En faktura är ett dokument som används av ett företag för att begära betalning från en kund för varor eller tjänster. I likhet med offerter, kvitton och följesedlar fungerar en faktura som ett viktigt dokumentunderlag för bokföringsändamål, inte bara för företag utan också för enskilda firmor.

För frilansare och andra enskilda firmor som tillhandahåller tjänster på avtalsbasis är det viktigt att skapa och utfärda fakturor på rätt sätt för att få betalt för arbetet. Om det uppstår problem med att utfärda en faktura kanske du inte får betalt på ett smidigt sätt, vilket kan störa affärsverksamheten.

I den här artikeln förklarar vi för företag som tar emot arbetsförfrågningar från externa parter hur man upprättar en faktura för utkontrakterat arbete, inklusive: obligatorisk information, saker att tänka på och metoder för utfärdande.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför fakturor behövs för utkontrakterat arbete
  
• Information som ska inkluderas och hur man skriver en faktura för utkontrakterat arbete
  
• Information att bekräfta med kunden innan du skapar en faktura för utkontrakterat arbete
  
• Punkter att tänka på när du skapar en faktura för utkontrakterat arbete
  
• Hur man smidigt utfärdar fakturor för utkontrakterat arbete
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Varför fakturor behövs för utkontrakterat arbete

Varför är fakturor nödvändiga för utkontrakterat arbete? I det här avsnittet förklarar vi fakturornas roll.

För att säkra mot risker

Som nämnts ovan är en faktura ett dokument som används för begäran om betalning från den som köper varor eller den kund till vilken tjänsterna har tillhandahållits. Utfärdande av fakturor är inget juridiskt krav. Om du bedriver verksamhet i Japan har du dock sannolikt stor erfarenhet av att hantera dokument som är märkta som fakturor. Fakturor utfärdas nästan alltid i samband med transaktioner med företag, främst för att undvika tvister med kunder. Med andra ord, även om det inte finns någon juridisk skyldighet att utfärda dem, anses de vara oumbärliga dokument för att säkerställa smidig betalning från företagets partner.

Även utan en faktura är det möjligt för en uppdragstagare att få betalning. Om man inte utfärdar en faktura kan det dock leda till komplikationer som fel i det mottagna beloppet eller betalningar som aldrig genomförs. Utfärdande av en faktura till en kund för utkontrakterat arbete kan bidra till att förhindra problem som obetalda avgifter innan de inträffar.

Om kunden mot förmodan skulle vägra att betala för de tillhandahållna tjänsterna fungerar fakturan dessutom som ett bevis på din rätt att ta betalt. Enligt japansk civilrätt ger skapandet av en faktura nämligen tjänsteleverantören möjlighet att göra anspråk på eller rätt att kräva betalning under en viss period (fem år), även om hen inte kan få betalningen omedelbart. Även om det inte finns någon juridisk skyldighet att utfärda en faktura visar det faktum att den har skapats och levererats med juridisk verkan att fakturor är till stor nytta för dem som utför kontraktsarbete.

Skatteändamål

Skattedeklarationer kan lämnas in även utan fakturor. Om ett lokalt skattekontor utför en revision kan du dock bli ombedd att lämna in dem. I sådana fall kan uppgifterna om transaktioner som genererat inkomster inte verifieras, vilket kan leda till att man misstänker att en deklaration har förfalskats. Detta kan potentiellt också leda till att ytterligare inkomstskatt. När man tar hänsyn till riskerna med uteblivet utfärdande av fakturor är det lämpligt att utfärda dem för alla transaktioner, inte bara för utkontrakterat arbete.

Dessutom har fakturor en mycket viktig ställning även enligt det systemet för kvalificerade fakturor som nu gäller i Japan. Om säljaren inte kan utfärda en faktura som uppfyller kraven i fakturasystemet (dvs. en kvalificerad faktura) kommer köparen inte att kunna göra anspråk på den ingående skattekredit som annars skulle vara tillämplig. Därför är det viktigt att företag som är involverade i B2B-transaktioner registrerar sig enligt det nuvarande fakturasystemet för att bli kvalificerade fakturautställare och för att säkerställa att de har de system som krävs för att utfärda kvalificerade fakturor utan problem.

Det är viktigt att notera att man måste vara ett skattepliktigt företag för att kunna registrera sig i fakturasystemet. Ett stort problem för köparna är därför att de inte kommer att kunna göra anspråk på avdrag för ingående skatt när de arbetar med skattebefriade företag efter det att fakturasystemet har trätt i kraft. För att åtgärda detta finns det nu övergångsbestämmelser som tillåter tillämpningen av avdrag för ingående skattekredit även när arbete läggs ut på skattebefriade företag. Genom att använda dessa övergångsbestämmelser kan man därför bidra till att minska konsumtionsskatten (när det gäller övergångsbestämmelserna för fakturasystemet, se den senaste informationen från den nationella skattemyndigheten).

