Een factuur is een document dat door een bedrijf wordt gebruikt om een klant om betaling te vragen voor goederen of diensten. Net als offertes, kassaontvangstbewijzen en leveringsontvangstbewijzen is een factuur een belangrijk ondersteunend document voor boekhoudkundige doeleinden, niet alleen voor bedrijven maar ook voor eenmanszaken.

Voor freelancers en andere eenmanszaken die diensten op contractbasis leveren, is het correct opstellen en versturen van facturen essentieel om betaald te worden voor hun werk. Als er problemen zijn bij het versturen van een factuur, word je mogelijk niet soepel betaald, wat de bedrijfsvoering kan verstoren.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je als bedrijf dat opdrachten van externe partijen accepteert, een factuur voor uitbesteed werk kunt maken, inclusief: vereiste informatie, aandachtspunten en verzendmethoden.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom facturen nodig zijn voor uitbesteed werk
  
• Informatie die je moet vermelden en hoe je een factuur voor uitbesteed werk opstelt
  
• Informatie die je met de klant moet afstemmen voordat je een factuur voor uitbesteed werk opstelt
  
• Waar je op moet letten bij het maken van een factuur voor uitbesteed werk
  
• Hoe je facturen voor uitbesteed werk soepel kunt versturen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Waarom facturen nodig zijn voor uitbesteed werk

Waarom zijn facturen nodig voor uitbesteed werk? In dit gedeelte leggen we uit wat de rol van facturen is.

Om risico's af te dekken

Zoals hierboven vermeld, is een factuur een document dat wordt gebruikt om betaling te vragen aan de koper van goederen of de klant aan wie diensten zijn geleverd. Het versturen van facturen is niet wettelijk verplicht. Maar als je zaken doet in Japan, heb je waarschijnlijk veel ervaring met het omgaan met documenten die als facturen worden aangemerkt. Facturen worden bijna altijd verstuurd tijdens zakelijke transacties, voornamelijk om geschillen met klanten te voorkomen. Met andere woorden, hoewel er geen wettelijke verplichting is om ze te versturen, worden ze beschouwd als onmisbare documenten om een soepele betaling door zakenpartners te garanderen.

Zelfs zonder factuur is het mogelijk dat een onderaannemer betaling ontvangt. Het niet uitbrengen van een factuur kan echter leiden tot complicaties, zoals fouten in het ontvangen bedrag of betalingen die nooit worden uitgevoerd. Het uitbrengen van een factuur aan een klant voor uitbesteed werk kan helpen om problemen zoals onbetaalde vergoedingen te voorkomen voordat ze zich voordoen.

Bovendien dient de factuur, in het onwaarschijnlijke geval dat de klant weigert te betalen voor de geleverde diensten, als bewijs van je recht om betaling te innen. Dit komt omdat volgens het Japanse burgerlijk recht het opstellen van een factuur de dienstverlener in staat stelt om gedurende een bepaalde periode (vijf jaar) zijn vordering, of het recht om betaling te eisen, uit te oefenen, zelfs als hij niet onmiddellijk betaling kan ontvangen. Hoewel er dus geen wettelijke verplichting bestaat om een factuur uit te reiken, toont het feit dat het opstellen en versturen ervan rechtsgevolgen heeft, aan dat facturen zeer nuttig zijn voor mensen die op contractbasis werken.

Voor belastingdoeleinden

Inkomstenbelastingaangiften kunnen ook zonder facturen worden ingediend. Als een lokaal belastingkantoor een controle uitvoert, kan je echter worden gevraagd om ze in te dienen. In dergelijke gevallen kunnen zonder facturen de details van transacties die inkomsten hebben gegenereerd, niet worden geverifieerd, wat kan leiden tot het vermoeden van een vervalste belastingaangifte. Dit kan mogelijk ook leiden tot de vaststelling van aanvullende inkomstenbelasting. Als je kijkt naar de risico's van het niet opstellen van facturen, is het raadzaam om ze voor alle transacties op te stellen, niet alleen voor uitbesteed werk.

