Als je belasting over de toegevoegde waarde (btw) in Nederland in rekening brengt, verwachten je klanten een geldige factuur. Als er belangrijke belastinggegevens ontbreken op een factuur, voldoet deze niet aan de wettelijke vereisten en kan het financiële team van je klant – of de Nederlandse belastingdienst – deze afwijzen. Het vermelden van je btw-nummer op facturen is verplicht in Nederland; het is een van de velden die bepalen of je factuur wettelijk correct, financieel bruikbaar en controleerbaar is.

Hieronder leggen we uit wanneer het btw-nummer van een bedrijf nodig is, wanneer het btw-nummer van de klant nodig is en wat er gebeurt als je een van beide niet op een factuur vermeldt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-nummer?
  
• Moet er een btw-nummer op een factuur in Nederland staan?
  
• Waarom moet er een btw-nummer op facturen staan?
  
• Wanneer moet je het btw-nummer van een klant vermelden?
  
• Wat zijn de boetes als je het btw-nummer niet op een factuur zet?
  
• Hoe maak je een Nederlandse factuur die aan de regels voldoet?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een btw-nummer?

Een btw-nummer is het officiële identificatienummer van je onderneming in het belastingstelsel. In Nederland heet dit een "btw-identificatienummer" of "btw-ID" en wordt het toegekend wanneer je je bij de Belastingdienst registreert voor btw.

Het formaat van een btw-nummer in Nederland ziet er ongeveer zo uit: NL123456789B01. De landcode is "NL", de negen cijfers die volgen zijn willekeurig; daarna komt een "B" en het eindigt met nog twee willekeurig toegewezen cijfers.

Het btw-nummer laat zien dat je bedrijf geregistreerd is om btw te heffen en af te dragen. Het moet bij elke btw-gerelateerde transactie worden vermeld, zoals bij B2B-facturen en grensoverschrijdende EU-verkopen.

Moet er een btw-nummer op een factuur in Nederland staan?

Ja. Als je in Nederland btw-plichtig bent, moet je btw-nummer op elke factuur staan die je verstuurt. Dit is een vereiste van de Nederlandse belastingdienst en de EU. Je btw-nummer koppelt de transactie aan het btw-systeem en laat zien dat je bevoegd bent om belasting te heffen.

Het btw-nummer van een bedrijf moet op facturen staan, of de verkoop nu B2C of B2B is (andere bedrijven gebruiken het om btw terug te vragen), en zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende verkopen.

Waarom moet er een btw-nummer op facturen staan?

In Nederland zorgt het btw-nummer ervoor dat de factuur rechtsgeldig is. Het laat de Belastingdienst weten wie verantwoordelijk is voor de btw en hoe de transactie is belast. Zonder dit nummer loop je het risico op complianceproblemen, zoals het niet kunnenaftrekken van btw, naheffingen en boetes.

Bij B2B-transacties wil de klant vaak de betaalde btw terugvragen. Maar volgens de Nederlandse wet is voorbelasting alleen aftrekbaar als de factuur aan bepaalde eisen voldoet, zoals het btw-nummer van de leverancier. Zonder dat nummer kan de klant de factuur niet gebruiken om de btw terug te vragen. Je klant kan de factuur dan helemaal afwijzen en om een gecorrigeerde versie vragen.

Als je verkoopt aan btw-geregistreerde bedrijven in andere EU-landen, moeten zowel jouw btw-nummer als dat van je klant op de factuur staan om het btw-tarief van 0% te kunnen toepassen volgens de regels voor intracommunautaire leveringen. Zonder beide nummers accepteert de Belastingdienst het nultarief niet.

Het btw-nummer maakt een transactie traceerbaar voor controledoeleinden. Als je ooit door de Belastingdienst wordt gecontroleerd, willen zij zien dat op elke factuur correct staat vermeld wie de btw in rekening heeft gebracht, onder welk regime en met welke ondersteunende registratie.

Wanneer moet je het btw-nummer van een klant vermelden?

