Una factura es un documento utilizado por una empresa para solicitar el pago de bienes o servicios a un cliente. Al igual que las estimaciones, los ingresos y albaranes, una factura es un documento de respaldo importante a efectos contables, no solo para las empresas sino también para las propietarios unipersonales.

Para los trabajadores autónomos y otras empresas unipersonales que prestan servicios por contrato, la creación y emisión adecuadas de facturas es clave para recibir pagos por el trabajo. Si hay problemas para procesar la emisión de una factura, es posible que no recibas bien los pagos, lo que podría interrumpir las operaciones de la empresa.

En este artículo se explica, para las empresas que aceptan solicitudes de trabajo de terceros externos, cómo realizar una factura por el trabajo tercerizado. Esto incluye: información requerida, puntos a tener en cuenta y métodos de emisión.

¿Qué contiene este artículo?

• Por qué se necesitan facturas para trabajos tercerizados
  
• Información a incluir y cómo redactar una factura por trabajo tercerizado
  
• Información para confirmar con el cliente antes de crear una factura por trabajo tercerizado
  
• Puntos a tener en cuenta a la hora de crear una factura por trabajo tercerizado
  
• Cómo emitir facturas por trabajo tercerizado sin problemas
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

Por qué se necesitan facturas para el trabajo tercerizado

¿Por qué son necesarias las facturas para el trabajo tercerizado? En esta sección, explicaremos la función de las facturas.

Para cubrir el riesgo

Como se mencionó anteriormente, una factura es un documento que se utiliza para solicitar el pago al comprador de bienes o al cliente al que se prestaron los servicios. La emisión de facturas no es un requisito legal. Sin embargo, si haces negocios en Japón, es probable que tengas experiencia considerable en el manejo de documentos etiquetados como facturas. Las facturas casi siempre se emiten durante las transacciones comerciales, principalmente para evitar disputas con los clientes. En otras palabras, si bien no existe una obligación legal de emitirlas, se consideran documentos indispensables para garantizar el pago fluido de los socios comerciales.

Incluso sin factura, es posible que un contratista reciba el pago. Sin embargo, la falta de emisión de una factura podría dar lugar a complicaciones como errores en el importe recibido o pagos que nunca se materializan. La emisión de una factura a un cliente por un trabajo tercerizado puede ayudar a prevenir problemas, como comisiones impagas, antes de que ocurran.

Además, en el improbable caso de que el cliente se niegue a pagar por los servicios prestados, la factura sirve como prueba de tu derecho a cobrar pagos, ya que, en virtud del derecho civil japonés, la creación de una factura permite al proveedor de servicios ejercer su reclamo, o el derecho a exigir el pago, durante un período determinado (cinco años), aunque no pueda recibir el pago inmediatamente. Por lo tanto, aunque no existe obligación legal de emitir una factura, el hecho de que su creación y entrega generen efectos legales demuestra la gran utilidad de las facturas para quienes realizan trabajos contractuales.

Para fines impositivos

Las declaraciones de impuestos a las ganancias se pueden presentar incluso sin facturas. Sin embargo, si una agencia fiscal local realiza una auditoría, es posible que se te pida que las presentes. En estos casos, sin facturas, no se pueden verificar los detalles de las transacciones que generaron ingresos, lo que puede dar lugar a la sospecha de una declaración de impuestos falsificada. Esto también podría dar lugar a la evaluación del impuesto a las ganancias adicional. Cuando consideras los riesgos de la no emisión de facturas, es recomendable emitirlas para todas las transacciones, no solo para el trabajo tercerizado.

Además, incluso en el sistema de facturas cualificadas actualmente en vigor en Japón, las facturas ocupan un lugar muy importante. Si el vendedor no puede emitir una factura conforme al sistema de facturas (es decir, una factura cualificada), el comprador no podrá reclamar el crédito fiscal soportado que, de otro modo, sería aplicable. Por lo tanto, es importante que las empresas que realizan transacciones B2B se registren en el sistema de facturas actual para convertirse en emisores de facturas cualificadas y asegurarse de que cuentan con los sistemas necesarios para emitir facturas calificadas sin ningún problema.

Es importante tener en cuenta que, a fin de registrarse en el sistema de facturas, debes ser una empresa sujeta a impuestos. Por lo tanto, una de las principales preocupaciones de los compradores es que no podrán reclamar créditos fiscales soportados cuando se trate de empresas exentas de impuestos después de la entrada en vigor del sistema de facturas. Para abordar este problema, ahora existen medidas transitorias que permiten la solicitud de créditos fiscales soportados incluso cuando se subcontrata a empresas exentas de impuestos. Por lo tanto, el uso de estas medidas transitorias puede ayudar a reducir la carga de impuestos al consumo. (En cuanto a las medidas transitorias para el sistema de facturas, consulta la información más reciente de la Agencia Nacional Impositiva).

