Una factura es un documento utilizado por una empresa para solicitar el pago de bienes o servicios a un cliente. De manera similar a los presupuestos, recibos y albaranes, una factura sirve como un documento justificativo importante a efectos contables, no solo para las empresas sino también para los empresarios individuales.

Para los trabajadores autónomos y otros empresarios individuales que prestan servicios por contrato, la creación y emisión adecuadas de facturas es clave para recibir el pago por su trabajo. Si se producen problemas al emitir una factura, es posible que no recibas el pago sin contratiempos, lo que podría interrumpir las operaciones de la empresa.

En este artículo se explica, para las empresas que aceptan solicitudes de trabajo de terceros, cómo hacer una factura por trabajos externalizados. Esto incluye: información obligatoria, puntos a tener en cuenta y métodos de emisión.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Por qué se necesita crear facturas para el trabajo externalizado
  
• Información que se debe incluir y cómo redactar una factura por trabajos externalizados
  
• Información que debes confirmar con el cliente antes de crear una factura por trabajos externalizados
  
• Puntos a tener en cuenta al crear una factura por trabajos externalizados
  
• Cómo emitir facturas sin problemas para el trabajo externalizado
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Por qué se necesita crear facturas para el trabajo externalizado

¿Por qué son necesarias las facturas para el trabajo externalizado? En esta sección, explicaremos la función de las facturas.

Para cubrir el riesgo

Como se mencionó anteriormente, una factura es un documento de solicitud de pago al comprador de bienes o al cliente al que se prestaron los servicios. La emisión de facturas no es un requisito legal. Sin embargo, si realizas negocios en Japón, es probable que tengas una experiencia considerable en el manejo de documentos etiquetados como facturas. Las facturas casi siempre se emiten en el transcurso de las transacciones de la empresa, principalmente para evitar disputas con los clientes. En otras palabras, si bien no existe obligación legal de emitirlas, se consideran documentos indispensables para garantizar un pago fluido de los socios de la empresa.

Aunque no se emita una factura, es posible que un contratista reciba un pago. Sin embargo, que no se emita una factura podría provocar problemas como errores en el importe recibido o pagos que nunca se materializan. La emisión de una factura a un cliente por un trabajo externalizado puede ayudar a prevenir problemas como las tarifas no pagadas antes de que ocurran.

Además, en el improbable caso de que el cliente se niegue a pagar por los servicios prestados, la factura sirve como prueba de tu derecho a cobrar el pago, según el derecho civil japonés, al crear una factura, el proveedor de servicios puede interponer una reclamación, o exigir el pago, durante un período determinado (cinco años), si no recibe el pago inmediatamente. Por lo tanto, aunque no exista obligación legal alguna de emitir una factura, el hecho de que su creación y envío tenga efectos jurídicos demuestra la gran utilidad de las facturas para quienes realizan trabajos contractuales.

A efectos fiscales

Las declaraciones de impuestos sobre la beneficios se pueden presentar incluso sin facturas. Sin embargo, si una oficina fiscal local realiza una auditoría, es posible que se te pida que las envíes. En tales casos, sin facturas, no se pueden verificar los detalles de las transacciones que generaron beneficios, lo que puede despertar sospechas de que la declaración fiscal esté falsificada. Esto también podría dar lugar a la evaluación de los impuestos sobre los beneficios adicional. Viendo los riesgos de no emitir facturas, es recomendable emitirlas para todas las transacciones, no solo para el trabajo externalizado.

Además, hasta con el sistema de factura cualificada vigente en Japón, las facturas ocupan un lugar muy importante. Si el vendedor no puede emitir una factura conforme al sistema de facturas (es decir, una factura cualificada), el comprador no podrá reclamar el crédito fiscal soportado que de otro modo podría devengar. Por lo tanto, es importante que las empresas que participan en transacciones B2B se registren en el sistema de facturas actual para convertirse en emisores de facturas cualificadas y asegurarse de que cuentan con los sistemas necesarios para emitir facturas cualificadas sin ningún problema.

Es importante tener en cuenta que, para poder registrarse en el sistema de facturación, debes ser una empresa sujeta a impuestos. Una de las principales preocupaciones de los compradores es no poder reclamar los créditos fiscales soportados cuando traten con empresas exentas de impuestos después de la entrada en vigor del sistema de facturación. Para abordar esta cuestión, en la actualidad existen medidas transitorias que permiten la solicitud de los créditos fiscales soportados incluso cuando se externalice el trabajo a empresas exentas de impuestos. Por lo tanto, el uso de estas medidas transitorias puede ayudar a reducir la carga de impuestos al consumo. (En cuanto a las medidas transitorias para el sistema de facturas, consulta la información más reciente de la Agencia Nacional Tributaria).

