När du tar ut mervärdesskatt (moms) i Nederländerna förväntar sig kunderna en giltig faktura. Om en faktura inte innehåller nödvändiga skatteregistreringsnummer uppfyller den inte de juridiska kraven, och din kunds ekonomiteam – eller den nederländska skattemyndigheten – kan avvisa den. Det är obligatoriskt i Nederländerna att inkludera momsregistreringsnumret på fakturan. Det är ett av fälten som avgör om din faktura uppfyller gällande bestämmelser, är ekonomiskt användbar och revisionssäker.

Nedan går vi igenom när ett företags momsregistreringsnummer krävs, när kundens momsregistreringsnummer krävs och vad som händer om du utelämnar något av dem från en faktura.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett momsregistreringsnummer?
  
• Krävs det ett momsregistreringsnummer på en faktura i Nederländerna?
  
• Varför är momsregistreringsnummer obligatoriskt på fakturor?
  
• När behöver du ange kundens momsregistreringsnummer?
  
• Vilka är påföljderna för att ett momsregistreringsnummer saknas på en faktura?
  
• Hur skapar man en efterlevande nederländsk faktura?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är ett momsregistreringsnummer?

Ett momsregistreringsnummer är ditt företags officiella momsregistreringsnummer i skattesystemet. I Nederländerna kallas det för ”btw-identificatienummer” eller ”btw-id” och utfärdas när du registrerar dig för moms hos den nederländska skattemyndigheten (Belastingdienst).

Formatet på ett momsregistreringsnummer i Nederländerna ser ut ungefär så här: NL123456789B01. Landskoden är ”NL”, de nio siffrorna som följer är slumpmässiga. Sedan finns det ett ”B” och det slutar på ytterligare två slumpmässigt fördelade siffror.

Momsregistreringsnummer bevisar att ditt företag är registrerat för att ta ut och betala in moms. Det måste inkluderas i alla momsrelaterade transaktioner, inklusive B2B-fakturering och gränsöverskridande försäljning inom EU.

Krävs det ett momsregistreringsnummer på en faktura i Nederländerna?

Ja. Om du är momsregistrerad i Nederländerna måste ditt momsregistreringsnummer stå på varje faktura du utfärdar. Det är ett juridiskt krav från den nederländska skattemyndigheten (Belastingdienst) och EU. Ditt momsregistreringsnummer länkar transaktionen till moms och bekräftar att du har rätt att ta ut skatt.

Ett företags momsregistreringsnummer måste anges på fakturor oavsett om försäljningen är B2C eller B2B (andra företag använder det för att återkräva moms) och för både inhemsk försäljning och gränsöverskridande försäljning.

Varför är momsregistreringsnummer obligatoriskt på fakturor?

I Nederländerna gör momsregistreringsnumret fakturan juridiskt giltig. Det talar om för Belastingdienst vem som är ansvarig för momsen och under vilken process transaktionen beskattades. Utan det riskerar du problem med efterlevnaden, vilket kan inkludera nekade momsavdrag, kvarskatt och straffavgifter.

Vid B2B-transaktioner vill kunden ofta återkräva den moms de har betalat. Men enligt nederländsk lag är ingående moms endast avdragsgill om fakturan uppfyller specifika kriterier, varav ett är att den innehåller leverantörens momsregistreringsnummer. Utan det numret kan kunden inte använda fakturan för att återkräva momsen. Kunden kan därför avvisa fakturan helt och begära en korrigerad version.

Om du säljer till momsregistrerade företag i andra EU-länder måste både ditt momsregistreringsnummer och kundens momsregistreringsnummer anges på fakturan för att momssatsen på 0 % ska kunna tillämpas enligt reglerna för gemenskapsintern leverans. Utan båda numren godtas inte nollskattesatsen för Belastingdienst.

Momsregistreringsnummer gör en transaktion spårbar för revisionsändamål. Om du någonsin granskas av Belastingdienst vill de se att varje faktura korrekt återspeglar vem som tog ut moms, enligt vilket system och med vilken stödjande registrering.

När behöver du inkludera kundens momsregistreringsnummer?