Información para incluir y cómo redactar una factura por trabajo tercerizado

No hay normas legales sobre cómo redactar facturas, y los emisores pueden usar cualquier formato que deseen. Siempre y cuando la información requerida se registre con precisión, cualquier formato, ya sea escrito a mano o electrónico, está bien. Sin embargo, hay ciertos requisitos para las facturas, así como alguna información recomendada para incluir en ellas. Al crear facturas para trabajos tercerizados, ten cuidado de evitar errores u omisiones en la información que proporciones.

Información requerida

Para cumplir su función como factura, un documento debe contener de forma clara y precisa lo siguiente:

• Nombre del destinatario de la factura: Incluye el nombre de la empresa, el nombre del departamento y el nombre de la persona de contacto del beneficiario de la factura. Agrega «Attn:» para empresas o departamentos, y «Sr./Sra.» para particulares. Además, confirma con anticipación si el destinatario es la empresa en su conjunto o una persona de contacto específica.

• Información del emisor de la factura: Ingresa el nombre del emisor (o nombre comercial) y el nombre de la empresa. Si bien la información que no sea el nombre y el nombre de la empresa es opcional, se considera que las prácticas recomendadas también incluyen la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del emisor. Además, en la emisión de facturas calificadas, se requiere el número de registro.

• Detalles de la transacción: indica el nombre, precio unitario, cantidad, fecha de transacción y fecha de entrega de los bienes o servicios que cubre la factura.

• Importe de la transacción: introduce el importe del subtotal, el importe del impuesto al consumo del subtotal y el importe total de la factura, incluido el impuesto (subtotal más impuesto al consumo). Ten en cuenta que si se aplica la retención fiscal a cuenta (como se explica más adelante), el importe final de la factura será el importe después de deducir la retención fiscal a cuenta. Al escribir importes, usa comas como separadores de miles contando desde la derecha y colocando una coma cada tres dígitos (p. ej., ¥25,000). Esto facilita la lectura de los números.

• Tasas de impuestos e impuestos al consumo aplicables por tasa: determina el importe total del impuesto al consumo desglosado en los importes para la tasa impositiva estándar (10 %) y la tasa impositiva reducida (8 %) y enuméralos por separado del importe de la transacción anterior. Al hacerlo, indica claramente el importe total de la transacción (impuesto incluido o excluido) para cada transacción clasificada por tasa impositiva, asegurándote de que esté vinculada a la tasa impositiva correspondiente. (Dado que la tasa impositiva reducida se aplica principalmente a los alimentos, las facturas por trabajo tercerizado suelen utilizar solo la tasa impositiva estándar).

Información recomendada

Las partidas adicionales recomendadas para incluir en las facturas incluyen información que es necesaria en la mayoría de los casos, como los datos de transferencia bancaria. Por lo tanto, aunque no es obligatorio, es recomendable especificar claramente lo siguiente:

• N°. de factura: suele estar compuesto por el número de cliente, la fecha y el número de transacción o un número secuencial.

• Fecha de emisión: la fecha de emisión de la factura no es necesariamente la fecha real en que se generó la factura, por lo que es importante que las empresas acuerden con anticipación cómo determinar la fecha de emisión. La práctica estándar es alinear la fecha de emisión con la fecha de cierre del ciclo de facturación del cliente.

• Fecha de vencimiento del pago: Indica la fecha de pago conforme a las condiciones que se han acordado por adelantado. Además, si la fecha de vencimiento cae en fin de semana o feriado, asegúrate de confirmar con tu socio comercial por anticipado si es posible adelantar la fecha de pago.

• Datos de la transferencia bancaria: Incluye el nombre del banco, nombre de la sucursal, tipo de cuenta, número de cuenta, nombre del titular de la cuenta (en katakana), código bancario y código de sucursal. Si los datos de la cuenta bancaria cambian, asegúrate de notificar a los socios de tu empresa por adelantado y establece claramente los cambios en la sección de observaciones u otra área apropiada de la factura.

• Gestión de comisiones por transferencia bancaria: asegúrate de decidir por adelantado con tu socio comercial quién será responsable de las comisiones por transferencia bancaria. Si el beneficiario va a asumir las comisiones, puedes incluir una frase como: “Le solicitamos que cubra las comisiones por transferencia bancaria”, en la sección de observaciones de la factura.

