La fattura è un documento utilizzato da un'attività per richiedere il pagamento a un cliente per beni o servizi. Analogamente a preventivi, ricevute e documenti di consegna, la fattura svolge un ruolo fondamentale come documento di supporto ai fini contabili, non solo per le società, ma anche per le ditte individuali.

Per i liberi professionisti e gli altri lavoratori autonomi che forniscono prestazioni su base contrattuale, la corretta creazione ed emissione delle fatture è fondamentale per ottenere il pagamento delle prestazioni svolte. Eventuali criticità nel processo di emissione della fattura possono impedirti un incasso regolare, con il rischio di compromettere la continuità operativa dell'attività.

Questo articolo spiega, alle attività che accettano incarichi da soggetti esterni, come predisporre una fattura per prestazioni in outsourcing, illustrando informazioni obbligatorie, aspetti da considerare e modalità di emissione.

Contenuto dell'articolo

• Perché le fatture sono necessarie per le prestazioni in outsourcing
  
• Informazioni da includere e come redigere una fattura per prestazioni in outsourcing
  
• Informazioni da confermare con il cliente prima di emettere una fattura per prestazioni in outsourcing
  
• Aspetti da considerare nella creazione di una fattura per prestazioni in outsourcing
  
• Come emettere correttamente fatture per prestazioni in outsourcing
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Perché le fatture sono necessarie per le prestazioni in outsourcing

Perché le fatture sono necessarie per le prestazioni in outsourcing? In questa sezione spieghiamo il ruolo delle fatture.

Per mitigare i rischi

Come indicato in precedenza, la fattura è un documento utilizzato per richiedere il pagamento all'acquirente dei beni o al cliente al quale sono state fornite le prestazioni. L'emissione della fattura non è un obbligo di legge. Tuttavia, se svolgi attività in Giappone, è probabile che tu abbia ampia esperienza nella gestione di documenti denominati “fatture”. Nella pratica, le fatture vengono quasi sempre emesse nel corso delle operazioni commerciali, principalmente per prevenire controversie con i clienti. In altre parole, pur non essendo giuridicamente obbligatorie, sono considerate documenti indispensabili per garantire pagamenti regolari e puntuali da parte dei partner commerciali.

Anche in assenza di una fattura, per un appaltatore è possibile ricevere il pagamento. Tuttavia, la mancata emissione di una fattura può comportare criticità, come errori nell'importo incassato o pagamenti che non vengono mai effettuati. Emettere una fattura al cliente per prestazioni in outsourcing consente di prevenire problemi quali compensi non pagati, prima che si verifichino.

Inoltre, nell'eventualità, seppur rara, che il cliente rifiuti di pagare le prestazioni rese, la fattura costituisce una prova del diritto a riscuotere il compenso. Ciò avviene perché, in base al diritto civile giapponese, la redazione di una fattura consente al fornitore di servizi di esercitare il proprio diritto di credito, ossia il diritto di richiedere il pagamento, per un determinato periodo (cinque anni), anche nel caso in cui il pagamento non venga immediatamente incassato. Pertanto, sebbene non vi sia un obbligo legale di emettere una fattura, il fatto che la sua creazione e trasmissione producano effetti giuridici dimostra l'elevata utilità delle fatture per chi opera nell'ambito di rapporti contrattuali di prestazione.

Ai fini fiscali

Le dichiarazioni dei redditi possono essere presentate anche senza fatture. Tuttavia, potresti doverle presentare qualora un ufficio tributario locale effettui un controllo. In tali caso, in assenza di fatture, non è possibile verificare i dettagli delle operazioni che hanno generato il reddito, con il rischio di sospetto di dichiarazione fiscale non veritiera. Ciò può potenzialmente comportare anche l'accertamento di imposte sul reddito aggiuntive. Considerati i rischi derivanti dalla mancata emissione delle fatture, è consigliabile emetterle per tutte le operazioni, non solo per le prestazioni in outsourcing.

Inoltre, anche nell'ambito dell'attuale Sistema delle fatture qualificate in vigore in Giappone, le fatture rivestono un ruolo estremamente importante. Se il venditore non è in grado di emettere una fattura conforme al Sistema delle fatture (ossia una fattura qualificata), l'acquirente non potrà beneficiare della detrazione del credito d'imposta che altrimenti sarebbe applicabile. Per questo motivo, è fondamentale che le attività coinvolte in transazioni B2B si registrino all'attuale Sistema delle fatture per diventare società emittenti di fatture qualificate e che si dotino di sistemi adeguati per emettere fatture qualificate senza difficoltà.

È importante notare che, per registrarsi al Sistema delle fatture, devi essere un'attività tassabile. Di conseguenza, una delle principali preoccupazioni per gli acquirenti è che, a seguito dell'entrata in vigore del Sistema delle fatture, non possano più applicare la detrazione del credito d'imposta nelle operazioni con attività esenti da imposta. Per far fronte a questa situazione, sono state introdotte misure transitorie che consentono l'applicazione della detrazione dell'imposta a credito anche nel caso di prestazioni in outsourcing affidate ad attività esenti. L'utilizzo di tali misure transitorie può quindi contribuire a ridurre l'onere dell'imposta sui consumi. (Per quanto riguarda le misure transitorie relative al Sistema delle fatture, consulta le informazioni più aggiornate fornite dall'Agenzia nazionale delle imposte.)