Du behöver inte alltid inkludera kundens momsregistreringsnummer på en faktura. Men vissa skatteprocesser kräver deras momsregistreringsnummer, i första hand när du inte tar ut moms eftersom ansvaret flyttas över till kunden. Kundens momsregistreringsnummer är ditt bevis på att kunden uppfyller kraven för den processen.

I följande situationer är det viktigt.

EU-intern B2B-försäljning med 0 % moms

Om du säljer varor från Nederländerna till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land kan du bara tillämpa en moms på 0 % om du anger kundens giltiga momsregistreringsnummer på fakturan och inkluderar en anmärkning som förklarar att moms är 0 % på grund av en gemenskapsintern leverans. Om du utelämnar momsregistreringsnummer betraktar Belastingdienst kunden som obekräftad och förväntar sig att du tar ut nederländsk moms istället.

Om du däremot säljer tjänster från Nederländerna till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land kan du tillämpa omvänd skatteskyldighet. Om du inte har ett giltigt momsregistreringsnummer för din kund kommer det dock att uppstå problem när du rapporterar transaktionen på EU:s försäljningslista.

Viss nederländsk B2B-försäljning med omvänd skatteskyldighet

I vissa nederländska branscher, t.ex. bygg- och anläggningsbranschen, telekommunikationsbranschen och metallskrotsbranschen, gäller även omvänd skatteskyldighet inom landet. Om så är fallet måste du inkludera den nederländska kundens momsregistreringsnummer och lägga till ”btw verlegd” för att signalera att omvänd skatteskyldighet gäller. Detta visar skattekontoret att du har överfört moms till kunden.

Vilka är påföljderna för att ett momsregistreringsnummer saknas på en faktura?

Ett momsregistreringsnummer som saknas bryter mot skattelagen och den nederländska skattemyndigheten kan följa upp detta.

Den nederländska skattemyndigheten kan behandla utelämnad momsinformation som bristande efterlevnad och ålägga:

• Böter för administrativa överträdelser

• Justering av moms om du felaktigt tillämpat reglerna för 0 % eller omvänd skatteskyldighet

• Fullständiga revisioner utlöses av upprepade eller systemiska fakturafel

EU-intern försäljning utgör särskilt hög risk här. Om du har nolltaxerat en faktura men inte angett kundens momsregistreringsnummer är det du som måste bevisa att transaktionen är kvalificerad. Om du inte kan bevisa det blir du skyldig att betala moms retroaktivt.

Många företag behandlar inte en faktura som inte uppfyller kraven på momsefterlevnad. Ett nummer som saknas kan försena betalningen, förskjuta månadsbokslutet eller flagga transaktionen för juridisk granskning.

Om du upptäcker felet snabbt ska du utfärda en korrigerad faktura. Det är bra att lösa problemet innan nästa momsdeklaration, för när bokföringen är klar blir det svårare att korrigera och straffavgifter kan bli dyrare.

Hur skapar man en efterlevande nederländsk faktura?

Belastingdienst ställer tydliga krav på vad som gör en faktura juridiskt giltig. Om du är momsregistrerad måste varje faktura du utfärdar innehålla specifik information för att uppfylla revisions- och momsåterbäringsstandarder.

Här är vad varje faktura behöver:

• Leverantörsuppgifter: Ditt företags namn, adress och momsregistreringsnummer (btw-ID)

• Kunduppgifter: Kundföretagets namn, adress och momsregistreringsnummer vid behov (t.ex. om fakturan använder mekanismen för omvänd skatteskyldighet)

• Fakturainformation: Ett unikt, sekventiellt fakturanummer, fakturadatum och leveransdatum (om det skiljer sig åt)

• Uppgifter om radposter: En beskrivning av varorna eller tjänsterna, kvantitet och enhetspris, momssats per radpost (dvs. 21 %, 9 %, 0 % eller skattebefriad) och eventuella rabatter om de inte redan ingår i enhetspriset

• Totalbelopp: Totalbeloppet exklusive moms, totalbeloppet för moms och totalbeloppet inklusive moms

• Särskilda anmärkningar: ”Btw verlegd” för omvänd skatteskyldighet eller en anmärkning, t.ex. ”gemenskapsintern försäljning utan moms”

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.