Los costes variables son los gastos flexibles que pagas para que se produzca una transacción en tu negocio. Puede que no sean las cifras más elevadas de tu cuenta de resultados, pero son sensibles al crecimiento. Pueden erosionar los márgenes de forma sutil, incluso si tienes unas ventas sólidas, un marketing disciplinado y una base de clientes en crecimiento. Es necesario entender los costes variables para entender los umbrales de precios, el margen de contribución, los puntos de equilibrio y cómo es la escala.

A continuación, analizaremos qué son los costes variables, cómo calcularlos con precisión y cómo gestionarlos para lograr una mayor eficiencia y control de tu negocio.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son los costes variables en el e-commerce?
  
• ¿Qué son los costes variables en las empresas en línea?
  
• ¿Cómo afecta la gestión de los costes variables a la rentabilidad del e-commerce?
  
• ¿Cómo calculas los costes variables en las operaciones de e-commerce?
  
• ¿Cómo puedes gestionar los costes variables para lograr una mayor eficiencia y control de márgenes?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué son los costes variables en el e-commerce?

Los costes variables aumentan con cada venta que realizas o cada artículo que produces. Cuantos más pedidos cumplas, más costes incurrirás. Son lo contrario de los costes fijos, como el alquiler de un almacén o las suscripciones de software de tarifa plana.

En el contexto del e-commerce, los costes variables cambian en proporción al volumen de ventas. Aparecen cada vez que un cliente hace clic en «comprar». Esto los convierte en una herramienta importante en la economía unitaria: el beneficio por pedido depende de cómo se controlen estos costes.

¿Qué son los costes variables en las empresas en línea?

La forma de tus costes variables depende de tu modelo de negocio, pero el patrón es el mismo en todos los modelos: son los costes necesarios para realizar una venta. A continuación te indicamos de dónde suelen proceder.

Coste de los bienes vendidos (CPV)

El coste de los productos vendidos es la referencia. Para los revendedores, el CPV es el precio al por mayor del inventario. Para los fabricantes, el CPV incluye los materiales, la mano de obra de producción y los costes de fabricación por unidad. A menudo es, con diferencia, el mayor coste variable y, por lo general, varía directamente con el volumen de pedidos.

Envío y gestión logística

Cada paquete que envías conlleva un coste de envío. Ese coste incluye los gastos de envío, los recargos por combustible y los precios por zona de los transportistas. Si utilizas un proveedor de logística externo, es posible que también tengas que pagar tarifas por pedido para recoger, empaquetar y enviar el producto. Los gastos de envío pueden dispararse rápidamente con artículos más pesados o voluminosos, y ofrecer envíos gratuitos o urgentes significa que asumes aún más esos costes.

Materiales de embalaje

Cada envío necesita materiales como cajas, sobres, insertos, cinta adhesiva, etiquetas y relleno. Estos costes pueden pasarse por alto porque, por separado, pueden parecer insignificantes. Sin embargo, a gran escala, no lo son. Los embalajes de alta calidad añaden peso, volumen y coste; los embalajes ligeros y eficientes pueden reducir tanto el tiempo de tramitación como los gastos de envío.

Comisiones de procesamiento de pagos

Mover dinero también tiene un coste. Los proveedores de pagos suelen cobrar un porcentaje de cada venta más una tarifa fija por transacción, dependiendo del método de pago y la ubicación tanto del cliente como de la empresa.

Comisiones de marketplace y de plataforma

Si vendes a través de un marketplace o una plataforma, estos espacios pueden quedarse con una parte de cada transacción, ya sea una tarifa fija, un porcentaje o ambos. Este coste puede variar.

Mano de obra relacionada con las ventas

El personal por horas encargado de la gestión logística o del soporte para clientes se adapta al volumen de pedidos. Si tu equipo se encarga de empaquetar cajas, atender chats en directo o gestionar devoluciones, el tiempo y el coste asociados a esa mano de obra aumentan a medida que lo hace el número de pedidos. Este gasto no siempre se clasifica como variable, pero en el comercio electrónico, una buena parte de la mano de obra operativa sigue de cerca las ventas, por lo que se puede contabilizar como tal.

Rendimiento del marketing y comisiones de referencia

El gasto en adquisición pagada puede crecer con las ventas (por ejemplo, presupuestos publicitarios de coste por clic, comisiones de afiliados que se pagan por pedido). Es posible que estas tarifas no sean costes de gestión logística, pero están vinculadas al coste de generar cada transacción y deben controlarse junto con otros insumos variables al calcular los márgenes unitarios.

¿Cómo afecta la gestión de los costes variables a la rentabilidad del e-commerce?

En el e-commerce, los beneficios no provienen necesariamente del volumen. Provienen de lo que queda después de pagar los costes variables. Cada pedido aporta un margen que cubre tus gastos fijos y financia el crecimiento futuro. Para garantizar la rentabilidad, debes supervisar los costes variables y los márgenes de tu negocio, así como las diferencias entre productos o canales.

