La facturation est l’une des tâches principales du service comptable d’une entreprise. En effet, les erreurs comptables engendrent des pertes de temps, d’argent et nuisent à la confiance. Pour cette raison, il est essentiel de veiller scrupuleusement au respect de la réglementation lors de l’émission de vos factures. Cet article vous détaille les informations qu’une facture en Allemagne doit obligatoirement contenir pour qu’elle soit conforme. Nous y aborderons aussi les cas particuliers justifiant des exceptions, les risques d’audit à prendre en compte et les solutions qui servent à automatiser votre processus de facturation.

Contenu de cet article

• Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture en Allemagne ?
  
• La facturation dans des cas particuliers
  
• Les risques d’audit liés à la facturation
  
• L’automatisation de la facturation
  

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture en Allemagne ?

Conformément à l’article 14, paragraphe 1 de l’UStG (Loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée [TVA]), une facture est tout document utilisé par un fournisseur de services visant à facturer des marchandises ou des services. L’article 14, paragraphe 4 de la loi allemande sur la TVA (UStG) stipule que les factures conformes en Allemagne doivent contenir les informations suivantes :

• Nom complet et adresse du commerçant
  
• Nom complet et adresse du client
  
• Numéro de facture unique et séquentiel
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date de livraison ou du service (période d’exécution), si différente de la date d’émission
  
• Numéro fiscal attribué au commerçant par l’administration fiscale ou numéro d’immatriculation à la TVA (numéro de TVA) délivré par l’Administration fiscale fédérale
  
• Quantité et type des marchandises livrées ou étendue et nature du service rendu
  
• Prix (net) et montant total (brut)
  
• Taux d’imposition applicable et montant de l’impôt correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  

Facture électronique

Vous pouvez émettre des factures conformes au format papier, dans des formats non structurés comme le PDF, ou dans un format électronique standardisé. Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que leurs équivalents physiques, ce qui signifie que les factures électroniques doivent contenir les mêmes informations obligatoires exigées par l’article 14 de l’UStG.

Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises B2B en Allemagne sont soumises à l’obligation de facturation électronique. Elles doivent désormais être en mesure d’émettre, de recevoir et de traiter des factures électroniques. Cette exigence ne s’applique pas intégralement aux petits entrepreneurs qui peuvent continuer à émettre des factures dans d’autres formats, mais doivent être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques. Les formats de factures électroniques les plus courants en Allemagne sont ZUGFeRD et XRechnung.

Conformément à l’article 14, paragraphe 3 de l’UStG, vous devez être en mesure de garantir à tout moment la lisibilité d’une facture, ainsi que l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu. Vous pouvez vous assurer de pouvoir prouver cette intégrité et cette authenticité grâce à des fonctionnalités telles que des mécanismes de contrôle interne. L’article 2 de la recommandation 94/820/ECde la Commission européenne exige que les factures électroniques comportent une signature électronique qualifiée ou utilisent l’échange de données informatisé (EDI).

La facturation dans des cas particuliers

En Allemagne, les règles relatives aux mentions obligatoires sur les factures sont clairement définies. Cependant, il existe aussi quelques exceptions soumises à des règles différentes ou à des exigences supplémentaires. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des plus importantes entre elles.

Factures de faible valeur

Les factures d’un montant total n’excédant pas 250 € sont soumises à des exigences simplifiées conformément à l’article 33 de l’UStDV (Règlement d’application de la loi allemande sur la TVA). Les informations obligatoires sur ces factures de faible valeur se limitent à ce qui suit :

• Nom complet et adresse du commerçant
  
• Date d’émission de la facture
  
• Quantité et type des marchandises livrées ou étendue et nature des services rendus
  
• Montant net
  
• Taux d’imposition applicable et montant de l’impôt correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  
• Montant brut
  

Factures émises par des petits entrepreneurs

Conformément à l’article 19 de l’UStG, les personnes qui revendiquent le statut de petit entrepreneur sont soumises à une réglementation spéciale en matière de facturation. Les petits entrepreneurs ne sont pas tenus d’afficher la TVA sur leurs factures. Ceci signifie que seul un montant net est précisé. De plus, les petits entrepreneurs doivent indiquer explicitement sur leurs factures qu’ils appliquent l’article 19 de l’UStG, et ce, en utilisant une formulation du type « Aucune TVA n’est facturée conformément à l’article 19 de l’UStG ». Les autres informations obligatoires correspondent aux exigences générales applicables aux autres entreprises.

