La facturation est l’une des tâches principales du service comptable d’une entreprise. Les erreurs coûtent du temps, de l’argent et nuisent à la confiance. C’est pourquoi vous devez vous assurer que vous respectez bien la réglementation lorsque vous émettez vos factures. Cet article vous indique les informations qu’une facture doit contenir en Allemagne pour être conforme. Nous vous expliquons également les cas particuliers où des exceptions s’appliquent, les risques d’audit à surveiller et comment vous pouvez automatiser votre facturation.

Contenu de cet article

• Quelles informations doivent figurer sur une facture en Allemagne?
  
• Facturation dans des cas particuliers
  
• Risques d’audit dans la facturation
  
• Automatisation de la facturation
  

Quelles informations doivent figurer sur une facture en Allemagne?

Selon l’article 14, paragraphe 1, de l’UStG (loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée [TVA]), une facture est tout document utilisé par un prestataire de services pour facturer des biens ou des services. L’article 14, paragraphe 4, de l’UStG dispose que les factures conformes en Allemagne doivent contenir les informations suivantes :

• Le nom complet et l’adresse du vendeur
  
• Le nom complet et l’adresse du client
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• La date d’émission de la facture
  
• La date de livraison ou de prestation (période d’exécution), si elle diffère de la date d’émission
  
• Le numéro fiscal attribué au vendeur par l’administration fiscale ou le numéro d’identification TVA (numéro de TVA) attribué par l’administration fiscale fédérale centrale
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et la nature des services fournis
  
• Le prix (net) et le montant total (brut)
  
• Le taux de taxe applicable et le montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  

Facture électronique

Vous pouvez émettre des factures conformes au format papier, dans des formats non structurés tels que les PDF, ou dans un format électronique standardisé. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que leurs équivalents physiques, ce qui signifie que les factures électroniques doivent contenir les mêmes informations obligatoires que celles requises par l’article 14 de l’UStG.

Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises interentreprises en Allemagne seront soumises à la facturation électronique obligatoire. Elles devront désormais être en mesure d’émettre, de recevoir et de traiter des factures électroniques. Cette obligation ne s’applique pas intégralement aux petits entrepreneurs, qui peuvent continuer à émettre des factures dans d’autres formats, mais doivent être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques. Les formats de facturation électronique courants en Allemagne sont notamment ZUGFeRD et XRechnung.

Conformément à l’article 14, paragraphe 3, de l’UStG, vous devez être en mesure d’assurer en tout temps la lisibilité d’une facture, ainsi que l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu. Vous pouvez vous assurer de pouvoir prouver cette intégrité et cette authenticité grâce à des appareils tels que des mécanismes de contrôle interne. L’article 2 de la recommandation 94/820/CE de la Commission européenne exige que les factures électroniques contiennent une signature électronique qualifiée ou utilisent l’échange de données informatisé (EDI).

Facturation dans des cas particuliers

En Allemagne, il existe des règles claires concernant les informations obligatoires à mentionner sur les factures. Cependant, il existe également quelques exceptions où des règles différentes ou des exigences supplémentaires s’appliquent. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des plus importantes.

Factures de faible valeur

Les factures d’un montant total inférieur ou égal à 250 € sont soumises à des exigences simplifiées conformément à l’article 33 de l’UStDV (règlement d’application de la loi allemande sur la TVA). Les informations obligatoires figurant sur ces factures de faible valeur se limitent à :

• Le nom complet et l’adresse du vendeur
  
• La date d’émission de la facture
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et la nature des services rendus
  
• Le montant net
  
• Le taux de taxe applicable et le montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  
• Le montant brut
  

Factures émises par les petits entrepreneurs

Conformément à l’article 19 de l’UStG, les personnes qui revendiquent le statut de petit entrepreneur sont soumises à des règles particulières en matière de facturation. Les petits entrepreneurs ne sont pas tenus d’indiquer la TVA sur leurs factures. Cela signifie que seul le montant net est précisé. En outre, les petits entrepreneurs doivent indiquer clairement sur leurs factures qu’ils appliquent l’article 19 de l’UStG, en utilisant une formulation du type « Aucune TVA n’est facturée conformément à l’article 19 de l’UStG ». Les autres informations obligatoires correspondent aux exigences générales qui s’appliquent aux autres entreprises.

