Uma fatura é um documento usado por uma empresa para solicitar pagamento de um cliente por bens ou serviços. Assim como orçamentos, recibos e notas de entrega, a fatura funciona como um documento de apoio importante para fins contábeis, tanto para empresas quanto para profissionais autônomos

Para freelancers e outros profissionais autônomos que prestam serviços por contrato, a elaboração e emissão corretas das faturas é fundamental para receber o pagamento pelo trabalho realizado. Se houver problemas no processo de emissão da fatura, o pagamento pode não ocorrer de forma tranquila, o que pode prejudicar o andamento das operações do negócio.

Este artigo explica, para empresas que aceitam solicitações de trabalho de terceiros, como criar uma fatura por um trabalho terceirizado, incluindo: informações necessárias, pontos a observar e métodos de emissão.

O que vamos abordar neste artigo?

• Por que as faturas são necessárias para trabalho terceirizado
  
• Informações a serem incluídas e como fazer uma fatura para um trabalho terceirizado
  
• Informações a serem confirmadas com o cliente antes de criar uma fatura para trabalho terceirizado
  
• Pontos a serem observados durante a criação de uma fatura referente a um trabalho terceirizado
  
• Como emitir faturas para trabalho terceirizado com tranquilidade
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Por que as faturas são necessárias para trabalho terceirizado?

Por que as faturas são necessárias para o trabalho terceirizado? Nesta seção, explicamos a função das faturas.

Para proteger de riscos

Como mencionado acima, uma fatura é um documento usado para solicitar pagamento do comprador de bens ou do cliente para quem serviços foram prestados. A emissão de faturas não é uma exigência legal. No entanto, se você realiza negócios no Japão, provavelmente já tem bastante experiência com documentos rotulados como faturas. Quase sempre elas são emitidas no curso das transações comerciais, principalmente como uma forma de evitar contestações por parte dos clientes. Em outras palavras, embora não exista obrigação legal de emiti-las, elas são consideradas indispensáveis para garantir um pagamento tranquilo por parte dos parceiros de negócios.

Mesmo sem uma fatura, é possível que um prestador de serviços receba o pagamento. No entanto, deixar de emitir uma fatura pode gerar complicações, como erros no valor recebido ou pagamentos que nunca se concretizam. Emitir uma fatura para um cliente em relação a trabalhos terceirizados ajuda a evitar problemas como honorários não pagos antes que esses problemas aconteçam.

Além disso, no caso improvável do cliente se recusar a pagar pelos serviços prestados, a fatura serve como prova do seu direito de recolher pagamento. Isto porque, segundo a legislação civil japonesa, a criação de uma fatura permite ao provedor de serviços exercer a sua reclamação, ou o direito de exigir pagamento, por um determinado período (cinco anos), mesmo que não sejam capazes de receber o pagamento imediatamente. Assim, embora não haja obrigação jurídica de emitir uma fatura, o fato de sua criação e entrega gerar efeitos jurídicos demonstra a elevada utilidade para aqueles que realizam o contrato de trabalho.

Para fins tributários

As declarações de imposto de renda podem ser apresentadas mesmo sem faturas. No entanto, se um órgão tributário local realizar uma auditoria, você pode ser solicitado a apresentá-las. Nesses casos, sem as faturas, os detalhes das transações que geraram renda não podem ser verificados, o que pode levantar suspeitas de uma declaração de imposto falsificada. Isso também pode resultar na cobrança de imposto de renda adicional. Considerando os riscos de não emitir faturas, é recomendável emiti-las para todas as transações, não apenas para os trabalhos terceirizados.

Além disso, mesmo de acordo com o Sistema de Faturas Qualificadas atualmente em vigor no Japão, as faturas ocupam uma posição muito importante. Se o vendedor não puder emitir uma fatura compatível com o Sistema de Faturas (ou seja, uma fatura qualificada), o comprador não poderá solicitar a reclamação dos créditos de imposto de entrada que, de outra forma, seriam aplicáveis. Por isso, é importante que as empresas envolvidas em transações B2B se inscrevam no Sistema de Faturas em vigor para se tornarem emissoras de faturas qualificadas e que tenham as condições necessárias para emitir em sistemas qualificados sem problemas.

É importante ressaltar que, para solicitar o registo no Sistema de Faturas, você deve ser uma empresa tributável. Por isso, uma grande preocupação para os compradores é que eles não poderão solicitar créditos de imposto de entrada quando forem empresas isentas de tributação após a entrada em vigor do Sistema de Faturas. Para resolver esse problema, agora existem medidas transitórias que permitem a inscrição de créditos tributados até mesmo ao terceirizar empresas isentas de trabalho tributadas. O uso dessas medidas transitórias pode, portanto, ajudar a reduzir a carga do imposto sobre consumo. (Quanto às medidas transitórias do Invoice System, consulte as informações mais recentes fornecidas pela Agência Nacional de Impostos.)