Je hoeft niet altijd het btw-nummer van de klant op een factuur te zetten. Maar voor bepaalde belastingregelingen is het btw-nummer wel nodig, vooral als je geen btw in rekening brengt omdat de verschuiving van aansprakelijkheid bij hen ligt. Het btw-nummer van de klant is je bewijs dat de klant in aanmerking komt voor die regeling.

Dit is wanneer het belangrijk is.

Intra-EU B2B-verkopen tegen 0% btw

Als je spullen vanuit Nederland verkoopt aan een bedrijf dat btw-plichtig is in een ander EU-land, mag je alleen 0% btw rekenen als je het geldige btw-nummer van de klant op de factuur zet en erbij vermeldt dat de btw 0% is vanwege een intracommunautaire levering. Als je het btw-nummer weglaat, ziet de Belastingdienst de klant als niet-geverifieerd en verwacht ze dat je Nederlandse btw in rekening brengt.

Als je daarentegen diensten verkoopt vanuit Nederland aan een btw-geregistreerd bedrijf in een ander EU-land, kun je gebruikmaken van de verleggingsregeling. Als je echter geen geldig btw-nummer van je klant hebt, krijg je problemen bij het rapporteren van de transactie op de EG-omzetlijst.

Sommige Nederlandse B2B-verkopen onder de verleggingsregeling

In sommige Nederlandse sectoren, zoals de bouw, telecommunicatie en schroot, geldt de verleggingsregeling ook binnenlands. Als dat zo is, moet je het btw-nummer van de Nederlandse klant vermelden en 'btw verlegd' toevoegen om aan te geven dat de verleggingsregeling van toepassing is. Zo laat je de belastingdienst weten dat je de btw naar de klant hebt verlegd.

Wat zijn de boetes als er geen btw-nummer op een factuur staat?

Als je geen btw-nummer op je factuur zet, is dat tegen de belastingregels en kan de Nederlandse belastingdienst daar iets aan doen.

De Nederlandse belastingdienst kan het ontbreken van btw-informatie zien als niet-naleving en maatregelen nemen:

• Boetes voor administratieve overtredingen

• Btw-aanpassingen als je de 0%-regeling of de verleggingsregeling verkeerd hebt toegepast

• Volledige controles als gevolg van herhaalde of systematische fouten in facturen

Intra-EU-verkopen zijn hier extra riskant. Als je een factuur op nul hebt gezet maar het btw-nummer van de klant niet hebt vermeld, moet je bewijzen dat de transactie in aanmerking kwam. Als je dat niet kunt, moet je de btw alsnog betalen.

Veel bedrijven verwerken geen facturen die niet aan de btw-regels voldoen. Een ontbrekend nummer kan de betaling vertragen, de maandafsluiting in de war sturen of ervoor zorgen dat de transactie wordt gecontroleerd door de juridische afdeling.

Als je de fout snel ontdekt, stuur dan een gecorrigeerde factuur. Het is het beste om problemen op te lossen voordat je volgende btw-aangifte moet doen, want als de boeken eenmaal zijn gesloten, wordt het moeilijker om dingen te corrigeren en kunnen de boetes hoger uitvallen.

Hoe maak je een Nederlandse factuur die aan de regels voldoet?

De Belastingdienst heeft duidelijke regels voor wat een factuur wettelijk geldig maakt. Als je btw-plichtig bent, moet elke factuur die je maakt bepaalde info bevatten om te voldoen aan de regels voor controle en btw-teruggave.

Dit moet er op elke factuur staan:

• Gegevens van de leverancier: naam, adres en btw-nummer van je bedrijf

• Klantgegevens: naam, adres en btw-nummer van hun bedrijf, als dat nodig is (bijvoorbeeld als de factuur de verleggingsregeling gebruikt)

• Factuurgegevens: een uniek, opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum en de leveringsdatum (als die anders is)

• Details per factuurregel: een beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid en de prijs per stuk, het btw-tarief per item (bijv. 21%, 9%, 0% of vrijgesteld) en eventuele kortingen als die niet al in de prijs per stuk zijn verwerkt.

• Totalen: het totaal exclusief btw, het totale btw-bedrag en het totaal inclusief btw.

• Speciale opmerkingen: "btw verlegd" voor een verleggingsregeling of een opmerking zoals "intracommunautaire levering met nultarief"

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.