Informazioni da includere e modalità di redazione di una fattura per prestazioni in outsourcing

Non esistono norme giuridiche specifiche che disciplinino le modalità di redazione delle fatture e le società emittenti possono utilizzare qualsiasi impostazione. È ammesso qualsiasi formato, sia cartaceo sia elettronico, purché le informazioni obbligatorie siano riportate in modo corretto. Tuttavia, le fatture sono soggette a determinati requisiti, oltre a prevedere alcune informazioni consigliate da includere. Quando crei fatture per prestazioni in outsourcing, fai attenzione a evitare errori o omissioni nei dati indicati.

Informazioni obbligatorie

Per poter svolgere la sua funzione di fattura, un documento deve contenere le seguenti informazioni in modo chiaro e accurato:

• Nome del destinatario della fattura: indica la denominazione dell'azienda destinataria, il nome del reparto e della persona di contatto. Per aziende o reparti, aggiungere la dicitura "All'attenzione di", per i singoli individui, utilizzare "Sig./Sig.ra". Inoltre, verifica preventivamente se il destinatario della fattura è l'azienda nel suo complesso oppure una specifica persona di contatto.

• Informazioni sulla società emittente della fattura: indica il nome (o il nome commerciale) della società emittente e il nome dell'azienda. Sebbene le informazioni diverse da nome e denominazione dell'azienda siano facoltative, è considerata best practice includere anche indirizzo, numero di telefono e indirizzo email dell'emittente. Inoltre, all'emissione di una fattura qualificata, è richiesto il numero di registrazione al sistema di fatturazione.

• Dettagli della transazione: indica il nome, il prezzo unitario, la quantità, la data della transazione e la data di consegna dei beni o servizi oggetto della fattura.

• Importo della transazione: indica l'importo del subtotale, dell'imposta sui consumi applicata al subtotale e l'importo totale della fattura comprensivo di imposta (subtotale più imposta sui consumi). Attenzione che, qualora sia applicabile la ritenuta d'acconto (come spiegato più avanti), l'importo finale della fattura sarà pari all'importo al netto della ritenuta. Nell'indicare gli importi, utilizza le virgole come separatori delle migliaia, partendo da destra e inserendo una virgola ogni tre cifre (ad esempio ¥25,000), in modo da rendere i numeri più leggibili.

• Aliquote fiscali applicabili e importi dell'imposta sui consumi per aliquota: determina l'importo totale dell'imposta sui consumi, suddividendolo tra aliquota ordinaria (10%) e aliquota ridotta (8%), e indica tali importi separatamente rispetto all'importo della transazione riportato sopra. A tal fine, specifica chiaramente l'importo totale della transazione (comprensivo o al netto dell'imposta) per ciascuna transazione classificata in base all'aliquota applicata, assicurando che sia correttamente collegato alla relativa aliquota. (Dato che l'aliquota ridotta si applica principalmente ai prodotti alimentari, le fatture per prestazioni in outsourcing utilizzano in genere esclusivamente l'aliquota ordinaria.)

Informazioni consigliate

Le ulteriori voci consigliate da includere in fattura comprendono informazioni che, nella maggior parte dei casi, sono necessarie, come i dati per il bonifico bancario. Pertanto, pur non essendo obbligatorie, è consigliabile indicare chiaramente le seguenti informazioni:

• Numero della fattura: in genere composto dal numero cliente, dalla data e dal numero della transazione, oppure da un numero progressivo.

• Data di emissione: la data di emissione della fattura non coincide necessariamente con la data effettiva di creazione del documento; è quindi importante che le attività concordino preventivamente come determinarla. La prassi più comune è allineare la data di emissione alla data di chiusura del ciclo di fatturazione del cliente.

• Data di scadenza del pagamento: indica la data di pagamento in base ai termini concordati in anticipo. Inoltre, se la data di scadenza cade in un fine settimana o in un giorno festivo, assicurati di confermare in anticipo con il tuo partner di attività se accetta di posticipare la data di pagamento.

• Dati per bonifico bancario: includi nome della banca, filiale, tipo di conto, numero di conto, intestatario del conto (in katakana), codice banca e codice filiale. In caso di modifica dei dati dell'account, informa preventivamente i partner commerciali e indica chiaramente le variazioni nella sezione delle note o in un'altra area appropriata della fattura.

• Gestione delle commissioni per bonifici bancari: stabilisci in anticipo con il partner commerciale chi sostiene le commissioni di bonifico. Se tali commissioni sono a carico del destinatario del pagamento, puoi inserire nelle note una dicitura come: "Si richiede cortesemente che le commissioni di bonifico siano a carico del destinatario."

