Variabele kosten zijn de flexibele kosten die je betaalt om een transactie voor je bedrijf mogelijk te maken. Het zijn misschien niet de grootste getallen op je winst- en verliesrekening, maar ze zijn wel gevoelig voor groei. Ze kunnen de marges op subtiele manieren uithollen, zelfs als je een sterke verkoop, gedisciplineerde marketing en een groeiend klantenbestand hebt. Een goed begrip van variabele kosten is nodig om inzicht te krijgen in prijs drempels, contributiemarge, break-even punten en hoe schaal eruit ziet.

Hieronder leggen we uit wat variabele kosten zijn, hoe je ze netjes kunt berekenen en hoe je ze kunt beheren voor meer efficiëntie en controle over je bedrijf.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn variabele kosten in e-commerce?
  
• Wat zijn variabele kosten in online bedrijven?
  
• Hoe beïnvloedt het beheren van variabele kosten de winstgevendheid van e-commerce?
  
• Hoe bereken je variabele kosten in e-commerce?
  
• Hoe kun je variabele kosten beheren voor meer efficiëntie en margecontrole?
  
• Hoe Stripe Billing kan helpen
  

Wat zijn variabele kosten in e-commerce?

Variabele kosten groeien met elke verkoop die je doet of elk artikel dat je produceert. Hoe meer orders je uitvoert, hoe meer van deze kosten je maakt. Ze zijn het tegenovergestelde van vaste kosten, zoals de huur van een magazijn of vaste software abonnementen.

In een e-commercecontext veranderen variabele kosten evenredig met je verkoopvolume. Ze verschijnen elke keer als een klant op “kopen” klikt. Dat maakt ze tot een belangrijk instrument in je eenheidseconomie: je winst per order hangt af van hoe je deze kosten in de hand houdt.

Wat zijn variabele kosten in online bedrijven?

De vorm van je variabele kosten hangt af van je businessmodel, maar het patroon is hetzelfde voor alle modellen: dit zijn de kosten om een verkoop te maken. Dit is waar ze meestal vandaan komen.

Kosten van verkochte goederen (COGS)

De kosten van verkochte goederen vormen de basis. Voor wederverkopers is COGS de groothandelsprijs van de voorraad. Voor makers of fabrikanten omvat COGS de materialen, productiewerk en productiekosten per eenheid. Het zijn vaak verreweg de grootste variabele kosten en ze schalen meestal direct met het ordervolume.

Verzending en afhandeling

Voor elk pakket dat je verstuurt, betaal je verzendkosten. Die kosten omvatten portokosten, brandstoftoeslagen en zone-gebaseerde prijzen van koeriers. Als je een externe logistieke dienstverlener gebruikt, betaal je misschien ook kosten per order om het product te verzamelen, in te pakken en te verzenden. Verzendkosten kunnen snel oplopen bij zwaardere of omvangrijkere artikelen, en als je gratis verzending of expresverzending aanbiedt, neem je nog meer van die kosten op je.

Verpakkingsmaterialen

Elke verzending heeft materialen nodig zoals dozen, enveloppen, inlegvellen, tape, etiketten en opvulmateriaal. Deze kosten worden misschien over het hoofd gezien omdat ze op zichzelf klein lijken. Op schaal zijn ze dat niet. Hoogwaardige verpakking voegt gewicht, afmetingen en kosten toe; lichte, efficiënte verpakking kan zowel de afhandelingstijd als de transportkosten voor koeriers verminderen.

Kosten voor betalingsverwerking

Er zijn ook kosten verbonden aan het verplaatsen van geld. Betaaldienstverleners rekenen meestal een percentage van elke verkoop plus een vast bedrag per transactie, afhankelijk van de betalingsmethode en de locatie van zowel de klant als het bedrijf.

Marktplaats- en platformcommissies

Als je verkoopt via een marktplaats of platform, dan kunnen die ruimtes een deel van elke transactie in rekening brengen - een vast bedrag, een percentage of beide. Deze kosten kunnen variëren.

Verkoopgerelateerde arbeid

Personeel dat per uur betaald wordt in afhandeling of klantondersteuning groeit mee met het ordervolume. Als je team dozen inpakt, live chats afhandelt of retourzendingen beheert, stijgen de tijd en kosten die aan die arbeid verbonden zijn naarmate het aantal orders toeneemt. Deze kosten worden niet altijd geclassificeerd als variabel, maar in e-commerce volgt een groot deel van de operationele arbeid de verkoop op de voet om mee te tellen.

Prestatiemarketing en verwijzingskosten

Uitgaven voor betaalde acquisitie kunnen meegroeien met de verkoop (bijv. kosten-per-klik advertentiebudgetten, affiliate commissies die per order worden uitbetaald). Deze vergoedingen zijn misschien geen afhandelingskosten, maar ze zijn gekoppeld aan de kosten voor het genereren van elke transactie en moeten worden bijgehouden naast andere variabele inputs wanneer je eenheidsmarges berekent.

Hoe beïnvloedt het beheren van variabele kosten de winstgevendheid van e-commerce?

In e-commerce komt winst niet noodzakelijkerwijs voort uit volume. Het komt van wat er overblijft nadat de variabele kosten zijn betaald. Elke order draagt een marge bij die je vaste kosten dekt en toekomstige groei financiert. Om winstgevendheid te garanderen, moet je de variabele kosten en marges van je bedrijf in de gaten houden - en hoe ze verschillen per product of kanaal.

