Quando addebiti l'Imposta sul valore aggiunto (IVA) nei Paesi Bassi, i tuoi clienti si aspettano una fattura valida. Se in una fattura mancano gli identificativi fiscali essenziali, non soddisfa i requisiti di legge e il team finanziario del tuo cliente, o l'Autorità fiscale olandese, potrebbero rifiutarla. L'inclusione del tuo numero di partita IVA nelle fatture è obbligatoria nei Paesi Bassi ed è uno dei campi che determina se la fattura è conforme alla legge, è finanziariamente utilizzabile ed è a prova di revisione.

Di seguito illustreremo quando è richiesta la partita IVA dell'attività, quando è richiesta la partita IVA del cliente e cosa succede se ometti una delle due in una fattura.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una partita IVA?
  
• È necessaria una partita IVA su una fattura nei Paesi Bassi?
  
• Perché la partita IVA è obbligatoria sulle fatture?
  
• Quando è necessario includere la partita IVA di un cliente?
  
• Quali sono le sanzioni per l'omissione della partita IVA su una fattura?
  
• Come si redige una fattura olandese conforme?
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è la partita IVA?

La partita IVA è l'identificativo ufficiale della tua attività nel sistema fiscale. Nei Paesi Bassi si chiama "btw-identificatienummer" o "btw ID" e viene rilasciata al momento della registrazione ai fini IVA presso l'Autorità fiscale olandese (Belastingdienst).

Il formato della partita IVA nei Paesi Bassi è simile a questo: NL123456789B01. Il codice del Paese è "NL", le nove cifre che seguono sono casuali; poi c'è una "B" e altre due cifre finali assegnate casualmente.

La partita IVA dimostra che la tua attività è registrata per l'addebito e il versamento dell'IVA. Deve essere inclusa in ogni transazione soggetta a IVA, incluse le transazioni con fatturazione B2B e le vendite transfrontaliere nell'UE.

È necessaria una partita IVA su una fattura nei Paesi Bassi?

Sì. Se sei registrato ai fini IVA nei Paesi Bassi, la tua partita IVA deve comparire su ogni fattura emessa. Si tratta di un requisito dell'Autorità fiscale olandese (Belastingdienst) e delle leggi della UE. La tua partita IVA collega la transazione al sistema IVA e conferma che sei autorizzato ad applicare l'imposta.

La partita IVA di un'attività deve essere inclusa nelle fatture, sia per le vendite B2C, sia B2B (le altre attività la utilizzano per recuperare l'IVA) e per le vendite nazionali e transfrontaliere.

Perché la partita IVA è obbligatoria sulle fatture?

Nei Paesi Bassi, la partita IVA conferisce un carattere legale alla fattura. Indica al Belastingdienst chi è responsabile dell'IVA e in base a quale trattamento è stata tassata la transazione. Senza di essa, si rischiano problemi di conformità, che possono includere detrazioni IVA negate, accertamenti per imposte arretrate e sanzioni.

Nelle transazioni B2B, il cliente vuole spesso recuperare l'IVA pagata. Tuttavia, secondo la legge olandese l'IVA a monte è detraibile solo se la fattura soddisfa criteri specifici, uno dei quali è l'indicazione della partita IVA del fornitore. Senza quel numero, il cliente non potrà utilizzare la fattura per recuperare l'IVA. Pertanto, il cliente potrebbe rifiutare completamente la fattura e richiederne una versione corretta.

Se vendi ad attività con partita IVA in altri Paesi dell'UE, per poter applicare l'aliquota IVA dello 0% in base alle norme sulle cessioni intracomunitarie, la fattura deve riportare la tua partita IVA e quella del cliente. Senza entrambi i numeri, il Belastingdienst non accetterà l'aliquota zero.

La partita IVA consente di tracciare una transazione a fini della revisione. In caso di revisione del Belastingdienst, si dovrà verificare che ogni fattura rifletta correttamente chi ha addebitato l'IVA, con quale regime e con quale registrazione a supporto.

Quando è necessario includere la partita IVA di un cliente?

