Une facture est un document utilisé par une entreprise pour demander le paiement d’un client contre la vente de marchandises ou de services. À l’instar des devis, des reçus et des bons de livraison, la facture constitue un document justificatif important à des fins comptables, non seulement pour les sociétés, mais aussi pour les entrepreneurs individuelles.

Dans le cas des travailleurs indépendants et des autres entrepreneurs individuels qui fournissent des services sur une base contractuelle, la création et l’émission adéquates de factures sont essentielles pour recevoir le paiement de leur travail. En cas de problèmes lors de l’émission d’une facture, le paiement pourrait ne pas se faire sans encombre, ce qui pourrait perturber le fonctionnement de votre entreprise.

Cet article, destiné aux entreprises qui acceptent des demandes de travail de la part de tiers, explique comment établir une facture pour un travail externalisé, notamment : les informations requises, les points à prendre en compte et les méthodes d’émission.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qui rend la facturation d’un travail externalisé une nécessité ?
  
• Informations à inclure et méthode de rédaction d’une facture pour un travail externalisé
  
• Informations à confirmer avec le client avant d’établir une facture pour un travail externalisé
  
• Points à prendre en compte lors de l’établissement d’une facture pour un travail externalisé
  
• Comment facturer efficacement un travail externalisé
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qui rend la facturation d’un travail externalisé une nécessité ?

Qu’est-ce qui fait l’importance des factures pour un travail externalisé ? Dans cette section, nous expliquerons le rôle des factures.

Pour se prémunir contre le risque

Tel qu’indiqué ci-dessus, une facture est un document utilisé pour demander un paiement à l’acheteur de marchandises ou au client auquel des services ont été rendus. L’émission de factures n’est pas une obligation juridique. Cependant, si vous exercez une activité au Japon, vous avez probablement une solide expérience dans la gestion de documents qualifiés de factures. Ces dernières sont presque systématiquement émises dans le cadre de transactions commerciales, principalement pour éviter les litiges avec les clients. Autrement dit, bien qu’il n’existe aucune obligation juridique de les émettre, les factures sont considérées comme des documents indispensables pour garantir le paiement sans encombre de la part des partenaires commerciaux.

Même en l’absence d’une facture, un entrepreneur peut toujours être payé. Toutefois, l’omission de facturation peut entraîner des complications telles que des erreurs dans le montant reçu ou des paiements qui ne se concrétisent jamais. L’émission d’une facture à un client pour un travail externalisé peut contribuer à prévenir certains problèmes, tels que des impayés, avant même qu’ils ne surviennent.

En outre, dans le cas peu probable où le client refuserait de payer les services rendus, la facture constitue la preuve de votre droit à en réclamer le paiement. En effet, selon le droit civil japonais, l’établissement d’une facture permet au fournisseur de services d’exercer sa créance, ou son droit d’exiger un paiement, pendant une certaine période (cinq ans), même s’il est incapable de recevoir le paiement immédiatement. Ainsi, bien qu’il n’existe aucune obligation juridique d’émettre une facture, le fait que son émission et sa remise produisent un effet juridique démontre la grande utilité des factures pour les personnes travaillant sous contrat.

Pour des raisons fiscales

Il est possible de déposer une déclaration de revenus même sans factures. Toutefois, si une administration fiscale locale effectue un contrôle, il se peut que l’on vous demande de les soumettre. Dans de tels cas, en l’absence de factures, les détails des transactions ayant généré un bénéfice ne peuvent être vérifiés, ce qui peut faire naître des soupçons de déclaration fiscale falsifiée. Ceci pourrait également entraîner le calcul d’un impôt sur le bénéfice supplémentaire. Compte tenu des risques liés à l’absence de factures, il est conseillé d’en émettre pour toutes les transactions, et non seulement pour le travail externalisé.

De plus, même dans le cadre du Système de facturation qualifiée actuellement en vigueur au Japon, les factures conservent une place très importante. En effet, si le commerçant est incapable d’émettre une facture conforme à ce système de facturation (à savoir, une facture qualifiée), le client ne pourra pas réclamer le crédit d’impôt sur les intrants qui serait autrement applicable. Il est donc essentiel pour les entreprises effectuant des transactions B2B d’effectuer une immatriculation au système de facturation actuel afin d’obtenir l’agrément d’émetteur de factures qualifiées et de s’assurer de disposer des systèmes nécessaires pour émettre des factures qualifiées sans difficulté.

Il est important de noter ici que pour effectuer une immatriculation au Système de facturation, il faut que l’entreprise soit assujettie à l’impôt. Par conséquent, une préoccupation majeure pour les clients est qu’ils ne pourront pas réclamer des crédits d’impôt sur les intrants lorsqu’ils traiteront avec des entreprises exonérées d’impôt après l’entrée en vigueur du Système de facturation. Pour remédier à cela, des mesures transitoires permettent désormais l’application des crédit d’impôt sur les intrants même en cas d’externalisation d’un travail auprès d’entreprises exonérées d’impôt. Le recours à ces mesures transitoires peut donc contribuer à alléger la charge de la taxe sur la consommation. (Pour plus d’informations sur les mesures transitoires relatives au Système de facturation, veuillez consulter les dernières informations de l’Agence nationale des impôts.)

