Cuando cobras el impuesto al valor agregado (IVA) en los Países Bajos, tus clientes esperan recibir una factura válida. Si una factura omite identificadores fiscales esenciales, no cumple con los requisitos legales y puede ser rechazada por el equipo financiero de tu cliente o por la autoridad fiscal neerlandesa. Incluir tu número de identificación de IVA en las facturas es obligatorio en los Países Bajos; es uno de los datos que determina si tu factura cumple con la normativa legal, es financieramente utilizable y apta para una auditoría.

A continuación, explicamos cuándo es obligatorio incluir el número de IVA de la empresa, cuándo es obligatorio incluir el número de IVA del cliente y qué sucede si omites alguno de ellos en una factura.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA?
  
• ¿Se requiere un número de IVA en una factura en los Países Bajos?
  
• ¿Por qué es obligatorio un número de IVA en las facturas?
  
• ¿Cuándo es necesario incluir el número de IVA de un cliente?
  
• ¿Cuáles son las sanciones por no incluir el número de IVA en una factura?
  
• ¿Cómo se elabora una factura neerlandesa conforme a la normativa?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es un número de IVA?

Un número de IVA es la identificación oficial de tu empresa dentro del sistema tributario. En los Países Bajos, se llama «btw-identificatienummer» o «btw ID», y se emite cuando te registras a efectos del IVA ante la autoridad fiscal neerlandesa (Belastingdienst).

El formato de un número de IVA en los Países Bajos es, por ejemplo: NL123456789B01. El código de país es «NL»; los nueve dígitos que siguen son aleatorios; luego hay una «B», y termina con dos dígitos más asignados de forma aleatoria.

El número de IVA acredita que tu empresa está registrada para cobrar y remitir el IVA. Debe incluirse en todas las transacciones relacionadas con el IVA, incluidas la facturación B2B y las ventas transfronterizas dentro de la UE.

¿Se requiere un número de IVA en una factura en los Países Bajos?

Sí. Si estás registrado a efectos del IVA en los Países Bajos, tu número de IVA debe aparecer en cada factura que emitas. Es un requisito tanto de la autoridad fiscal neerlandesa (Belastingdienst) como de la normativa de la Unión Europea. Tu número de IVA vincula la transacción con el sistema del IVA y confirma que estás autorizado a aplicar el impuesto.

El número de IVA de una empresa debe incluirse en las facturas tanto si la venta es B2C como B2B (otras empresas lo utilizan para recuperar el IVA), y tanto para las ventas nacionales como para las ventas transfronterizas.

¿Por qué es obligatorio un número de IVA en las facturas?

En los Países Bajos, el número de IVA otorga validez legal a la factura. Indica a la Belastingdienst quién es responsable del IVA y bajo qué tratamiento fiscal se gravó la transacción. Sin él, corres el riesgo de incurrir en problemas de cumplimiento, que pueden incluir la denegación de deducciones de IVA, liquidaciones de impuestos atrasados y sanciones.

En las transacciones B2B, el cliente suele querer recuperar el IVA que pagó. Sin embargo, conforme a la legislación neerlandesa, el IVA soportado solo es deducible si la factura cumple determinados requisitos, uno de los cuales es que incluya el número de IVA del proveedor. Sin ese número, el cliente no podrá utilizar la factura para recuperar el IVA. Por ello, el cliente puede rechazar la factura por completo y solicitar una versión corregida.

Si vendes a empresas registradas a efectos del IVA en otros países de la UE, es obligatorio que en la factura figuren tanto tu número de IVA como el de tu cliente para poder aplicar la tasa del 0 % conforme a las normas de entrega intracomunitaria. Sin ambos números, la Belastingdienst no aceptará la tasa cero.

El número de IVA hace que una transacción sea rastreable a efectos de auditoría. Si en algún momento la Belastingdienst revisa tu actividad, querrá comprobar que cada factura refleja correctamente quién cobró el IVA, bajo qué régimen se aplicó y con qué registro que lo respalda.

¿Cuándo es necesario incluir el número de IVA de un cliente?