Information som ska inkluderas och hur man skriver en faktura för utkontrakterat arbete

Det finns inga juridiska regler för hur fakturor ska skrivas, och utfärdare kan använda vilket format de vill. Så länge den information som krävs registreras korrekt är alla format, oavsett om de är handskrivna eller elektroniska, godtagbara. Det finns dock vissa krav på fakturor och vissa rekommenderade uppgifter att inkludera på dem. När du skapar fakturor för utkontrakterat arbete ska du vara noga med att undvika fel eller utelämnanden informationen du anger.

Obligatoriska uppgifter

För att uppfylla sin funktion som faktura måste dokumentet innehålla följande:

• Fakturamottagares namn: Inkludera fakturamottagares företagsnamn, avdelningsnamn och kontaktpersonens namn. Lägg till ”Attn:” för företag eller avdelningar och ”Mr/Ms.” för privatpersoner. Bekräfta också i förväg om mottagaren är företaget som helhet eller en specifik kontaktperson.

• Information om fakturautfärdare: Ange utfärdarens namn (eller handelsnamn) och företagets namn. Andra uppgifter än namn och företagets namn är frivilliga, men det anses vara bästa praxis att även inkludera utfärdarens adress, telefonnummer och e-post. Vid utfärdande av en kvalificerad faktura krävs dessutom registreringsnummer i fakturasystemet.

• Uppgifter om transaktionen: Ange namn, enhetspris, kvantitet, transaktions- och leveransdatum för de varor eller tjänster som fakturan omfattar.

• Transaktionsbelopp: Ange beloppet för delsumman, beloppet för konsumtionsskatt på delsumman och det totala fakturabeloppet inklusive skatt (delsumma plus konsumtionsskatt). Observera att om källskatt tillämpas (som förklaras senare) blir det slutliga fakturabeloppet beloppet efter avdrag för källskatt. När du skriver belopp ska du använda kommatecken som tusentalsavgränsare genom att räkna från höger och sätta ett kommatecken var tredje siffra (t.ex. 25,000 JPY). Detta gör siffrorna lättare att läsa.

• Tillämpliga skattesatser och konsumtionsskattebelopp per sats: Bestäm det totala konsumtionsskattebeloppet uppdelat på beloppen för standardskattesats (10 %) och reducerad skattesats (8 %) och ange dessa separat från transaktionsbeloppet ovan. Ange tydligt det totala transaktionsbeloppet (inklusive eller exklusive skatt) för varje transaktion kategoriserad efter skattesats för att säkerställa att den är kopplad till motsvarande skattesats (eftersom den lägre skattesatsen främst gäller för livsmedel används vanligtvis endast standardskattesatsen på fakturor för utkontrakterat arbete).

Rekommenderad information

De ytterligare punkter som rekommenderas att inkluderas på fakturor innehåller information som är nödvändig i de flesta fall, till exempel uppgifter om banköverföringar. Därför, även om det inte är obligatoriskt, är det tillrådligt att tydligt specificera följande:

• Fakturanummer: Består vanligtvis av kundnummer, datum och transaktionsnummer eller ett löpnummer.

• Utfärdandedatum: Fakturans utfärdandedatum är inte nödvändigtvis det faktiska datum då fakturan genererades, så det är viktigt att företag i förväg kommer överens om hur utfärdandedatumet ska fastställas. Standard är att utfärdandedatumet anpassas till slutdatum för kundens faktureringscykel.

• Förfallodatum för betalning: Ange betalningsdatum i enlighet med de villkor som har avtalats i förskott. Om förfallodatumet infaller på en helg eller helgdag ska du också i förskott bekräfta med din företagspartner om det är acceptabelt att flytta fram betalningsdatumet.

• Banköverföringsuppgifter: Inkludera bankens namn, filialens namn, kontotyp, kontonummer, kontoinnehavarens namn (i katakana), bankkod och filialkod. Om bankkontouppgifterna ändras, var noga med att meddela dina företagspartner i förväg och tydligt ange ändringarna i anmärkningsavsnittet eller annat lämpligt område på fakturan.

• Hantering av avgifter för banköverföringar: Se till att du i förväg bestämmer med din företagspartner vem som ska ansvara för banköverföringsavgifterna. Om mottagaren ska stå för avgifterna kan du inkludera en fras som ”Vi ber dig att täcka avgifterna för banköverföringar” i avsnittet med anmärkningar på fakturan.

