La facturación electrónica permite que las facturas fluyan de un sistema a otro a través de una red compartida. Es rápida, está conectada y se diseñó para un contexto mundial impulsado por software. En Australia, el tamaño del mercado de facturación electrónica aumentó a 445.2 millones de dólares estadounidenses (USD) en 2024 y se prevé que alcance una cifra superior a los USD 1,800 millones para 2033. El enfoque australiano en relación con la facturación electrónica es ambicioso y eficiente, y el hecho de pasar de prácticas de facturación estándar a la facturación electrónica conlleva ciertas expectativas para las empresas, las plataformas y los proveedores gubernamentales.

A continuación, encontrarás una guía clara y detallada sobre la facturación electrónica en Australia, qué cambiará y cómo adelantarte a ella.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica en Australia?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre la facturación electrónica y las facturas digitales?
  
• ¿Por qué Australia adopta la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo funciona el marco Peppol en Australia?
  
• ¿Qué tipos de empresas deben cumplir con las normas de facturación electrónica en Australia?
  
• ¿Cuál es el proceso para enviar y recibir facturas electrónicas?
  
• ¿Qué significa la facturación electrónica para las plataformas B2B y los proveedores de servicios de pagos?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es la facturación electrónica en Australia?

La facturación electrónica es la forma mediante la cual las empresas intercambian facturas sin correo electrónico, archivos PDF ni papel. En lugar de enviar un documento, las empresas envían datos estructurados, incluidos los datos de las facturas que pasan directamente de un sistema contable a otro.

A diferencia de los PDF que se envían por correo electrónico, una factura electrónica se lee con una máquina. En realidad, el sistema receptor entiende los detalles directamente. Eso significa que no hay entrada manual de datos y que no se generan errores por copiar y pegar. Envías la factura desde tu software, y esta llega al sistema de tu cliente formateada por completo y lista para pagarse.

En Australia, la facturación electrónica implica intercambiar datos de facturas directamente entre sistemas que utilizan la red Peppol, un marco mundial seguro que conecta a las empresas a través de un estándar compartido.

La Oficina de Tributación de Australia (ATO) gestiona Peppol en el país: establece las reglas, acredita a los proveedores y garantiza que la facturación electrónica cumpla con las normas del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) australiano. Sin embargo, no supervisa ni almacena facturas; los datos pasan directamente del vendedor al comprador.

Las facturas electrónicas que se envían a través de Peppol deben presentar un formato específico: Peppol International (PINT) A-NZ, la norma de facturación que se utilizada en Australia y Nueva Zelanda. Este incluye todos los elementos fundamentales, como el número de empresa australiana (ABN), GST y las condiciones de pago, estructurados, de manera que los sistemas de ambos países entiendan.

¿Cuál es la diferencia entre la facturación electrónica y las facturas digitales?

Una factura en PDF puede ser digital, pero aun así necesita que una persona la abra, la lea e ingrese los datos en un sistema. Con la facturación electrónica, se omite todo eso.

Los PDF son documentos, mientras que las facturas electrónicas son datos. Un PDF está diseñado para las personas, ya que muestra la información, pero no hace nada con ella. Una factura electrónica tiene una estructura ideal para el software: llega directamente al sistema del comprador a modo de datos que puede leer una máquina, sin que se necesiten archivos adjuntos ni retipeos.

Debido a que el formato de los datos de las facturas electrónicas está estandarizado a través de la red Peppol, los sistemas pueden validar, registrar y poner en cola automáticamente las facturas electrónicas para el pago. De esta forma, se reducen los errores y las idas y venidas, además de que los registros de auditoría son más transparentes.

¿Por qué Australia adopta la facturación electrónica?

Se calcula que, cada año, las empresas australianas intercambian alrededor de 1,200 millones de facturas, y que casi el 90 % de estas se siguen procesando con métodos tradicionales. Esto genera una cantidad asombrosa de retipeo, de copia y pegado, así como de rastreo de errores en los pagos, lo que conlleva gastos administrativos para las empresas.

Pasar a la facturación electrónica ofrece verdaderas ganancias en cuanto a la eficiencia, como las siguientes:

• Ahorro de costos: la adopción total podría significar un ahorro importante para la economía australiana, ya que las empresas particulares registrarán ahorros anuales con solo reducir las tareas administrativas y de corrección de errores.

• Pagos más rápidos: las facturas electrónicas llegan a los compradores al instante y aparecen directamente en sus sistemas de cuentas por pagar, lo que reduce el tiempo de procesamiento. En promedio, las facturas electrónicas en Australia se pagan 2.5 días más rápido que las tradicionales.

• Mejor precisión y menos disputas: debido a que las facturas electrónicas parten de datos estructurados, se reducen los errores tipográficos y las partidas no coincidentes o los campos faltantes.

• Menor riesgo de fraude: la facturación electrónica enruta los datos a través de una red verificada. De esta forma, los estafadores tienen mayor dificultar al momento de hackear los correos electrónicos de las facturas o manipular los datos bancarios, que son problemas que invaden los flujos de trabajo basados en PDF.

