Variable Kosten sind die flexiblen Ausgaben, die anfallen, um eine Transaktion für Ihr Unternehmen möglich zu machen. Sie sind möglicherweise nicht die größten Posten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, reagieren jedoch besonders empfindlich auf Wachstum. Selbst bei starken Umsätzen, diszipliniertem Marketing und einer wachsenden Kundschaft können sie Margen schleichend schmälern. Ein klares Verständnis variabler Kosten ist entscheidend, um Preisgrenzen, Deckungsbeiträge, Break-even-Punkte und die tatsächlichen Effekte von Skalierung einordnen zu können.

Im Folgenden erläutern wir, was variable Kosten sind, wie man sie korrekt berechnet und wie man sie verwaltet, um die Effizienz und Kontrolle Ihres Unternehmens zu steigern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind variable Kosten im E-Commerce?
  
• Was sind variable Kosten in Online-Unternehmen?
  
• Wie wirkt sich die Verwaltung variabler Kosten auf die Rentabilität des E-Commerce aus?
  
• Wie berechnet man variable Kosten im E-Commerce-Betrieb?
  
• Wie können Sie variable Kosten verwalten, um die Effizienz und Margenkontrolle zu steigern?
  
• So kann Stripe Billing Sie unterstützen
  

Was sind variable Kosten im E-Commerce?

Variable Kosten steigen mit jedem Verkauf oder jedem produzierten Artikel. Je mehr Bestellungen Sie abwickeln, desto mehr dieser Kosten fallen an. Sie sind das Gegenteil von Fixkosten, wie etwa einer Lagerhallenmiete oder pauschalen Software-Abos.

Im E-Commerce ändern sich variable Kosten proportional zum Verkaufsvolumen. Sie entstehen jedes Mal, wenn eine Kundin oder ein Kunde auf „Kaufen“ klickt. Damit sind sie ein zentraler Bestandteil Ihrer Stückkostenrechnung: Ihr Gewinn pro Bestellung hängt davon ab, wie Sie diese Kosten im Griff behalten.

Was sind variable Kosten in Online-Unternehmen?

Die Struktur Ihrer variablen Kosten hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab, das Muster ist jedoch über alle Modelle hinweg gleich: Es handelt sich um die Kosten, die anfallen, um einen Verkauf abzuwickeln. Hier sind die typischen Quellen dieser Kosten.

Kosten der verkauften Waren (COGS):

Die Kosten der verkauften Waren (COGS) bilden die Basis. Für Wiederverkäufer/innen sind COGS der Großhandelspreis des Inventars. Für Hersteller/innen oder Produzent/innen umfassen COGS die Materialien, die Produktionsarbeit sowie die fertigungsbezogenen Stückkosten. Sie sind häufig mit Abstand der größte variable Kostenblock und skalieren in der Regel direkt mit dem Bestellvolumen.

Versand und Ausführung

Für jedes Paket, das Sie versenden, fallen Versandkosten an. Diese Kosten umfassen Porto, Treibstoffzuschläge und zonenbasierte Preise der Transportunternehmen. Wenn Sie einen externen Logistikdienstleister beauftragen, können zusätzlich pro Bestellung Kosten für die Kommissionierung, Verpackung und den Versand des Produkts anfallen. Bei schwereren oder sperrigeren Artikeln können die Versandkosten schnell steigen und wenn Sie kostenlosen oder Expressversand anbieten, müssen Sie einen noch größeren Teil dieser Kosten selbst tragen.

Verpackungsmaterialien

Für jede Sendung werden Materialien wie Kartons, Umschläge, Beilagen, Klebeband, Etiketten und Polstermaterial benötigt. Diese Kosten werden möglicherweise übersehen, da sie für sich genommen gering erscheinen. In großem Maßstab sind sie jedoch nicht unerheblich. Hochwertige Verpackungen erhöhen das Gewicht, die Abmessungen und die Kosten; leichte, effiziente Verpackungen können sowohl die Bearbeitungszeit als auch die Versandkosten reduzieren.

Gebühren für Zahlungsabwicklung

Das Überweisen von Geld ist ebenfalls mit Kosten verbunden. Zahlungsdienstleister berechnen in der Regel einen Prozentsatz jedes Umsatzes zuzüglich einer festen Gebühr pro Transaktion, abhängig von der Zahlungsmethode und dem Standort sowohl der Kundinnen und Kunden als auch des Unternehmens.

Marktplatz- und Plattformprovisionen

Wenn Sie über einen Marktplatz oder eine Plattform verkaufen, können diese Plattformen einen Anteil an jeder Transaktion einbehalten – entweder einen Pauschalbetrag, einen Prozentsatz oder beides. Diese Kosten können variieren.