• Belopp för källskatt (om tillämpligt): Detta gäller ersättning och avgifter som är källskattepliktiga enligt den nationella skattemyndighetens beslut. Den som betalar ersättningen ska tydligt ange beloppet för inkomstskatt som har dragits av för mottagarens räkning som ”källskatt” på fakturan. Särskilt när du har att göra med företagskunder eller enskilda firmor som är har källskatteskyldigheter ska du i förväg bekräfta om de kommer att taxeras för källskatt och om beloppet ska inkluderas på fakturan. Observera att om din klient drar av källskatt kommer det faktiska belopp som du får att vara fakturabeloppet minus källskattebeloppet.

Observera att det, i likhet med allmänna fakturor, inte finns några mallar eller juridiska krav på formatet för kvalificerade fakturor. För att utfärda en kvalificerad faktura som uppfyller villkoren för ingående skattekredit är det dock viktigt att granska de obligatoriska uppgifterna som anges av den nationella skattemyndigheten och få en gedigen förståelse för kvalificerade fakturor.

Information att bekräfta med klienten innan du skapar en faktura för utkontrakterat arbete

Nedan följer en checklista över punkter som ska bekräftas med företagets partner innan du skapar en faktura för utkontrakterat arbete. Använd den som referens när du skapar en faktura.

• Fakturamottagarens namn
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Förfallodatum för betalning
  
• Vilken part ska stå för banköverföringsavgiften
  
• Fakturans leveransmetod (pappersfakturor per post eller papperslösa fakturor)
  
• Huruvida källskatt ska inkluderas på fakturan (om tillämpligt)
  
• Huruvida diverse utgifter (t.ex. transportkostnader) kan faktureras
  

Att bekräfta denna information i förväg hjälper inte bara till att säkerställa smidig fakturering, utan hjälper dig också att upprätthålla goda relationer med dina företagspartner.

Punkter att tänka på när du skapar en faktura för utkontrakterat arbete

Fakturor är viktiga dokument som hjälper till att förhindra problem som obetalda fakturor och fördröjda betalningar. Med detta i åtanke följer här några viktiga punkter att komma ihåg när du skapar fakturor.

• Ange specifik och detaljerad information: Ange så många specifika uppgifter om transaktionen som möjligt. Ange tydligt leveransdatum, produktens eller tjänstens officiella namn, kvantitet och andra nödvändiga uppgifter. Beskrivningen ska vara tillräckligt tydlig för att mottagaren ska kunna förstå detaljerna snabbt.

• Granska innehållet: Om ett fel upptäcks efter att du har skickat en faktura kan det skada förtroendet hos dina företagspartner. Innan du skickar en faktura ska du därför noggrant granska alla poster som kundens namn, transaktionsdetaljer, transaktionsbelopp och banköverföringsinformation för att säkerställa att det inte finns några fel. Om du upptäcker ett fel i en faktura som redan har skickats ska du kontakta kunden omedelbart, be om ursäkt och utfärda fakturan på nytt.

• Fokusera på effektivitet: För att förhindra fel i dokumentationen som diskuteras ovan och minska arbetsbelastningen i samband med att skapa fakturor kan du överväga att använda en mall för fakturor eller använda ett verktyg för automatisk generering. När du till exempel manuellt måste beräkna belopp för konsumtionsskatt eller fakturor tar det inte bara tid att beräkna, utan framför allt kommer det förr eller senare ske misstag. Mallar och verktyg som är utrustade med automatiska beräkningsfunktioner kan dock förhindra beräkningsfel och hjälpa till att undvika andra problem.

• Skicka alltid som PDF-fil: Om du skickar fakturor för utkontrakterat arbete via e-post ska du alltid konvertera dem till PDF-format. Fakturor kan skapas med hjälp av program som Word eller Excel, men genom att skicka dem i originalformat kan mottagaren enkelt ändra innehållet. Vi rekommenderar starkt att du skickar fakturor i PDF-format istället, eftersom det är svårt att radera eller ändra innehållet.

Hur man smidigt utfärdar fakturor för utkontrakterat arbete

För att utfärda fakturor på ett enkelt och smidigt sätt rekommenderar vi att du använder de mallar och onlineverktyg som nämns ovan.

Onlineverktyg är särskilt praktiska eftersom de automatiserar och centraliserar hela processen, från att skapa och skicka fakturor till att spåra betalningar.

Att implementera ett onlineverktyg med en omfattande uppsättning faktureringsfunktioner kan leda till effektivare backoffice-verksamhet. Användningen av ett sådant verktyg innebär dock implementerings- och driftskostnader, så det är viktigt att noga överväga kostnadseffektivitet och tidsplan innan du börjar använda det.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.