Wenn Sie in den Niederlanden Umsatzsteuer (Umsatzsteuer) berechnen, erwarten Ihre Kundinnen und Kunden eine gültige Rechnung. Wenn in einer Rechnung wesentliche Steuerkennzeichen fehlen, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und könnte vom Finanzteam Ihres Kunden oder von der niederländischen Steuerbehörde abgelehnt werden. Die Angabe Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen ist in den Niederlanden obligatorisch. Sie ist eines der Felder, die darüber entscheiden, ob Ihre Rechnung rechtskonform, finanziell verwendbar und revisionssicher ist.

Im Folgenden erläutern wir, wann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens erforderlich ist, wann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundinnen und Kunden erforderlich ist und welche Konsequenzen es hat, wenn eine dieser Nummern auf einer Rechnung fehlt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?
  
• Ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung in den Niederlanden erforderlich?
  
• Warum ist die Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen obligatorisch?
  
• Wann ist es erforderlich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einer Kundin oder eines Kunden anzugeben?
  
• Welche Strafen drohen bei Nichtangabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung?
  
• Wie erstellt man eine konforme niederländische Rechnung?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)?

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die offizielle Kennung Ihres Unternehmens im Steuersystem. In den Niederlanden wird sie als „btw-identificatienummer“ oder „btw ID“ bezeichnet und wird vergeben, wenn Sie sich bei der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst) für die Umsatzsteuer registrieren.

Das Format einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) in den Niederlanden sieht etwa wie folgt aus: NL123456789B01. Der Ländercode lautet „NL“, die folgenden neun Ziffern sind zufällig, dann folgt ein „B“ und am Ende stehen zwei weitere zufällig zugewiesene Ziffern.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) weist nach, dass Ihr Unternehmen zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer registriert ist. Sie muss in jeder umsatzsteuerrelevanten Transaktion angegeben werden, einschließlich B2B-Rechnungen und grenzüberschreitender Verkäufe innerhalb der EU.

Ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung in den Niederlanden erforderlich?

Ja. Wenn Sie in den Niederlanden umsatzsteuerlich registriert sind, muss Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf jeder von Ihnen ausgestellten Rechnung angegeben sein. Dies ist eine Vorschrift der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst) und eine gesetzliche Anforderung der EU. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verknüpft die Transaktion mit dem Umsatzsteuersystem und bestätigt, dass Sie zur Erhebung der Steuer berechtigt sind.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens muss auf Rechnungen angegeben werden, unabhängig davon, ob es sich um einen B2C- oder B2B-Verkauf handelt (andere Unternehmen verwenden sie zur Rückforderung der Umsatzsteuer) und zwar sowohl für Inlandsverkäufe als auch für grenzüberschreitende Verkäufe.

Warum ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen obligatorisch?

In den Niederlanden verleiht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Rechnung Rechtsgültigkeit. Sie informiert die Steuerbehörde darüber, wer für die Umsatzsteuer verantwortlich ist und unter welcher Regelung die Transaktion besteuert wurde. Ohne diese Angabe riskieren Sie Compliance-Probleme, darunter die Verweigerung von Umsatzsteuerabzügen, Nachforderungen und Strafen.

Bei B2B-Transaktionen möchten Kundinnen und Kunden häufig die von ihnen entrichtete Umsatzsteuer zurückfordern. Nach niederländischem Recht ist die Umsatzsteuer jedoch nur abzugsfähig, wenn die Rechnung bestimmte Kriterien erfüllt, darunter die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten. Ohne diese Nummer kann die Kundin oder der Kunde die Rechnung nicht zur Rückforderung der Umsatzsteuer verwenden. Daher könnte Ihre Kundin oder Ihr Kunde die Rechnung vollständig ablehnen und eine korrigierte Version anfordern.

Wenn Sie Verkäufe an mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in anderen EU-Ländern tätigen, müssen sowohl Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die Ihrer Kundinnen und Kunden auf der Rechnung angegeben sein, um den Mehrwertsteuersatz von 0 % gemäß den Vorschriften für innergemeinschaftliche Lieferungen anzuwenden. Ohne beide Nummern akzeptiert die Steuerbehörde die Nullbesteuerung nicht.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ermöglicht die Rückverfolgbarkeit einer Transaktion für Prüfungszwecke. Im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörde wird überprüft, ob jede Rechnung korrekt angibt, wer die Umsatzsteuer unter welcher Regelung und mit welcher Registrierungsnummer in Rechnung gestellt hat.

Wann ist es erforderlich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einer Kundin oder eines Kunden anzugeben?

