Une facture est un document utilisé par une entreprise pour demander à un client le paiement de biens ou de services. Tout comme les devis, les reçus et les bons de livraison, une facture constitue un document justificatif important à des fins comptables, non seulement pour les entreprises, mais aussi pour les entrepreneurs individuels.

Pour les travailleurs indépendants et autres entrepreneurs individuels qui fournissent des services sur une base contractuelle, la création et l’émission correctes des factures sont essentielles pour recevoir le paiement de leur travail. Si des problèmes surviennent lors du procédé d’émission d’une facture, vous risquez de ne pas recevoir votre paiement dans les délais, ce qui pourrait perturber vos activités commerciales.

Cet article explique aux entreprises qui acceptent des demandes de travail provenant de parties externes comment établir une facture pour des travaux externalisés, notamment : les informations requises, les points à prendre en compte et les méthodes d’émission.

Contenu de cet article

• Pourquoi les factures sont-elles nécessaires pour les travaux externalisés?
  
• Informations à inclure et comment rédiger une facture pour un travail externalisé
  
• Informations à confirmer avec le client avant de créer une facture pour un travail externalisé
  
• Points à prendre en compte lors de la création d’une facture pour des travaux externalisés
  
• Comment émettre facilement des factures pour des travaux externalisés
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Pourquoi les factures sont-elles nécessaires pour les travaux externalisés?

Pourquoi les factures sont-elles nécessaires pour les travaux externalisés? Dans cette section, nous expliquerons le rôle des factures.

Pour couvrir le risque

Comme mentionné ci-dessus, une facture est un document utilisé pour demander le paiement à l’acheteur de marchandises ou au client à qui des services ont été fournis. L’émission de factures n’est pas une obligation légale. Cependant, si vous exercez une activité commerciale au Japon, vous avez probablement une expérience considérable dans le traitement des documents appelés factures. Les factures sont presque toujours émises dans le cadre de transactions commerciales, principalement pour éviter tout litige avec les clients. En d’autres termes, bien qu’il n’y ait aucune obligation légale de les émettre, elles sont considérées comme des documents indispensables pour assurer le bon déroulement des paiements de la part des partenaires commerciaux.

Même sans facture, un sous-traitant peut recevoir son paiement. Cependant, ne pas émettre de facture peut entraîner des complications telles que des erreurs dans le montant reçu ou des paiements qui ne sont jamais effectués. Émettre une facture à un client pour un travail externalisé peut aider à prévenir des problèmes tels que des frais impayés avant qu’ils ne surviennent.

De plus, dans le cas improbable où le client refuserait de payer les services rendus, la facture sert de preuve de votre droit à percevoir le paiement. En effet, en vertu du droit civil japonais, la création d’une facture permet au prestataire de services d’exercer son droit de réclamer le paiement pendant une certaine période (cinq ans), même s’il ne peut pas recevoir le paiement immédiatement. Ainsi, bien qu’il n’y ait aucune obligation légale d’émettre une facture, le fait que sa création et sa remise aient un effet juridique démontre la grande utilité des factures pour ceux qui travaillent sous contrat.

À des fins fiscales

Les déclarations de revenus peuvent être déposées même sans factures. Toutefois, si un bureau des services fiscaux local procède à un contrôle, il peut vous être demandé de les présenter. Dans ce cas, sans factures, les détails des transactions qui ont généré des revenus ne peuvent être vérifiés, ce qui peut entraîner des soupçons de déclaration fiscale falsifiée. Cela pourrait également entraîner l’imposition d’un impôt sur le revenu supplémentaire. Compte tenu des risques liés à la non-émission de factures, il est conseillé de les émettre pour toutes les transactions, et pas seulement pour les travaux externalisés.

De plus, même dans le cadre du système de facturation admissible actuellement en vigueur au Japon, les factures occupent une place très importante. Si le vendeur n’est pas en mesure d’émettre une facture conforme au système de facturation (c’est-à-dire une facture admissible), l’acheteur ne pourra pas demander le crédit de taxe sur les intrants qui serait normalement applicable. Il est donc important que les entreprises engagées dans des transactions interentreprises s’enregistrent dans le cadre du système de facturation actuel pour devenir des émetteurs de factures admissibles et de s’assurer qu’elles disposent des systèmes nécessaires pour émettre des factures admissibles sans aucun problème.

Il est important de noter que, pour vous inscrire au système de facturation, vous devez être une entreprise imposable. Par conséquent, l’une des principales préoccupations des acheteurs est de ne plus pouvoir demander de crédits d’impôt sur les intrants lorsqu’ils traitent avec des entreprises exonérées d’impôt après l’entrée en vigueur du système de facturation. Pour remédier à cela, des mesures transitoires ont été mises en place pour permettre l’application de crédits d’impôt sur les intrants même en cas d’externalisation de travaux à des entreprises exonérées d’impôt. Le recours à ces mesures transitoires peut donc contribuer à réduire la charge de la taxe à la consommation. (En ce qui concerne les mesures transitoires relatives au système de facturation, consultez les dernières informations de l’Agence nationale des impôts.)

