Cuando cobras el impuesto sobre el valor añadido (IVA) en los Países Bajos, tus clientes esperan una factura válida. Si una factura omite identificadores fiscales esenciales, no cumplirá los requisitos legales y el equipo financiero de tu cliente, o la autoridad fiscal neerlandesa, podría rechazarla. Incluir tu número de identificación del IVA en las facturas es obligatorio en los Países Bajos; es uno de los campos que determina si tu factura cumple con la normativa legal, es utilizable desde el punto de vista financiero y es a prueba de auditorías.

A continuación, explicaremos cuándo se requiere el número de IVA de una empresa, cuándo se requiere el número de IVA del cliente y qué sucede si se omite alguno de ellos en una factura.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un número de IVA?
  
• ¿Se requiere un número de IVA en una factura en los Países Bajos?
  
• ¿Por qué es obligatorio un número de IVA en las facturas?
  
• ¿Cuándo debes incluir el número de IVA del cliente?
  
• ¿Cuáles son las sanciones por omitir un número de IVA en una factura?
  
• ¿Cómo se crea una factura que cumpla con la normativa holandesa?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

What is a VAT number?

A VAT number is your business’s official ID in the tax system. In the Netherlands, it’s called a “btw-identificatienummer,” or “btw ID,” and it’s issued when you register for VAT with the Dutch tax authority (Belastingdienst).

The format of a VAT number in the Netherlands looks something like: NL123456789B01. The country code is “NL,” the nine digits that follow are random; then there is a “B,” and it ends in two more randomly allocated digits.

The VAT number proves your business is registered to charge and remit VAT. It must be included in every VAT-related transaction, including B2B invoicing and cross-border EU sales.

¿Se requiere un número de IVA en una factura en los Países Bajos?

Sí. Si estás registrado a efectos del IVA en los Países Bajos, tu número de IVA debe aparecer en todas las facturas que emitas. Es un requisito legal de la autoridad fiscal neerlandesa (Belastingdienst) y de la UE. Tu número de IVA vincula la transacción al sistema del IVA y confirma que estás autorizado a aplicar el impuesto.

El número de IVA de una empresa debe figurar en las facturas, tanto si la venta es B2C como B2B (otras empresas lo utilizan para recuperar el IVA), y tanto para las ventas nacionales como para las transfronterizas.

¿Por qué es obligatorio un número de IVA en las facturas?

En los Países Bajos, el número de IVA da a la factura rango jurídico. Le dice al Belastingdienst quién es responsable del IVA y bajo qué tratamiento se gravó la transacción. Sin él, corres el riesgo de incumplir la normativa, lo que puede derivar en la denegación de las deducciones del IVA, el atraso de las evaluaciones de impuestos y sanciones.

En las transacciones B2B, el cliente suele querer recuperar el IVA que ha pagado. Sin embargo, según la legislación neerlandesa, el IVA soportado solo es deducible si la factura cumple determinados criterios, uno de los cuales es que incluya el número de IVA del proveedor. Sin ese número, el cliente no podrá utilizar la factura para recuperar el IVA. Por lo tanto, tu cliente podría rechazar toda la factura y solicitar una versión corregida.

Si vendes a empresas registradas a efectos del IVA en otros países de la UE, tanto tu número de IVA como el de tu cliente deben figurar en la factura para poder aplicar el tipo de IVA del 0 % en virtud de las normas de venta intracomunitario. Sin ambos números, la Belastingdienst no aceptará el tipo cero.

El número de IVA permite rastrear una transacción con fines de auditoría. Si alguna vez te somete a una revisión la Belastingdienst, querrá comprobar que cada factura refleja correctamente quién ha cobrado el IVA, bajo qué régimen y con qué registro justificativo.

¿Cuándo debes incluir el número de IVA del cliente?

No siempre es necesario incluir el número de IVA del cliente en una factura. Sin embargo, determinados tratamientos fiscales requieren su número de IVA, principalmente cuando no se cobra el IVA porque la responsabilidad recae en ellos. El número de IVA del cliente es tu prueba de que este cumple los requisitos para ese tratamiento.

