ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ธุรกิจใช้เพื่อขอให้ลูกค้าชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารประกอบที่สำคัญในการทำบัญชี ไม่เพียงแต่สำหรับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวด้วย ซึ่งก็คล้ายกับเอกสารประมาณราคา ใบเสร็จ และใบส่งสินค้า

ในส่วนของฟรีแลนซ์และกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวอื่นๆ ที่ให้บริการตามสัญญา การจัดทำและออกใบแจ้งหนี้อย่างเหมาะสมเป็นเรื่องสำคัญในการรับชำระเงินสำหรับงานที่ทำไป หากขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้มีปัญหา คุณอาจไม่ได้รับการชำระเงินอย่างราบรื่น ซึ่งอาจทำให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงักได้

บทความนี้จะพาไปดูวิธีจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์สสำหรับธุรกิจที่รับคำขอจ้างงานจากบุคคลภายนอก รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุ ข้อควรทราบ และวิธีออกใบแจ้งหนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• เหตุใดจึงต้องใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส
  
• ข้อมูลที่ต้องใส่และวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส
  
• ข้อมูลในการยืนยันกับลูกค้าก่อนจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส
  
• ข้อควรทราบเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส
  
• วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์สอย่างราบรื่น
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

เหตุใดจึงต้องใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส

เหตุใดใบแจ้งหนี้จึงจำเป็นสำหรับงานเอาท์ซอร์ส ในส่วนนี้ เราจะมาอธิบายถึงบทบาทของใบแจ้งหนี้

เพื่อป้องกันความเสี่ยง

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ใช้เพื่อขอรับชำระเงินจากผู้ซื้อสินค้าหรือลูกค้าที่ให้บริการไป การออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่หากคุณดำเนินธุรกิจในประเทศญี่ปุ่น คุณก็น่าจะมีประสบการณ์มากพอสมควรในการจัดการเอกสารต่างๆ ที่มีการระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้ เมื่อทำธุรกรรมทางธุรกิจ ก็มักจะมีการออกใบแจ้งหนี้แทบทุกครั้ง โดยใช้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทกับลูกค้าเป็นหลัก กล่าวอีกอย่างก็คือ แม้ว่ากฎหมายจะไม่ได้กำหนดให้ต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่หากต้องการให้มีการชำระเงินจากพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจอย่างราบรื่น ใบแจ้งหนี้ก็ถือเป็นเอกสารที่จะขาดไปไม่ได้เลย

ผู้ทำสัญญาสามารถรับการชำระเงินได้แม้จะไม่ได้ใช้ใบแจ้งหนี้ แต่หากไม่ออกใบแจ้งหนี้ ก็อาจทำให้เกิดเรื่องยุ่งยากต่างๆ ตามมาได้ เช่น ข้อผิดพลาดของจำนวนเงินที่ได้รับหรือไม่มีการชำระเงินเกิดขึ้น การออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับงานเอาท์ซอร์สจะช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียมที่ค้างชำระได้ก่อนที่ปัญหาดังกล่าวจะเกิดขึ้น

นอกจากนี้ ในกรณีที่ลูกค้าปฏิเสธที่จะชำระเงินค่าบริการที่ได้รับไป (ซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อย) ใบแจ้งหนี้ก็จะทำหน้าที่เป็นหลักฐานยืนยันสิทธิ์ของคุณในการเรียกเก็บเงิน เพราะกฎหมายแพ่งของประเทศญี่ปุ่นได้ระบุไว้ว่า การจัดทำใบแจ้งหนี้ช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถใช้สิทธิ์เรียกร้องหรือสิทธิ์ในการร้องขอให้ชำระเงินได้เป็นระยะเวลาหนึ่ง (ห้าปี) แม้ว่าจะไม่สามารถรับการชำระเงินได้ทันทีก็ตาม ดังนั้น แม้ว่ากฎหมายจะไม่ได้กำหนดให้ต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่การจัดทำและส่งมอบใบแจ้งหนี้ก็ทำให้เกิดผลทางกฎหมายขึ้นมาได้ ซึ่งทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีประโยชน์มากสำหรับผู้ที่ทำงานภายใต้สัญญา

เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

คุณสามารถยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้แม้จะไม่มีใบแจ้งหนี้ แต่หากสำนักงานภาษีในท้องถิ่นดำเนินการตรวจสอบ ก็อาจมีการร้องขอให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งในกรณีเช่นนี้ หากไม่มีใบแจ้งหนี้ รายละเอียดของธุรกรรมต่างๆ ที่ทำให้เกิดรายได้จะไม่สามารถตรวจสอบยืนยันได้เลย ซึ่งทำให้เกิดข้อสงสัยตามมาได้ว่าแบบแสดงรายการภาษีมีข้อมูลอันเป็นเท็จ เหตุการณ์เช่นนี้อาจทำให้มีการประเมินภาษีเงินได้เพิ่มเติม เมื่อคุณพิจารณาความเสี่ยงจากการไม่ออกใบแจ้งหนี้ เราขอแนะนำให้ออกใบแจ้งหนี้สำหรับทุกธุรกรรม ไม่ใช่แค่งานเอาท์ซอร์สอย่างเดียว

นอกจากนี้ แม้จะอยู่ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ซึ่งมีผลบังคับใช้แล้วในญี่ปุ่น ใบแจ้งหนี้ก็เป็นเอกสารที่สำคัญมากๆ หากผู้ขายไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ได้ (กล่าวคือ ระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์) ผู้ซื้อก็จะไม่สามารถขอรับเครดิตภาษีซื้อได้ ซึ่งควรจะขอรับได้หากใบแจ้งหนี้สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้ ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจที่ทำธุรกรรมแบบ B2B จึงควรลงทะเบียนกับระบบใบแจ้งหนี้ในปัจจุบันเพื่อเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์และรับรองว่าตนมีระบบที่จำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์โดยไม่มีปัญหาแต่อย่างใด

โปรดทราบว่า คุณต้องเป็นธุรกิจที่ต้องเสียภาษีจึงจะลงทะเบียนกับระบบใบแจ้งหนี้ได้ ดังนั้น ผู้ซื้อจึงมีข้อกังวลหลักๆ ว่าตนจะไม่สามารถขอรับเครดิตภาษีซื้อได้เมื่อร่วมงานกับธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีหลังจากที่ระบบใบแจ้งหนี้มีผลบังคับใช้แล้ว ในการแก้ไขปัญหานี้ ขณะนี้ก็มีมาตรการชั่วคราวต่างๆ เพื่ออนุญาตให้ใช้เครดิตภาษีซื้อได้แม้ว่าจะจ้างงานเอาท์ซอร์สกับธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษี มาตรการชั่วคราวเหล่านี้จึงช่วยลดภาระในส่วนของภาษีโภคภัณฑ์ได้ (หากต้องการดูมาตรการชั่วคราวต่างๆ สำหรับระบบใบแจ้งหนี้ ให้ดูข้อมูลล่าสุดจากสรรพากรญี่ปุ่น)

ข้อมูลที่ต้องใส่และวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส

กฎหมายไม่ได้วางกฎเกี่ยวกับวิธีเขียนใบแจ้งหนี้ไว้ และผู้ออกใบแจ้งหนี้จะใช้รูปแบบใดก็ได้ที่ต้องการ ตราบใดที่ข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ ยังได้รับการบันทึกไว้อย่างถูกต้อง ก็สามารถใช้ได้ทุกรูปแบบ (ไม่ว่าจะเขียนด้วยลายมือหรืออิเล็กทรอนิกส์) แต่ก็มีข้อกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้อยู่บางประการ รวมถึงข้อมูลบางอย่างที่แนะนำให้ใส่เอาไว้ในใบแจ้งหนี้ เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส โปรดระมัดระวังไม่ให้ข้อมูลของคุณมีข้อผิดพลาดหรือมีส่วนใดขาดหายไป

