Lorsque vous facturez la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) aux Pays-Bas, vos clients attendent une facture valide. Si une facture ne comporte pas les identifiants fiscaux essentiels, elle ne répondra pas aux exigences légales et le service financier de votre client, ou l’administration fiscale néerlandaise, pourrait la refuser. L’indication de votre numéro d’identification TVA sur les factures est obligatoire aux Pays-Bas; c’est l’un des champs qui détermine si votre facture est conforme à la loi, utilisable financièrement et à l’épreuve d’un audit.

Ci-dessous, nous allons voir dans quels cas le numéro de TVA d’une entreprise est requis, dans quels cas le numéro de TVA du client est requis, et ce qui se passe si vous omettez l’un ou l’autre sur une facture.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA?
  
• Un numéro de TVA est-il obligatoire sur une facture aux Pays-Bas?
  
• Pourquoi le numéro de TVA est-il obligatoire sur les factures?
  
• Quand devez-vous inclure le numéro de TVA d’un client?
  
• Quelles sont les pénalités en cas d’absence du numéro de TVA sur une facture?
  
• Comment créer une facture néerlandaise conforme?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

What is a VAT number?

A VAT number is your business’s official ID in the tax system. In the Netherlands, it’s called a “btw-identificatienummer,” or “btw ID,” and it’s issued when you register for VAT with the Dutch tax authority (Belastingdienst).

The format of a VAT number in the Netherlands looks something like: NL123456789B01. The country code is “NL,” the nine digits that follow are random; then there is a “B,” and it ends in two more randomly allocated digits.

The VAT number proves your business is registered to charge and remit VAT. It must be included in every VAT-related transaction, including B2B invoicing and cross-border EU sales.

Un numéro de TVA est-il obligatoire sur une facture aux Pays-Bas?

Oui. Si vous êtes assujetti à la TVA aux Pays-Bas, votre numéro de TVA doit figurer sur chaque facture que vous émettez. Il s’agit d’une exigence légale de l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) et de l’Union européenne. Votre numéro de TVA relie la transaction au système de TVA et confirme que vous êtes autorisé à appliquer la taxe.

Le numéro de TVA d’une entreprise doit figurer sur les factures, que la vente soit entreprise-consommateur ou interentreprises (les autres entreprises l’utilisent pour récupérer la TVA), et ce, tant pour les ventes nationales que pour les ventes transfrontalières.

Pourquoi le numéro de TVA est-il obligatoire sur les factures?

Aux Pays-Bas, le numéro de TVA confère à la facture une valeur juridique. Il indique au Belastingdienst qui est responsable de la TVA et selon quel traitement la transaction a été imposée. Sans lui, vous risquez des problèmes de conformité, qui peuvent inclure le refus de déductions de TVA, des redressements fiscaux et des pénalités.

Dans les transactions interentreprises, le client souhaite souvent récupérer la TVA qu’il a payée. Mais, selon la législation néerlandaise, la TVA en amont n’est déductible que si la facture répond à des critères précis, dont l’un est qu’elle mentionne le numéro de TVA du fournisseur. Sans ce numéro, le client ne pourra pas utiliser la facture pour récupérer la TVA. Votre client pourrait donc rejeter la facture dans son intégralité et demander une version corrigée.

Si vous vendez à des entreprises enregistrées à la TVA dans d’autres pays de l’UE, votre numéro de TVA et celui de votre client doivent figurer sur la facture pour pouvoir appliquer le taux de TVA de 0 % conformément aux règles relatives aux livraisons intracommunautaires. Sans ces deux numéros, le Belastingdienst n’acceptera pas le taux zéro.

Le numéro de TVA permet de retracer une transaction à des fins d’audit. Si vous faites l’objet d’un contrôle par le Belastingdienst, celui-ci voudra vérifier que chaque facture indique correctement qui a facturé la TVA, selon quel régime et avec quelle inscription à l’appui.

Quand devez-vous inclure le numéro de TVA d’un client?

Vous n’êtes pas toujours tenu d’indiquer le numéro de TVA du client sur une facture. Cependant, certains traitements fiscaux exigent ce numéro, notamment lorsque vous ne facturez pas la TVA, car la responsabilité incombe au client. Le numéro de TVA du client vous sert de preuve que celui-ci remplit les conditions requises pour bénéficier de ce traitement.