Factures d’acompte

Les entreprises allemandes travaillant sur des projets ou des commandes de grande envergure peuvent émettre une facture d’acompte pour recevoir un paiement anticipé pour une livraison ou un service futur. Cette facture est émise avant que le service ne soit rendu. Elle est généralement utilisée comme une forme de préfinancement et comme un moyen de se protéger contre les défauts de paiement. Une facture d’acompte doit contenir toutes les informations obligatoires d’une facture conforme, avec deux distinctions clés : premièrement, elle doit être clairement identifiée comme une « facture d’acompte »; deuxièmement, elle doit préciser la période d’exécution prévue.

Factures partielles

Pour les commandes importantes, il est également possible d’émettre des factures partielles ou des factures d’avancement. Le vendeur reçoit alors des paiements pendant que le projet est encore en cours. Une facture partielle est généralement émise après l’achèvement d’une partie prédéfinie du service ou la livraison d’une partie des marchandises. Elle doit contenir toutes les informations requises pour une facture conforme et être clairement identifiée comme « facture partielle ». Elle doit également préciser l’étendue des travaux déjà réalisés et le montant restant dû, afin que les deux parties puissent suivre l’évolution du paiement.

Les sommes partielles qui restent dues à la fin du projet sont ensuite indiquées sur une facture finale en tant que décompte final. Il est important que cette facture tienne compte de tous les paiements partiels effectués à ce jour.

Factures pour les services intracommunautaires interentreprises

Les services fournis à des entreprises situées dans d’autres pays déclenchent souvent la procédure de taxe au preneur, dans le cadre de laquelle la responsabilité fiscale est transférée à l’acheteur. C’est le cas, par exemple, lorsque des entreprises allemandes facturent une entreprise située dans un autre pays de l’UE. Dans ces cas, les vendeurs allemands ne sont pas tenus d’indiquer la TVA sur leur facture. Étant donné que le lieu de livraison n’est pas en Allemagne, la livraison est imposée dans le pays de destination. Il est toutefois important que la facture comporte une mention écrite correspondante, telle que « Taxe au preneur » ou « Toute taxe due est à la charge de l’acheteur ».

Note de crédit

Contrairement à une facture standard, une note de crédit est un document émis par l’acheteur plutôt que par le vendeur. L’administration fiscale reconnaît les notes de crédit au même titre que les factures, et une facture peut être remplacée par une note de crédit, à condition que les deux parties concernées soient d’accord. Une note de crédit doit contenir toutes les informations obligatoires requises pour une facture. Il n’y a qu’une seule différence importante : au lieu de « Facture », le document doit être clairement intitulé « Note de crédit ».

Risques d’audit dans la facturation

Les erreurs de facturation peuvent avoir de graves conséquences, tant pour l’émetteur que pour le destinataire.

Si vous émettez une facture qui ne contient pas toutes les informations obligatoires ou qui contient des informations incorrectes, vous pouvez vous attendre à ce que le destinataire la refuse. Cette facture devra alors être corrigée, voire réémise, ce qui entraînera une charge administrative supplémentaire. Vous pouvez également vous attendre à un retard de paiement lorsque cela se produit, ce qui peut avoir un impact négatif sur la trésorerie de votre entreprise, en particulier dans le cas de factures d’un montant élevé. En outre, il existe un risque que l’administration fiscale ne reconnaisse pas la facture incorrecte et exige une correction de la déclaration correspondante, ce qui pourrait entraîner des frais supplémentaires et des amendes. Les erreurs de facturation peuvent également déclencher des contrôles fiscaux et des audits d’entreprise.