ข้อมูลที่ต้องระบุ

เอกสารจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้ระบุไว้อย่างถูกต้องชัดเจนจึงจะทำหน้าที่เป็นใบแจ้งหนี้ได้

• ชื่อผู้รับใบแจ้งหนี้: ให้ใส่ชื่อบริษัท ชื่อแผนก และชื่อบุคคลติดต่อของผู้รับใบแจ้งหนี้ ให้เพิ่ม "Attn:" (ถึง:) สำหรับบริษัทหรือแผนก และ "Mr./Ms." (คุณ) สำหรับบุคคลทั่วไป นอกจากนี้ ให้ยืนยันล่วงหน้าด้วยว่า ผู้รับเป็นบริษัทโดยรวมหรือเป็นบุคคลติดต่อที่เฉพาะเจาะจง

• ข้อมูลของผู้ออกใบแจ้งหนี้: ให้ป้อนชื่อผู้ออกใบแจ้งหนี้ (หรือชื่อทางการค้า) และชื่อบริษัท แม้ว่าข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่ชื่อและชื่อบริษัทนั้นจะระบุหรือไม่ก็ได้ แต่การใส่ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของผู้ออกใบแจ้งหนี้ไว้ด้วยก็ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด นอกจากนี้ เมื่อออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ คุณก็จะต้องระบุหมายเลขทะเบียนในระบบใบแจ้งหนี้ด้วย

• รายละเอียดของธุรกรรม: ให้ระบุชื่อ ราคาต่อหน่วย ปริมาณ วันที่ทำธุรกรรม และวันที่ส่งมอบสินค้าหรือบริการที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้

• จำนวนเงินของธุรกรรม: ให้ป้อนยอดรวมย่อย จำนวนภาษีโภคภัณฑ์ในผลรวมย่อย และยอดรวมในใบแจ้งหนี้รวมภาษี (ยอดรวมย่อยบวกภาษีโภคภัณฑ์) โปรดทราบว่าหากมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ตามที่อธิบายหลังจากนี้) จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายจะเป็นจำนวนเงินหลังจากหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อเขียนจำนวนเงิน ให้ใช้เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่นหลักพันโดยนับจากด้านขวาและใส่เครื่องหมายจุลภาคทุกๆ 3 หลัก (เช่น 25,000 เยน) ซึ่งจะทำให้อ่านตัวเลขได้ง่ายขึ้น

• อัตราภาษีที่ใช้บังคับและจำนวนภาษีโภคภัณฑ์โดยแบ่งตามอัตรา: ระบุจำนวนภาษีโภคภัณฑ์ทั้งหมด โดยแบ่งออกเป็นจำนวนเงินสำหรับอัตราภาษีมาตรฐาน (10%) และอัตราภาษีลดหย่อน (8%) และทำเป็นรายการแยกต่างหากจากจำนวนเงินของธุรกรรมข้างต้น เมื่อดำเนินการนี้ ให้ระบุจำนวนเงินของธุรกรรมทั้งหมด (รวมหรือไม่รวมภาษี) สำหรับแต่ละธุรกรรมที่แบ่งตามอัตราภาษีให้ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าธุรกรรมเชื่อมโยงกับอัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง (เนื่องจากอัตราภาษีลดหย่อนจะใช้กับสินค้าที่เป็นอาหารเป็นหลัก ใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์สจึงมักใช้เฉพาะอัตราภาษีมาตรฐานเท่านั้น)

ข้อมูลที่แนะนำ

รายการที่แนะนำให้ใส่เพิ่มเอาไว้ในใบแจ้งหนี้ ได้แก่ ข้อมูลที่จำเป็นในกรณีส่วนใหญ่ เช่น รายละเอียดการโอนเงินผ่านธนาคาร ด้วยเหตุนี้ แม้ว่าจะไม่ได้เป็นข้อบังคับ แต่เราขอแนะนำให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้ให้ชัดเจน