Bovendien hebben facturen zelfs onder het gekwalificeerde factuursysteem dat nu in Japan van kracht is, een zeer belangrijke functie. Als de verkoper geen factuur kan uitreiken die voldoet aan het factuursysteem (d.w.z. een gekwalificeerde factuur), kan de koper geen aanspraak maken op de voorbelastingvergoeding die anders wel van toepassing zou zijn. Daarom is het belangrijk dat bedrijven die B2B-transacties doen, zich registreren onder het huidige factuursysteem om gekwalificeerde factuuruitgevers te worden en ervoor te zorgen dat ze de nodige systemen hebben om zonder problemen gekwalificeerde facturen uit te geven.

Het is belangrijk om te weten dat je een belastingplichtige onderneming moet zijn om je te kunnen registreren onder het factuursysteem. Een belangrijk punt van zorg voor kopers is dan ook dat zij geen recht hebben op voorbelastingvergoeding wanneer zij zaken doen met belastingvrije ondernemingen nadat het factuursysteem van kracht is geworden. Om dit op te lossen zijn er nu overgangsmaatregelen die het mogelijk maken om voorbelasting terug te vragen, zelfs als je werk uitbesteedt aan belastingvrije bedrijven. Door gebruik te maken van deze overgangsmaatregelen kun je de belastingdruk verminderen. (Kijk voor de laatste info over de overgangsmaatregelen voor het factuursysteem op de website van de Nationale Belastingdienst.)

Informatie die moet worden vermeld en hoe een factuur voor uitbesteed werk moet worden opgesteld

Er zijn geen wettelijke regels voor het opstellen van facturen en uitgevers kunnen elk gewenst formaat gebruiken. Zolang de vereiste informatie nauwkeurig is vastgelegd, is elk formaat, handgeschreven of elektronisch, prima. Er zijn echter bepaalde vereisten voor facturen, evenals enkele aanbevolen gegevens die erop moeten worden vermeld. Let er bij het opstellen van facturen voor uitbesteed werk op dat je geen fouten of omissies maakt in de informatie die je verstrekt.

Vereiste informatie

Om als factuur te kunnen dienen, moet een document duidelijk en nauwkeurig de volgende informatie bevatten:

• Naam van de ontvanger van de factuur: vermeld de bedrijfsnaam, de naam van de afdeling en de naam van de contactpersoon van de ontvanger van de factuur. Voeg “T.a.v.” toe voor bedrijven of afdelingen en “De heer/mevrouw” voor personen. Controleer ook van tevoren of de geadresseerde het bedrijf als geheel is of een specifieke contactpersoon.

• Gegevens van de factuuruitgever: vul de naam (of handelsnaam) en bedrijfsnaam van de uitgever in. Hoewel andere info dan de naam en bedrijfsnaam optioneel is, wordt het als beste praktijk beschouwd om ook het adres, telefoonnummer en e-mailadres van de uitgever te vermelden. Bovendien is bij het uitgeven van een gekwalificeerde factuur het registratienummer van het factuursysteem vereist.

• Transactiegegevens: vermeld de naam, eenheidsprijs, hoeveelheid, transactiedatum en leveringsdatum van de goederen of diensten waarop de factuur betrekking heeft.

• Transactiebedrag: vul het subtotaal, het bedrag aan verbruiksbelasting over het subtotaal en het totale factuurbedrag inclusief belasting (subtotaal plus verbruiksbelasting) in. Houd er rekening mee dat als er bronbelasting van toepassing is (zoals later wordt uitgelegd), is het uiteindelijke factuurbedrag het bedrag na aftrek van de bronbelasting. Gebruik bij het schrijven van bedragen komma's als scheidingstekens voor duizendtallen door vanaf rechts te tellen en om de drie cijfers een komma te plaatsen (bijvoorbeeld ¥ 25.000). Dit maakt de getallen gemakkelijker leesbaar.