Informations à inclure et comment rédiger une facture pour un travail externalisé

Il n’existe aucune règle juridique concernant la manière de rédiger les factures, et les émetteurs peuvent utiliser le format de leur choix. Tant que les informations requises sont correctement indiquées, tout format, qu’il soit manuscrit ou électronique, est acceptable. Cependant, certaines exigences s’appliquent aux factures, et il est recommandé d’y inclure certaines informations. Lorsque vous créez des factures pour des travaux externalisés, veillez à éviter toute erreur ou omission dans les informations que vous fournissez.

Informations requises

Pour remplir sa fonction de facture, un document doit contenir clairement et précisément les éléments suivants :

• Nom du destinataire de la facture : indiquez le nom de l’entreprise, le nom du service et le nom de la personne à contacter. Ajoutez « À l’attention de : » pour les entreprises ou les services, et « M./Mme » pour les particuliers. Vérifiez également à l’avance si le destinataire est l’entreprise dans son ensemble ou une personne spécifique.

• Informations sur l’émetteur de la facture : indiquez le nom (ou la raison sociale) et le nom de l’entreprise de l’émetteur. Bien que les informations autres que le nom et le nom de l’entreprise soient facultatives, il est recommandé d’inclure également l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’émetteur. De plus, lors de l’émission d’une facture qualifiée, le numéro d’enregistrement du système de facturation est obligatoire.

• Détails de la transaction : indiquez le nom, le prix unitaire, la quantité, la date de transaction et la date de livraison des biens ou services couverts par la facture.

• Montant de la transaction : indiquez le montant du sous-total, le montant de la taxe à la consommation sur le sous-total et le montant total de la facture, taxe comprise (sous-total plus taxe à la consommation). Notez que si une retenue à la source est applicable (comme expliqué plus loin), le montant final de la facture sera le montant après déduction de la retenue à la source. Lorsque vous inscrivez des montants, utilisez des virgules comme séparateurs de milliers en comptant à partir de la droite et en plaçant une virgule tous les trois chiffres (par exemple, ¥25,000). Cela rend les chiffres plus faciles à lire.

• Taux d’imposition applicables et montants de la taxe à la consommation par taux : déterminez le montant total de la taxe à la consommation, calculé en fonction du taux d’imposition standard (10 %) et du taux d’imposition réduit (8 %), puis indiquez-le séparément du montant de la transaction ci-dessus. Ce faisant, indiquez clairement le montant total de la transaction (taxe comprise ou non) pour chaque transaction classée par taux d’imposition, en veillant à ce qu’il soit lié au taux d’imposition correspondant. (Étant donné que le taux réduit s’applique principalement aux produits alimentaires, les factures pour les travaux externalisés n’utilisent généralement que le taux standard.)

Informations recommandées

Les éléments supplémentaires qu’il est recommandé d’inclure sur les factures comprennent des informations qui sont nécessaires dans la plupart des cas, telles que les coordonnées bancaires pour les virements. Par conséquent, bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé de préciser clairement les éléments suivants :

• Numéro de facture : généralement composé du numéro client, de la date et du numéro de transaction ou d’un numéro séquentiel.

• Date d’émission : la date d’émission de la facture n’est pas nécessairement la date à laquelle la facture a été générée. Il est donc important que les entreprises s’accordent à l’avance sur la manière de déterminer la date d’émission. La pratique courante consiste à aligner la date d’émission sur la date de clôture du cycle de facturation du client.

• Date d’échéance du paiement : indiquez la date de paiement conformément aux conditions convenues à l’avance. De plus, si la date d’échéance tombe pendant une fin de semaine ou un jour férié, assurez-vous de confirmer à l’avance auprès de votre partenaire commercial s’il est acceptable d’avancer la date de paiement.

• Coordonnées bancaires : indiquez le nom de la banque, le nom de la succursale, le type de compte, le numéro de compte, le nom du titulaire du compte (en katakana), le numéro d’institution et le numéro de succursale. Si les coordonnées bancaires changent, veillez à en informer vos partenaires commerciaux à l’avance et à indiquer clairement les modifications dans la section « Remarques » ou dans toute autre section appropriée de la facture.

• Prise en charge des frais de virement bancaire : assurez-vous de convenir à l’avance avec votre partenaire commercial qui prendra en charge les frais de virement bancaire. Si le destinataire doit prendre en charge ces frais, vous pouvez ajouter une mention du type « Nous vous prions de bien vouloir prendre en charge les frais de virement bancaire » dans la section « Remarques » de la facture.

