請求書とは、売り手が商品やサービスに対する代金を買い手に請求するための書類です。また、見積書や領収書、納品書などと同様に、法人だけでなく個人事業主にとっても、経理上における重要な証憑書類となります。

フリーランスのように、個人の立場で仕事を請け負いサービスを提供する個人事業主が業務委託の報酬を受け取るには、請求書の適切な作成と発行が欠かせません。もし請求書の発行手順に不備があると、報酬をスムーズに受け取れず、事業運営に支障をきたす可能性があります。

本記事では、外部より仕事の依頼を引き受けた事業者が、業務委託の請求書を発行する際に知っておくべき、業務委託の請求書の書き方や記載項目、注意点、発行方法などについて解説します。

目次

• 業務委託の請求書が必要な理由
  
• 業務委託の請求書の記載項目と書き方
  
• 業務委託の請求書作成前に取引先に確認すべき項目
  
• 業務委託の請求書を作成する際の注意点
  
• 業務委託の請求書をスムーズに発行する方法
  
• Stripe Invoicing でできること
  

業務委託の請求書が必要な理由

業務委託の請求書はなぜ必要なのでしょう。ここでは、請求書の具体的な役割について解説します。

リスクヘッジ

冒頭の解説のように、請求書は、商品の納品先やサービスを提供した取引先に代金を請求するために発行する書類です。請求書の発行は、法律上で義務付けられているわけではありません。しかし、日本でビジネスを展開する事業者の方の場合、「請求書」と記された書類について取り扱った経験は少なくはないでしょう。請求書は通常、取引先とのトラブルを避けることを目的として、取引上において必ずといっていいほど発行されるケースがほとんどです。つまり、請求書には発行義務はないものの、取引先による入金が円滑に行われるためには不可欠な書類と考えられているのです。

たとえば、請求書がない場合でも、業務委託を受けた者が報酬を受け取ることは可能です。しかし、請求書を発行しなかったために、受領した金額に誤りがあったり、いつまで経っても入金されないというトラブルが発生する恐れがあります。業務委託の請求書を取引先に発行しておけば、報酬未払いなどのトラブルを未然に防ぐことが可能になります。

また、万が一業務を委託した取引先が支払いを拒否した場合、請求書が代金の回収権の証明にもなります。これは、日本の法令では、請求書を作成することによって、報酬を受領できない状態が続いても一定期間 (5 年) は、債権、すなわち請求する権利を行使できるようになっているためです。このように、請求書の発行そのものには法的義務がなくても、作成・交付することで法的効力が生じることは、業務委託の受託者にとって請求書の有用性が高いことがわかります。

税務上

請求書がなくても、所得税の申告は可能です。しかし、所轄の税務署での税務調査が行われた際に、請求書の提出を求められる場合があります。このような場合に請求書がなければ、所得の取引内容が証明できず、虚偽の申告を疑われてしまいます。さらに、これによって所得税の追加徴税の発生も考えられるため、請求書を発行していないことのリスクを考慮すると、業務委託だけに関わらず、すべての取引において請求書は発行すべきといえるでしょう。

さらに、今日の日本で施行されているインボイス制度においても、請求書は非常に重要な位置付けとなっています。もし、インボイス制度に準拠した請求書 (適格請求書) を売り手が発行できなかった場合、買い手は本来適用されるはずの仕入税額控除を受けられなくなってしまいます。そのため、B2B 取引を行う事業者は、現行のインボイス制度にしたがって、適格請求書発行事業者となるために同制度への登録を済ませ、適格請求書を問題なく発行できるよう態勢を整えておくことがとても大切です。

なお、インボイス制度への登録は、課税事業者であることが条件となっています。そのため、インボイス制度開始後の免税事業者との取引については、仕入税額控除を受けられないことが、買い手にとってのボトルネックとして懸念されています。このような場合を考慮し、免税事業者に業務委託を行った場合でも、仕入税額控除の適用が可能な経過措置が設けられています。よって、こうした経過措置を活用すれば、消費税の負担軽減が期待できるでしょう。(インボイス制度の経過措置については、国税庁の最新情報を確認されることをおすすめします。)

