Met e-facturering kunnen facturen via een gedeeld netwerk van systeem naar systeem worden gestuurd. Het is snel, verbonden en gemaakt voor een softwaregestuurde wereld. In Australië groeide de e-facturatiemarkt in 2024 tot 445,2 miljoen Amerikaanse dollar (USD) en zal naar verwachting in 2033 meer dan 1,8 miljard USD bedragen. De aanpak van Australië op het gebied van e-facturering is ambitieus en efficiënt, en de overgang van standaard factureringspraktijken naar e-facturering brengt bepaalde verwachtingen met zich mee voor bedrijven, platforms en leveranciers van de overheid.

Hieronder vind je een duidelijke, gedetailleerde gids over e-facturering in Australië, wat er verandert en hoe je hierop kunt anticiperen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is e-facturering in Australië?
  
• Wat is het verschil tussen e-facturering en digitale facturen?
  
• Waarom gaat Australië over op e-facturering?
  
• Hoe werkt het Peppol-raamwerk in Australië?
  
• Welke soorten bedrijven moeten zich houden aan de regels voor e-facturering in Australië?
  
• Hoe werkt het versturen en ontvangen van e-facturen?
  
• Wat betekent e-facturering voor B2B-platforms en betaaldienstverleners?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is e-facturering in Australië?

E-facturering is de manier waarop bedrijven facturen uitwisselen zonder e-mail, pdf's of papier. In plaats van een document te versturen, stuurt een bedrijf gestructureerde gegevens, waaronder factuurgegevens, die rechtstreeks van het ene boekhoudsysteem naar het andere worden gestuurd.

In tegenstelling tot pdf's die per e-mail worden verstuurd, is een e-factuur machinaal leesbaar. Het ontvangende systeem begrijpt de gegevens direct. Dat betekent dat er geen handmatige gegevensinvoer nodig is en dat er geen fouten door kopiëren en plakken kunnen ontstaan. Je verstuurt de factuur vanuit je software en deze komt volledig opgemaakt en klaar voor betaling aan in het systeem van je klant.

In Australië betekent e-facturering dat factuurgegevens rechtstreeks tussen systemen worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, een veilig, wereldwijd raamwerk dat bedrijven met elkaar verbindt via een gedeelde standaard.

Het Australische belastingkantoor (ATO) beheert Peppol in het land. Deze instantie stelt de regels vast, accrediteert providers en zorgt ervoor dat e-facturering voldoet aan de Australische normen voor goederen- en dienstenbelasting (GST). Maar de ATO controleert of bewaart geen facturen; de gegevens gaan rechtstreeks van de verkoper naar de koper.

E-facturen die via Peppol worden verstuurd, moeten een specifiek formaat volgen: Peppol International (PINT) A-NZ, de factureringsstandaard die in Australië en Nieuw-Zeeland wordt gebruikt. Deze standaard bevat alle essentiële gegevens, zoals het Australian Business Number (ABN), GST en betalingsvoorwaarden, gestructureerd op een manier die door de systemen van beide landen wordt begrepen.

Wat is het verschil tussen e-facturering en digitale facturen?

Een PDF factuur is misschien wel digitaal, maar er is nog steeds iemand nodig om deze te openen, te lezen en de gegevens in een systeem in te voeren. Bij e-facturering is dat allemaal niet nodig.

PDF's zijn documenten, terwijl e-facturen gegevens zijn. Een PDF is gemaakt voor mensen, omdat het de informatie laat zien, maar er verder niks mee doet. Een e-factuur is gemaakt voor software. Het komt binnen als gegevens die door een computer kunnen worden gelezen en wordt direct in het systeem van de koper gezet, zonder dat er bijlagen of overtypen nodig zijn.

Omdat het gegevensformaat van e-facturen is gestandaardiseerd via het Peppol-netwerk, kunnen systemen e-facturen automatisch valideren, registreren en in de wachtrij plaatsen voor betaling. Dat betekent minder kans op fouten, minder heen-en-weer-gestuur en duidelijkere audittrails.

Waarom gaat Australië over op e-facturering?

Australische bedrijven wisselen naar schatting 1,2 miljard facturen per jaar uit, waarvan ongeveer 90% nog steeds op de traditionele manier wordt verwerkt. Dat is een enorme hoeveelheid overtypen, kopiëren en plakken, en het opsporen van betalingsfouten, wat allemaal administratieve overheadkosten met zich meebrengt voor bedrijven.

De overstap naar e-facturering levert aanzienlijke efficiëntiewinst op:

• Kostenbesparingen: volledige invoering zou aanzienlijke besparingen kunnen opleveren voor de Australische economie, waarbij individuele bedrijven jaarlijks besparingen kunnen realiseren door alleen al het verminderen van administratieve rompslomp en foutcorrectie.

• Snellere betalingen: e-facturen komen direct bij kopers aan en verschijnen meteen in hun crediteurenadministratie, wat de verwerkingstijd verkort. Gemiddeld worden e-facturen in Australië 2,5 dag sneller betaald dan traditionele facturen.

• Betere nauwkeurigheid en minder geschillen: omdat e-facturen gestructureerde gegevens zijn, is er minder kans op typefouten, verkeerde factuurregels of ontbrekende velden.