Información que se debe incluir y cómo redactar una factura por trabajos externalizados

No hay normas jurídicas sobre cómo redactar facturas, y los emisores pueden usar cualquier formato que deseen. Siempre que la información requerida se registre con precisión, cualquier formato, ya sea escrito a mano o electrónico, está bien. Sin embargo, hay ciertos requisitos para las facturas, así como información recomendada que se debe incluir en ellas. Al crear facturas para trabajos externos, ten cuidado y evita errores u omisiones en la información que proporciones.

Información requerida.

Para poder cumplir su función como factura, un documento debe contener de forma clara y precisa lo siguiente:

• Nombre del destinatario de la factura: incluye el nombre de la empresa, el nombre del departamento y el nombre de la persona de contacto del destinatario de la factura. Añade «A la atención de:» en el caso de empresas o departamentos, y «Sr./Sra.» en el de los particulares. Además, confirma de antemano si el destinatario es la empresa en su conjunto o una persona de contacto específica.

• Información del emisor de la factura: introduce el nombre del emisor (o nombre comercial) y el nombre de la empresa. Aunque la información que no sea el nombre particular y el nombre de la empresa es opcional, se considera una buena práctica incluir también la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del emisor. Además, en la emisión de facturas cualificadas, se requiere el número registro del sistema de facturas.

• Datos de la transacción: indica el nombre, precio unitario, cantidad, fecha de transacción y fecha de entrega de los bienes o servicios que cubre la factura.

• Importe de la transacción: introduce el importe del subtotal, el importe de los impuestos sobre el consumo en el subtotal y el importe total de la factura, incluido el impuesto (subtotal más impuestos sobre el consumo). Ten en cuenta que si se aplica la retención a cuenta (como se explica más adelante), el importe final de la factura será el importe después de deducir la retención a cuenta. Al escribir los importes, utiliza comas como separadores de miles contando desde la derecha y colocando una coma cada tres dígitos (p. ej., 25.000 yenes). Esto facilita la lectura de los números.

• Tipos impositivos e impuestos sobre el consumo aplicables por tipo: determina el importe total del impuesto desglosado en los importes del tipo impositivo estándar (10 %) y del tipo impositivo reducido (8 %) e indícalos por separado al margen del importe de la transacción anterior. Al hacerlo, indica claramente el importe total de la transacción (incluidos o excluidos los impuestos) para cada transacción clasificada por tipo impositivo, asegurándote de que esté vinculado al tipo impositivo correspondiente. (Dado que el tipo impositivo reducido se aplica principalmente a los alimentos, las facturas por trabajos externalizados suelen usar solo el tipo impositivo estándar).

Información recomendada

Los elementos adicionales que se recomienda incluir en las facturas incluyen información que es necesaria en la mayoría de los casos, como los datos para las transferencias bancarias. Por lo tanto, aunque no es obligatorio, es recomendable especificar claramente lo siguiente:

• N.º de factura: suele estar compuesto por el número de cliente, la fecha y el número de transacción o un número secuencial.

• Fecha de emisión: la fecha de emisión de la factura no es necesariamente la fecha real en que se generó la factura, por lo que es importante que las empresas acuerden de antemano cómo determinar la fecha de emisión. La práctica estándar es alinear la fecha de emisión con la fecha de cierre del ciclo de facturación del cliente.

• Fecha de vencimiento del pago: indica la fecha de pago de acuerdo con las condiciones que se han acordado por adelanto. Además, si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o día festivo, asegúrate de confirmar con tu socio previamente si es posible adelantar la fecha de pago.

• Datos de la transferencia bancaria: incluye el nombre del banco, nombre de la sucursal, tipo de cuenta, número de cuenta, nombre del titular de la cuenta (en katakana), código bancario y código de sucursal. Si los datos de la cuenta bancaria cambian, asegúrate de avisar a los socios de tu empresa de antemano y de indicar claramente los cambios en la sección de observaciones u otra área apropiada de la factura.

• Gestión de comisiones por transferencia bancaria: asegúrate de decidir por adelantado con tu socio quién será responsable de las comisiones por transferencia bancaria. Si el destinatario va a asumir las comisiones, puedes incluir una frase como: «Te solicitamos que cubras las comisiones por transferencia bancaria», en la sección de observaciones de la factura.

