Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmen von einer Kundin bzw. einem Kunden die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen verlangt. Ähnlich wie Kostenvoranschläge, Belegen und Lieferscheine dient eine Rechnung als wichtiges Belegdokument für die Buchhaltung, nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Einzelunternehmer/innen.

Für Freiberufler/innen und andere Einzelunternehmer/innen, die Dienstleistungen auf Vertragsbasis erbringen, ist die ordnungsgemäße Erstellung und Ausstellung von Rechnungen für die Bezahlung ihrer Arbeit von entscheidender Bedeutung. Wenn es Probleme bei der Rechnungsstellung gibt, kann es zu Verzögerungen beim Zahlungseingang kommen, was wiederum ihren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnte.

In diesem Artikel erklären wir Unternehmen, die Arbeitsaufträge von externen Parteien annehmen, wie sie eine Rechnung für ausgelagerte Aufgaben erstellen, und gehen dabei auf folgende Punkte ein: erforderliche Angaben, zu beachtende Punkte und Ausstellungsmethoden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben erforderlich sind
  
• Angaben, die enthalten sein müssen, und wie man eine Rechnung für ausgelagerte Aufgaben erstellt
  
• Informationen, die vor der Erstellung einer Rechnung für ausgelagerte Aufgaben mit dem Kunden bzw. der Kundin zu klären sind
  
• Wichtige Punkte bei der Erstellung einer Rechnung für ausgelagerte Aufgaben
  
• So stellen Sie Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben reibungslos aus
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Warum Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben erforderlich sind

Warum sind Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben erforderlich? In diesem Abschnitt erläutern wir die Bedeutung von Rechnungen.

Zur Absicherung von Risiken

Wie oben erwähnt, ist eine Rechnung ein Dokument, mit dem vom Käufer bzw. von der Käuferin von Waren oder vom Kunden bzw. von der Kundin, für den/die Dienstleistungen erbracht wurden, eine Zahlung verlangt wird. Die Ausstellung von Rechnungen ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie jedoch in Japan geschäftlich tätig sind, dürften Sie umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Dokumenten haben, die als Rechnungen bezeichnet werden. Rechnungen werden fast immer im Rahmen von Geschäftsvorgängen ausgestellt, in erster Linie um Zahlungsanfechtungen von Kundinnen und Kunden zu vermeiden. Mit anderen Worten: Obwohl keine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen besteht, gelten sie als unverzichtbare Dokumente, um eine reibungslose Zahlung durch Geschäftspartner zu gewährleisten.

Auch ohne Rechnung ist es möglich, dass eine Auftragnehmerin oder ein Auftragnehmer eine Zahlung erhält. Die Nichtstellung einer Rechnung kann jedoch zu Komplikationen wie Fehlern beim erhaltenen Betrag oder ausbleibenden Zahlungen führen. Die Ausstellung einer Rechnung an eine Kundin oder einen Kunden für ausgelagerte Aufgaben kann dazu beitragen, Probleme wie unbezahlte Gebühren zu vermeiden, bevor sie auftreten.

Darüber hinaus dient die Rechnung in dem unwahrscheinlichen Fall, dass die Kundin bzw. der Kunde die Bezahlung der erbrachten Leistungen verweigert, als Nachweis für Ihr Recht auf Zahlung. Denn nach japanischem Zivilrecht kann die Dienstleisterin oder der Dienstleister durch die Erstellung einer Rechnung ihren bzw. seinen Anspruch, also das Recht auf Zahlung, für einen bestimmten Zeitraum (fünf Jahre) geltend machen, auch wenn sie bzw. er die Zahlung nicht sofort erhalten kann. Auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung gibt, zeigt die Tatsache, dass ihre Erstellung und Zustellung rechtliche Wirkung entfaltet, den hohen Nutzen von Rechnungen für diejenigen, die im Rahmen eines Vertrags arbeiten.

Für steuerliche Zwecke

Einkommensteuererklärungen können auch ohne Rechnungen eingereicht werden. Wenn jedoch ein lokales Finanzamt eine Prüfung durchführt, werden Sie möglicherweise aufgefordert, diese vorzulegen. In solchen Fällen können ohne Rechnungen die Details der Transaktionen, die zu einem Umsatz geführt haben, nicht überprüft werden, was zu dem Verdacht einer gefälschten Steuererklärung führen kann. Dies könnte möglicherweise auch zur Festsetzung einer zusätzlichen Einkommensteuer führen. Wenn Sie die Risiken berücksichtigen, die mit der Nicht-Ausstellung von Rechnungen verbunden sind, ist es ratsam, Rechnungen für alle Transaktionen auszustellen, nicht nur für ausgelagerte Aufgaben.