Non è sempre necessario includere in una fattura la partita IVA del cliente, ma alcuni trattamenti fiscali ne richiedono la partita IVA, principalmente quando non si addebita l'IVA perché di questo è responsabile il cliente. La partita IVA del cliente è la prova che il cliente è idoneo per quel trattamento.

Ecco quando è importante.

Vendite B2B intra-UE con IVA 0%

Se vendi beni dai Paesi Bassi a un'attività registrata ai fini IVA in un altro Paese dell'UE, puoi applicare un'aliquota IVA dello 0% solo se in fattura indichi la partita IVA valida del cliente e includi una nota per spiegare che l'IVA è dello 0% perché si tratta di una cessione intracomunitaria. Se ometti la partita IVA, il Belastingdienst considera il cliente non verificato e si aspetta che addebiti l'IVA olandese.

Se invece vendi dei servizi dai Paesi Bassi a un'attività registrata ai fini IVA in un altro Paese dell'UE, puoi applicare il meccanismo di inversione contabile. Tuttavia, se il tuo cliente non dispone di una partita IVA valida, riscontrerai dei problemi con la segnalazione della transazione nell'elenco delle vendite CE.

Alcune vendite B2B olandesi con inversione contabile

In alcuni settori olandesi, come l'edilizia, le telecomunicazioni e i rottami metallici, il meccanismo dell'inversione contabile si applica anche a livello nazionale. In tal caso, è necessario includere la partita IVA del cliente olandese e aggiungere "btw verlegd" per indicare che si applica l'inversione contabile. Questo indica all'Ufficio tributario che hai trasferito l'IVA al cliente.

Quali sono le sanzioni in caso di assenza della partita IVA su una fattura?

L'assenza della partita IVA viola le leggi fiscali e le Autorità fiscali olandesi possono agire di conseguenza.

L'Autorità fiscale olandese può trattare la mancanza delle informazioni IVA come mancata conformità e richiedere:

• Sanzioni per le violazioni amministrative

• Rettifiche IVA se sono state applicate erroneamente le regole dello 0% o dell'inversione contabile

• Controlli completi richiesti da errori ripetuti o sistematici nelle fatture

Le vendite all'interno dell'UE sono particolarmente ad alto rischio. Se hai di chiarato a zero l'aliquota di una fattura ma non hai incluso la partita IVA del cliente, l'onere di dimostrare che la transazione è qualificata ricade su di te. Se non puoi dimostrarlo, dovrai pagare l'IVA retroattivamente.

Molte aziende non elaborano una fattura se non è conforme all'IVA. Un numero mancante può ritardare il pagamento, rendere nulla la rendicontazione di fine mese o segnalare la transazione per una revisione legale.

Se rilevi rapidamente l'omissione, puoi emettere una fattura corretta. È ideale per risolvere i problemi prima della dichiarazione IVA successiva, poiché una volta chiusi i libri contabili, le correzioni diventano più difficili e le sanzioni possono diventare più pesanti.

Come si redige una fattura olandese conforme?

Il Belastingdienst stabilisce requisiti chiari per ciò che rende legalmente valida una fattura. Se sei registrato ai fini IVA, ogni fattura emessa deve includere informazioni specifiche per soddisfare gli standard di revisione e recupero dell'IVA.

Ecco cosa serve in ogni fattura:

• Dettagli del fornitore: ragione sociale, indirizzo e numero di partita IVA (btw-ID) della tua attività

• Dettagli del cliente: ragione sociale, indirizzo e numero di partita IVA dell'attività, se necessario (ad esempio, se la fattura utilizza il meccanismo dell'inversione contabile)

• Informazioni sulla fattura: numero di fattura univoco e sequenziale, data della fattura e data della fornitura (se è diversa)

• Dettagli delle voci: descrizione dei beni o servizi, quantità e prezzo unitario, aliquota IVA per ciascuna voce (21%, 9%, 0% o esente) ed eventuali sconti se non sono già indicati nel prezzo unitario

• Totali: totale IVA esclusa, importo totale dell'IVA e totale complessivo IVA inclusa

• Note speciali: "Btw verlegd" per l'inversione contabile o una nota come "cessione intracomunitaria ad aliquota zero"

I vantaggi di Stripe Invoicing

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• Accelerazione del flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

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