Mit E-Invoicing können Rechnungen über ein gemeinsames Netzwerk von System zu System fließen. Es ist schnell, verbunden und für eine softwaregestützte Welt entwickelt. In Australien ist der E-Invoicing-Markt im Jahr 2024 auf 445,2 Millionen USD gewachsen. Bis 2033 wird er voraussichtlich über 1,8 Milliarden USD erreichen. Australien verfolgt beim E-Invoicing einen ehrgeizigen und effizienten Ansatz und die Umstellung von herkömmlichen Rechnungsstellungsverfahren auf E-Invoicing ist für Unternehmen, Plattformen und staatliche Lieferanten mit bestimmten Erwartungen verbunden.

Im Folgenden finden Sie einen klaren und detaillierten Leitfaden zum Thema E-Invoicing in Australien. Sie erfahren, was sich ändert und wie Sie mit den Änderungen Schritt halten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist E-Invoicing in Australien?
  
• Was ist der Unterschied zwischen E-Invoicing und digitalen Rechnungen?
  
• Warum führt Australien E-Invoicing ein?
  
• Wie funktioniert das Peppol-Framework in Australien?
  
• Welche Arten von Unternehmen müssen in Australien die Regeln für E-Invoicing einhalten?
  
• Wie sieht der Prozess für das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen aus?
  
• Was bedeutet das E-Invoicing für B2B-Plattformen und Zahlungsdienstleister?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist E-Invoicing in Australien?

Beim E-Invoicing handelt es sich um den Austausch von Rechnungen ohne E-Mail, PDF-Dateien oder Papier. Anstatt ein Dokument zu senden, sendet ein Unternehmen strukturierte Daten, in denen auch die Rechnungsdetails enthalten sind. Diese Daten fließen direkt von einem Buchhaltungssystem zu einem anderen.

Im Gegensatz zu PDF-Dateien per E-Mail ist eine elektronische Rechnung maschinenlesbar. Das empfangende System versteht die Details direkt. Das bedeutet, dass keine manuelle Dateneingabe und keine Fehler beim Kopieren und Einfügen erforderlich sind. Sie senden die Rechnung über Ihre Software und sie geht vollständig formatiert und zahlungsbereit im System Ihres Kunden ein.

In Australien versteht man unter E-Invoicing den direkten Austausch von Rechnungen zwischen Systemen über das Peppol-Netzwerk – ein sicheres, globales Framework, das Unternehmen über einen gemeinsamen Standard verbindet.

Peppol wird in Australien vom australischen Finanzamt (Australian Taxation Office, ATO) verwaltet. Es legt die Regeln fest, akkreditiert Anbieter und stellt sicher, dass das E-Invoicing den Standards der australischen Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) entspricht. Das ATO überwacht oder speichert jedoch keine Rechnungen; die Daten gehen direkt vom Verkäufer zum Käufer.

Über Peppol gesendete elektronische Rechnungen müssen ein bestimmtes Format einhalten: Peppol International (PINT) A‐NZ, den in Australien und Neuseeland verwendeten Rechnungsstellungsstandard. Er enthält alle wesentlichen Elemente, wie die Australian Business Number (ABN), GST und Zahlungsbedingungen. Diese Elemente sind so strukturiert, dass sie in den Systemen beider Länder verarbeitet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen E-Invoicing und digitalen Rechnungen?

Eine PDF-Rechnung mag digital sein, aber sie muss von einem Menschen geöffnet, gelesen und in ein System eingegeben werden. Beim E-Invoicing wird all das übersprungen.

PDF-Rechnungen sind Dokumente, wogegen es sich bei elektronischen Rechnungen um Daten handelt. PDF-Rechnungen sind für Personen erstellt, da sie die Informationen anzeigen, aber nichts damit machen. Eine elektronische Rechnung ist für Software strukturiert. Sie kommt in Form maschinenlesbarer Daten an und wird direkt ins Käufersystem übertragen. Dafür sind weder Anhänge noch eine erneute Eingabe nötig.

