Il Regolamento E (Reg E) disciplina il modo in cui la tua attività gestisce i pagamenti elettronici, dalla rapidità con cui vengono trattate le richieste di frode fino a chi, in ultima istanza, sostiene la perdita. I sistemi, le policy e la governance del tuo fornitore di pagamenti incidono direttamente sul rischio per la conformità. Tuttavia, puoi mitigare questo rischio fin dall'inizio senza trasformare la richiesta di proposte in un memorandum legale.

Di seguito spieghiamo come rispettare il Reg E senza rallentare i processi operativi

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il Reg E e perché è importante nei pagamenti elettronici?
  
• In che modo la conformità al Reg E dovrebbe influire sulla struttura della richiesta di proposte per i pagamenti?
  
• Quali controlli del fornitore e quale documentazione garantiscono la conformità al Reg E?
  
• Quali sono i rischi di una supervisione inadeguata del Reg E?
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Che cos'è il Regolamento E (Reg E) e perché è importante nei pagamenti elettronici

Il Reg E è un insieme di norme degli Stati Uniti che tutela i consumatori nei pagamenti elettronici. Fa parte dell'Electronic Fund Transfer Act (EFTA) e si applica a molte transazioni quotidiane, come i trasferimenti ACH, gli acquisti con carta di debito, i prelievi da bancomat e i pagamenti peer-to-peer.

Il Reg E conferisce alle persone diritti specifici quando inviano o ricevono denaro in forma elettronica.

È necessario che:

• Gli istituti indaghino rapidamente sugli errori segnalati, in genere entro 10 giorni lavorativi

• I clienti ricevano un credito provvisorio se il problema non viene risolto immediatamente

• I consumatori non siano responsabili delle transazioni non autorizzate oltre i limiti stabiliti

• I termini, le tariffe e i diritti importanti siano chiaramente indicati in anticipo

Il Reg E (Reg E) è incentrato sul cliente. In caso di errore o frode, il presupposto di base è che il consumatore debba essere rimborsato integralmente e in tempi rapidi. Questo pone sulle attività la responsabilità di gestire correttamente i pagamenti elettronici.

Il Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) applica il regolamento Reg E. Le azioni normative e le cause legali hanno costretto gli istituti a pagare ingenti risarcimenti e sanzioni. Alcune violazioni sono causate da una gestione inadeguata delle richieste di risarcimento per frode, mentre altre derivano dalla mancata comunicazione ai clienti dei loro diritti o dal protrarsi delle indagini oltre i termini previsti dal Reg E.

Se stai predisponendo richiesta di proposte per i pagamenti, ogni partner che prendi in considerazione deve avere la conformità al Reg E integrata nelle proprie operazioni. Il rischio non dovrebbe ricadere esclusivamente sulla tua attività.

Modalità con cui la conformità al Reg E dovrebbe influire sulla struttura della richiesta di proposte per i pagamenti

Il Reg E è un requisito operativo fondamentale. Se stai predisponendo una richiesta di proposte per un fornitore di servizi di pagamento, rendi esplicito che la conformità al Reg E è un requisito imprescindibile per qualsiasi partner di pagamento.

Ecco i principali fattori da includere.

Segnala che la conformità è una priorità

Includi nella richiesta di proposte una sezione dedicata alla compliance che chieda direttamente se il fornitore è conforme al Reg E e se ne verifica l'adempimento nelle proprie operazioni. Valuta anche la possibilità di chiedere se è stato sottoposto a verifiche normative relative all'EFTA e, in tal caso, quali sono stati i risultati.

Richiedi delle prove

Richiedi politiche e documentazione. Verifica la presenza di uno storico operativo e di un modello organizzativo che dimostri un impegno di lungo periodo verso la conformità. Un fornitore affidabile deve essere in grado di illustrare chiaramente i propri processi per la gestione degli errori e delle contestazioni, incluse le tempistiche per le indagini e per l'erogazione dei crediti provvisori. Richiedi inoltre i modelli di comunicazione utilizzati per i clienti durante le indagini, nonché eventuali audit di terze parti o valutazioni dei controlli interni che riguardino la conformità al Reg E.

Includi uno scenario

Includi una domanda con uno scenario reale che riveli quanto a fondo il fornitore comprenda il regolamento Reg E e se i suoi sistemi siano stati progettati per supportarlo. Ad esempio: "Un cliente segnala un addebito non autorizzato di 500 USD 40 giorni dopo che si è verificato. Spigaci come il team e il sistema gestiscono questa situazione".