• Montant de la retenue à la source (le cas échéant) : cela s’applique aux rémunérations et honoraires soumis à la retenue à la source telle que déterminée par l’Agence nationale des impôts. La partie qui verse la rémunération doit clairement indiquer le montant de l’impôt sur le revenu qui a été retenu au nom du bénéficiaire en tant que « retenue à la source » sur la facture. En particulier lorsque vous traitez avec des entreprises ou des entrepreneurs individuels soumis à des obligations de retenue à la source, vérifiez à l’avance s’ils vont prélever des retenues à la source et si le montant doit être inclus dans la facture. Notez que si votre client prélève des retenues à la source, le montant réel que vous recevrez sera le montant de la facture moins le montant de la retenue à la source.

Veuillez noter que, comme pour les factures générales, il n’existe pas de modèles ni d’exigences légales concernant le format des factures admissibles. Cependant, pour émettre une facture admissible qui remplit les conditions requises pour bénéficier du crédit de taxe sur les intrants, il est important de passer en revue les éléments obligatoires spécifiés par l’Agence nationale des impôts et d’acquérir une bonne compréhension des factures admissibles.

Informations à confirmer avec le client avant de créer une facture pour un travail externalisé

Voici une liste de contrôle des éléments à confirmer avec le partenaire commercial avant de créer une facture pour un travail externalisé. Veuillez l’utiliser comme référence lors de la création d’une facture.

• Nom du bénéficiaire de la facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Quelle partie prendra en charge les frais de virement bancaire
  
• Mode d’envoi de la facture (facture papier par courrier ou facture dématérialisée)
  
• Si la retenue à la source doit être incluse sur la facture (le cas échéant)
  
• Si des frais divers (par exemple, les frais de transport) peuvent être facturés
  

La confirmation préalable de ces informations permettra non seulement d’assurer une facturation sans heurts, mais aussi de maintenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Points à prendre en compte lors de la création d’une facture pour des travaux externalisés

Les factures sont des documents importants qui permettent d’éviter des problèmes tels que les factures impayées et les retards de paiement. Dans cette optique, voici quelques points clés à retenir lors de la création de factures.

• Fournir des informations spécifiques et détaillées : fournissez autant de détails spécifiques que possible sur la transaction. Indiquez clairement la date de livraison, le nom officiel du produit ou du service, la quantité et tout autre détail nécessaire. La description doit être suffisamment claire pour que le destinataire puisse en comprendre les détails d’un seul coup d’œil.

• Vérifier le contenu : si une erreur est découverte après l’envoi d’une facture, cela pourrait nuire à la confiance de vos partenaires commerciaux. Par conséquent, avant d’envoyer une facture, vérifiez soigneusement tous les éléments tels que le nom du client, les détails de la transaction, le montant de la transaction et les informations relatives au virement bancaire pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Si vous découvrez une erreur dans une facture qui a déjà été envoyée, contactez immédiatement le client, présentez-lui vos excuses sincères et réémettez la facture.

• Mettre l’accent sur l’efficacité : pour éviter les erreurs de documentation évoquées ci-dessus et réduire la charge de travail liée à la création des factures, envisagez d’utiliser un modèle de facture ou d’adopter un outil de génération automatique. Par exemple, lorsque vous devez calculer manuellement le montant de la taxe à la consommation ou le total des factures, non seulement cela prend du temps, mais surtout, des erreurs sont inévitables. Cependant, les modèles et les outils dotés de fonctions de calcul automatique permettent d’éviter les erreurs de calcul et d’autres problèmes.

• Toujours envoyer au format PDF : si vous envoyez par courriel les données relatives à une facture pour un travail externalisé, convertissez-les toujours au format PDF. Bien que les factures puissent être créées à l’aide de programmes tels que Word ou Excel, leur envoi dans leur format d’origine permet au destinataire de modifier facilement leur contenu. Il est fortement recommandé d’envoyer les données relatives aux factures au format PDF, car il est difficile de supprimer ou de modifier leur contenu.

Comment émettre facilement des factures pour des travaux externalisés

Pour émettre des factures de manière simple et fluide, nous vous recommandons d’utiliser les modèles et les outils en ligne mentionnés ci-dessus.

Les outils en ligne, en particulier, sont particulièrement pratiques, car ils automatisent et centralisent l’ensemble du procédé, de la création et l’envoi des factures au suivi des paiements.

La mise en place d’un outil en ligne doté d’une suite complète de fonctionnalités de facturation peut permettre d’améliorer l’efficacité des opérations administratives. Cependant, l’utilisation d’un tel outil implique des coûts de mise en œuvre et d’exploitation. Il est donc important d’évaluer soigneusement la rentabilité et le moment opportun avant de commencer à l’utiliser.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• Réduisez la charge de travail en arrière-plan : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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