Informações a serem incluídas e como fazer uma fatura para um trabalho terceirizado

Não existem regras jurídicas sobre como fazer faturas, e os emissores podem usar qualquer formato que quiserem. Desde que as informações exigidas sejam registradas com precisão, qualquer formato, seja manual ou eletrônico, é válido. No entanto, existem certos requisitos para as faturas, bem como algumas informações recomendadas que dever ser incluídas nas faturas. Ao criar faturas para trabalho terceirizado, tenha cuidado para evitar erros ou omissões nas informações que você fornecer.

Dados necessários

Para desempenhar sua função de fatura, um documento deve conter com clareza e precisão o seguinte:

• Nome do beneficiário da fatura: inclua o nome da empresa, o nome do departamento e o nome da pessoa de contato do beneficiário da fatura. Adicione "At:" para empresas ou departamentos e "Sr./Sra." para pessoas físicas. Além disso, confirme antecipadamente se o destinatário é a empresa como um todo ou uma pessoa de contato específica.

• Informações do emissor da fatura: inclua o nome do emissor (ou o nome fantasia) e a razão social. Embora outras informações além do nome fantasia e do nome da empresa sejam opcionais, é considerada uma boa prática incluir também o endereço, o número de telefone e o endereço de e-mail do emissor. Além disso, ao emitir uma fatura qualificada, o número de registro no Sistema de faturamento deve ser informado.

• Detalhes da transação: indique o nome, o preço unitário, a quantidade, a data da transação e a data de entrega dos bens ou serviços discriminados pela fatura.

• Valor da transação: inclua o valor do subtotal, o valor do imposto sobre consumo aplicado ao subtotal e o valor total da fatura com imposto incluído (subtotal mais imposto sobre consumo). Observe que, se houver imposto retido na fonte pertinente, conforme explicado mais adiante, o valor final da fatura será o montante após a dedução desse imposto. Ao escrever os valores, use vírgulas como separadores de milhar, contando da direita e inserindo uma vírgula a cada três dígitos (por exemplo, ¥25,000). Isso torna os números mais fáceis de ler.

• Alíquotas aplicáveis e valores de imposto sobre consumo por alíquota: determine o valor total do imposto sobre consumo, separando os montantes referentes à alíquota padrão (10%) e à alíquota reduzida (8%), e liste esses valores separadamente do valor da transação mencionado acima. Ao fazer isso, indique claramente o valor total da transação, (com ou sem imposto), para cada operação classificada por alíquota, garantindo que esteja vinculado à respectiva alíquota. (Como a alíquota reduzida se aplica principalmente a itens alimentícios, faturas de serviços terceirizados normalmente utilizam apenas a alíquota padrão.)

Informações recomendadas

Os itens adicionais recomendados para inclusão nas faturas incluem informações necessárias na maioria dos casos, como dados de transferência bancária, portanto, embora não sejam obrigatórios, é aconselhável especificar claramente o seguinte:

• Número da fatura: normalmente composto pelo número do cliente, data e número da transação ou um número sequencial.

• Data de emissão: a data de emissão da fatura não é necessariamente a data real de geração da fatura, por isso é importante que as empresas concordem com antecedência sobre como determinar a data de emissão. A prática padrão é alinhar a data de emissão com a data de encerramento do ciclo de faturamento do cliente.

• Data de vencimento do pagamento: indique a data de pagamento de acordo com os termos acordados com antecedência. Além disso, se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado, certifique-se de confirmar com seu parceiro empresarial antecipadamente se é aceitável adiantar a data de pagamento.

• Detalhes da transferência bancária: inclua o nome do banco, o nome da agência, o tipo de conta, o número da conta, o nome do titular da conta (em katakana), o código do banco e o número da agência. Se os dados da conta bancária mudarem, não deixe de notificar seus parceiros empresarias com antecedência e declarar claramente as alterações na seção de observações ou outra área apropriada da fatura.

• Como gerenciar as tarifas de transferência bancária: certifique-se de decidir com antecedência com seu parceiro empresarial quem será responsável pelas tarifas de transferência bancária. Se o beneficiário deve arcar com as tarifas, você pode incluir uma frase como, “Solicitamos que você cubra as tarifas de transferência bancária”, na seção de observações da fatura.