Factures d’acompte

En Allemagne, les entreprises travaillant sur des projets ou des commandes de grande envergure peuvent émettre une facture d’acompte afin de recevoir un paiement anticipé pour une livraison ou une prestation de service future. Cette facture est émise avant la prestation de service. Il est généralement utilisé comme forme de préfinancement et comme moyen de se prémunir contre le défaut de paiement. Une facture d’acompte doit contenir toutes les informations obligatoires d’une facture conforme, avec deux distinctions essentielles : premièrement, elle doit être clairement identifiée comme une « facture d’acompte » ; deuxièmement, elle doit préciser la période d’exécution prévue.

Factures intermédiaires

Dans le cas des commandes de grande envergure, il est également possible d’émettre des factures intermédiaires ou des factures d’avancement. C’est le cas lorsque le commerçant ou l’entrepreneur reçoit les paiements pendant que le projet est toujours en cours. Une facture intermédiaire est normalement émise après la réalisation d’une partie prédéfinie de la prestation de service ou la livraison d’une partie des marchandises. Elle doit contenir toutes les informations requises pour une facture conforme et doit être explicitement identifiée comme une « facture intermédiaire ». Elle doit également préciser l’étendue des travaux déjà effectués et le montant restant dû, afin que les deux parties puissent suivre l’avancement des paiements.

Les sommes restant dues à la fin du projet sont ensuite indiquées sur une facture finale, ce qui constitue le solde final. Il est important que cette facture prenne en compte tous les paiements intermédiaires effectués avant la date d’émission de cette facture.

Factures de services B2B intracommunautaires

Les services rendus à des entreprises situées dans d’autres pays déclenchent souvent la procédure d’autoliquidation de la TVA, selon laquelle la responsabilité fiscale est transférée au client. Ceci se produit, par exemple, lorsque des entreprises allemandes facturent une entreprise située dans un autre pays de l’UE. Dans ce cas, les commerçants allemands ne sont pas tenus d’inclure la TVA dans leur facture. Le lieu du service n’étant pas en Allemagne, la taxe est appliquée dans le pays de destination. Il est toutefois important que la facture contienne une mention écrite correspondante, telle que « Autoliquidation de la TVA » ou « Toute taxe due est à la charge du client ».

Avoir

Contrairement à une facture classique, un avoir est un document émis par le client et non par le commerçant. L’administration fiscale reconnaît aussi bien les avoirs que les factures, et une facture peut être remplacée par un avoir, à condition que les deux parties concernées soient d’accord à ce sujet. Un avoir doit contenir toutes les informations obligatoires requises pour une facture. La principale différence réside dans le fait que, au lieu de la mention « Facture », le document doit clairement porter la mention « Avoir ».

Les risques d’audit liés à la facturation

Les erreurs de facturation peuvent avoir de graves conséquences, tant pour l’émetteur que pour le destinataire.

Si vous émettez une facture qui ne contient pas toutes les informations obligatoires, ou qui contient des informations incorrectes, vous pouvez vous attendre à ce que le destinataire la refuse. Dans ce cas, il faudra la corriger, voire la réémettre, ce qui engendrera des démarches administratives supplémentaires. Vous pouvez également vous attendre à un retard de paiement, suite à une telle erreur, ce qui peut avoir un impact négatif sur la trésorerie de votre entreprise, notamment en cas de factures d’un montant élevé. De plus, l’administration fiscale pourrait refuser de prendre en compte la facture erronée et exiger une rectification de la déclaration correspondante, ce qui pourrait engendrer des frais et des pénalités supplémentaires. Enfin, les erreurs de facturation peuvent déclencher des audits fiscaux et des audits d’entreprise.