業務委託の請求書の記載項目と書き方

請求書には、書き方に関する法的なルールはなく、書式は自由となっています。そのため、手書き、電子を問わず記載項目が正確に記載されていれば問題ありません。ただし、請求書の要件や、記載がのぞましい項目にはさまざまなものがあります。よって、業務委託の請求書を作成する際には、記載ミスや記入漏れのないように注意しましょう。

必須項目

請求書としての機能を果たすためには、以下の項目に関する明確でわかりやすい記載が求められます。

• 請求先の宛名: 請求先となる買い手の会社名・部署名・担当者名を記載し、法人や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を付け加えます。また、表記については会社宛て、あるいは担当者宛てなのかを事前に確認しておきましょう。

• 発行者の氏名・会社名などの情報: 請求書を発行する売り手の氏名 (屋号)、会社名を記載します。なお、氏名や会社名以外の情報については任意ではあるものの、住所や電話番号、メールアドレスを併せて記載した方がより親切といえます。このほか、適格請求書を発行する場合は、インボイス制度の登録番号も必須です。

• 取引内容: 請求の対象となる商品やサービスの名称、単価、数量、取引年月日および納品日を記載します。

• 取引金額: 金額の小計、小計に対する消費税額、小計と消費税額を合わせた税込の合計請求金額を記載します。なお、後ほど解説する源泉徴収額を記載する場合、上記から差し引いたものが最終的な請求金額となります。なお、金額の書き方の注意点として、数字が読みやすくなるよう、「¥25,000」のように 3 桁ごとにカンマを入れましょう。

• 適用税率・税率ごとの消費税額: 標準税率 (10%) と軽減税率 (8%) ごとに区分したそれぞれの消費税の合計金額を、上記の「取引金額」とは別枠で記載しましょう。その際、各税率ごとに区分したそれぞれの取引の合計金額 (税抜または税込) も、該当の税率に紐づくようにして明記します。(軽減税率は主に食料品が対象なため、業務委託の請求書では標準税率のみを扱うケースがほとんどです。)

記載がのぞましい項目

請求書への記載がのぞましい項目は、「振込先情報」のようにほとんどの場合において必要とされる情報となっています。したがって、必須ではありませんが、以下の項目についてもしっかりと明記することを心がけましょう。

• 請求書番号: 顧客番号・年月日・取引番号または連番で構成された番号が一般的です。

• 発行日: 請求書の発行日は、必ずしも請求書を発行した実際の日付になるとは限らないため、いつに設定するかについては事業者間で前もって取り決めておくことが大切です。発行日の決め方としては、取引先の締め日に合わせるのが一般的です。

• 支払期日: 事前の合意内容にそった支払期限の年月日を記載します。また、期日が土日祝日に重なる場合は、支払日を前倒ししてもよいかどうかを取引先に前もって確認しておくようにしましょう。

• 振込先の口座情報: 銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義 (カタカナ表記) 、銀行コード、支店コードを記載します。もし振込先が変更した場合は、必ず取引先に事前通知を行い、請求書にも特記事項として備考欄などに明記しましょう。

• 振り込み手数料の取り扱い: 請求書の振込手数料はどちらが負担するのか、必ず前もって取り決めておきましょう。先方に負担してもらう場合の書き方としては 「誠に恐れ入りますが、振り込み手数料はお客様でご負担いただきますようお願い申し上げます」といった文言を備考欄に添えるとよいでしょう。

• 源泉徴収額 (対象の場合): 国税庁が定める源泉徴収が必要な報酬・料金が対象です。報酬の支払者が受領者に代わって国に納める所得税額を「源泉徴収税」として請求書に記載します。特に、法人または源泉徴収義務のある個人事業主が取引先の場合、先方には源泉徴収義務があるため、請求書に金額を記載すべきかを事前に確認しましょう。なお、このように取引先が源泉徴収を行ってくれる場合、実際に受け取る額は、請求金額から源泉徴収額を差し引いた額となります。