Darüber hinaus nehmen Rechnungen auch unter dem derzeit in Japan geltenden System für qualifizierte Rechnungen eine sehr wichtige Stellung ein. Wenn der Verkäufer keine Rechnung ausstellen kann, die dem Rechnungssystem entspricht (d. h. eine qualifizierte Rechnung), kann die Käuferin bzw. der Käufer die ansonsten geltende Vorsteuerabzugsmöglichkeit nicht in Anspruch nehmen. Daher ist es für Unternehmen, die B2B-Transaktionen durchführen, wichtig, sich im aktuellen Rechnungssystem zu registrieren, um qualifizierte Rechnungssteller zu werden, und sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Systeme verfügen, um qualifizierte Rechnungen ohne Probleme ausstellen zu können.

Es ist zu beachten, dass Sie für die Registrierung im Rechnungssystem ein steuerpflichtiges Unternehmen sein müssen. Daher besteht für Käufer/innen die große Sorge, dass sie nach Inkrafttreten des Rechnungssystems keine Vorsteuerabzüge geltend machen können, wenn sie mit steuerbefreiten Unternehmen Geschäfte tätigen. Um diesem Problem zu begegnen, gibt es nun Übergangsmaßnahmen, wonach Vorsteuerabzüge auch bei der Vergabe von Aufträgen an steuerbefreite Unternehmen geltend gemacht werden können. Die Anwendung dieser Übergangsmaßnahmen kann daher dazu beitragen, die Belastung durch die Verbrauchssteuer zu verringern. (Informationen zu den Übergangsmaßnahmen für das Rechnungssystem finden Sie in den aktuellen Informationen der japanischen Steuerbehörde.)

Angaben, die enthalten sein müssen, und wie man eine Rechnung für ausgelagerte Aufgaben erstellt

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften für die Ausstellung von Rechnungen, und die Aussteller können jedes beliebige Format verwenden. Solange die erforderlichen Informationen korrekt angegeben sind, ist jedes Format, ob handschriftlich oder elektronisch, zulässig. Es gibt jedoch bestimmte Anforderungen an Rechnungen sowie einige empfohlene Angaben, die darin enthalten sein sollten. Achten Sie bei der Erstellung von Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben darauf, Fehler oder Auslassungen in den angegebenen Informationen zu vermeiden.

Erforderliche Angaben

Damit ein Dokument seine Funktion als Rechnung erfüllen kann, muss es die folgenden Angaben klar und korrekt enthalten:

• Name des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin: Geben Sie den Unternehmensnamen, den Namen der Abteilung und den Namen der Kontaktperson des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin an. Fügen Sie „z. Hd.“ für Firmen oder Abteilungen und „Herr/Frau“ für Einzelpersonen hinzu. Klären Sie außerdem im Voraus, ob der Adressat das Unternehmen als Ganzes ist oder eine bestimmte Kontaktperson.

• Angaben zum Rechnungssteller/zur Rechnungsstellerin: Geben Sie den Namen (oder Handelsnamen) und den Firmennamen der Rechnungsstellerin oder des Rechnungsstellers an. Angaben, die über den Namen und den Unternehmensnamen hinausgehen, sind optional, es wird jedoch empfohlen, auch die Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Rechnungsstellerin bzw. des Rechnungsstellers anzugeben. Bei der Ausstellung einer qualifizierten Rechnung ist außerdem die Registrierungsnummer des Rechnungsstellungssystems erforderlich.

• Transaktionsdetails: Geben Sie den Namen, den Stückpreis, die Menge, das Transaktionsdatum und das Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen an, die in der Rechnung aufgeführt sind.

• Transaktionsbetrag: Geben Sie den Zwischensummenbetrag, den Verbrauchsteuerbetrag auf die Zwischensumme und den Rechnungsgesamtbetrag inklusive Steuern (Zwischensumme plus Verbrauchsteuer) ein. Beachten Sie, dass bei Anwendbarkeit der Quellensteuer (wie später erläutert) der endgültige Rechnungsbetrag der Betrag nach Abzug der Quellensteuer ist. Verwenden Sie bei der Angabe von Beträgen Punkte als Tausendertrennzeichen, indem Sie von rechts zählen und alle drei Ziffern einen Punkt setzen (z B. 25.000 Yen). Dadurch sind die Zahlen leichter lesbar.