Par ailleurs, les destinataires de factures erronées ne peuvent pas réclamer un abattement fiscal sur les intrants. Ceci signifie qu’ils ne peuvent pas déduire la TVA qu’ils ont payée de l’impôt qu’ils doivent, ce qui alourdit leur charge fiscale.

Sources typiques d’erreurs

Étant donné qu’une facture conforme doit contenir toutes les informations obligatoires, vous devez vérifier attentivement chaque champ de la facture. Cependant, il existe certains domaines qui exigent une attention particulière aux détails, car ils conduisent fréquemment à des erreurs :

• Numéros de facture en double : les factures précédentes servent souvent de modèles pour la création de nouvelles factures. Dans ce cas, il est facile d’oublier de mettre à jour le numéro de l’ancienne facture. Et la conséquence de la réutilisation d’un ancien numéro de facture est la même que celle de ne pas en utiliser du tout : l’administration fiscale ne reconnaîtra pas votre facture.

• Absence de date de facturation ou de période d’exécution : la date d’émission de la facture et la date de prestation de services ou de livraison sont obligatoires. Si l’une ou l’autre de ces dates n’est pas indiquée sur une facture, l’administration fiscale pourrait la juger non conforme.

• Description de service incomplète : la description des marchandises fournies ou des services rendus doit être claire et détaillée. Si votre description est vague ou imprécise, votre facture pourrait être rejetée à la fois par le destinataire et par l’administration fiscale.

• Erreurs de calcul de la TVA : les calculs de la TVA sont une source fréquente d’erreurs, surtout lorsqu’il faudra tenir compte de plusieurs taux d’imposition ou d’exemptions fiscales spécifiques. Le fait d’appliquer un taux d’imposition erroné ou de calculer incorrectement le montant brut et la TVA due est une erreur très courante.

• Absence de numéro de TVA : les numéros de TVA des deux entreprises doivent figurer sur les factures de livraisons intracommunautaires. Il est donc obligatoire de demander le numéro de TVA à l’entreprise destinataire et de l’indiquer sur votre facture.

• Absence de mention sur l’autoliquidation de la TVA : si vous appliquez l’autoliquidation de la TVA, vous devez l’indiquer explicitement sur votre facture. Le destinataire de la facture doit savoir qu’il est redevable de cette taxe. Par la suite, il ne suffit pas d’émettre une facture hors TVA allemande.

• Absence de preuve d’authenticité ou d’intégrité pour les factures électroniques : les factures électroniques peuvent être déclarées invalides si elles ne comportent pas de preuve de leur origine et de l’intégrité de leur contenu. Vous êtes donc tenu soit d’apposer une signature électronique qualifiée ou de transmettre les factures au moyen d’un système approprié.

L’automatisation de la facturation

Une simple faute de frappe ou une erreur de calcul peut suffire à invalider une facture. Vous devez donc faire preuve d’une extrême prudence lors de l’émission de factures conformément à l’article 14 de l’UStG. Cependant, l’automatisation de la facturation vous permet de réduire les risques d’erreurs de facturation.

Votre utilisation de Stripe Invoicing vous permet de générer et d’envoyer des factures conformes qui contiennent toutes les informations obligatoires en quelques clics seulement. Chaque facture se voit attribuer un numéro de facture unique, généré de manière séquentielle. Invoicing applique également les taux d’imposition corrects, et ce, en fonction des marchandises ou services fournis et de l’emplacement de votre client. Ainsi, la TVA étant calculée automatiquement pour réduire les risques d’erreurs. Lorsque le système détecte que la procédure d’autoliquidation de la TVA est applicable, il ajoute la mention correspondante à la facture.

Par ailleurs, dans le cas de la facturation périodique ou de la facturation à l’usage, ainsi que dans le cas des contrats négociés individuellement, vous pouvez vous tourner vers Stripe Billing. En effet, Billing prend en charge des modèles de tarification flexibles qui vous permettent de répondre rapidement aux besoins de vos clients et d’intégrer des bon de réduction, des période d’essai gratuites et des remises dans votre facturation.