• Lager risico op fraude: bij e-facturering worden gegevens via een geverifieerd netwerk verstuurd. Dat maakt het voor oplichters moeilijker om factuur-e-mails te hacken of bankgegevens te manipuleren; dit zijn problemen die vaak voorkomen bij PDF-gebaseerde workflows.

• Betere compliance: Peppol e-facturen bevatten alle velden die de ATO nodig heeft voor een geldige belastingfactuur. Ze zijn makkelijker te archiveren en te controleren.

Hoe werkt het Peppol-raamwerk in Australië?

Peppol is het netwerk dat e-facturering mogelijk maakt. Het standaardiseert de manier waarop factuurgegevens worden geformatteerd en geleverd, zodat bedrijven die verschillende software gebruiken toch met elkaar kunnen communiceren.

Peppol maakt gebruik van een gedecentraliseerde opzet die bekend staat als het “vierhoeksmodel”:

1. De verkoper maakt een factuur aan in zijn software.

2. Deze wordt doorgegeven aan een gecertificeerd toegangspunt.

3. De factuur wordt veilig verzonden via het Peppol-netwerk.

4. De factuur wordt afgeleverd bij het toegangspunt van de koper en doorgestuurd naar zijn software.

Peppol maakt facturering interoperabel. Zodra je op het netwerk zit, kun je facturen uitwisselen met elk ander geregistreerd bedrijf of elke andere geregistreerde overheidsinstelling. Er is geen integratiewerk nodig.

Om een factuur te versturen, heb je het ABN (of Nieuw-Zeelandse bedrijfsnummer) van de ontvanger nodig, dat fungeert als een netwerkadres. Het systeem gebruikt dit om de factuur automatisch door te sturen, zonder dat je e-mailcontacten hoeft te beheren of de levering hoeft te controleren.

Welke soorten bedrijven moeten zich houden aan de regels voor e-facturering in Australië?

Vanaf december 2025 is er geen algemene verplichting voor particuliere bedrijven om e-facturering te gebruiken in Australië.

Als je facturen stuurt naar de Commonwealth-regering, moet je e-facturen accepteren via Peppol. Niet-commerciële Commonwealth-entiteiten (NCE's) zijn sinds 1 juli 2022 begonnen met het ontvangen van e-facturen en alle NCE's moeten tegen december 2026 automatische verwerking en verzending van e-facturen mogelijk maken. Hierdoor kunnen leveranciers sneller worden betaald, vaak binnen vijf werkdagen.

Voor B2B-transacties is e-facturering nog steeds optioneel. Maar de koers is duidelijk: het ministerie van Financiën heeft een Business e-Invoicing Right (BER) voorgesteld om het geleidelijk aan de norm te maken, vooral bij grotere bedrijven. De voordelen van e-facturering, zoals snellere betalingen, lagere verwerkingskosten en minder geschillen, stimuleren de acceptatie ervan. In de begroting voor 2024-2025 heeft de Australische federale overheid 23,3 miljoen AUD uitgetrokken om kleine bedrijven te helpen bij de invoering van e-facturering, een teken dat een bredere acceptatie wordt verwacht.

Hoe werkt het verzenden en ontvangen van e-facturen?

Het enige wat je nodig hebt, is software die je financiële en boekhoudkundige systemen kan verbinden met het Peppol-netwerk.

Dit zijn de stappen.

Maak verbinding met het Peppol-netwerk

Om e-facturen te versturen of ontvangen in Australië, moet je geregistreerd zijn bij het Peppol-netwerk. Bedrijven doen dit meestal via een gecertificeerde dienstverlener of een Peppol-toegangspunt. Dat is het kanaal waar je factuur veilig en direct doorheen gaat.

Gebruik het juiste formaat

E-facturen in Australië moeten het PINT A-NZ-formaat volgen, dat alle gegevens bevat die de ATO nodig heeft. Dit formaat is sinds november 2024verplicht voor B2G-e-facturering in Australië en Nieuw-Zeeland.

Identificeer je bedrijf

Je ABN fungeert als je e-factuuradres. Wanneer je je registreert, wordt je ABN gekoppeld aan je bedrijf op het Peppol-netwerk, zodat anderen je facturen kunnen sturen zonder je e-mailadres of contactgegevens te hoeven gebruiken.

Laat software het moeilijke werk doen

Als je boekhoudsysteem al e-facturering ondersteunt, is de installatie misschien net zo eenvoudig als het inschakelen van een functie of het invoeren van je ABN. De beste tools regelen de opmaak, verzending en validatie op de achtergrond; het enige wat je hoeft te doen is op ‘verzenden’ klikken.

Administratie bijhouden

Je moet e-facturen nog steeds minimaal vijf jaar bewaren, net als elk ander belastingdocument. Softwareplatforms regelen dit meestal automatisch, maar het is de moeite waard om dit te controleren.

Wat betekent e-facturering voor B2B-platforms en betaaldienstverleners?

E-facturering wordt een belangrijke productfunctie. betaaldienstverleners die facturering of betalingen afhandelen, integreren Peppol in hun workflows, sommigen native, anderen via app-partnerschappen.

Zo kunnen Stripe-gebruikers apps uit de Stripe App Marketplace koppelen om Peppol-conforme e-facturen rechtstreeks vanuit hun Stripe-gegevens te genereren en te versturen. Door e-facturering in je B2B-product te integreren, help je je klanten om aan de regels te voldoen, sneller betaald te worden en hun activiteiten toekomstbestendig te maken zonder je systeem te verlaten.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.