账单是商家用来向客户请求支付商品或服务费用的文件。类似于估价单、收据，以及送货单，账单不仅是公司，也是个体经营者的重要会计辅助文件。
对于自由职业者和其他以合同形式提供服务的个体经营者来说，正确制作和开具账单是获得工作报酬的关键。如果开具账单过程中出现问题，您可能无法顺利收到款项，这可能会影响业务运营。
本文解释了接受外部工作请求的企业如何为外包工作制作账单，包括：所需信息、注意事项和开具方式。
本文内容
- 为什么外包工作需要账单
- 外包工作账单包含的信息以及开具方法
- 在为外包工作制作账单之前，需要与客户确认的信息
- 为外包工作制作账单时需要注意的要点
- 如何顺利为外包工作开具账单
- Stripe Invoicing 如何提供帮助
为什么外包工作需要账单
为什么外包工作必须开具账单？在本节中，我们将解释账单的作用。
以对冲风险
如上所述，账单是用来向商品购买者或接受服务的客户请求付款的文件。开具账单并非一项法律义务。然而，如果您在日本开展业务，您可能有处理账单类单据的丰富经验。在商业交易中，几乎总是要开具账单的，主要是为了避免与客户发生纠纷。换句话说，虽然没有法律义务必须开具这些账单，但它们被视作确保业务合作伙伴顺利支付不可或缺的文件。
即使没有账单，承包商也有可能收到款项。然而，未能开具账单可能导致收款金额错误或款项未到账等复杂情况。向客户开具外包工作账单，有助于防止未支付费用等问题发生。
此外，如果客户极不可能拒绝为所提供的服务支付费用，账单将作为您有权收取款项的证明。这是因为，根据《日本民法》的规定，开具账单后，即便服务提供者无法即时收到款项，仍可在法定期限（五年）内行使其支付请求权。因此，尽管法律上没有义务开具账单，但账单的创建和交付会产生法律效力，体现了账单对各类合同业务主体的重要实用性。
税务目的
即使没有账单，所得税申报表也可以申报。然而，如果当地税务局进行审计，您可能会被要求提交账单。在这种情况下，没有账单，产生收入的交易细节无法核实，这可能导致税务申报表被怀疑伪造。这也可能导致对额外的所得税进行评估。考虑到不开具账单的风险，建议对所有交易都开具账单，而不仅仅是外包工作。
此外，在日本现行的合格账单系统下，账单同样具有非常重要的地位。如果卖方无法开具符合账单系统的账单（即合格账单），买方将无法获得本应适用的进项税额减免。因此，对于参与 B2B 交易的企业而言，重要的一点是，在现行账单系统下进行注册，成为合格账单开具方，并确保他们有必要的系统，能够顺利开具合格账单。
需要注意的是，要在账单系统下注册，您必须是应税商家。因此，在账单系统实施后，买方面临的一个主要担忧是，在与免税企业开展交易时，将无法申请进项税额减免。为解决这一问题，现已出台过渡措施，允许即使将工作外包给免税企业，也能申请进项税额减免。因此，采用这些过渡措施有助于减轻消费税负担。（关于账单制度的过渡措施，请查阅国税厅的最新信息。）
外包工作账单包含的信息以及开具方法
关于如何开具账单没有法律规定，开具方可以使用任何他们喜欢的格式。只要所需信息准确记录，无论是手写还是电子格式都可以。不过，确实有一些账单要求，以及一些需要包含的推荐信息。在为外包工作制作账单时，务必避免所提供信息中存在错误或遗漏。
必要信息
为了履行账单的功能，文件必须清晰准确地包含以下内容：
账单接收方名称：包括账单接收方的公司名称、部门名称及联系人姓名。公司或部门请添加“Attn:”，个人请加上“先生/女士”。同时，请提前确认接收方是整个公司还是特定联系人。
账单开具方信息：输入开具方的名称（或商号）和公司名称。虽然除了姓名和公司名称外的信息是可选的，但最佳做法是同时包含开具方的地址、电话号码和电子邮件地址。此外，在开具合格账单时，需要提供账单系统注册号。
交易详情：说明账单所涵盖商品或服务的名称、单价、数量、交易日期和交付日期。
交易金额：输入小计金额、基于小计金额计算的消费税金额以及含税的账单总金额（小计金额加消费税）。请注意，如果需要预扣税（如后文所述），最终账单金额将是扣除预扣税后的金额。填写金额时，从右边起使用逗号作为千位分隔符，每三位数字加一个逗号（例如 25,000 日元）。这样数字更容易阅读。
适用税率及按税率划分的消费税金额：分别核算标准税率 (10%) 与优惠税率 (8%) 对应的消费税税额，得出消费税总金额，并将该两项税额与前述交易金额分开列示。在这样做时，应明确说明每笔按税率分类的交易总金额（含税或不含税），并确保与相应的税率挂钩。（由于优惠税率主要适用于食品，外包工作的账单通常只使用标准税率。）
推荐信息
推荐在账单上需包含的额外信息包括大多数情况下必需的信息，如银行转账详情。因此，虽然不是强制性的，但建议明确说明以下内容：
账单编号：通常由客户编号、日期和交易编号或连续编号组成。