Vertriebsbezogene Arbeitskosten

Die Kosten für Zeitarbeitskräfte im Bereich Auftragsausführung oder Kundensupport skalieren mit dem Auftragsvolumen. Wenn Ihr Team Kartons verpackt, Live-Chats bearbeitet oder Rücksendungen verwaltet, steigen der Zeit- und Kostenaufwand für diese Tätigkeiten mit der Anzahl Ihrer Bestellungen. Diese Kosten werden nicht immer als variabel eingestuft, aber im E-Commerce hängt ein großer Teil der Betriebskosten so eng mit dem Umsatz zusammen, dass sie als variabel betrachtet werden können.

Performance-Marketing und Vermittlungsgebühren

Die Ausgaben für bezahlte Akquise können mit dem Umsatz steigen (z. B. Budgets für Cost-per-Click-Anzeigen, Affiliate-Provisionen, die pro Bestellung gezahlt werden). Diese Gebühren sind möglicherweise keine Ausführungskosten, aber sie hängen mit den Kosten für die Generierung jeder Transaktion zusammen und sollten bei der Berechnung der Stückmargen zusammen mit anderen variablen Inputs berücksichtigt werden.

Wie wirkt sich das Management variabler Kosten auf die Rentabilität im E-Commerce aus?

Im E-Commerce entsteht Gewinn nicht zwangsläufig durch Volumen. Er ergibt sich aus dem Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Jede Bestellung trägt eine Marge bei, die Ihre Fixkosten deckt und zukünftiges Wachstum finanziert. Um die Rentabilität sicherzustellen, müssen Sie die variablen Kosten und Margen Ihres Unternehmens kontinuierlich überwachen – und darauf achten, wie sie sich je nach Produkt oder Vertriebskanal unterscheiden.

Kosten überwachen

Margen können unbemerkt schrumpfen, wenn Kosten falsch berechnet werden. Beispielsweise könnten Sie die Herstellungskosten einbeziehen, jedoch die Bearbeitungsgebühr, Verpackungskosten oder zonenabhängige Versandzuschläge auslassen. Diese können den Unterschied zwischen einem gesunden Unternehmen und einem Unternehmen ausmachen, das gerade einmal die Gewinnschwelle erreicht. Der erste Schritt zum Schutz der Rentabilität besteht darin, die tatsächlichen Kosten der Auftragsausführung zu kennen.

Margen verfolgen

Sobald Sie sich ein genaues Bild von Ihren variablen Kosten gemacht haben, können Sie genau sehen, wie viel Marge jedes Produkt beiträgt und wie viele Verkäufe erforderlich sind, um die Fixkosten zu decken. Das ist Ihre Gewinnschwelle. Ein Produkt mit einer Deckungsbeitragsmarge von 20 USD erreicht weitaus schneller die Rentabilität als ein Produkt mit einer Marge von 5 USD, selbst bei gleichem Umsatz. Genaue Kostendaten können dazu beitragen, dass Ihre Prognosen präzise und Ihre Wachstumspläne realistisch bleiben.

Vergleich von Produkt- und Vertriebskosten

Kosten­transparenz sollte Ihre Strategie leiten. Zwei Produkte mit demselben Preis können sehr unterschiedliche Stückkosten aufweisen – abhängig von Verpackung, Komplexität der Auftragsabwicklung oder Rücksendequoten. Auch die Wahl des Vertriebskanals spielt eine Rolle. Wenn Sie über Ihren eigenen Shop statt über einen Marktplatz verkaufen, verändert das Gebührenstruktur und Margen grundlegend. Sobald diese Unterschiede sichtbar sind, können Sie Preise festlegen, Marketing steuern und Ihr Geschäft mit Zuversicht skalieren.

Wie berechnet man variable Kosten im E-Commerce-Betrieb?

Klarheit über die Marge beginnt mit dem Verständnis, was die Ausführung einer einzelnen Bestellung kostet. So ermitteln Sie diese Kosten:

• Beginnen Sie mit den durch einen Verkauf ausgelösten Kostenereignisse: Erfassen Sie die variablen Kosten, die für Ihr Unternehmen anfallen, darunter Kosten der verkauften Waren (COGS), Fulfillment- und Versandkosten, Verpackung, Zahlungsabwicklungsgebühren sowie umsatzabhängige Marketingausgaben.

• Berechnen Sie Ihre Kostenbasis pro Bestellung: Addieren Sie alle variablen Kostenbestandteile für eine typische Bestellung. Diese Berechnung kann pro Produkt erfolgen oder als Durchschnitt über Ihr gesamtes Sortiment. Wenn Sie 1.000 Bestellungen erfüllen müssen und die variablen Kosten im Durchschnitt 28 USD pro Bestellung betragen, ergeben sich Gesamtkosten von 28.000 USD. Dieselbe Logik gilt von Monat zu Monat oder von Kampagne zu Kampagne.

• Behandeln Sie semivariable Kosten mit Sorgfalt: Einige Kosten, etwa für stundenweise Lagerarbeit und Support-Personal, steigen mit dem Volumen, jedoch nicht linear. Ordnen Sie nur den variablen Anteil zu.

Wie können Sie variable Kosten für mehr Effizienz und Margenkontrolle verwalten?