• Importe de la retención fiscal a cuenta (si corresponde): se aplica a las remuneraciones y retenciones fiscales a cuenta según lo determine la Agencia Nacional Impositiva. La parte que paga la retribución debe registrar claramente el importe del impuesto a las ganancias que se ha retenido en nombre del beneficiario como «retención fiscal a cuenta» en la factura. Especialmente cuando se trata de clientes corporativos o empresas unipersonales sujetas a obligaciones de retención fiscal a cuenta, confirma por adelantado si serán retenciones fiscales a cuenta y si el importe debe incluirse en la factura. Ten en cuenta que si tu cliente retiene impuestos, el importe real que recibirás será el importe de la factura menos el importe del impuesto retenido.

Ten en cuenta que, al igual que las facturas generales, no existen plantillas ni requisitos legales sobre el formato de facturas calificadas, pero para emitir una factura calificada que cumpla con las condiciones de crédito fiscal admitido, es importante revisar los elementos obligatorios especificados por la Agencia Nacional Impositiva y comprender bien las facturas calificadas.

Información para confirmar con el cliente antes de crear una factura por trabajo tercerizado

La siguiente es una lista de verificación de las partidas que se deben confirmar con el socio de la empresa antes de crear una factura por un trabajo tercerizado. Usa esto como referencia al crear una factura.

• Nombre del destinatario de la factura
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de vencimiento del pago
  
• Qué parte deberá asumir la comisión por la transferencia bancaria
  
• Método de entrega de facturas (facturas impresas por correo o facturas digitales)
  
• Si se debe incluir retención fiscal a cuenta en la factura (si corresponde)
  
• Si se pueden facturar gastos varios (p. ej., costos de transporte)
  

Confirmar esta información por adelantado no solo te ayudará a garantizar una facturación fluida, sino que también te ayudará a mantener buenas relaciones con los socios de tu empresa.

Puntos a tener en cuenta a la hora de crear una factura por trabajo tercerizado

Las facturas son documentos importantes que ayudan a evitar problemas como facturas impagas y demoras en los pagos. Teniendo esto en cuenta, aquí hay algunos puntos clave que debes recordar a la hora de crear facturas.

• Proporciona información específica y detallada: Proporciona tantos detalles específicos sobre la transacción como sea posible. Indica claramente la fecha de entrega, el nombre oficial del producto o servicio, la cantidad y cualquier otro detalle necesario. La descripción debe ser lo suficientemente clara como para que el beneficiario entienda los detalles de un vistazo.

• Revisa el contenido: Si se descubre un error después de enviar una factura, podría dañar la confianza de los socios de tu empresa. Por lo tanto, antes de enviar una factura, revisa cuidadosamente todas las partidas, como nombre del cliente, detalles de la transacción, importe de la transacción e información de la transferencia bancaria para asegurarte de que no haya errores. Si descubres un error en una factura que ya se envió, ponte en contacto con el cliente de inmediato, pide disculpas sinceras y vuelve a emitir la factura.

• Céntrate en la eficiencia: para evitar los errores en la documentación analizada anteriormente y reducir la carga de trabajo que implica crear facturas, considera el uso de una plantilla de facturas o la adopción de una herramienta de autogeneración. Por ejemplo, cuando tienes que calcular manualmente los importes del impuesto al consumo o los totales de facturas, no solo toma tiempo hacer los cálculos, sino que lo más importante es que se cometerán errores. Sin embargo, las plantillas y herramientas equipadas con funciones de cálculo automático pueden prevenir errores de cálculo y ayudar a evitar otros problemas.

• Enviar siempre como PDF: Si estás enviando datos de facturas para trabajos tercerizados por correo electrónico, conviértelos siempre al formato PDF. Si bien las facturas se pueden crear usando programas como Word o Excel, enviarlas en su formato original permite al beneficiario modificar fácilmente el contenido. Es muy recomendable que envíes datos de facturas en formato PDF, porque es difícil eliminar o modificar el contenido.

Cómo emitir facturas por trabajo tercerizado sin problemas

Para emitir facturas de manera sencilla y fluida, recomendamos usar las plantillas y herramientas en línea mencionadas anteriormente.

Las herramientas en línea, en particular, son especialmente convenientes, ya que automatizan y centralizan todo el proceso, desde la creación y el envío de facturas hasta el seguimiento de pagos.

La implementación de una herramienta en línea que tenga un conjunto integral de funcionalidades de facturación puede conducir a operaciones administrativas más eficientes. Sin embargo, el uso de una herramienta de este tipo implica costos operativos y de implementación, por lo que es importante considerar cuidadosamente la rentabilidad y el momento antes de comenzar a usarla.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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