开具日期：账单的开具日期不一定是账单生成的实际日期，因此商家提前就如何确定开具日期达成一致很重要。标准做法是将开具日期与客户的计费周期结束日期保持一致。
支付截止日期：根据提前达成一致的条款说明支付日期。此外，如果截止日期在周末或节假日，请务必提前与您的业务合作伙伴确认是否可以将支付日期提前。
银行转账详情：包括银行名称、分行名称、账户类型、账号、账户持有人的姓名（需用片假名）、银行代码和分行代码。如果银行账户详情变更，请务必提前通知您的业务合作伙伴，并在备注部分或账单的其他适当区域明确说明该变更。
银行转账费用处理：务必提前与您的业务合作伙伴商定，谁将负担银行转账费用。如果接收方承担费用，您可以在账单的备注部分加入“我们诚挚请求您承担银行转账费用”这样的短语。
预扣税金额（如适用）：这适用于国税厅认定的、需缴纳预扣税的报酬和费用。支付报酬的一方应在账单上明确记录代表接收方预扣的所得税金额，作为“预扣税”。尤其是在与企业客户或个体经营者打交道时，需提前确认他们是否会预扣税款，以及该金额是否应包含在账单上。请注意，如果您的客户预扣了税款，您收到的实际金额将是账单金额减去预扣税款金额。
请注意，与一般账单类似，针对合格账单的格式，没有模板或法律要求。然而，要开具符合进项税额减免条件的合格账单，请务必查看国税厅规定的必填项目并透彻理解合格账单。
在为外包工作制作账单之前，需要与客户确认的信息
以下是在为外包工作制作账单之前，需与业务合作伙伴确认的项目清单。请在制作账单时以此为参考。
- 账单接收方名称
- 账单开具日期
- 支付截止日期
- 哪一方将承担银行转账费用
- 账单递送方式（纸质账单采用邮寄方式或无纸化账单）
- 是否应在账单中包含预扣税款（如适用）
- 是否可以开具杂项费用（如运输费用）的账单
提前确认这些信息不仅有助于确保顺利开具账单，也有助于您与业务合作伙伴保持良好关系。
为外包工作制作账单时需要注意的要点
账单是防止未付账单和延迟付款等问题的重要文件。考虑到这一点，以下是制作账单时需要记住的一些要点。
提供具体、详细的信息：尽可能提供交易的具体细节。明确说明交付日期、官方产品或服务名称、数量及其他必要信息。描述应足够清晰，让接收方一眼就能理解详细信息。
审核内容：如果在发送账单后发现错误，可能会损害您的业务合作伙伴的信任。因此，在发送账单前，请仔细核对所有项目，如客户姓名、交易详情、交易金额和银行转账信息，以确保无误。如果您发现已发送的账单有错误，请立即联系客户，诚恳道歉并重新开具账单。
注重效率：为避免上述文件错误并减轻账单制作工作量，建议使用账单模板或采用自动生成工具。例如，当您必须手动计算消费税金额或账单总额时，不仅计算起来耗时，更重要的是，错误难免会发生。然而，配备自动计算功能的模板和工具，可以防止计算错误，并有助于避免其他问题。
请务必以 PDF 形式发送：如果您通过电子邮件发送外包工作的账单数据，请务必将其转换为 PDF 格式。虽然账单可以用 Word 或 Excel 等程序制作，但以原始格式发送账单会让接收方轻松修改内容。强烈建议您以 PDF 格式发送账单数据，因为这种格式的内容很难被删除或改动。
如何顺利为外包工作开具账单
为了简单、顺利地开具账单，我们建议使用上述模板和在线工具。
尤其是在线工具，它们可实现从账单创建、发送到款项追踪的全流程自动化与集中化管理。
实施具备全面账单开具功能的在线工具，可以提升后台运营效率。然而，使用此类工具涉及实施和运营成本，因此在开始使用前，务必仔细考虑成本效益和时机。
Stripe Invoicing 如何提供帮助
Stripe Invoicing 简化了您的应收账款 (AR) 流程，涵盖从账单创建到欠款回收的各个环节。无论您是管理一次性计费还是定期计费，Stripe 都能帮助企业加快收款并简化运营：
自动化应收账款：轻松创建、自定义和发送专业账单——无需代码。Stripe 会自动跟踪账单状态、发送付款提醒并处理退款，助您随时掌握现金流。
加速现金流：通过集成的全球支付、自动提醒和 AI 驱动的催款工具，缩短应收账款周转天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您收回更多收入。
增强客户体验：提供现代化的支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。客户可通过自助客户门户轻松访问并支付账单。
减少后台工作量：在几分钟内生成账单，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款耗时。
与现有系统集成：Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。