• Importo della ritenuta d'acconto (se applicabile): si applica ai compensi e ai corrispettivi soggetti a ritenuta d'acconto come stabilito dall'Agenzia nazionale delle imposte. Il soggetto che effettua il pagamento deve indicare chiaramente in fattura l'importo dell'imposta sul reddito trattenuta per conto del beneficiario, riportandola come "ritenuta d'acconto". In particolare, quando operi con aziende o lavoratori autonomi soggetti a obblighi di ritenuta d'acconto, verifica in anticipo se la ritenuta verrà applicata e se l'importo debba essere indicato in fattura. Attenzione che, se il cliente applica la ritenuta, l'importo effettivamente incassato sarà pari all'importo della fattura al netto della ritenuta.

Attenzione che, come per le fatture ordinarie, non esistono modelli né requisiti di legge relativi al formato delle fatture qualificate. Tuttavia, per emettere una fattura qualificata che soddisfi le condizioni per la detrazione dell'imposta a credito, è importante verificare le voci obbligatorie stabilite dall'Agenzia nazionale delle imposte e acquisire una solida comprensione delle fatture qualificate.

Informazioni da confermare con il cliente prima di emettere una fattura per prestazioni in outsourcing

Di seguito è riportato un elenco di verifica delle voci da confermare con il partner commerciale prima di emettere una fattura per prestazioni in outsourcing. Utilizzalo come riferimento quando crei una fattura.

• Nome beneficiario fattura
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di scadenza del pagamento
  
• Quale parte sosterrà le commissioni di bonifico bancario
  
• Modalità di invio delle fatture (fatture cartacee per posta o fatture elettroniche)
  
• Se la ritenuta d'acconto debba essere indicata in fattura (se applicabile)
  
• Se le spese accessorie (ad esempio costi di trasporto) possano essere fatturate
  

Confermare preventivamente queste informazioni non solo contribuirà a una fatturazione fluida, ma ti aiuta anche a mantenere buoni rapporti con i partner commerciali.

Aspetti da considerare quando si crea una fattura per prestazioni in outsourcing

Le fatture sono documenti fondamentali che contribuiscono a prevenire problematiche quali mancati pagamenti e ritardi negli incassi. Tenendo presente questo aspetto, di seguito sono riportati alcuni punti chiave da ricordare nella creazione delle fatture.

• Fornisci informazioni specifiche e dettagliate: inserisci il maggior numero possibile di dettagli relativi alla transazione. Indica chiaramente la data di consegna, la denominazione ufficiale del bene o della prestazione, la quantità e ogni altra informazione necessaria. La descrizione deve essere sufficientemente chiara da consentire al destinatario di comprendere i contenuti a colpo d'occhio.

• Verifica il contenuto: la scoperta di un errore dopo l'invio della fattura può compromettere il rapporto di fiducia con i partner commerciali. Prima dell'invio, controlla attentamente tutte le voci, come nome del cliente, dettagli della transazione, importi e coordinate per il bonifico bancario, assicurandoti che non ci siano errori. Se individui un errore in una fattura già inviata, devi contattare immediatamente il cliente, scusarti in modo appropriato ed emettere una nuova fattura corretta.

• Punta all'efficienza: per ridurre il rischio di errori nella documentazione e alleggerire il carico di lavoro legato alla creazione delle fatture, valuta di utilizzare un modello di fattura o di adottare strumenti di generazione automatica. Ad esempio, il calcolo manuale dell'imposta sui consumi o degli importi totali richiede tempo e aumenta significativamente la probabilità di errori. Al contrario, modelli e strumenti dotati di funzioni di calcolo automatico consentono di prevenire errori di calcolo e di evitare problematiche operative.

• Invia sempre in formato PDF: se invii i dati della fattura per prestazioni in outsourcing tramite email, converti sempre il file in formato PDF. Anche se le fatture possono essere create utilizzando programmi come Word o Excel, l'invio nel formato originale consente al destinatario di modificarne facilmente il contenuto. È pertanto fortemente consigliato inviare i dati della fattura in formato PDF, poiché il contenuto è difficile da cancellare o alterare.

Come emettere correttamente fatture per prestazioni in outsourcing

Per emettere fatture in modo semplice e fluido, ti consigliamo di utilizzare i modelli e gli strumenti online menzionati in precedenza.

Gli strumenti online, in particolare, sono particolarmente pratici, poiché automatizzano e centralizzano l'intero processo, dalla creazione e invio delle fatture fino al monitoraggio dei pagamenti.

L'adozione di uno strumento online dotato di funzionalità complete di fatturazione può portare a una maggiore efficienza delle operazioni di back office. Tuttavia, l'utilizzo di tali strumenti comporta costi di implementazione e di gestione; è quindi importante valutare attentamente la convenienza economica e il momento più opportuno per avviarne l'utilizzo.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

Scopri di più come Stripe può semplificare il processo di contabilità dei clienti, oppure inizia oggi stesso.