なお、適格請求書のフォーマットおよび書き方についても、一般的な請求書と同様に書式やテンプレートに関する法的な決まりはありません。ただし、仕入税額控除の適用条件を満たす適格請求書を発行するには、国税庁で定められているより細かな必須記載項目に十分目を通したうえで、適格請求書に関する知識を十分に深めておくことが大切です。

業務委託の請求書作成前に取引先に確認すべき項目

以下は、業務委託の請求書を作成するにあたって忘れてはならない、取引先への確認が必要な項目リストとなります。請求書を作成する際にご参考ください。

• 請求書の宛名
  
• 請求書の発行日
  
• 支払期日
  
• 振込手数料の負担者
  
• 請求書の交付方法 (紙の請求書の郵送、ペーパーレスの請求書)
  
• 対象であれば源泉徴収税を請求書に記載すべきか
  
• 交通費などの諸経費も請求可能か
  

取引先との良好な関係を維持するため、また、請求書業務を円滑に進めるためにも、これらの項目について確認を怠らないようにしましょう。

業務委託の請求書を作成する際の注意点

請求書は代金未回収や入金の遅延といったトラブルを避けるため、なくてはならない重要な書類です。そのため、請求書を作成する際は以下の点に注意しましょう。

• 具体的で細かな記載: 取引内容は具体的かつできるだけ細かく記載しましょう。納品日、正式な商品名またはサービス名、数量などを明確にし、その項目だけで買い手が一目でわかるような記載が求められます。

• 記載内容の見直し: 請求書の送付後に記載ミスが発覚した場合、取引先からの信用が損なわれてしまう可能性があります。そのため、取引先名称、取引内容、取引金額、振込先などの項目に誤りがないか、送付前に目を通しましょう。送付済みの請求書にミスがあったことがわかった場合は、早急に取引先に連絡を入れ、真摯に謝罪したうえで再発行しましょう。

• 効率性の重視: 上述した記載ミスの防止策として、また、請求書の作成にかかる作業負担を軽減するために、請求書テンプレートや自動生成ツールの利用を検討してみましょう。たとえば、マニュアルで消費税額や請求金額を計算する必要があると、どうしてもミスが発生しやすくなり、時間もかかります。しかし、自動計算機能が備わっているテンプレートやツールであれば、計算ミスを防ぐことができ、トラブルの回避にもつながります。

• 送付データは PDF が基本: 業務委託の請求書データをメールで送信する場合、必ず作成したものを PDF に変換しましょう。請求書は、ワードやエクセルなどを用いて作成できますが、そのままの形式で送信すると、受信者側で簡単に内容を変更することが可能になってしまいます。そのため、請求書データは内容の削除や修正が難しい PDF 形式で送信することが推奨されています。

委託業務の請求書をスムーズに発行する方法

請求書業務にかかる手間をできるだけ抑え、シンプルかつスムーズに業務委託の請求書を発行したい場合、上述したテンプレートやオンラインツールを利用するのがおすすめです。

特に、後者のオンラインツールについては、請求書の作成から送付、入金の追跡を自動化および一元化できることから、より利便性に優れているといえるでしょう。

請求書業務に関わるあらゆる機能が備わっているオンラインツールを導入すれば、より効率的なバックオフィスの改善が期待できます。ただし、ツールの利用には、導入や運用にかかるコストが発生するため、費用対効果や導入のタイミングを見極めたうえで利用を開始しましょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続請求でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収にかかる時間を削減します。

• 既存システムとの接続: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと接続でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。

Stripe では、売掛金プロセスの簡素化を支援しています。詳しくはこちらをご覧ください。今すぐ開始する場合はこちら。