Control de costes

Los márgenes pueden reducirse de forma imperceptible cuando los costes se calculan incorrectamente. Por ejemplo, es posible que incluyas el CPV, pero excluyas la comisión de procesamiento, los costes de embalaje o los recargos por envío según la zona. Estos pueden marcar la diferencia entre determinar si un negocio es rentable o si apenas alcanza el umbral de rentabilidad. El primer paso para proteger la rentabilidad es conocer el coste real de la gestión logística.

Seguimiento de márgenes

Cuando tengas una idea clara de tus costos variables, podrás ver exactamente cuánto margen aporta cada producto y cuántas ventas necesitas para cubrir los costos fijos. Ese es tu punto de equilibrio. Un producto con un margen de contribución de 20 dólares alcanza la sostenibilidad mucho antes que uno con un margen de 5 dólares, incluso con el mismo nivel de ingresos. Tener datos precisos sobre los costes te ayudará a que tus previsiones sean exactas y tus planes de crecimiento estén bien fundamentados.

Comparación de los costes de los productos y los canales

La visibilidad de los costes debe guiar tu estrategia. Dos productos con el mismo precio pueden tener una economía unitaria muy diferente en función del embalaje, la complejidad del cumplimiento o las tasas de devolución. La elección de los canales también es importante. Si vendes a través de tu propia tienda en vez de un marketplace, eso puede cambiar por completo las comisiones y la estructura de márgenes. Cuando ves las diferencias, puedes fijar precios, hacer promociones y crecer con confianza.

¿Cómo calculas los costes variables en las operaciones de e-commerce?

La claridad de los márgenes empieza por saber cuánto cuesta completar un solo pedido. A continuación te explicamos cómo calcularlo:

• Empieza por los eventos de costes derivados de una venta: registra los costes variables que se aplican a tu negocio, incluidos los costes de los productos vendidos, los costes de cumplimiento y envío, el embalaje, las comisiones de procesamiento de pagos y los gastos de marketing vinculados a la conversión.

• Calcula tu base de referencia del coste por pedido: suma todos los insumos variables de un pedido estándar. Este cálculo se puede realizar por producto o buscando la media de todo tu catálogo. Si necesitas completar 1000 pedidos y los costes variables medios son de 28 $ por pedido, el total será de 28.000 $. La misma lógica se aplica mes a mes o campaña a campaña.

• Gestiona con cuidado los costes semivariables: algunos costes, como la mano de obra por hora en el almacén y el personal de apoyo, aumentan con el volumen, pero no de forma lineal. Asigna solo la parte variable.

¿Cómo puedes gestionar los costes variables para lograr una mayor eficiencia y control de márgenes?

Probablemente no puedas eliminar los costes variables, pero sí puedes gestionarlos. Si reduces el gasto por pedido en unos pocos dólares, en miles de pedidos, podrás ampliar tus márgenes sin tener que subir los precios.

Esto es lo que pueden hacer los operadores comerciales cuando quieren mejorar la eficiencia de los costes variables a gran escala.

Renegocia lo que se mueve con el volumen

Los proveedores, los proveedores de servicios de logística, los transportistas y los procesadores de pagos suelen fijar sus precios en función de distintos niveles. A medida que tu empresa crezca, tu poder de negociación aumenta. Aprovecha esta ventaja para renegociar estas tarifas:

• CPV: consigue mejores precios mediante pedidos por lotes más grandes o acuerdos a más largo plazo, o mediante la obtención de recursos materiales.

• Envío: los transportistas pueden ofrecer reducciones en las tarifas por volúmenes más altos o por utilizar niveles de servicio preferentes.

• Comisiones de pago: los proveedores de servicios de pago suelen ofrecer descuentos por volumen cuando el volumen de transacciones supera un umbral determinado.

Si sigues pagando las mismas tarifas que pagabas al inicio, podrías estar perdiendo dinero.

Optimiza el embalaje y la gestión logística

Las pequeñas optimizaciones pueden tener un gran impacto:

• Asegúrate de utilizar el tamaño correcto para el embalaje con el fin de reducir los cargos por peso dimensional.

• Cambia a materiales más ligeros o compactos para reducir potencialmente el coste por envío.

• Gestión logística por lotes para reducir el tiempo de manipulación y los costes de mano de obra.

• Consolida los flujos de trabajo internamente o cambia a un proveedor externo que ya sea óptimo.

Mantén la flexibilidad de los costes laborales

El personal suele variar en función del volumen, pero no siempre de forma predecible. Invierte en automatización siempre que sea posible (por ejemplo, procesamiento de pedidos, seguimiento, sincronización de inventario). Ofrece formación multidisciplinar a los miembros del equipo para poder ajustar la capacidad sin contratar personal en exceso. El objetivo es hacer frente a las variaciones de volumen sin sobrecargar la nómina.

Ten cuidado con el aumento progresivo de los costes

Los costes variables no alcanzan su máximo de golpe, sino que se acumulan. Ese inserto adicional, esa caja mejorada o ese complemento de marketing en cada pedido pueden parecer insignificantes, pero cuando se multiplican por cientos o miles de pedidos, la suma es considerable. Revisa periódicamente tus gastos y asegúrate de no pagar por experiencias que los clientes no notarán ni valorarán.

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