La fatturazione elettronica consente alle fatture di passare da un sistema all'altro attraverso una rete condivisa. È veloce, connessa e pensata per un mondo basato sul software. In Australia, il mercato della fatturazione elettronica è cresciuto fino a raggiungere i 445,2 milioni di dollari USA (USD) nel 2024 e si prevede che supererà 1,8 miliardi di USD entro il 2033. L'approccio dell'Australia alla fatturazione elettronica è ambizioso ed efficiente, e il passaggio dalle pratiche di fatturazione standard alla fatturazione elettronica comporta determinate aspettative per le attività, le piattaforme e i fornitori governativi.

Di seguito è riportata una guida chiara e dettagliata alla fatturazione elettronica in Australia, alle novità in arrivo e a come stare al passo con i tempi.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la fatturazione elettronica in Australia?
  
• Qual è la differenza tra fatturazione elettronica e fatture digitali?
  
• Perché l'Australia sta adottando la fatturazione elettronica?
  
• Come funziona il framework Peppol in Australia?
  
• Quali tipi di attività devono essere conformi alle norme sulla fatturazione elettronica in Australia?
  
• Qual è la procedura per inviare e ricevere fatture elettroniche?
  
• Che cosa implica la fatturazione elettronica per le piattaforme B2B e i fornitori di servizi di pagamento?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Ecco che cos'è la fatturazione elettronica in Australia

La fatturazione elettronica è il modo in cui le attività scambiano fatture senza ricorrere a email, PDF o documenti cartacei. Anziché inviare un documento, l'attività invia dati strutturati, inclusi i dettagli della fattura, che passano direttamente da un sistema contabile all'altro.

A differenza dei PDF inviati per email, la fattura elettronica è leggibile da un computer. Il sistema ricevente comprende direttamente i dettagli. Ciò significa che non è necessario inserire manualmente i dati e non si verificano errori di copia e incolla. La fattura viene inviata dal software e arriva nel sistema del cliente, completamente formattata e pronta per essere pagata.

In Australia, la fatturazione elettronica consiste nello scambio diretto dei dati delle fatture tra sistemi che utilizzano la rete Peppol, un framework globale sicuro che collega le attività attraverso uno standard condiviso.

L'Australian Taxation Office (ATO) gestisce Peppol nel Paese. Stabilisce le regole, accredita i fornitori e garantisce che la fatturazione elettronica soddisfi gli standard australiani in materia di imposta sui beni e servizi (GST). Tuttavia, non monitora né archivia le fatture: i dati passano direttamente dal venditore all'acquirente.

Le fatture elettroniche inviate tramite Peppol devono seguire un formato specifico: Peppol International (PINT) A-NZ, lo standard di fatturazione utilizzato in Australia e Nuova Zelanda. Esso include tutti gli elementi essenziali, quali l'Australian Business Number (ABN), la GST e i termini di pagamento, strutturati in modo comprensibile per i sistemi di entrambi i Paesi.

Differenza tra fatturazione elettronica e fatture digitali

Una fattura in formato PDF può essere digitale, ma richiede comunque l'intervento di una persona per aprirla, leggerla e inserire i dati in un sistema. La fatturazione elettronica elimina tutte queste operazioni.

I PDF sono documenti, mentre le fatture elettroniche sono dati. Un PDF è pensato per le persone, poiché mostra le informazioni ma non le utilizza in alcun modo. Una fattura elettronica è strutturata per il software. Arriva sotto forma di dati leggibili da una macchina e viene inserita direttamente nel sistema dell'acquirente, senza bisogno di allegati o di digitare nuovamente i dati.

Dato che il formato dei dati delle fatture elettroniche è standardizzato attraverso la rete Peppol, i sistemi possono convalidare, registrare e mettere in coda automaticamente le fatture elettroniche per il pagamento. Ciò significa un rischio ridotto di errori, meno scambi di comunicazioni e tracciati di audit più chiari.

Ecco perché l'Australia sta adottando la fatturazione elettronica

Le attività australiane scambiano circa 1,2 miliardi di fatture ogni anno, di cui circa il 90% viene ancora elaborato con metodi tradizionali. Si tratta di una quantità impressionante di operazioni di riscrittura, copia e incolla e ricerca di errori di pagamento, che comportano costi amministrativi per le attività.

Il passaggio alla fatturazione elettronica offre notevoli vantaggi in termini di efficienza:

• Risparmio sui costi: l'adozione completa potrebbe comportare risparmi significativi per l'economia australiana, con le singole attività che registrano risparmi annuali semplicemente riducendo il lavoro amministrativo e la correzione degli errori.

• Pagamenti più rapidi: le fatture elettroniche raggiungono immediatamente gli acquirenti e vengono visualizzate direttamente nei loro sistemi di contabilità fornitori, riducendo i tempi di elaborazione. In media, in Australia le fatture elettroniche vengono pagate con 2,5 giorni di anticipo rispetto alle fatture tradizionali.

• Maggiore accuratezza e meno contestazioni: poiché le fatture elettroniche sono dati strutturati, c'è un margine inferiore per errori di digitazione, voci riga non corrispondenti o campi mancanti.

• Riduzione del rischio di frode: la fatturazione elettronica trasmette i dati attraverso una rete verificata. Ciò rende più difficile per i truffatori violare le email delle fatture o manomettere i dati bancari, problemi che affliggono i flussi di lavoro che si basano su PDF.