Da das Datenformat elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk standardisiert ist, können Systeme elektronische Rechnungen automatisch validieren, aufzeichnen und zur Zahlung in die Warteschlange stellen. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko, es gibt weniger Hin und Her und die Prüfpfade sind übersichtlicher.

Warum führt Australien E-Invoicing ein?

Australische Unternehmen tauschen jedes Jahr schätzungsweise 1,2 Milliarden Rechnungen aus, von denen etwa 90 % noch mit traditionellen Methoden verarbeitet werden. Der Umfang des damit verbundenen Abtippens, Kopierens, Einfügens und Aufspürens von Zahlungsfehlern ist unvorstellbar. Für Unternehmen bedeutet das erheblichen Verwaltungsaufwand.

Der Wechsel zum E-Invoicing ermöglicht bedeutende Effizienzgewinne:

• Kosteneinsparungen: Die vollumfängliche Einführung könnte erhebliche Einsparungen für die australische Wirtschaft bedeuten. Einzelne Unternehmen würden dabei schon allein durch geringeren Verwaltungsaufwand und weniger Fehlerkorrektur jährliche Einsparungen erzielen.

• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen erreichen Käufer sofort und erscheinen direkt in ihren Kreditorensystemen, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Im Schnitt werden elektronische Rechnungen in Australien 2,5 Tage schneller bezahlt als herkömmliche Rechnungen.

• Mehr Genauigkeit und weniger Anfechtungen: Da es sich bei elektronischen Rechnungen um strukturierte Daten handelt, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern, nicht übereinstimmenden Posten oder fehlenden Feldern.

• Geringeres Betrugsrisiko: Das E-Invoicing leitet Daten über ein verifiziertes Netzwerk weiter. Dadurch wird es für Betrüger/innen schwieriger, Rechnungs-E-Mails zu hacken oder Bankdaten zu manipulieren. Das sind gängige Probleme bei PDF-basierten Workflows.

• Verbesserte Compliance: Die elektronischen Peppol-Rechnungen enthalten alle Felder, die das australische Finanzamt für eine gültige Rechnung mit Steuerausweis verlangt. Sie sind einfacher zu archivieren und zu prüfen.

Wie funktioniert das Peppol-Framework in Australien?

Peppol ist das Netzwerk, das E-Invoicing ermöglicht. Es vereinheitlicht die Formatierung und Zustellung von Rechnungsdaten. So können sich Unternehmen, die unterschiedliche Software verwenden, dennoch damit verbinden.

Peppol arbeitet mit einem dezentralen Setup, das als „Viereckmodell“ bezeichnet wird:

1. Der Verkäufer erstellt eine Rechnung in seiner Software.

2. Sie wird an einen zertifizierten Zugriffspunkt übergeben.

3. Die Rechnung läuft sicher durch das Peppol-Netzwerk.

4. Sie wird zum Zugriffspunkt der Käuferin oder des Käufers geliefert und in die Käufersoftware weitergeleitet.

Peppol macht die Rechnungsstellung interoperabel. Sobald Sie im Netzwerk sind, können Sie Rechnungen mit jedem anderen registrierten Unternehmen und jeder Regierungsbehörde austauschen. Es sind keine Integrationen erforderlich.

Um eine Rechnung zu versenden, benötigen Sie die ABN (oder die New Zealand Business Number) der Empfängerin oder des Empfängers, die wie eine Netzwerkadresse fungiert. Mit dieser Nummer leitet das System die Rechnung automatisch weiter, ohne E-Mail-Kontakte verwalten oder die Zustellung nochmals überprüfen zu müssen.

Welche Arten von Unternehmen müssen in Australien die Regeln für E-Invoicing einhalten?

Stand Dezember 2025 gibt es in Australien für private Unternehmen keine allgemeine Pflicht zur Nutzung von E-Invoicing.