Es ist nicht immer erforderlich, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundinnen und Kunden auf einer Rechnung anzugeben. Bestimmte steuerliche Behandlungen erfordern jedoch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, insbesondere wenn Sie keine Umsatzsteuer berechnen, da die Steuerpflicht auf die Kundinnen und Kunden übergeht. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundinnen und Kunden dient Ihnen als Nachweis dafür, dass die Kundinnen und Kunden für diese Behandlung qualifiziert sind.

Hier ist es von Bedeutung.

Intra-EU-B2B-Verkäufe mit 0 % Umsatzsteuer

Wenn Sie Waren aus den Niederlanden an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, können Sie nur dann einen Satz der Umsatzsteuer von 0 % anwenden, wenn Sie die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundin oder des Kunden auf der Rechnung angeben und einen Vermerk hinzufügen, dass die Umsatzsteuer aufgrund einer innergemeinschaftlichen Lieferung 0 % beträgt. Wenn Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht angeben, betrachtet die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) die Kundin oder den Kunden als nicht verifiziert und erwartet, dass Sie stattdessen die niederländische Umsatzsteuer berechnen.

Wenn Sie hingegen Dienstleistungen aus den Niederlanden an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, können Sie das Reverse-Charge-Verfahren anwenden. Wenn Sie jedoch keine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Ihre Kundinnen und Kunden haben, können bei der Meldung der Transaktion in der EU-Umsatzsteuerliste Probleme auftreten.

Einige niederländische B2B-Verkäufe mit Umkehrung der Steuerschuld

In einigen niederländischen Branchen, wie beispielsweise dem Bauwesen, der Telekommunikation und der Schrottindustrie, gilt das Reverse-Charge-Verfahren auch im Inland. In diesem Fall müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der niederländischen Kundinnen und Kunden angeben und „btw verlegd” hinzufügen, um zu kennzeichnen, dass die Umkehrung der Steuerschuld gilt. Dadurch wird dem Finanzamt mitgeteilt, dass Sie die Umsatzsteuer auf die Kundinnen und Kunden übertragen haben.

Welche Strafen drohen, wenn eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf einer Rechnung fehlt?

Das Fehlen einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verstößt gegen das Steuerrecht und die niederländische Steuerbehörde kann entsprechend reagieren.

Die niederländische Steuerbehörde kann fehlende Umsatzsteuerangaben als Nichtbefolgung werten und folgende Maßnahmen ergreifen:

• Bußgelder für administrative Verstöße

• Umsatzsteueranpassungen, wenn Sie fälschlicherweise 0 % oder Reverse-Charge-Regeln angewendet haben

• Vollständige Prüfungen, ausgelöst durch wiederholte oder systematische Rechnungsfehler

Besonders riskant sind innergemeinschaftliche EU-Verkäufe. Wenn Sie eine Rechnung mit 0 % Umsatzsteuer ausgestellt haben, aber die USt-IdNr. des Kunden nicht angegeben wurde, liegt die Beweislast bei Ihnen, dass die Transaktion die Voraussetzungen erfüllt. Können Sie dies nicht nachweisen, müssen Sie die Umsatzsteuer nachträglich entrichten.

Viele Unternehmen bearbeiten keine Rechnungen, die nicht mit der Umsatzsteuer konform sind. Eine fehlende Nummer kann die Zahlung verzögern, die Monatsendberichterstattung beeinträchtigen oder die Transaktion für eine rechtliche Überprüfung kennzeichnen.

Sollten Sie die Auslassung umgehend bemerken, stellen Sie bitte eine korrigierte Rechnung aus. Es ist empfehlenswert, Probleme vor Ihrer nächsten Umsatzsteuererklärung zu lösen, da Korrekturen nach Abschluss der Bücher schwieriger werden und Strafen teurer werden können.

Wie erstellt man eine konforme niederländische Rechnung?

Die niederländische Steuerbehörde Belastingdienst stellt klare Anforderungen an die Rechtsgültigkeit einer Rechnung. Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, muss jede von Ihnen ausgestellte Rechnung bestimmte Angaben enthalten, um den Standards für Steuerprüfungen und Umsatzsteuerrückerstattungen zu entsprechen.

Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Lieferanteninformationen: Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Ihres Unternehmens

• Kundeninformationen: Name, Anschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kundinnen und Kunden (z. B. wenn die Rechnung nach dem Reverse-Charge-Verfahren ausgestellt wird)

• Rechnungsinformationen: Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Lieferdatum (falls abweichend)

• Einzelpostenangaben: Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, die Menge und der Stückpreis, die Umsatzsteuer pro Artikel (d. h. 21 %, 9 %, 0 % oder steuerfrei) sowie etwaige Rabatte, sofern diese nicht bereits im Stückpreis enthalten sind

• Gesamtsummen: Der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer, der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer.

• Besondere Hinweise: „Btw verlegd” für eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder ein Vermerk wie „innergemeinschaftliche Lieferung zum Nullsatz”

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

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• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

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