Strutturare la selezione dei fornitori in base a questi principi, aumenta la probabilità di scegliere un partner in grado di espandersi con te senza esporre la tua attività o i tuoi clienti a rischi inutili.

Controlli del fornitore e documentazione che garantiscono la conformità al Reg E

Se un fornitore di servizi di pagamento dichiara di supportare la conformità, devi comprendere come agisce e se i suoi sistemi sono progettati per questo scopo. I controlli del fornitore diventano un'estensione dei tuoi.

Ecco cosa è importante considerare.

Flussi di lavoro di autorizzazione

Il Reg E richiede che ogni addebito elettronico sia stato autorizzato dal cliente. Se una transazione risulta non autorizzata, le autorità di regolamentazione si aspettano che tu sia in grado di fornire rapidamente questa documentazione. Il tuo fornitore deve essere pronto a farlo.

Devi verificare:

• Modalità di acquisizione dell'autorizzazione, in particolare per le transazioni ricorrenti o telefoniche

• Se conserva prove del consenso, come firme elettroniche o registrazioni delle chiamate

• Come verifica l'autorizzazione sui pagamenti oggetto di contestazione

Gestione e tempistiche delle contestazioni

Le istituzioni hanno generalmente 10 giorni lavorativi per indagare su un errore segnalato o per fornire un credito provvisorio. Il tuo fornitore deve disporre di procedure chiare per avviare e monitorare le contestazioni, strumenti o interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per presentare reclami e ricevere aggiornamenti, nonché un team in grado di seguire la cronologia delle contestazioni e delle decisioni. La Dashboard Stripe, ad esempio, offre supporto per la presentazione e la risoluzione delle contestazioni e automatizza passaggi importanti che aiutano le attività a essere conformi ai tempi previsti dal Reg E.

Record durevoli nel tempo

Le autorità di regolamentazione richiedono spesso di poter verificare le attività svolte. Assicurati che i fornitori spieghino quali registrazioni conservano per ciascuna transazione. Devono inoltre essere in grado di indicare per quanto tempo tali registrazioni vengono mantenute e se avrai accesso diretto ai log oppure se dovrai richiederli.

Esperti con cui poterti confrontare

Chiedi chi, all'interno dell'organizzazione, è responsabile per la conformità al Reg E. Può dare formazione ai clienti o avvisarli in caso di modifiche normative. Pur non essendo consulenti ufficiali in materia di conformità, i team degli esperti devono conoscere con precisione cosa costituisce un "errore", quali tempistiche si applicano e quando è necessario concedere un credito provvisorio.

Rischi di una supervisione inadeguata del Reg E

Il Reg E è molto specifico su ciò che le attività devono ai clienti. Indipendentemente dal fatto che il problema di conformità abbia origine nel tuo team o presso il fornitore di pagamenti, la responsabilità ricade sulla tua istituzione.

Di seguito sono riportati i due principali tipi di conseguenze in caso di inadempienza.

Intervento normativo

Il regolamento E è sempre stato una priorità fondamentale per l'applicazione delle norme da parte del CFPB. Una gestione inadeguata delle indagini sugli errori o un ritardo nell'accredito provvisorio possono comportare:

• Azioni di contrasto e ordinanze consensuali

• Sanzioni pecuniarie civili

• Obbligo di rimborsare i consumatori e correggere i processi interni

Anche i risultati di routine del CFPB possono comportare costosi interventi di risoluzione, come la riqualificazione del personale, la revisione dei sistemi e la riscrittura delle informative. Dal 2010\, anno della sua fondazione, il CFPB ha imposto circa 5 miliardi di USD di sanzioni civili ad aziende e persone fisiche. Inoltre, ha restituito oltre 21 miliardi di USD ai clienti attraverso altre forme di risarcimento.

Azioni legali dei consumatori

Le violazioni del Reg E espongono inoltre a contenziosi privati. I consumatori possono intentare azioni legali per ottenere danni statutari e il rimborso delle spese legali, anche quando gli importi individuali sembrano contenuti. Inoltre, gli avvocati dei ricorrenti sanno che i casi che riguardano il Reg E sono saldamente basati sulla documentazione: se il tuo fornitore non è in grado di produrre documenti o di rispettare le tempistiche previste, la tua attività diventa un bersaglio più facile.

Sono state intentate azioni collettive per contestazioni gestite in modo inadeguato, rifiuti senza indagini corrette e mancata comunicazione delle informazioni richieste. Queste cause possono comportare danni alla reputazione delle istituzioni e milioni di euro in risarcimenti.

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

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