Informations à inclure et méthode de rédaction d’une facture pour un travail externalisé

Il n’existe aucune règle juridique concernant la rédaction des factures, et les émetteurs peuvent utiliser le format de leur choix. Du moment que les informations requises sont enregistrées avec précision, n’importe quel format, manuscrit ou électronique, est considéré convenable. Cependant, certaines exigences s’appliquent aux factures, en plus qu’il est recommandé d’y inclure certaines informations. Lors de la création d’une facture pour un travail externalisé, veillez à éviter les erreurs ou omissions dans les informations fournies.

Informations requises

Pour qu’il remplisse sa fonction de facture, un document doit contenir clairement et précisément les informations suivantes :

• Nom du destinataire de la facture : indiquez le nom de l’entreprise du destinataire de la facture, le nom du service et le nom de la personne-ressource. Ajoutez « À l’attention de » pour les entreprises ou les services, et « M./Mme » pour les particuliers. Veuillez également confirmer au préalable si le destinataire est l’entreprise dans son ensemble ou une personne-ressource spécifique.

• Informations sur l’émetteur de la facture : veuillez indiquer le nom (ou la raison sociale) et le nom de l’entreprise de l’émetteur. Bien que les informations autres que le nom et le nom de l’entreprise soient facultatives, il est recommandé d’inclure également l’adresse, le numéro de téléphone et l’e-mail de l’émetteur. De plus, lors de l’émission d’une facture qualifiée, le numéro d’immatriculation au Système de facturation est obligatoire.

• Détails de la transaction : indiquez le nom, le prix unitaire, la quantité, la date de la transaction et la date de livraison des marchandises ou services couverts par la facture.

• Montant de la transaction : incluez le montant du sous-total, le montant de la taxe à la consommation sur le sous-total et le montant total de la facture, taxe comprise (sous-total plus taxe à la consommation). Veuillez noter que si une retenue à la source est applicable (comme expliqué plus loin), le montant final de la facture sera le montant après déduction de la retenue à la source. Pour écrire des montants, utilisez des virgules comme séparateurs de milliers en comptant à partir de la droite et en plaçant une virgule tous les trois chiffres (par exemple, 25,000 ¥). Ceci rend les chiffres plus faciles à lire.

• Taux d’imposition applicable et montant de la taxe à la consommation par taux : déterminez le montant total de la taxe à la consommation ventilé en montants pour le taux d’imposition standard (10 %) et le taux d’imposition réduit (8 %) et indiquez-les séparément du montant de la transaction ci-dessus. Ce faisant, indiquez clairement le montant total de la transaction (taxes comprises ou non) pour chaque transaction catégorisée par taux d’imposition, en veillant à ce qu’il soit lié au taux d’imposition correspondant. (Étant donné que le taux d’imposition réduit s’applique principalement aux produits alimentaires, une facture relative à un travail externalisé utilise normalement le taux d’imposition standard uniquement.)

Informations recommandées

Les éléments supplémentaires recommandés pour figurer sur les factures comprennent des informations nécessaires dans la plupart des cas, telles que les coordonnées pour un virement bancaire. Par conséquent, bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé de préciser clairement les informations suivantes :

• Numéro de la facture : généralement composé du numéro du client, de la date et du numéro de la transaction ou d’un numéro séquentiel.

• Date d’émission : la date d’émission de la facture ne correspond pas nécessairement à la date à laquelle elle a été établie. Il est donc important que les entreprises conviennent à l’avance de la manière de déterminer cette date. La pratique courante consiste à aligner la date d’émission avec la date de clôture du cycle de facturation du client.

• Date d’échéance du paiement : indiquez la date d’échéance conformément aux conditions convenues au préalable. De plus, si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, assurez-vous de confirmer au préalable avec votre partenaire commercial s’il est acceptable de reporter la date de paiement.

• Coordonnées pour un virement bancaire : veuillez inclure le nom de la banque, le nom de l’agence, le type de compte, le numéro de compte, le nom du titulaire du compte (en katakana), le code banque et le code guichet. En cas de modification des informations du compte bancaire, veuillez en informer vos partenaires commerciaux à l’avance et préciser clairement ces modifications dans la section des « Remarques » ou à un autre endroit approprié sur la facture.

• Partie responsable des frais de virement bancaire : assurez-vous de convenir à l’avance avec votre partenaire commercial de la partie qui prendra en charge les frais du virement bancaire. Si les frais sont à la charge du destinataire, vous pouvez inclure la phrase « Nous vous prions de bien vouloir prendre en charge les frais de virement bancaire », par exemple, dans la section des « Remarques » sur la facture.