Les destinataires de factures incorrectes ne peuvent pas demander de déductions d’impôt en amont. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas déduire la TVA qu’ils ont payée de la taxe qu’ils doivent, ce qui leur impose une charge fiscale accrue.

Sources d’erreurs courantes

Étant donné qu’une facture conforme doit contenir toutes les informations obligatoires, vous devez vérifier attentivement chaque champ de la facture. Certains champs nécessitent toutefois une attention particulière, car ils sont souvent source d’erreurs :

• Numéros de facture en double : les factures précédentes sont souvent réutilisées comme modèles pour créer une nouvelle facture. Dans ce cas, il est facile d’oublier de mettre à jour l’ancien numéro de facture. Et la conséquence de la réutilisation d’un ancien numéro de facture est la même que si vous n’en utilisiez pas du tout : l’administration fiscale ne reconnaîtra pas votre facture.

• Absence de date de facturation ou de période d’exécution : la date d’émission de la facture et la date de prestation ou de livraison sont toutes deux obligatoires. Si l’une de ces dates n’est pas indiquée sur une facture, l’administration fiscale pourrait la considérer comme non conforme.

• Description incomplète du service : la description des biens fournis ou des services rendus doit être claire et détaillée. Si votre description est vague ou imprécise, votre facture pourrait être rejetée tant par le destinataire que par l’administration fiscale.

• Calculs incorrects de la TVA : les calculs de TVA sont une source fréquente d’erreurs, en particulier lorsqu’il faut tenir compte de plusieurs taux d’imposition ou d’exonérations fiscales spéciales. Il est très facile d’appliquer un taux d’imposition erroné ou de calculer incorrectement le montant brut et la taxe due.

• Pas de numéro d’identification TVA : les numéros d’identification TVA des deux entreprises doivent être indiqués sur les factures pour les livraisons intracommunautaires. Il est donc obligatoire de demander le numéro d’identification TVA à l’entreprise destinataire et de l’indiquer sur votre facture.

• Pas de note concernant la taxe au preneur : si vous appliquez la procédure de taxe au preneur, vous devez l’indiquer explicitement sur votre facture. Le destinataire de la facture doit savoir qu’il est redevable de la taxe. Il ne suffit pas d’émettre une facture sans TVA allemande.

• Absence de preuve d’authenticité ou d’intégrité pour les factures électroniques : les factures électroniques peuvent être déclarées non valides si elles ne contiennent pas de preuve de leur origine et de l’intégrité de leur contenu. Vous êtes donc tenu d’apposer une signature électronique qualifiée ou de transmettre les factures à l’aide d’un système approprié.

Automatisation de la facturation

Une simple faute de frappe ou une erreur mathématique peut suffire à invalider une facture. Vous devez donc faire preuve d’une extrême prudence lorsque vous émettez des factures conformément à l’article 14 de l’UStG. Cependant, vous pouvez réduire le risque d’erreurs en automatisant votre facturation.

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez générer et envoyer des factures conformes contenant toutes les informations obligatoires en quelques clics seulement. Chaque facture se voit attribuer un numéro unique généré de manière séquentielle. La facturation applique également les taux d’imposition corrects en fonction des biens ou services fournis et de la localisation de votre client, la TVA étant calculée automatiquement pour réduire les erreurs. Lorsque le système détecte que la procédure de taxe au preneur est applicable, il ajoute la note correspondante à la facture.

Par ailleurs, pour la facturation récurrente ou fondée sur l’utilisation, ainsi que pour les contrats négociés individuellement, vous pouvez vous tourner vers Stripe Billing. Billing prend en charge des modèles de tarification flexibles qui vous permettent de répondre rapidement aux besoins de vos clients et d’intégrer des bons de réduction, des essais gratuits et des rabais dans votre facturation.