Lorsque vous facturez la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) aux Pays-Bas, vos clients s’attendent à recevoir une facture conforme. Si une facture ne comporte pas les identifiants fiscaux requis, elle ne respecte pas les obligations légales, et peut être rejetée par le service financier de votre client ou par l’administration fiscale néerlandaise. L’indication du numéro d’identification à la TVA sur les factures est obligatoire aux Pays-Bas ; elle fait partie des éléments déterminants pour qu’une facture soit juridiquement valide, exploitable sur le plan comptable et conforme en cas de contrôle.

Ci-dessous, nous expliquons dans quels cas le numéro de TVA de l’entreprise est requis, quand celui du client doit être mentionné et quelles sont les conséquences en cas d’omission.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA ?
  
• Un numéro de TVA est-il requis sur une facture aux Pays-Bas ?
  
• Pourquoi le numéro de TVA est-il obligatoire sur les factures ?
  
• Quand devez-vous indiquer le numéro de TVA du client ?
  
• Quelles sont les sanctions en cas d’omission d’un numéro de TVA sur une facture ?
  
• Comment créer une facture néerlandaise conforme ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider ?
  

What is a VAT number?

A VAT number is your business’s official ID in the tax system. In the Netherlands, it’s called a “btw-identificatienummer,” or “btw ID,” and it’s issued when you register for VAT with the Dutch tax authority (Belastingdienst).

The format of a VAT number in the Netherlands looks something like: NL123456789B01. The country code is “NL,” the nine digits that follow are random; then there is a “B,” and it ends in two more randomly allocated digits.

The VAT number proves your business is registered to charge and remit VAT. It must be included in every VAT-related transaction, including B2B invoicing and cross-border EU sales.

Un numéro de TVA est-il obligatoire sur une facture aux Pays-Bas ?

Oui. Si vous êtes immatriculé à la TVA aux Pays-Bas, votre numéro de TVA doit obligatoirement figurer sur chaque facture que vous émettez. Il s’agit d’une exigence de l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) et du droit de l’Union européenne. Le numéro de TVA rattache la transaction au système de TVA et confirme que vous êtes autorisé à appliquer la taxe.

Le numéro de TVA d’une entreprise doit apparaître sur les factures, que la vente soit réalisée en B2C ou en B2B (les entreprises l’utilisent notamment pour récupérer la TVA), et qu’il s’agisse de ventes nationales ou de ventes transfrontalières.

Pourquoi un numéro de TVA est-il obligatoire sur les factures ?

Aux Pays-Bas, le numéro de TVA donne une valeur juridique à la facture. Il permet à l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) d’identifier l’entreprise responsable de la TVA et de comprendre sous quel régime fiscal la transaction a été traitée. En l’absence de ce numéro, vous vous exposez à des risques de non-conformité, pouvant entraîner le refus de déductions de TVA, des rappels d’impôts et des pénalités.

Dans les transactions B2B, le client cherche généralement à récupérer la TVA qu’il a payée. Or, en droit néerlandais, la TVA déductible ne peut l’être que si la facture respecte des critères précis, dont l’indication du numéro de TVA du fournisseur. Sans ce numéro, le client ne peut pas utiliser la facture pour récupérer la TVA. Il peut alors refuser la facture et demander l’émission d’une version corrigée.

Si vous vendez à des entreprises immatriculées à la TVA dans d’autres pays de l’Union européenne, la facture doit obligatoirement mentionner votre numéro de TVA ainsi que celui de votre client afin de pouvoir appliquer le taux de TVA de 0 % conformément aux règles applicables aux livraisons intracommunautaires. En l’absence de l’un de ces deux numéros, le Belastingdienst refusera l’application du taux zéro.

Le numéro de TVA joue également un rôle clé en matière de traçabilité lors des contrôles fiscaux. En cas de vérification par le Belastingdienst, l’administration s’assurera que chaque facture indique clairement qui a facturé la TVA, selon quel régime, et sur la base de quelle immatriculation.

Quand devez-vous inclure le numéro de TVA d’un client ?

Le numéro de TVA du client n’est pas requis dans tous les cas. En revanche, certains régimes fiscaux imposent sa mention, notamment lorsque vous ne facturez pas la TVA parce que la charge fiscale est transférée au client. Dans ces situations, le numéro de TVA du client constitue la preuve qu’il est éligible au régime concerné.