Sie können variable Kosten wahrscheinlich nicht vollständig eliminieren, aber Sie können sie verwalten. Wenn Sie Ihre Ausgaben pro Bestellung um einige Euro senken, können Sie bei Tausenden von Bestellungen Ihre Margen erweitern, ohne die Preise erhöhen zu müssen.

Hier erfahren Sie, was Unternehmer tun können, wenn sie die Effizienz variabler Kosten in großem Maßstab verbessern möchten.

Neuverhandlung von volumenabhängigen Kosten

Lieferanten, Ausführungsdienste, Versandunternehmen und Zahlungsabwickler arbeiten häufig mit gestaffelten Preismodellen. Mit zunehmendem Volumen wächst auch Ihr Verhandlungsspielraum. Nutzen Sie diesen, um Gebühren neu zu verhandeln:

• COGS: Sichern Sie sich bessere Preise durch größere Bestellmengen, längerfristige Vereinbarungen oder eine neue Beschaffung von Materialien.

• Versand: Versanddienstleister bieten bei höheren Volumina oder der Nutzung bevorzugter Servicelevels häufig reduzierte Tarife an.

• Zahlungsgebühren: Zahlungsdienstleister bieten in der Regel volumenabhängige Rabatte an, sobald Ihr Transaktionsvolumen einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.

Wenn Sie weiterhin die gleichen Konditionen wie zum Start zahlen, entgehen Ihnen möglicherweise Einsparpotenziale.

Effizientere Verpackung und Ausführungsprozesse

Schon kleine Optimierungen können große Wirkung haben:

• Verwenden Sie die passende Verpackungsgröße, um Gebühren für Volumengewicht zu reduzieren.

• Wechseln Sie zu leichteren oder kompakteren Materialien, um die Kosten pro Sendung zu senken.

• Bündeln Sie Ausführungsprozesse, um Bearbeitungszeiten und Arbeitskosten zu reduzieren.

• Konsolidieren Sie Abläufe intern oder wechseln Sie zu einem Drittanbieter, der bereits effizient skaliert.

Halten Sie die Arbeitskosten flexibel

Der Personalbedarf skaliert oft mit dem Volumen – aber nicht immer vorhersehbar. Investieren Sie, wo möglich, in Automatisierung (z. B. Auftragsverarbeitung, Tracking, Bestandssynchronisierung). Schulen Sie Ihre Teammitglieder bereichsübergreifend, damit Sie die Kapazitäten anpassen können, ohne zu viele Mitarbeitende einzustellen. Das Ziel besteht darin, Volumenschwankungen auszugleichen, ohne die Personalkosten zu überstrapazieren.

Achten Sie auf Kostensteigerungen

Variable Kosten steigen nicht sprunghaft, sondern summieren sich. Ein zusätzlicher Beileger, eine hochwertigere Verpackung oder ein Marketing-Add-on pro Bestellung mögen unbedeutend wirken, doch bei Hunderten oder Tausenden von Bestellungen machen sie einen spürbaren Unterschied. Prüfen Sie diese Kosten regelmäßig und stellen Sie sicher, dass Sie nicht für Leistungen bezahlen, die Kundinnen und Kunden weder wahrnehmen noch wertschätzen.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

Mit Stripe Billing können Sie die Rechnungsstellung für Ihre Kundinnen und Kunden ganz nach Belieben gestalten – von der einfachen wiederkehrenden Abrechnung über die nutzungsbasierte Abrechnung bis hin zu individuell verhandelten Verträgen. Akzeptieren Sie wiederkehrende Zahlungen global in wenigen Minuten. Hierzu ist kein Code erforderlich. Oder erstellen Sie über die API eine benutzerdefinierte Integration.

Stripe Billing unterstützt Sie unter anderem in den folgenden Bereichen:

• Angebot flexibler Preise: Reagieren Sie mit flexiblen Preismodellen, wie nutzungsbasierten oder gestaffelten Preisen, Pauschalgebühren plus Mehrverbrauch und mehr, schneller auf die Nutzernachfrage. Die Unterstützung für Gutscheine, kostenlose Testangebote, anteilmäßige Verrechnungen und Add-ons ist integriert.

• Globale Expansion: Steigern Sie die Konversionsrate, indem Sie die bevorzugten Zahlungsmethoden Ihrer Kundinnen und Kunden anbieten. Stripe unterstützt mehr als 125 lokale Zahlungsmethoden und über 130 Währungen.

• Umsatzsteigerung und Verringerung der Abwanderung: Erhöhen Sie Ihre Umsatzrealisierung und reduzieren Sie unfreiwillige Abwanderungen durch Smart Retries und automatisierte Workflows für Zahlungserinnerungen und -einzüge. Mit den Wiederherstellungs-Tools von Stripe konnten Nutzer/innen im Jahr 2024 über 6,5 Milliarden USD an Umsatz zurückgewinnen.

• Effizienzsteigerung: Nutzen Sie die modularen Werkzeuge von Stripe für Steuerdaten, Umsatzberichte und Daten, um mehrere Umsatzsysteme in einem zu konsolidieren. Einfache Integration in die Software von Drittanbietern.

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