Wenn Sie der Commonwealth-Regierung Rechnungen stellen, muss sie elektronische Rechnungen über Peppol akzeptieren. Nicht-körperschaftliche Commonwealth-Einrichtungen (NCEs) nehmen sie seit dem 1. Juli 2022 entgegen und alle NCEs müssen bis Dezember 2026 die automatische Verarbeitung und den Versand elektronischer Rechnungen ermöglichen. Das beschleunigt Zahlungen an Lieferanten, die oft innerhalb von fünf Werktagen erfolgen.

Für B2B-Transaktionen ist das E-Invoicing weiterhin optional. Die Entwicklung ist jedoch klar: Das Finanzministerium hat ein E-Invoicing-Recht für Unternehmen (Business e-Invoicing Right, BER) vorgeschlagen. So soll das E-Invoicing schrittweise zum Standard werden, insbesondere für größere Unternehmen. Die mit dem E-Invoicing verbundenen Vorteile, darunter schnellere Zahlungen, niedrigere Bearbeitungskosten und weniger Zahlungsanfechtungen, sind der Akzeptanz förderlich. In ihrem Haushalt für 2024-2025 hat die australische Bundesregierung 23,3 Millionen AUD an Finanzmitteln bereitgestellt, um kleinen Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing zu unterstützen. Das signalisiert, dass breitere Akzeptanz erwartet wird.

Wie sieht der Prozess für das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen aus?

Sie benötigen lediglich eine Software, die Ihren Finanz- und Buchhaltungs-Stack mit dem Peppol-Netzwerk verbinden kann.

Diese Schritte sind erforderlich.

Stellen Sie eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk her

Um elektronische Rechnungen in Australien zu senden oder zu empfangen, müssen Sie im Peppol-Netzwerk registriert sein. Unternehmen registrieren sich in der Regel über einen zertifizierten Dienstleister oder einen Peppol-Zugriffspunkt. Durch diesen Kanal bewegt sich Ihre Rechnung sicher und direkt.

Verwenden Sie das richtige Format

Elektronische Rechnungen in Australien müssen dem Format PINT A‐NZ folgen, das alle vom australischen Finanzamt geforderten Daten enthält. Dieses Format ist seit November 2024 in Australien und Neuseeland für E-Invoicing im B2G-Bereich obligatorisch.

Identifizieren Sie Ihr Unternehmen

Ihre ABN fungiert als Ihre E-Invoicing-Adresse. Wenn Sie sich registrieren, wird Ihre ABN im Peppol-Netzwerk mit Ihrem Unternehmen verknüpft. Andere benötigen dann weder Ihre E-Mail-Adresse noch sonstige Kontaktdaten, um Ihnen Rechnungen zu senden.

Lassen Sie die Software die schwierige Arbeit erledigen

Wenn Ihr Buchhaltungssystem das E-Invoicing bereits unterstützt, ist die Einrichtung möglicherweise so ebenso einfach wie das Aktivieren einer Funktion oder die Eingabe Ihrer ABN. Die besten Tools handhaben Formatierung, Zustellung und Validierung im Hintergrund. Sie müssen nur noch auf „Senden“ klicken.

Dokumentieren Sie alles

Wie bei jedes andere Steuerdokument auch müssen Sie elektronische Rechnungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Softwareplattformen handhaben dies in der Regel automatisch, sie sollten es aber sicherheitshalber überprüfen.

Was bedeutet das E-Invoicing für B2B-Plattformen und Zahlungsdienstleister?

Das E‐Invoicing wird zu einer wichtigen Funktion für Produkte. Zahlungsdienstleister, die Abrechnung oder Zahlungen abwickeln, integrieren Peppol in ihre Workflows – einige nativ, andere über App-Partnerschaften.

Stripe-Nutzer/innen können beispielsweise Apps aus dem Stripe App Marketplace verbinden, um Peppol-konforme elektronische Rechnungen direkt aus ihren Stripe-Daten zu erstellen und zu versenden. Durch die Integration von E-Invoicing in Ihr B2B-Produkt bleiben Ihre Kundinnen und Kunden regelkonform, werden schneller bezahlt und können ihre Abläufe zukunftssicher gestalten, ohne Ihr System zu verlassen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann, oder starten Sie noch heute.