• Montant de la retenue à la source (le cas échéant) : ceci s’applique aux rémunérations et frais soumis à la retenue à la source, telle que déterminée par l’Agence nationale des impôts. La partie qui verse la rémunération doit clairement indiquer sur la facture, sous la rubrique « Retenue à la source », le montant de l’impôt sur le bénéfice retenu pour le compte du destinataire. En particulier lorsqu’il s’agit de clients corporatifs ou d’entrepreneurs individuels soumis à des obligations de retenue à la source, il convient de confirmer au préalable s’ils effectueront une retenue à la source et si le montant doit être inclus sur la facture. Veuillez noter que si votre client retient des impôts à la source, le montant que vous recevrez réellement sera le montant de la facture moins le montant de la retenue à la source.

Veuillez noter que, à l’instar des factures classiques, il n’existe aucun modèle ni exigence juridique concernant le format des factures qualifiées. Toutefois, pour émettre une facture conforme aux conditions relatives au crédit d’impôt sur les intrants, il est important de prendre connaissance des éléments obligatoires précisés par l’Agence nationale des impôts et de bien comprendre ce qu’est une facture qualifiée.

Informations à confirmer avec le client avant d’établir une facture pour un travail externalisé

Vous trouverez ci-après une liste des points à vérifier avec votre partenaire commercial avant d’établir une facture pour un travail externalisé. Veuillez utiliser ce document comme référence lors de la création d’une facture.

• Nom du destinataire de la facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date d’échéance du paiement
  
• Partie responsable des frais de virement bancaire
  
• Mode d’envoi des factures (factures papier par courrier ou factures dématérialisées)
  
• Inclusion éventuelle de la retenue à la source sur la facture (le cas échéant)
  
• Inclusion éventuelle des dépenses diverses (frais de transport, par exemple) sur la facture
  

Le fait de confirmer ces informations à l’avance ne vous permettra pas seulement d’assurer une facturation sans accroc, mais aussi d’entretenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Points à prendre en compte lors de l’établissement d’une facture pour un travail externalisé

Les factures représentent des documents importants qui permettent d’éviter des problèmes tels que ceux liés aux factures impayées et aux retards de paiement. Dans cette optique, voici quelques points essentiels à prendre en compte lors de la création de factures.

• Fournir des informations précises et détaillées : fournissez autant de détails précis que possible sur la transaction. Veuillez indiquer clairement la date de livraison, le nom officiel du produit ou du service, la quantité et toute autre information nécessaire. La description doit être suffisamment explicite pour que le destinataire puisse en comprendre les détails d’un seul coup d’œil.

• Vérifier le contenu : si une erreur est découverte après l’envoi d’une facture, ceci pourrait nuire à la confiance de vos partenaires commerciaux. Par conséquent, avant d’envoyer une facture, vérifiez attentivement tous les éléments tels que le nom du client, les détails de la transaction, le montant de la transaction et les informations de virement bancaire afin de vous assurer de l’absence de toute erreur. Si vous découvrez une erreur dans une facture déjà envoyée, contactez immédiatement le client, présentez vos sincères excuses et réémettez la facture.

• Privilégier l’efficacité : pour éviter les erreurs de documentation mentionnées ci-dessus et réduire la charge de travail liée à la création de factures, envisagez l’utilisation d’un modèle de facture ou l’adoption d’un outil de génération automatique. Par exemple, lorsque vous devez calculer manuellement les montants des taxes à la consommation ou les totaux des factures, non seulement les calculs prennent du temps, mais ils sont surtout source d’erreurs. Cependant, les modèles et les outils dotés de fonctions de calcul automatique peuvent prévenir les erreurs de calcul et contribuer à éviter d’autres problèmes.

• Toujours envoyer au format PDF : si vous envoyez des données de facturation pour un travail externalisé par e-mail, convertissez-les toujours au format PDF. Bien que les factures puissent être créées à l’aide de programmes comme Word ou Excel, les envoyer dans leur format original permet au destinataire d’en modifier facilement le contenu. Il est donc fortement recommandé d’envoyer les factures au format PDF, car ceci rend difficile la suppression ou la modification du contenu.

Comment facturer efficacement un travail externalisé

Pour émettre des factures de manière simple et fluide, nous vous recommandons d’utiliser les modèles et les outils en ligne mentionnés ci-dessus.

Les outils en ligne, en particulier, sont très pratiques étant donné qu’ils automatisent et centralisent l’ensemble du processus, de la création et de l’envoi des factures au suivi des paiements.

L’utilisation d’un outil en ligne doté d’une suite complète de fonctionnalités de facturation peut conduire à des opérations administratives plus efficaces. Cependant, l’utilisation d’un tel outil implique des coûts de mise en œuvre et d’exploitation. Il est donc important d’examiner attentivement son rapport coût-efficacité et le moment opportun avant de commencer à l’utiliser.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

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