• Importe de retención a cuenta (si corresponde): esto se aplica a las remuneraciones y comisiones sujetas a retención a cuenta según lo determine la Agencia Nacional Tributaria. La parte que paga la remuneración debe registrar claramente el importe del impuesto sobre los beneficios que se ha retenido en nombre del destinatario como «retención a cuenta» en la factura. Especialmente cuando se trata de clientes corporativos o empresas unipersonales sujetas a obligaciones de retención a cuenta, confirma de antemano si efectuarán retenciones a cuenta y si el importe debe incluirse en la factura. Ten en cuenta que si tu cliente retiene impuestos, el importe real que recibirás será el importe de la factura menos el importe de impuestos retenido.

Ten en cuenta que, al igual que las facturas generales, no existen plantillas ni requisitos jurídicos sobre el formato de facturas cualificadas. Sin embargo, para emitir una factura cualificada que cumpla las condiciones para solicitar el crédito fiscal soportado, es importante revisar los elementos obligatorios especificados por la Agencia Nacional Tributaria y entender en profundidad cómo funcionan las facturas cualificadas.

Información que debes confirmar con el cliente antes de crear una factura por trabajos externalizados

La siguiente es una lista de comprobación de los elementos que se deben confirmar con los socios de la empresa antes de crear una factura por trabajos externalizados. Úsala como referencia al crear una factura.

• Nombre del destinatario de la factura
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de vencimiento del pago
  
• Qué parte asumirá la comisión por transferencia bancaria
  
• Método de entrega de facturas (facturas en papel por correo o facturas sin papel)
  
• Si se debe incluir retención a cuenta en la factura (si corresponde)
  
• Si se pueden facturar gastos varios (p. ej., costes de transporte)
  

Confirmar esta información por adelantado te ayudará a garantizar una facturación fluida y también te ayudará a mantener buenas relaciones con tus socios.

Puntos a tener en cuenta al crear una factura por trabajos externalizados

Las facturas son documentos importantes que ayudan a evitar problemas como impagos de facturas y pagos retrasados. Teniendo esto en cuenta, estos son algunos puntos clave que debes recordar al crear facturas.

• Proporciona información específica y detallada: proporciona la mayor cantidad posible de detalles específicos sobre la transacción. Indica claramente la fecha de entrega, el nombre oficial del producto o servicio, la cantidad y cualquier otro detalle necesario. La descripción debe ser lo suficientemente clara como para que el destinatario entienda cada detalle de un vistazo.

• Revisa el contenido: si se descubre un error después de enviar una factura, podría dañar la confianza de los socios en tu empresa. Por lo tanto, antes de enviar una factura, revisa cuidadosamente todos los elementos, como el nombre del cliente, los detalles de la transacción, el importe de la transacción y la información de la transferencia bancaria para asegurarte de que no haya errores. Si descubres un error en una factura que ya se ha enviado, contacta con el cliente inmediatamente, pide disculpas sinceras y vuelve a emitir la factura.

• Céntrate en la eficiencia: para evitar los errores en la documentación comentada anteriormente y reducir la carga de trabajo que implica crear facturas, considera el uso de una plantilla de facturas o la adopción de una herramienta de autogeneración de facturas. Por ejemplo, cuando tienes que calcular manualmente los importes de los impuestos sobre el consumo o los totales de las facturas, además de tardar en hacer los cálculos, es posible que se produzcan errores y esto es más grave. Sin embargo, las plantillas y herramientas equipadas con funciones de cálculo automático pueden evitar errores de cálculo y ayudar a evitar otros problemas.

• Enviar siempre como PDF: si envías datos de facturas para trabajos externalizados por correo electrónico, conviértelos siempre al formato PDF. Si bien las facturas se pueden crear usando programas como Word o Excel, enviarlas en su formato original permite al destinatario modificar fácilmente el contenido. En su lugar, es muy recomendable que envíes datos de facturas en formato PDF, porque es difícil eliminar o modificar el contenido.

Cómo emitir facturas sin problemas para el trabajo externalizado

Para emitir facturas de manera sencilla y fluida, te recomendamos que uses las plantillas y herramientas en línea mencionadas anteriormente.

Las herramientas en línea, en particular, son especialmente útiles, ya que automatizan y centralizan todo el proceso, desde la creación y el envío de facturas hasta el seguimiento de los pagos.

La implementación de una herramienta en línea que tenga un paquete completo de funciones de facturación puede ayudar a que las operaciones administrativas sean más eficientes. Sin embargo, el uso de una herramienta de este tipo tiene costes operativos y de implementación, por lo que es importante considerar cuidadosamente la rentabilidad y el momento antes de comenzar a usarla.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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