Voici les principaux cas dans lesquels cette mention est indispensable.

Ventes B2B intra-UE soumises à une TVA à 0 %

Lorsque vous vendez des biens depuis les Pays-Bas à une entreprise immatriculée à la TVA dans un autre pays de l’Union européenne, vous ne pouvez appliquer un taux de TVA de 0 % que si la facture mentionne le numéro de TVA valide du client et comporte une indication précisant que l’exonération s’applique dans le cadre d’une livraison intracommunautaire. Si le numéro de TVA du client est absent, le Belastingdienst considère que celui-ci n’a pas été correctement identifié et exigera l’application de la TVA néerlandaise.

Pour les prestations de services fournies depuis les Pays-Bas à une entreprise immatriculée à la TVA dans un autre pays de l’Union européenne, vous pouvez appliquer le mécanisme d’autoliquidation de la TVA. En revanche, sans numéro de TVA valide du client, vous rencontrerez des difficultés lors de la déclaration de la transaction sur la liste récapitulative des ventes intracommunautaires.

Certaines ventes B2B néerlandaises soumises à l’autoliquidation de la TVA

Dans certains secteurs d’activité néerlandais, comme la construction, les télécommunications ou le commerce de ferraille, le mécanisme d’autoliquidation de la TVA s’applique également aux opérations nationales. Dans ce cas, la facture doit mentionner le numéro de TVA du client néerlandais et comporter la mention « btw verlegd » afin d’indiquer que la TVA est due par le client. Cette mention informe l’administration fiscale que la charge de la TVA a été transférée.

Quelles sont les sanctions en cas d’omission d’un numéro de TVA sur une facture ?

L’absence de numéro de TVA constitue un manquement à la législation fiscale, et l’administration fiscale néerlandaise peut engager des contrôles en conséquence.

Elle peut notamment considérer ces informations manquantes comme une situation de non-conformité et appliquer :

• des amendes pour infractions administratives ;

• des réajustements de TVA si vous avez appliqué à tort un taux de 0 % ou le mécanisme d’autoliquidation de la TVA ;

• des contrôles fiscaux complets en cas d’erreurs répétées ou systémiques sur les factures.

Les ventes intra-UE sont particulièrement sensibles. Si vous avez appliqué une exonération de TVA sans indiquer le numéro de TVA du client, il vous appartient de démontrer que la transaction remplissait bien les conditions requises. À défaut, vous devrez régler la TVA de manière rétroactive.

De nombreuses entreprises refusent de traiter une facture non conforme à la TVA. L’absence de numéro peut retarder un paiement, fausser les clôtures de fin de mois ou entraîner un examen juridique de la transaction.

Si vous constatez rapidement l’omission, émettez une facture rectificative. Il est préférable de régulariser la situation avant la prochaine déclaration de TVA, car une fois les comptes clôturés, les corrections deviennent plus complexes et les pénalités plus coûteuses.

Comment créer une facture néerlandaise conforme ?

Le Belastingdienst définit des exigences précises pour qu’une facture soit juridiquement valide. Si vous êtes immatriculé à la TVA, chaque facture que vous émettez doit comporter certaines informations obligatoires afin de satisfaire aux exigences de contrôle et de récupération de la TVA.

Voici les informations obligatoires sur chaque facture :

• Coordonnées du fournisseur : la dénomination sociale de votre entreprise, son adresse et son numéro d’identification à la TVA (btw-ID)

• Coordonnées du client : la dénomination sociale de l’entreprise cliente, son adresse et, le cas échéant, son numéro de TVA (par exemple si la facture relève du mécanisme d’autoliquidation de la TVA)

• Informations relatives à la facture : un numéro de facture unique et séquentiel, la date d’émission de la facture et la date de livraison ou de prestation (si elle est différente)

• Détails du poste : une description des biens ou services, la quantité, le prix unitaire, le taux de TVA applicable par ligne (21 %, 9 %, 0 % ou exonération), ainsi que toute remise si elle n’est pas déjà intégrée au prix unitaire

• Totaux : le montant total hors TVA, le montant total de la TVA et le montant total TTC

• Mentions spécifiques : la mention « Btw verlegd » en cas d’autoliquidation de la TVA ou une mention telle que « fourniture intracommunautaire détaxée »

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou démarrez dès aujourd’hui.