• Toepasselijke belastingtarieven en bedragen aan verbruiksbelasting per tarief: bepaal het totale bedrag aan verbruiksbelasting, uitgesplitst in de bedragen voor het standaard belastingtarief (10%) en verlaagd belastingtarief (8%), en vermeld deze apart van het transactiebedrag hierboven. Vermeld daarbij duidelijk het totale transactiebedrag (inclusief of exclusief belasting) voor elke transactie, ingedeeld naar belastingtarief, en zorg ervoor dat dit gekoppeld is aan het overeenkomstige belastingtarief. (Aangezien het verlaagde belastingtarief voornamelijk van toepassing is op levensmiddelen, wordt op facturen voor uitbestede werkzaamheden doorgaans alleen het standaard belastingtarief gebruikt.)

Aanbevolen informatie

De extra items die worden aanbevolen om op facturen te vermelden, zijn gegevens die in de meeste gevallen nodig zijn, zoals bankoverschrijvingsgegevens. Hoewel dit niet verplicht is, is het daarom raadzaam om het volgende duidelijk te vermelden:

• Factuurnummer: bestaat meestal uit het klantnummer, de datum en het transactienummer of een volgnummer.

• Uitgiftedatum: de uitgiftedatum van de factuur is niet per se de datum waarop de factuur is gemaakt, dus het is belangrijk dat bedrijven van tevoren afspreken hoe ze de uitgiftedatum bepalen. Meestal wordt de uitgiftedatum afgestemd op de afsluitdatum van de facturatiecyclus van de klant.

• Betalingsdatum: vermeld de betalingsdatum volgens de voorwaarden die vooraf zijn afgesproken. Als de vervaldatum in het weekend of op een feestdag valt, moet je van tevoren met je zakenpartner afspreken of het oké is om de betalingsdatum te verschuiven.

• Bankgegevens: vermeld de naam van de bank, de naam van het filiaal, het type rekening, het rekeningnummer, de naam van de rekeninghouder (in katakana), de bankcode en de filiaalcode. Als de bankgegevens veranderen, laat dit dan van tevoren aan je zakenpartners weten en vermeld de wijzigingen duidelijk in het opmerkingenveld of een ander geschikt gedeelte van de factuur.

• Verwerking van bankkosten: spreek van tevoren met je zakenpartner af wie verantwoordelijk is voor de bankkosten. Als de ontvanger de kosten moet dragen, kun je een zin als “Wij verzoeken u vriendelijk de bankkosten te vergoeden” opnemen in het opmerkingenveld van de factuur.

• Bedrag aan bronbelasting (indien van toepassing): dit geldt voor vergoedingen en kosten die onderworpen zijn aan bronbelasting, zoals bepaald door de Nationale Belastingdienst. De partij die de vergoeding betaalt, moet het bedrag aan inkomstenbelasting dat namens de ontvanger is ingehouden duidelijk vermelden als “bronbelasting” op de factuur. Vooral als je te maken hebt met zakelijke klanten of eenmanszaken die bronbelasting moeten betalen, moet je van tevoren checken of ze belasting inhouden en of het bedrag op de factuur moet staan. Let op: als je klant belasting inhoudt, krijg je uiteindelijk het factuurbedrag minus het ingehouden belastingbedrag.

Houd er rekening mee dat er, net als bij algemene facturen, geen sjablonen of wettelijke vereisten zijn met betrekking tot het formaat van gekwalificeerde facturen. Om echter een gekwalificeerde factuur uit te reiken die voldoet aan de voorwaarden voor voorbelastingaftrek, is het belangrijk om de verplichte items te controleren die zijn gespecificeerd door de Nationale Belastingdienst en een goed begrip te krijgen van gekwalificeerde facturen.