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ : มักจะประกอบด้วยหมายเลขลูกค้า วันที่ และหมายเลขธุรกรรมหรือหมายเลขลำดับ

• วันที่ออก: วันที่ออกใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่จัดทำใบแจ้งหนี้ตามจริง ดังนั้น ธุรกิจจึงจำเป็นต้องตกลงล่วงหน้าเกี่ยวกับวิธีกำหนดวันที่ออกใบแจ้งหนี้ โดยแนวทางปฏิบัติที่ใช้กันเป็นมาตรฐาน คือ การปรับวันที่ออกใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับวันที่ปิดรอบการเรียกเก็บเงินของลูกค้า

• วันครบกำหนดชำระเงิน: ให้ระบุวันที่ชำระเงินตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า นอกจากนี้ หากวันครบกำหนดตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ยืนยันกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณล่วงหน้าว่าพอจะเลื่อนวันที่ชำระเงินออกไปอีกได้หรือไม่

• รายละเอียดการโอนเงินผ่านธนาคาร: ให้ระบุชื่อธนาคาร ชื่อสาขา ประเภทบัญชี เลขที่บัญชี ชื่อเจ้าของบัญชี (ด้วยอักษรคาตาคานะ) รหัสธนาคาร และรหัสสาขา หากรายละเอียดบัญชีธนาคารมีการเปลี่ยนแปลง โปรดแจ้งให้พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจทราบล่วงหน้า และระบุการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนในส่วนหมายเหตุหรือส่วนอื่นที่เหมาะสมของใบแจ้งหนี้

• การจัดการค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคาร: อย่าลืมตัดสินใจล่วงหน้ากับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณว่าใครจะเป็นฝ่ายรับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคาร หากผู้รับเป็นฝ่ายที่ต้องชำระค่าธรรมเนียมนี้ คุณสามารถใส่ประโยค เช่น "We kindly request that you cover the bank transfer fees" (เราขอให้คุณเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคาร) เอาไว้ในส่วนหมายเหตุของใบแจ้งหนี้ได้

• จำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี): จำนวนเงินนี้จะใช้กับค่าตอบแทนและ ค่าธรรมเนียมที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามที่สรรพากรญี่ปุ่น (National Tax Agency) กำหนดไว้ ฝ่ายที่จ่ายค่าตอบแทนควรบันทึกจำนวนภาษีเงินได้ที่หัก ณ ที่จ่ายในนามของผู้รับเป็น "ภาษีหัก ณ ที่จ่าย" ในใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจน ให้ยืนยันล่วงหน้าว่าจะมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ และควรใส่จำนวนเงินดังกล่าวไว้ในใบแจ้งหนี้หรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อติดต่อกับลูกค้าที่เป็นองค์กรหรือกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวซึ่งต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย โปรดทราบว่า หากลูกค้าของคุณหักภาษี ณ ที่จ่าย จำนวนเงินจริงที่คุณได้รับจะเป็นจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ลบด้วยจำนวนภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย

โปรดทราบว่า รูปแบบของใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ไม่ได้มีเทมเพลตหรือข้อกำหนดทางกฎหมายระบุไว้เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ทั่วๆ ไป อย่างไรก็ตาม ในการออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ซึ่งตรงตามเงื่อนไขสำหรับเครดิตภาษีซื้อ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบรายการภาคบังคับตามที่สรรพากรญี่ปุ่น (National Tax Agency) ระบุไว้ และทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ให้ถี่ถ้วน

ข้อมูลในการยืนยันกับลูกค้าก่อนจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส

ด้านล่างนี้เป็นรายการตรวจสอบ ซึ่งระบุรายการต่างๆ ที่ต้องยืนยันกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจก่อนจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส โปรดอ้างอิงข้อมูลในส่วนนี้เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้

• ชื่อผู้รับใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันครบกำหนดชำระเงิน
  
• ฝ่ายใดจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคาร
  
• วิธีการจัดส่งใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทางไปรษณีย์หรือใบแจ้งหนี้แบบไม่ใช้กระดาษ)
  
• ควรระบุภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้ในใบแจ้งหนี้หรือไม่ (ถ้ามี)
  
• สามารถออกใบแจ้งหนี้สำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด (เช่น ค่าขนส่ง) ได้หรือไม่
  

การยืนยันข้อมูลนี้ล่วงหน้าไม่เพียงแต่จะช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจของคุณได้อีกด้วย

ข้อควรทราบเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์ส

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ เช่น ใบเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระและการชำระเงินล่าช้า ด้วยเหตุนี้ ประเด็นสำคัญบางประการที่ควรตระหนักเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้มีดังนี้

• ให้ข้อมูลที่เจาะจงและละเอียด: ระบุรายละเอียดที่เจาะจงให้ได้มากที่สุดเกี่ยวกับธุรกรรม โดยระบุวันที่จัดส่ง ชื่อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ ปริมาณ และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ ให้ชัดเจน คำอธิบายควรชัดเจนพอที่ผู้รับใบแจ้งหนี้จะเข้าใจรายละเอียดต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

• ตรวจสอบเนื้อหา: หากพบข้อผิดพลาดหลังจากส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ก็อาจบั่นทอนความไว้วางใจของพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจได้ ด้วยเหตุนี้ ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบรายการทั้งหมดอย่างถี่ถ้วน เช่น ชื่อลูกค้า รายละเอียดของธุรกรรม จำนวนเงินของธุรกรรม และข้อมูลการโอนเงินผ่านธนาคาร เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด หากคุณพบข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว ให้ติดต่อลูกค้าทันที ขออภัยจากใจจริง และออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

• มุ่งเน้นประสิทธิภาพ: ในการป้องกันข้อผิดพลาดในเอกสารที่กล่าวไปข้างต้นและลดภาระงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำใบแจ้งหนี้ ให้เลือกใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้หรือใช้เครื่องมือจัดทำใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องคำนวณจำนวนภาษีโภคภัณฑ์หรือยอดรวมของใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลาในการคำนวณ แต่ที่สำคัญกว่านั้นก็คือความผิดพลาดมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นได้ แต่เทมเพลตและเครื่องมือที่มาพร้อมฟังก์ชันการคำนวณอัตโนมัติจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดต่างๆ ในการคำนวณและช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาอื่นๆ ได้

• ส่งเป็น PDF เสมอ: หากคุณกำลังส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์สทางอีเมล ให้แปลงเป็นรูปแบบ PDF เสมอ แม้ว่าคุณจะสามารถจัดทำใบแจ้งหนี้โดยใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น Word หรือ Excel ได้ แต่การส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดังกล่าวจะเปิดช่องให้ผู้รับสามารถแก้ไขเนื้อหาได้ง่ายๆ เราจึงขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF แทน เพราะผู้รับจะลบหรือแก้ไขเนื้อหาได้ยาก

วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานเอาท์ซอร์สอย่างราบรื่น

หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ให้ง่ายและราบรื่น เราขอแนะนำให้ใช้เทมเพลตและเครื่องมือออนไลน์ที่กล่าวไว้ข้างต้น

โดยเฉพาะเครื่องมือออนไลน์นั้นจะสะดวกเป็นพิเศษ เพราะจะช่วยให้ขั้นตอนทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติและรวมศูนย์ ตั้งแต่การจัดทำและส่งใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการติดตามการชำระเงิน

เมื่อใช้เครื่องมือออนไลน์ที่มาพร้อมฟังก์ชันการออกใบแจ้งหนี้ที่ครบครัน ก็จะช่วยให้การดำเนินงานหลังบ้านมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่การใช้เครื่องมือดังกล่าวก็มีค่าใช้จ่ายในการใช้งานและการดำเนินงาน คุณจึงต้องพิจารณาความคุ้มค่าและระยะเวลาให้รอบคอบถี่ถ้วนก่อนเริ่มใช้งาน

Stripe Invoicing ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้