso de los pagos.

Las sumas parciales que aún quedan pendientes al final del proyecto se indican en una factura final como liquidación definitiva. Es importante que esta factura tenga en cuenta todos los pagos parciales realizados hasta la fecha.

Facturas por servicios B2B intracomunitarios

Los servicios prestados a empresas de otros países suelen activar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, donde la responsabilidad del impuesto pasa al comprador. Esto ocurre, por ejemplo, cuando empresas alemanas facturan a un negocio ubicado en otro país de la UE. En estos casos, los vendedores alemanes no están obligados a indicar IVA en la factura, ya que el lugar de suministro no está en Alemania y el impuesto se aplica en el país de destino. Sin embargo, es importante que la factura incluya una nota, como «Inversión del sujeto pasivo» o «El impuesto aplicable es responsabilidad del comprador».

Nota de crédito

A diferencia de una factura estándar, una nota de crédito es un documento emitido por el comprador en lugar del vendedor. La agencia fiscal reconoce tanto las notas de crédito como las facturas, y una factura puede ser reemplazada por una nota de crédito si ambas partes lo acuerdan. La nota de crédito debe contener toda la información obligatoria de una factura, con la única diferencia de que debe estar claramente marcada como «Nota de crédito».

Riesgos de auditoría en facturación

Los errores en la facturación pueden tener consecuencias graves tanto para el emisor como para el destinatario.

Si emites una factura que no contiene toda la información obligatoria o que contiene información incorrecta, es probable que el beneficiario la rechace. En ese caso, la factura deberá corregirse o incluso emitirse de nuevo, generando trabajo administrativo adicional. Esto también puede retrasar los pagos, afectando el flujo de caja, especialmente en facturas de alto valor. Además, existe el riesgo de que la agencia fiscal no reconozca la factura incorrecta y exija una corrección en la declaración correspondiente, lo que puede implicar cargos y multas adicionales. Los errores de facturación también pueden desencadenar auditorías de la empresa y fiscales.

Los destinatarios de facturas incorrectas no pueden reclamar deducciones de IVA soportado, lo que significa que no podrán deducir el IVA pagado del impuesto a pagar, aumentando así su carga fiscal.

Fuentes típicas de errores

Dado que una factura conforme debe incluir toda la información obligatoria, es importante revisar cada campo cuidadosamente. Algunos campos requieren atención especial, ya que con frecuencia generan errores:

• Números de factura duplicados: las facturas anteriores suelen reutilizarse como plantillas para crear nuevas. Si se olvida actualizar el número, la consecuencia es la misma que no incluirlo: la agencia fiscal no reconocerá la factura.

• Falta fecha de factura o período de ejecución: tanto la fecha de emisión de la factura como la fecha de prestación del servicio o entrega son obligatorias. Su omisión puede hacer que la factura se considere no conforme.

• Descripción incompleta del servicio: la descripción de los bienes entregados o servicios prestados debe ser clara y detallada. Una descripción vaga o imprecisa puede ocasionar rechazo por parte del destinatario o la agencia fiscal.

• Cálculos de IVA incorrectos: los cálculos del IVA son una fuente común de errores, sobre todo cuando hay múltiples tasas impositivas o exenciones especiales. Aplicar la tasa incorrecta o calcular mal el importe bruto y el IVA puede ocurrir fácilmente.

• Falta número de identificación de IVA: en las entregas intracomunitarias, ambos números de identificación de IVA deben indicarse en la factura. Solicitar el ID IVA del cliente y anotarlo en la factura es obligatorio.

• Falta de nota de inversión del sujeto pasivo: si aplicas el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, debes indicarlo explícitamente en la factura. El destinatario debe saber que es responsable del impuesto; no basta con emitir una factura sin IVA alemán.

• Falta de prueba de autenticidad o integridad en facturas electrónicas: las facturas electrónicas pueden declararse inválidas si no incluyen evidencia de su origen e integridad. Debes aplicar una firma electrónica cualificada o transmitirlas mediante un sistema adecuado.

Automatización de la facturación

Un simple error tipográfico o de cálculo puede invalidar una factura, por lo que es fundamental ser extremadamente cuidadoso al emitir facturas según la Sección 14 del UStG. Sin embargo, puedes reducir el riesgo de errores automatizando tu facturación.

Con Stripe Invoicing, puedes generar y enviar facturas conformes que contengan toda la información obligatoria en solo unos clics. A cada factura se le asigna un número de factura único que se genera secuencialmente. Invoicing también aplica las tasas impositivas correctas según los bienes o servicios prestados y la ubicación del cliente, con IVA calculado automáticamente para reducir los errores. Cuando el sistema detecta que se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, agrega la nota correspondiente a la factura.

Para facturación recurrente o basada en uso, así como contratos negociados individualmente, puedes usar Stripe Billing. Billing soporta modelos de precios flexibles que permiten responder rápidamente a las necesidades de tus clientes e integrar cupones, pruebas sin cargo y descuentos en tus facturas.