Voici les cas où cela est important.

Ventes interentreprises intracommunautaires à 0 % de TVA

Si vous vendez des marchandises depuis les Pays-Bas à une entreprise enregistrée à la TVA dans un autre pays de l’UE, vous ne pouvez appliquer un taux de TVA de 0 % que si vous indiquez le numéro de TVA valide du client sur la facture et ajoutez une note expliquant que la TVA est de 0 % en raison d’une livraison intracommunautaire. Si vous omettez le numéro de TVA, le Belastingdienst considère que le client n’est pas vérifié et vous demande de facturer la TVA néerlandaise à la place.

Si, en revanche, vous vendez des services depuis les Pays-Bas à une entreprise enregistrée à la TVA dans un autre pays de l’UE, vous pouvez appliquer le mécanisme de la taxe au preneur. Cependant, si vous ne disposez pas d’un numéro de TVA valide pour votre client, vous rencontrerez des difficultés lors de la déclaration de la transaction sur la liste des ventes intracommunautaires.

Certaines ventes interentreprises néerlandaises soumises à la taxe au preneur

Dans certains secteurs d’activité aux Pays-Bas, tels que la construction, les télécommunications et la ferraille, le mécanisme de la taxe au preneur s’applique également au niveau national. Si tel est le cas, vous devez indiquer le numéro de TVA du client néerlandais et ajouter la mention « btw verlegd » pour signaler que la taxe au preneur s’applique. Cela indique à l’administration fiscale que vous avez transféré la TVA au client.

Quelles sont les pénalités en cas d’absence du numéro de TVA sur une facture?

L’absence de numéro de TVA constitue une infraction à la législation fiscale, et les autorités fiscales néerlandaises peuvent prendre les mesures qui s’imposent.

L’administration fiscale néerlandaise peut considérer l’absence d’informations relatives à la TVA comme un manquement et prendre les mesures suivantes :

• Des amendes pour infractions administratives

• Des réajustements de TVA si vous avez incorrectement appliqué les règles relatives au taux de 0 % ou à la taxe au preneur

• Des audits complets déclenchés par des erreurs répétées ou systématiques dans les factures

Les ventes intracommunautaires présentent ici un risque particulièrement élevé. Si vous avez appliqué un taux zéro à une facture, mais que vous avez omis d’y mentionner le numéro de TVA du client, c’est à vous qu’il incombe de prouver que la transaction était éligible. Si vous ne pouvez pas le prouver, vous devrez payer la TVA rétroactivement.

De nombreuses entreprises refusent de traiter les factures qui ne sont pas conformes à la réglementation en matière de TVA. Un numéro manquant peut retarder le paiement, perturber les rapports de fin de mois ou entraîner un examen juridique de la transaction.

Si vous remarquez rapidement l’omission, émettez une facture corrigée. L’idéal est de résoudre les problèmes avant votre prochaine déclaration de TVA, car, une fois les comptes clôturés, les corrections deviennent plus difficiles et les pénalités peuvent être plus coûteuses.

Comment créer une facture néerlandaise conforme?

Le Belastingdienst définit des exigences claires quant aux éléments qui rendent une facture juridiquement valide. Si vous êtes assujetti à la TVA, chaque facture que vous émettez doit comporter des informations spécifiques pour satisfaire aux normes en matière d’audit et de récupération de la TVA.

Voici ce que chaque facture doit contenir :

• Coordonnées du fournisseur : nom, adresse et numéro d’identification TVA (btw-ID) de votre entreprise

• Coordonnées du client : nom de l’entreprise, adresse et numéro de TVA si nécessaire (par exemple, si la facture utilise le mécanisme de la taxe au preneur).

• Informations relatives à la facture : un numéro de facture unique et séquentiel, la date de facturation et la date de livraison (si différente).

• Détails du poste : description des biens ou services, quantité et prix unitaire, taux de TVA par poste (c’est-à-dire 21 %, 9 %, 0 % ou exonéré) et remises éventuelles si elles ne sont pas déjà reflétées dans le prix unitaire.

• Totaux : le total hors TVA, le montant total de la TVA et le total global, y compris la TVA.

• Remarques particulières : « Btw verlegd » pour la taxe au preneur ou une mention telle que « livraison intracommunautaire à taux zéro ».

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

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