Kosten bewaken

Marges kunnen onzichtbaar krimpen als kosten verkeerd worden berekend. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je de COGS wel meetelt, maar de afhandelingskosten, verpakkingskosten of zone-gebaseerde verzendtoeslagen niet meetelt. Dit kan het verschil zijn tussen een gezond bedrijf en een bedrijf dat net quitte draait. De eerste stap om winstgevendheid te beschermen is de werkelijke kosten van afhandeling kennen.

Marges bijhouden

Als je eenmaal een nauwkeurig beeld hebt van je variabele kosten, kun je precies zien hoeveel marge elk product bijdraagt en hoeveel verkopen er nodig zijn om de vaste kosten te dekken. Dat is je break-even punt. Een product met een contributiemarge van $ 20 bereikt veel eerder duurzaamheid dan een product met een marge van $ 5, zelfs bij hetzelfde omzetniveau. Nauwkeurige kostengegevens kunnen helpen om je prognoses nauwkeurig en je groeiplannen onderbouwd te houden.

Product- en kanaalkosten vergelijken

Zichtbaarheid van kosten moet je strategie bepalen. Twee producten met dezelfde prijs kunnen enorm verschillen in kosten per eenheid op basis van verpakking, complexiteit van afhandeling of retourpercentages. Kanaalkeuzes zijn ook belangrijk. Als je verkoopt via je eigen winkel in plaats van via een marktplaats, kan dat de kosten en margestructuur volledig veranderen. Als je de verschillen kunt zien, kun je met vertrouwen prijzen, promoten en schalen.

Hoe bereken je variabele kosten bij e-commerce activiteiten?

Duidelijke marges beginnen met weten wat het kost om een enkele order uit te voeren. Zo bepaal je dat:

• Start met de kostengebeurtenissen die worden veroorzaakt door een verkoop: registreer de variabele kosten die van toepassing zijn op je bedrijf, waaronder COGS, afhandeling- en verzendkosten, verpakking, betalingsafhandeling kosten en conversiegerelateerde marketinguitgaven.

• Bereken je basislijn voor kosten per order: tel alle variabele inputs voor een typische order bij elkaar op. Deze berekening kan per product worden gemaakt of door een gemiddelde te vinden voor je hele catalogus. Als je 1.000 orders moet uitvoeren en de variabele kosten zijn gemiddeld $ 28 per order, dan is dat $ 28.000. Dezelfde logica geldt van maand tot maand. Dezelfde logica geldt van maand tot maand of van campagne tot campagne.

• Hanteer semivariabele kosten zorgvuldig: sommige kosten, zoals magazijnwerk per uur en ondersteunend personeel, groeien met het volume, maar niet in een rechte lijn. Wijs alleen het variabele deel toe.

Hoe kun je variabele kosten beheren voor meer efficiëntie en margecontrole?

Je kunt variabele kosten waarschijnlijk niet elimineren, maar je kunt ze wel beheren. Als je je uitgaven per order met een paar dollar verlaagt, over duizenden orders, kun je je marges vergroten zonder de prijzen te hoeven verhogen.

Dit is wat ondernemers kunnen doen als ze de efficiëntie van variabele kosten op grote schaal willen verbeteren.

Onderhandel opnieuw over wat beweegt met volume

Leveranciers, afhandelingsverwerkers, koeriers en betalingsverwerkers hanteren vaak prijzen op basis van staffels. Naarmate je groeit, kan je invloed in de onderhandelingen toenemen. Gebruik dat om opnieuw te onderhandelen over deze vergoedingen:

• COGS: sluit betere prijzen af door grotere batchorders of overeenkomsten op langere termijn, of door materialen in te kopen.

• Verzending: koeriers kunnen tariefverlagingen geven bij hogere volumes of voor het gebruik van voorkeurserviceniveaus.

• Betalingstarieven: betaaldienstverleners bieden meestal kortingen op basis van volume zodra je transactievolume een drempel overschrijdt.

Als je dezelfde tarieven blijft betalen als bij de lancering, kun je mogelijke besparingen mislopen.

Verbeter je verpakking en afhandeling

Met kleine optimalisaties kom je al een heel eind:

• Zorg ervoor dat je de juiste afmetingen gebruikt voor verpakkingen om de kosten voor dimensionaal gewicht te verlagen.

• Schakel over op lichtere of compactere materialen om de kosten per verzending te verlagen.

• Batchafhandeling om de verwerkingstijd en arbeidskosten te verminderen.

• Consolideer workflows intern of schakel over naar een externe leverancier die al optimaal werkt.

Houd arbeidskosten flexibel

Personeel schaalt vaak mee met het volume, maar niet altijd voorspelbaar. Investeer waar mogelijk in automatisering (bijv. orderverwerking, tracering, voorraadsynchronisatie). Train teamleden zodat je de capaciteit kunt aanpassen zonder te veel mensen in te huren. Het doel is om volumeschommelingen op te vangen zonder je loonlijst uit te breiden.

Let op kruipende kosten

Variabele kosten pieken niet ineens. In plaats daarvan stapelen ze zich op. Die extra inlegvel, geüpgradede doos of marketinguitbreiding per order voelt misschien klein, maar over honderden of duizenden orders is het een optelsom. Controleer regelmatig en zorg ervoor dat je niet betaalt voor ervaringen die klanten niet opmerken of niet waarderen.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je factureren en prijzen beheren zoals jij dat wilt: van simpele terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die je zelf onderhandelt. Begin binnen een paar minuten met het accepteren van terugkerende betalingen wereldwijd – zonder dat je code hoeft te schrijven – of maak een eigen integratie met de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekeningen en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 125 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet verhogen en klantverloop verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan 6,5 miljard dollar aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.