Aquí es cuando importa.

Ventas B2B dentro de la UE al 0 % IVA

Si vendes productos desde los Países Bajos a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE, solo puedes aplicar un tipo de IVA del 0 % si incluyes el número de IVA válido del cliente en la factura y añades una nota explicando que el IVA es del 0 % debido a que se trata de una venta intracomunitaria. Si omites el número de IVA, la Belastingdienst considerará que el cliente no está verificado y esperará que cobres el IVA neerlandés.

Por otro lado, si vendes servicios de los Países Bajos a una empresa registrada a efectos del IVA en otro país de la UE, puedes aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Sin embargo, si no tienes un número de IVA válido para tu cliente, tendrás problemas al declarar la transacción en la lista de ventas CE.

Algunas ventas B2B holandesas bajo inversión del sujeto pasivo

En algunos sectores de la industria neerlandesa, como la construcción, las telecomunicaciones y la venta de chatarra, el mecanismo de inversión del sujeto pasivo también se aplica a nivel nacional. Si es tu caso, debes incluir el número de IVA del cliente neerlandés y añadir «btw verlegd» para indicar que se aplica la inversión del sujeto pasivo. Esto indica a la oficina de impuestos que has transferido el IVA al cliente.

¿Qué sanciones se aplican por no incluir el número de IVA en una factura?

No incluir el número de IVA infringe la legislación fiscal, y las autoridades fiscales neerlandesas pueden tomar las medidas oportunas al respecto.

La autoridad fiscal neerlandesa puede considerar que se está incumpliendo la ley al no incluir información sobre el IVA, por lo que aplicará:

• Multas por infracciones administrativas

• Ajustes del IVA si has aplicado incorrectamente el 0 % o las normas de inversión del sujeto pasivo

• Auditorías completas motivadas por repetición de errores en las facturas

Las ventas dentro de la UE son especialmente arriesgadas en este sentido. Si has aplicado un tipo cero a una factura pero no has incluido el número de IVA del cliente, recaerá sobre ti la responsabilidad de demostrar que la transacción cumplía los requisitos. Si no puedes demostrarlo, deberás pagar el IVA de forma retroactiva.

Muchas empresas no procesan las facturas que no cumplen con la normativa del IVA. La falta de un número puede retrasar el pago, alterar los informes de fin de mes o hacer que se marque la transacción para su revisión legal.

Si te das cuenta de la omisión rápidamente, emite una factura corregida. Lo ideal es resolver los problemas antes de tu próxima declaración del IVA, ya que una vez cerrado el ejercicio, es más difícil realizar correcciones y las sanciones son más elevadas.

¿Cómo se crea una factura que cumpla con la normativa holandesa?

La Belastingdienst establece requisitos claros sobre lo que hace que una factura sea legalmente válida. Si estás registrado a efectos del IVA, todas las facturas que emitas deben incluir información específica para cumplir con las normas de auditoría y devolución del IVA.

Esto es lo que necesita cada factura:

• Datos del proveedor: nombre, dirección y número de identificación del IVA (btw-ID) de tu empresa

• Datos del cliente: nombre, dirección y número de IVA de su empresa si es necesario (p. ej., si la factura utiliza el mecanismo de inversión del sujeto pasivo)

• Información de la factura: un número de factura único y secuencial, la fecha de la factura y la fecha de suministro (si es diferente)

• Detalles de partidas individuales: descripción de los bienes o servicios, la cantidad y el precio unitario, el tipo de IVA por partida (es decir, 21 %, 9 %, 0 % o exento) y cualquier descuento si no se refleja ya en el precio unitario

• Totales: el total sin IVA, el importe total del IVA y el total general con IVA incluido

• Notas especiales: «Btw verlegd» para una inversión del sujeto pasivo o una nota como «oferta intracomunitaria con tipo cero»

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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