• Maggiore conformità: le fatture elettroniche Peppol comprendono tutti i campi richiesti dall'ATO per una fattura fiscale valida. Sono più semplici da archiviare e controllare.

Funzionamento del framework Peppol in Australia

Peppol è la rete che consente la fatturazione elettronica. Standardizza il formato e la consegna dei dati delle fatture, consentendo alle attività che utilizzano software diversi di connettersi tra loro.

Peppol utilizza una configurazione decentralizzata nota come "modello a quattro angoli":

1. Il venditore crea una fattura nel proprio software.

2. Viene consegnata a un punto di accesso certificato.

3. La fattura transita in modo sicuro attraverso la rete Peppol.

4. Viene consegnata al punto di accesso dell'acquirente e instradata nel suo software.

Peppol consente l'interoperabilità della fatturazione. Una volta nella rete, puoi scambiare fatture con qualsiasi altra attività o ente governativo registrato. Non è necessario alcun lavoro di integrazione.

Per inviare una fattura, è necessario il numero ABN (o New Zealand Business Number) del destinatario, che funge da indirizzo di rete. Il sistema lo utilizza per instradare automaticamente la fattura, senza necessità di gestire i contatti di email o ricontrollare la consegna.

Tipi di attività devono che essere conformi alle norme sulla fatturazione elettronica in Australia

A dicembre 2025 non esiste alcun obbligo generalizzato per le attività private di utilizzare la fatturazione elettronica in Australia.

Se emetti fatture al governo del Commonwealth, esso è tenuto ad accettare fatture elettroniche tramite Peppol. Le entità non societarie del Commonwealth (NCE) hanno iniziato a riceverle dal 1º luglio 2022 e tutte le NCE dovranno abilitare l'elaborazione e l'invio automatizzati delle fatture elettroniche entro dicembre 2026. Questo consente pagamenti più rapidi ai fornitori, spesso entro cinque giorni lavorativi.

Per le transazioni B2B, la fatturazione elettronica è ancora facoltativa. Ma la traiettoria è chiara: il Tesoro ha proposto il diritto di fatturazione elettronica B2B (BER) per renderla gradualmente standard, soprattutto tra le attività di dimensioni maggiori. I vantaggi della fatturazione elettronica, tra cui pagamenti più rapidi, costi di elaborazione inferiori e meno contestazioni, stanno favorendo la sua adozione. Nel suo bilancio 2024-2025, il governo federale australiano ha stanziato 23,3 milioni di dollari australiani per aiutare le piccole imprese ad adottare la fatturazione elettronica, un segnale che ne prevede una diffusione più ampia.

Procedura per inviare e ricevere fatture elettroniche

Tutto ciò che ti serve è un software in grado di collegare il tuo stack finanziario e contabile alla rete Peppol.

Questi sono i passaggi.

Collegati alla rete Peppol

Per inviare o ricevere fatture elettroniche in Australia, devi registrarti sulla rete Peppol. Le attività in genere lo fanno tramite un fornitore di servizi certificato o un punto di accesso Peppol. Questo è il canale attraverso il quale la fattura transita in modo sicuro e diretto.

Utilizza il formato corretto

Le fatture elettroniche in Australia devono rispettare il formato PINT A-NZ, che include tutti i dati richiesti dall'ATO. Questo formato è diventato obbligatorio per la fatturazione elettronica B2G in Australia e Nuova Zelanda nel novembre 2024.

Identifica la tua attività

Il tuo ABN funge da indirizzo di fatturazione elettronica. Al momento della registrazione, l'ABN viene collegato alla tua attività sulla rete Peppol, in modo che le persone possano inviarti fatture senza bisogno di indirizzo email o dei tuoi recapiti.

Fai svolgere al software il lavoro difficile

Se il tuo sistema contabile supporta già la fatturazione elettronica, la configurazione potrebbe essere semplice come abilitare una funzione o inserire il tuo ABN. I migliori strumenti gestiscono la formattazione, la consegna e la convalida in background; tutto quello che devi fare è cliccare su "invia".

Conserva la documentazione

Sarà comunque necessario conservare le fatture elettroniche per almeno cinque anni, proprio come per qualsiasi altro documento fiscale. Le piattaforme software tendono a gestire automaticamente questo aspetto, ma è bene verificare.

Implicazioni della fatturazione elettronica per le piattaforme B2B e per i fornitori di servizi di pagamento

La fatturazione elettronica sta diventando una funzione importante dei prodotti. I fornitori di servizi di pagamento che gestiscono gli addebiti o i pagamenti stanno integrando Peppol nei loro flussi di lavoro, alcuni in modo nativo, altri attraverso partnership con app.

Ad esempio, gli utenti Stripe possono collegare le app dello Stripe App Marketplace per generare e inviare fatture elettroniche conformi allo standard Peppol direttamente dai propri dati Stripe. L'integrazione della fatturazione elettronica nel tuo prodotto B2B aiuta i clienti a rimanere conformi, a ricevere i pagamenti più rapidamente e a garantirne l'evoluzione nel tempo senza uscire dal tuo sistema.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzazione della gestione dei crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare un codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Miglioramento dell'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Riduzione del carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrazione dei sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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