• Anwendbare Steuersätze und Verbrauchsteuerbeträge nach Steuersatz: Ermitteln Sie den Gesamtbetrag der Verbrauchsteuer, aufgeschlüsselt nach den Beträgen für den Standardsteuersatz (10 %) und den ermäßigten Steuersatz (8 %), und führen Sie diese separat vom oben genannten Transaktionsbetrag auf. Geben Sie dabei den Gesamtbetrag der Transaktion (inklusive oder exklusive Steuern) für jede Transaktion, kategorisiert nach Steuersatz, klar an und stellen Sie sicher, dass er mit dem entsprechenden Steuersatz verknüpft ist. (Da der ermäßigte Steuersatz in erster Linie für Lebensmittel gilt, wird auf Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben in der Regel nur der Standardsteuersatz verwendet.)

Empfohlene Angaben

Zu den zusätzlichen Angaben, deren Aufnahme in Rechnungen empfohlen wird, gehören Informationen, die in den meisten Fällen erforderlich sind, wie beispielsweise die Details zur Banküberweisung. Daher ist es zwar nicht zwingend erforderlich, aber dennoch ratsam, Folgendes klar anzugeben:

• Rechnungsnummer: Besteht in der Regel aus der Kundennummer, dem Datum und der Transaktionsnummer oder einer fortlaufenden Nummer.

• Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist nicht unbedingt das tatsächliche Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen im Voraus darüber einigen, wie das Ausstellungsdatum festgelegt wird. In der Regel wird das Ausstellungsdatum an das Abschlussdatum des Abrechnungszyklus der Kundin bzw. des Kunden angepasst.

• Zahlungsziel: Geben Sie das Zahlungsdatum gemäß den im Voraus vereinbarten Bedingungen an. Wenn das Zahlungsziel auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, sollten Sie im Voraus mit Ihrem Geschäftspartner klären, ob eine Vorverlegung des Zahlungsdatums akzeptabel ist.

• Details zur Banküberweisung: Geben Sie den Namen der Bank, den Namen der Zweigstelle, die Art des Kontos, die Kontonummer, den Namen der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers (in Katakana), den Bankcode und den Filialcode an. Wenn sich die Bankverbindung ändert, informieren Sie Ihre Geschäftspartner bitte im Voraus und geben Sie die Änderungen deutlich im Feld „Bemerkungen“ oder an einer anderen geeigneten Stelle auf der Rechnung an.

• Handhabung von Banküberweisungsgebühren: Legen Sie im Voraus mit Ihrem Geschäftspartner fest, wer die Banküberweisungsgebühren übernimmt. Wenn der Empfänger/die Empfängerin die Gebühren zu tragen hat, können Sie im Feld „Bemerkungen“ der Rechnung einen Hinweis wie „Wir bitten Sie, die Banküberweisungsgebühren zu übernehmen“ einfügen.

• Quellensteuerbetrag (falls zutreffend): Dies gilt für Vergütungen und Gebühren, die der Quellensteuer unterliegen, wie von der japanischen Steuerbehörde festgelegt. Die Partei, welche die Vergütung zahlt, sollte den Betrag der Einkommensteuer, der im Namen des Empfängers/der Empfängerin einbehalten wurde, deutlich als „Quellensteuer“ auf der Rechnung vermerken. Insbesondere bei Unternehmenskunden/-kundinnen oder Einzelunternehmern/Einzelunternehmerinnen, die der Quellensteuerpflicht unterliegen, sollten Sie im Voraus klären, ob diese Steuern einbehalten werden und ob der Betrag auf der Rechnung ausgewiesen werden muss. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde Steuern einbehält, den Rechnungsbetrag abzüglich des einbehaltenen Steuerbetrags erhalten.

Bitte beachten Sie, dass es ähnlich wie bei allgemeinen Rechnungen keine Vorlagen oder gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des Formats für qualifizierte Rechnungen gibt. Um jedoch eine qualifizierte Rechnung auszustellen, die alle Bedingungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, ist es wichtig, die von der japanischen Steuerbehörde festgelegten Pflichtangaben zu überprüfen und sich ein solides Verständnis von qualifizierten Rechnungen anzueignen.