No siempre es obligatorio incluir el número de IVA del cliente en una factura. Sin embargo, determinados tratamientos fiscales sí lo exigen, principalmente cuando no cobras el IVA porque la obligación tributaria se traslada al cliente. El número de IVA del cliente es la prueba de que este reúne los requisitos para aplicar ese tratamiento.

Aquí es cuando resulta relevante.

Ventas B2B dentro de la UE con IVA al 0 %

Si vendes bienes desde los Países Bajos a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE, solo puedes aplicar un tipo de IVA del 0 % si indicas en la factura el número de IVA válido del cliente e incluyes una nota que explique que el IVA es del 0 % por tratarse de una entrega intracomunitaria. Si omites el número de IVA, la Belastingdienst considera que el cliente no está verificado y espera que apliques el IVA neerlandés.

Si, por el contrario, vendes servicios desde los Países Bajos a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE, puedes aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, pero si no cuentas con un número de IVA válido de tu cliente, tendrás problemas al declarar la transacción en el listado recapitulativo de operaciones intracomunitarias (EC Sales List).

Algunas ventas B2B en los Países Bajos sujetas a la inversión del sujeto pasivo

En algunos sectores neerlandeses, como la construcción, las telecomunicaciones y el comercio de chatarra, el mecanismo de inversión del sujeto pasivo también se aplica a nivel nacional. En esos casos, debes incluir el número de IVA del cliente neerlandés y agregar «btw verlegd» para indicar que se aplica la inversión del sujeto pasivo. Esto informa a la agencia fiscal que la obligación del IVA se trasladó al cliente.

¿Cuáles son las sanciones por no incluir el número de IVA en una factura?

La falta del número de IVA constituye una infracción de la normativa fiscal, y la autoridad tributaria neerlandesa puede actuar en consecuencia.

La autoridad fiscal neerlandesa puede considerar la falta de información sobre el IVA como un incumplimiento y aplicar, entre otras medidas, las siguientes:

• Multas por infracciones administrativas

• Ajustes del IVA si aplicaste incorrectamente las reglas del 0 % o inversión del sujeto pasivo

• Auditorías completas derivadas de errores reiterados o sistemáticos en la facturación

Las ventas dentro de la UE son especialmente de alto riesgo en este aspecto. Si aplicaste un tipo impositivo del 0 % en una factura pero no incluiste el número de IVA del cliente, la carga de la prueba recae sobre ti para demostrar que la operación cumplía los requisitos. Si no puedes acreditarlo, deberás pagar el IVA de forma retroactiva.

Muchas empresas no procesan facturas que no cumplen con la normativa del IVA. La falta del número puede retrasar el pago, desajustar el cierre mensual o hacer que la operación quede marcada para una revisión legal.

Si detectas la omisión con rapidez, emite una factura rectificativa. Lo ideal es resolver este tipo de incidencias antes de la siguiente declaración de IVA, ya que, una vez cerrados los libros, las correcciones se vuelven más complejas y las sanciones pueden resultar más costosas.

¿Cómo se elabora una factura neerlandesa conforme a la normativa?

La Belastingdienst establece requisitos claros sobre lo que hace que una factura sea legalmente válida. Si estás registrado a efectos del IVA, cada factura que emitas debe incluir información específica para cumplir con los estándares de auditoría y recuperación del IVA.

Esto es lo que necesita cada factura:

• Datos del proveedor: nombre, dirección y número de identificación IVA (btw-ID) de tu empresa

• Datos del cliente: nombre, dirección y número de IVA de su empresa si es necesario (p. ej., si la factura utiliza el mecanismo de inversión del sujeto pasivo)

• Información de factura: número de factura único y secuencial, fecha de la factura y fecha de suministro (si es diferente)

• Detalles de partidas: descripción de los bienes o servicios, la cantidad y el precio unitario, la tasa de IVA por partida (es decir, 21 %, 9 %, 0 % o exenta) y cualquier descuento si no se refleja ya en el precio unitario

• Totales: el total sin IVA, el importe total del IVA y el total general con IVA incluido

• Notas especiales: «Btw verlegd» para una inversión del sujeto pasivo o una nota como «oferta intracomunitaria con tasa cero»

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

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• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

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