• Mejor cumplimiento de la normativa: en las facturas electrónicas de Peppol, se incluyen todos los campos que requiere la ATO para que la factura de impuestos sea válida. Además, estas son más fáciles de archivar y auditar.

¿Cómo funciona el marco Peppol en Australia?

Peppol es la red con la cual se puede llevar adelante la facturación electrónica. Esta red estandariza el formato y la entrega de los datos de las facturas para que las empresas que utilizan software diferentes puedan conectarse de todas maneras.

Peppol utiliza una configuración descentralizada que se conoce como «modelo de cuatro esquinas»:

1. El vendedor crea una factura en su software.

2. Esta se transfiere a un punto de acceso certificado.

3. La factura viaja de forma segura a través de la red Peppol.

4. Esta se entrega al punto de acceso del comprador y se enruta a su software.

Con Peppol, la facturación es interoperable. Una vez que estás en la red, puedes intercambiar facturas con cualquier otra empresa u organismo público registrados. No es necesario que realices ningún trabajo de integración.

Para enviar una factura, necesitas el ABN (o número de empresa neozelandés) del beneficiario, que actúa como una dirección de red. El sistema lo utiliza para enrutar la factura automáticamente, sin que debas gestionar los contactos de correo electrónico ni volver a comprobar la entrega.

¿Qué tipos de empresas deben cumplir con las normas de facturación electrónica en Australia?

A partir de diciembre de 2025, no existe una obligatoriedad general en cuanto al uso de la facturación electrónica por parte de las empresas privadas en Australia.

Si facturas al Gobierno de la Commonwealth, estás obligado a aceptar facturas electrónicas a través de Peppol. Las entidades no corporativas de la Commonwealth (NCE) comenzaron a recibirlas a partir del 1 de julio de 2022, y se espera que todas las NCE habiliten el procesamiento y el envío automatizados de facturas electrónicas para diciembre de 2026. De esta forma, se aceleran los pagos a proveedores, ya que, a menudo, se realizan en un plazo de cinco días hábiles.

En el caso de las transacciones B2B, la facturación electrónica sigue siendo opcional. Sin embargo, el recorrido es claro: el Tesoro propuso un Derecho de Facturación Electrónica para Empresas (BER) para convertirla de forma gradual en la norma, en especial entre las empresas más grandes. Las ventajas de la facturación electrónica, entre las que se incluyen pagos más rápidos, menores costos de procesamiento y menos disputas, están impulsando la adaptación al nuevo sistema. En su presupuesto para 2024-2025, el Gobierno federal australiano asignó AUD 23.3 millones en financiación para ayudar a las pequeñas empresas a adoptar la facturación electrónica, lo que señala que se espera una adopción más amplia.

¿Cuál es el proceso para enviar y recibir facturas electrónicas?

Todo lo que necesitas es un software que conecte tu pila de software financiero y contable con la red Peppol.

Estos son los pasos.

Conéctate a la red Peppol

Para enviar o recibir facturas electrónicas en Australia, debes estar registrado en la red Peppol. Por lo general, las empresas lo hacen a través de un proveedor de servicios certificado o un punto de acceso Peppol. Ese es el canal por el que viaja tu factura de forma segura y directa.

Usa el formato correcto

Las facturas electrónicas en Australia deben seguir el formato PINT A-NZ, que incluye todos los datos que requiere la ATO. Este formato pasó a ser obligatorio para la facturación electrónica B2G en Australia y Nueva Zelanda en noviembre de 2024.

Identifica tu empresa

Tu ABN actúa como tu dirección de facturación electrónica. Cuando te registras, tu ABN se vincula con tu empresa en la red Peppol para que otros puedan enviarte facturas sin necesitar tu correo electrónico o tus datos de contacto.

Deja que el software haga el trabajo difícil

Si tu sistema contable ya admite la facturación electrónica, configurarla puede ser tan simple como habilitar una funcionalidad o ingresar tu ABN. Las mejores herramientas se encargan del formato, la entrega y la validación en segundo plano. Solo debes hacer clic en «enviar».

Mantén registros

Tendrás que guardar las facturas electrónicas durante al menos cinco años, al igual que con cualquier otro documento fiscal. Las plataformas de software tienden a gestionar esto automáticamente, pero vale la pena comprobarlo.

¿Qué significa la facturación electrónica para las plataformas B2B y los proveedores de pagos?

La facturación electrónica se está convirtiendo en una funcionalidad importante de los productos. Los proveedores de servicios de pagos que gestionan facturas o pagos están integrando Peppol en sus flujos de trabajo, algunos de forma nativa y otros mediante asociaciones de aplicaciones.

Por ejemplo, los usuarios de Stripe pueden conectar aplicaciones desde Stripe App Marketplace para generar y enviar facturas electrónicas que cumplan con la normativa de Peppol directamente desde sus datos de Stripe. A partir de la integración de la facturación electrónica en tu producto B2B, tus clientes pueden cumplir con la normativa, recibir pagos más rápido y preparar sus operaciones para el futuro sin salir de tu sistema.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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