Informationen, die vor der Erstellung einer Rechnung für ausgelagerte Aufgaben mit dem Kunden bzw. der Kundin zu klären sind

m Folgenden finden Sie eine Checkliste mit Punkten, die vor der Erstellung einer Rechnung für ausgelagerte Aufgaben mit dem Geschäftspartner zu klären sind. Bitte verwenden Sie diese als Vorlage für die Rechnungsstellung.

• Name des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
  
• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Zahlungsziel
  
• Wer trägt die Gebühren für die Banküberweisung?
  
• Rechnungsversand (Papierrechnungen per Post oder papierlose Rechnungen)
  
• Sollte die Quellensteuer in der Rechnung enthalten sein (falls zutreffend)?
  
• Können sonstige Ausgaben (z. B. Transportkosten) in Rechnung gestellt werden?
  

Die vorherige Bestätigung dieser Informationen trägt nicht nur zu einer reibungslosen Rechnungsstellung bei, sondern hilft Ihnen auch, gute Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten.

Wichtige Punkte bei der Erstellung einer Rechnung für ausgelagerte Aufgaben

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die dazu beitragen, Probleme wie unbezahlte Rechnungen und verspätete Zahlungen zu vermeiden. Daher sollten Sie bei der Erstellung von Rechnungen einige wichtige Punkte beachten.

• Angabe von spezifischen, detaillierten Informationen: Geben Sie so viele spezifische Details wie möglich über die Transaktion an. Geben Sie das Lieferdatum, den offiziellen Namen des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge und alle anderen notwendigen Details klar an. Die Beschreibung sollte so klar sein, dass der Empfänger bzw. die Empfängerin die Details auf einen Blick verstehen kann.

• Überprüfung des Inhalts: Wenn nach dem Versenden einer Rechnung ein Fehler entdeckt wird, könnte dies das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner beeinträchtigen. Überprüfen Sie daher vor dem Versenden einer Rechnung sorgfältig alle Angaben wie den Namen der Kundin bzw. des Kunden, die Transaktionsdetails, den Transaktionsbetrag und die Banküberweisungsdaten, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen. Wenn Sie einen Fehler in einer bereits versendeten Rechnung entdecken, kontaktieren Sie die Kundin bzw. den Kunden umgehend, entschuldigen Sie sich aufrichtig und stellen Sie die Rechnung erneut aus.

• Fokus auf Effizienz: Um die oben genannten Fehler in der Dokumentation zu vermeiden und den Arbeitsaufwand für die Erstellung von Rechnungen zu reduzieren, sollten Sie die Verwendung einer Rechnungsvorlage oder eines Tools zur automatischen Generierung in Betracht ziehen. Wenn Sie beispielsweise die Mehrwertsteuerbeträge oder Rechnungsbeträge manuell berechnen müssen, ist dies nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch Fehler auftreten. Vorlagen und Tools mit automatischen Berechnungsfunktionen können jedoch Berechnungsfehler verhindern und andere Probleme vermeiden.

• Rechnungen stets als PDF versenden: Wenn Sie Rechnungsdaten für ausgelagerte Aufgaben per E-Mail versenden, konvertieren Sie diese stets in das PDF-Format. Rechnungen können zwar mit Programmen wie Word oder Excel erstellt werden, jedoch ermöglicht das Versenden im Originalformat dem/der Empfänger/in eine einfache Änderung des Inhalts. Es wird dringend empfohlen, Rechnungsdaten stattdessen im PDF-Format zu versenden, da es schwierig ist, deren Inhalt zu löschen oder zu ändern.

So stellen Sie Rechnungen für ausgelagerte Aufgaben reibungslos aus

Für eine einfache und reibungslose Rechnungsstellung empfehlen wir die Verwendung der oben genannten Vorlagen und Online-Tools.

Insbesondere Online-Tools sind sehr praktisch, da sie den gesamten Vorgang von der Erstellung und dem Versand der Rechnungen bis zur Verfolgung der Zahlungen automatisieren und zentralisieren.

Die Implementierung eines Online-Tools mit umfassenden Rechnungsfunktionen kann zu effizienteren Backoffice-Abläufen führen. Die Nutzung eines solchen Tools ist jedoch mit Implementierungs- und Betriebskosten verbunden. Daher ist es wichtig, vor der Nutzung sorgfältig die Kosteneffizienz und den Zeitpunkt zu prüfen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.