Quando você cobra o imposto sobre valor agregado (IVA) na Holanda, seus clientes esperam uma fatura válida. Se uma fatura omite identificadores tributários essenciais, ela não atende os requisitos jurídicos, e a equipe financeira do seu cliente, ou a autoridade tributária holandesa, pode rejeitar a fatura. Incluir o número de identificação do IVA nas faturas é obrigatório na Holanda; essa é uma das áreas que determina se sua fatura está em conformidade legal, se ela é financeiramente utilizável e atende as auditorias.

A seguir, vamos explicar quando o número de IVA de uma empresa é exigido, quando o número de IVA do cliente é exigido e o que acontece se alguma dessas informações estiver ausente na fatura.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é número de IVA?
  
• É necessário um número de IVA em uma fatura na Holanda?
  
• Por que é obrigatório ter um número de IVA nas faturas?
  
• Quando é necessário incluir o número de IVA de um cliente?
  
• Quais são as penalidades por omitir o número de IVA em uma fatura?
  
• Como criar uma fatura holandesa conforme?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é o número de IVA?

O número de IVA é o documento oficial da sua empresa no sistema tributário. Na Holanda, ele é chamado de "btw-identificatienummer", ou "btw ID," e é emitido quando você se registra para o IVA junto à autoridade holandesa tributária (Belastingdienst).

O formato do número de IVA na Holanda é algo como: NL123456789B01. O código do país é "NL", os nove dígitos seguintes são aleatórios; depois há um "B", que termina em mais dois dígitos alocados aleatoriamente.

O número de IVA prova que sua empresa está cadastrado para cobrar e repassar o IVA. Ele deve ser incluído em todas as transações relacionadas ao IVA, incluindo faturamento B2B e vendas internacionais na UE.

É necessário ter um número de IVA em uma fatura na Holanda?

Sim. Se você estiver registrado no IVA, na Holanda, seu número de IVA deve aparecer em todas as faturas que você emitir. É uma exigência da autoridade tributária holandesa (Belastingdienst) e um requisito jurídico da UE. Seu número de IVA vincula a transação ao sistema de IVA e confirma que você está autorizado a aplicar o imposto.

O número de IVA de uma empresa deve ser incluído nas faturas, seja a venda B2C ou B2B (outras empresas o usam para reclamar o IVA), e tanto para vendas domésticas quanto para as vendas internacionais.

Por que é obrigatório ter um número de IVA nas faturas?

Na Holanda, o número de IVA confere a fatura legitimidade jurídica. Ele informa ao Belastingdienst quem é responsável pelo IVA e de acordo com qual tratamento a transação foi tributada. Sem ele, você corre o risco de ter problemas de conformidade, que podem incluir deduções de IVA negadas, avaliações por impostos atrasados e multas.

Nas transações B2B, o cliente geralmente deseja recuperar o IVA que pagou. Porém, segundo a legislação holandesa, o IVA dedutível só pode ser recuperado se a fatura atender a critérios específicos, um deles é a inclusão do número de IVA do fornecedor. Sem esse número, o cliente não poderá usar a fatura para solicitar o reembolso do IVA. Por isso, o seu cliente pode rejeitar a fatura por completo e solicitar uma versão corrigida.

Se você estiver vendendo para empresas registradas para IVA em outros países da UE, tanto o seu número de IVA quanto o do seu cliente são obrigatórios na fatura para que seja possível aplicar a alíquota de 0% de IVA conforme as regras de fornecimento intracomunitário. Sem os dois números, o Belastingdienst não aceitará a aplicação da alíquota zero.

O número de IVA torna a transação rastreável para fins de auditoria. Se você for inspecionado pelo Belastingdienst, eles vão querer verificar se cada fatura reflete corretamente quem cobrou o IVA, sob qual regime e com qual cadastro de suporte.

Quando é necessário incluir o número de IVA de um cliente?