• Valor do imposto retido na fonte (se aplicável): isso se aplica a remunerações e tarifas sujeitas ao imposto retido na fonte, conforme determinado pela Agência Nacional de Impostos. A parte que realiza o pagamento deve registrar claramente, na fatura, o valor do imposto de renda retido em nome do prestador como “imposto retido na fonte”. Especialmente ao lidar com clientes corporativos ou profissionais autônomos sujeitos a obrigações de retenção, confirme antecipadamente se haverá retenção e se o valor deve constar na fatura. Observe que, se o seu cliente realizar a retenção, o valor efetivamente recebido será o valor da fatura menos o imposto retido na fonte.

Observe que, assim como as faturas gerais, não existem modelos ou requisitos jurídicos relativos ao formato das faturas qualificadas, mas para emitir uma fatura qualificada que atenda às condições para crédito de imposto de entrada, é importante revisar os itens obrigatórios especificados pela Agência Tributária Nacional e ter uma compreensão sólida das faturas qualificadas.

Informações a serem confirmadas com o cliente antes de criar uma fatura para trabalho terceirizado

Esta é um checklist de itens que devem ser confirmados com o parceiro empresarias antes de criar uma fatura para trabalho terceirizado. Use isso como consulta ao criar uma fatura.

• Nome do beneficiário da fatura
  
• Data de emissão da fatura
  
• Data de pagamento
  
• Qual parte arcará com a tarifa de transferência bancária
  
• Método de entrega da fatura (faturas em papel por correio ou faturas eletrônicas)
  
• Se o imposto retido na fonte deve ser incluído na fatura (se pertinente)
  
• Se despesas diversas (por exemplo, custos de transporte) podem ser faturadas
  

Confirmar essas informações com antecedência não só ajudará a garantir um faturamento tranquilo, mas também ajudará você a manter bons relacionamentos com seus parceiros empresariais.

Pontos a serem observados ao criar uma fatura referente a um trabalho terceirizado

As faturas são documentos importantes que ajudam a evitar problemas como contas não pagas e atrasos no pagamento. Assim, aqui estão alguns pontos essenciais a serem lembrados durante a criação de faturas.

• Forneça informações específicas e detalhadas: inclua o máximo possível de detalhes sobre a transação. Indique claramente a data de entrega, o nome oficial do produto ou serviço, a quantidade e quaisquer outras informações necessárias. A descrição deve ser suficientemente clara para que o destinatário compreenda os detalhes de imediato.

• Revise o conteúdo: se for descoberto um erro após o envio de uma fatura, isso pode prejudicar a confiança dos seus parceiros de negócios. Portanto, antes de enviar uma fatura, revise cuidadosamente todos os itens, como o nome do cliente, os detalhes da transação, o valor da transação e as informações para transferência bancária, para garantir que não haja erros. Se você identificar um erro em uma fatura que já foi enviada, entre em contato com o cliente imediatamente, peça desculpas de forma sincera e reemita a fatura.

• Foque na eficiência: a fim de evitar os erros de documentação mencionados acima e reduzir o trabalho envolvido na criação de faturas, considere o uso de um modelo de fatura ou a adoção de uma ferramenta de geração automática. Por exemplo, quando você precisa calcular manualmente os valores do imposto sobre consumo ou o total da fatura, além de gastar tempo com os cálculos, há uma grande chance de erros acontecerem. No entanto, modelos e ferramentas equipados com funções de cálculo automático podem evitar erros nos valores e ajudar a prevenir outros problemas.

• Sempre envie no formato de PDF: se você estiver enviando uma fatura referente a trabalhos terceirizados por e‑mail, sempre converta o arquivo para o formato PDF. Embora as faturas possam ser criadas em programas como Word ou Excel, enviá‑las nesses formatos permite que o destinatário modifique o conteúdo com facilidade. É altamente recomendável enviar a fatura em PDF, pois esse formato dificulta a exclusão ou alteração das informações.

Como emitir faturas para trabalho terceirizado com tranquilidade

Para emitir faturas de forma simples e tranquila, recomendamos usar os modelos e ferramentas online mencionados acima.

As ferramentas online, em particular, são especialmente convenientes, pois automatizam e centralizam todo o processo, desde a criação e o envio de faturas até o rastreamento dos pagamentos.

Implementar uma ferramenta online que tenha um conjunto abrangente de funções de faturamento pode resultar em operações de back-office mais eficientes. No entanto, usar uma ferramenta desse tipo envolve custos de implementação e operação, por isso é importante considerar cuidadosamente o custo-benefício e o momento antes de começar a usá-la.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

• Acelerar o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhorar a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.

• Reduzir o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integrar com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing conecta-se a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.

Saiba mais como a Stripe pode tornar o processo de contas a receber mais ágil e organizado, ou comece já.