Informatie die je met de klant moet bevestigen voordat je een factuur voor uitbesteed werk opstelt

Hieronder vind je een checklist met punten die je met de zakenpartner moet checken voordat je een factuur voor uitbesteed werk maakt. Gebruik deze checklist als referentie bij het maken van een factuur.

• Naam van de ontvanger van de factuur
  
• Datum van uitgifte van de factuur
  
• Vervaldatum van de betaling
  
• Welke partij draagt de kosten voor de bankoverschrijving
  
• Wijze van levering van de factuur (papieren facturen per post of papierloze facturen)
  
• Moet er bronbelasting op de factuur staan (indien van toepassing)?
  
• Kunnen diverse kosten (bijv. transportkosten) worden gefactureerd?
  

Door deze info van tevoren te checken, zorg je niet alleen voor een soepel facturatieproces, maar onderhoud je ook goede relaties met je zakenpartners.

Waar je op moet letten bij het maken van een factuur voor uitbesteed werk

Facturen zijn belangrijke documenten die helpen om problemen zoals onbetaalde rekeningen en vertraagde betalingen te voorkomen. Met dit in gedachten volgen hier enkele belangrijke punten om te onthouden bij het maken van facturen.

• Geef specifieke, gedetailleerde informatie: geef zoveel mogelijk specifieke details over de transactie. Vermeld duidelijk de leveringsdatum, de officiële naam van het product of de dienst, de hoeveelheid en alle andere noodzakelijke details. De beschrijving moet duidelijk genoeg zijn zodat de ontvanger de details in één oogopslag kan begrijpen.

• Controleer de inhoud: als er na het versturen van een factuur een fout wordt ontdekt, kan dit het vertrouwen van je zakenpartners schaden. Controleer daarom, voordat je een factuur verstuurt, zorgvuldig alle gegevens, zoals de naam van de klant, de transactiegegevens, het transactiebedrag en de bankoverschrijvingsgegevens, om er zeker van te zijn dat er geen fouten in staan. Als je een fout ontdekt in een factuur die al is verstuurd, neem dan onmiddellijk contact op met de klant, bied je excuses aan en verstuur de factuur opnieuw.

• Focus op efficiëntie: om de hierboven genoemde fouten in documentatie te voorkomen en de werkdruk bij het maken van facturen te verminderen, kun je overwegen om een factuursjabloon te gebruiken of een tool voor automatische generatie in te zetten. Als je bijvoorbeeld handmatig het bedrag aan verbruiksbelasting of het factuurbedrag moet berekenen, kost dat niet alleen tijd, maar is de kans op fouten ook groter. Sjablonen en tools met automatische berekeningsfuncties kunnen rekenfouten voorkomen en andere problemen helpen vermijden.

• Altijd als pdf versturen: als je factuurgegevens voor uitbesteed werk per e-mail verstuurt, zet deze dan altijd om naar pdf-formaat. Facturen kunnen worden gemaakt met programma's als Word of Excel, maar als je ze in hun oorspronkelijke formaat verstuurt, kan de ontvanger de inhoud gemakkelijk wijzigen. Het wordt sterk aanbevolen om factuurgegevens in pdf-formaat te versturen, omdat het moeilijk is om de inhoud te verwijderen of aan te passen.

Hoe je makkelijk facturen kunt maken voor uitbesteed werk

Om op een eenvoudige en soepele manier facturen uit te geven, raden we aan om de hierboven genoemde sjablonen en online tools te gebruiken.

Vooral online tools zijn erg handig, omdat ze het hele proces automatiseren en centraliseren, van het maken en versturen van facturen tot het volgen van betalingen.

Het implementeren van een online tool met een uitgebreide reeks facturatiefuncties kan leiden tot efficiëntere backoffice-activiteiten. Het gebruik van een dergelijke tool brengt echter implementatie- en exploitatiekosten met zich mee, dus het is belangrijk om zorgvuldig na te denken over de kosteneffectiviteit en timing voordat je ermee begint.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.