Nem sempre você precisa incluir o número de IVA do cliente em uma fatura. Porém, certos tratamentos fiscais exigem esse número, principalmente quando você não está cobrando o IVA porque acontece a transferência de responsabilidade para o cliente. O número de IVA do cliente é a sua prova de que ele se qualifica para esse tratamento.

Veja quando isso é importante.

Vendas B2B dentro da UE com IVA de 0%

Se você estiver vendendo mercadorias da Holanda para uma empresa registrada para IVA em outro país da UE, só poderá aplicar a alíquota de 0% de IVA se incluir na fatura o número de IVA válido do cliente e uma observação explicando que o IVA é de 0% devido a um fornecimento intracomunitário. Caso você omita o número de IVA, o Belastingdienst considera o cliente não verificado e espera que o IVA holandês seja cobrado.

Por outro lado, se você estiver vendendo serviços da Holanda para uma empresa registrada no IVA em outro país da UE, pode aplicar o mecanismo de autoliquidação. No entanto, se você não tiver um número de IVA válido do seu cliente, enfrentará problemas ao reportar a transação na Lista de Vendas da UE.

Algumas vendas B2B holandesas em relação à autoliquidação

Em alguns setores holandeses, como construção, telecomunicações e sucata, o mecanismo de autoliquidação também se aplica no âmbito doméstico. Se for esse o caso, você precisa incluir o número de IVA do cliente holandês e adicionar "btw verlegd" para sinalizar que a autoliquidação se aplica. Isso informa ao órgão tributário que você transferiu o IVA para o cliente.

Quais as penalidades por não ter um número de IVA em uma fatura?

A ausência do número de IVA viola a legislação tributária, e a fiscalização tributária holandesa pode fazer o acompanhamento correspondente.

A autoridade tributária holandesa pode considerar as informações de IVA ausentes como não conformidade e decretar:

• Multas por infrações administrativas

• Ajustes no IVA se você aplicou incorretamente regras de 0% ou autoliquidação

• Auditorias completas desencadeadas por erros repetidos ou sistêmicos no faturamento

Especialmente as vendas dentro da UE têm um alto risco. Se você fez uma cobrança de 0% em uma fatura, mas não incluiu o número de IVA do cliente, é sua responsabilidade comprovar que a transação é qualificada. Se você não conseguir comprovar, terá que pagar o IVA retroativamente.

Muitas empresas não processarão uma fatura que não esteja em conformidade com o IVA. A ausência do número de IVA pode atrasar o pagamento, atrapalhar o relatório de fim de mês ou sinalizar a transação para revisão do jurídico.

Se você perceber a omissão rapidamente, emita uma fatura corrigida. O ideal é resolver os problemas antes da próxima declaração de IVA, porque, uma vez que os livros são fechados, as correções são mais difíceis e as penalidades podem ficar mais caras.

Como criar uma fatura holandesa conforme?

O Belastingdienst estabelece exigências claras sobre o que torna uma fatura legalmente válida. Se você está cadastrado no IVA, toda fatura emitida precisa incluir informações específicas para atender aos padrões de auditoria e recuperação de IVA.

Confira o que toda fatura precisa:

• Detalhes do fornecedor: nome, endereço e número de identificação do IVA da sua empresa (btw-ID)

• Dados do cliente: nome, endereço e número de IVA da empresa, se necessário (por exemplo, se a fatura usar o mecanismo de autoliquidação)

• *Informações da fatura: * um número de fatura único e sequencial, a data da fatura e a data de fornecimento (se for diferente da data da fatura)

• Dados do item de linha: uma descrição dos bens ou serviços, a quantidade e o preço unitário, a alíquota de IVA por item (ou seja, 21%, 9%, 0% ou isento), e quaisquer descontos se eles já não estiverem refletidos no preço unitário

• Totais: O total excluindo IVA, o valor total do IVA e o total geral incluindo o IVA

• Observações especiais: "Btw verlegd" para uma autoliquidação ou uma nota como "fornecimento intracomunitário com taxa zero"

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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• Automatizar contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

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