Voor een goede jaarrekening moeten uitgaven en inkomsten bij de juiste boekhoudperiodes worden geplaatst. Het is niet genoeg om alleen op betalingsdata af te gaan, want het gaat erom wanneer de dienst of het product echt is geleverd. Om het verschil in timing tussen betalingen en diensten goed weer te geven, worden overlopende posten gebruikt.

In dit artikel wordt uitgelegd wat overlopende posten zijn, wanneer bedrijven in Duitsland deze moeten opnemen en hoe verschillende soorten worden onderscheiden. Ook wordt het verschil tussen vooruitbetaalde en opgebouwde kosten, en tussen tijdelijke en anticiperende overlopende posten uitgelegd.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn overlopende posten en uitgestelde kosten?
  
• De wettelijke basis voor overlopende posten en uitgestelde kosten in Duitsland
  
• Het verschil tussen vooruitbetaalde en uitgestelde posten
  
• Wat zijn tijdelijke overlopende posten?
  
• Wat zijn vooruitlopende overlopende posten?
  
• Hoe vooruitbetaalde en opgebouwde kosten goed worden verwerkt
  

Wat zijn overlopende posten?

Overlopende posten zijn een belangrijk onderdeel van de boekhouding op transactiebasis. Ze zorgen ervoor dat kosten en baten in het juiste boekjaar worden geboekt. In de boekhouding worden ze gebruikt om verschillen in timing tussen het leveren van een dienst en de bijbehorende betaling te compenseren. Ze worden gebruikt als betalingen worden gedaan vóór of na de periode waarop de dienst economisch betrekking heeft. Als dit niet gebeurt, zou de financiële positie van het bedrijf in de jaarrekening verkeerd worden weergegeven.

Bij de kasstroommethode (Einnahmen-Überschuss-Rechnung of EÜR) wordt de winst bepaald op basis van de werkelijke kasinstromen en -uitstromen. Bij de periodetoerekeningsmethode daarentegen is het boekjaar waarin de inkomsten en uitgaven economisch zijn gemaakt, de doorslaggevende factor.

Wanneer moeten bedrijven in Duitsland overlopende posten opnemen?

Overlopende posten moeten worden opgenomen wanneer betalingen niet samenvallen met de periode waarin de betreffende dienst wordt verleend. Bedrijven die aan boekhoudkundige vereisten moeten voldoen, moeten inkomsten en uitgaven toewijzen aan het boekjaar waarin de economische oorzaak zich voordoet, en niet noodzakelijkerwijs aan het jaar waarin de betaling wordt gedaan.

De belangrijkste functie van overlopende posten is dus het toewijzen van inkomsten en uitgaven aan de juiste periode. Zonder deze posten zou de winst van een bedrijf verkeerd worden weergegeven, omdat kasstromen aan verkeerde periodes zouden worden toegewezen. Door overlopende posten goed te gebruiken, wordt ervoor gezorgd dat de jaarrekening van een bedrijf de werkelijke financiële positie weergeeft. Deze transparantie is zeer belangrijk voor zowel het management van het bedrijf als de Duitse belastingdienst en investeerders.

Belangrijkste punten in boekhouding op transactiebasis

Om accruals en deferrals te begrijpen, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de volgende begrippen:

• Kasontvangsten (Einnahmen): Alle inkomsten van contant geld of kasequivalenten die zijn ontvangen via verkopen, diensten of andere transacties.

• Inkomsten (Erträge): Toename van het eigen vermogen of bedrijfsactiva binnen een bepaalde periode, ongeacht of er geld is ontvangen. Inkomsten zijn de waarde die binnen een bepaalde periode is gegenereerd, ongeacht of er daadwerkelijk geld is binnengekomen.

• Contante betalingen (Ausgaben): Alle uitgaande geldstromen, zoals vereffening voor goederen of diensten, of het afwikkelen van schulden.

• Uitgaven (Aufwendungen): Het verbruik van goederen of diensten dat het eigen vermogen vermindert, ongeacht de betalingsdatum.

De wettelijke basis voor overlopende posten en uitgestelde kosten in Duitsland

De wettelijke basis voor boekhouding op transactiebasis in Duitsland komt vooral uit het Duitse Wetboek van Koophandel (Handelsgesetzbuch of HGB) en de Wet op de inkomstenbelasting (Einkommensteuergesetz of EStG). Artikel 250 HGB en artikel 5, lid 5 EStG zeggen dat bedrijven kosten en baten moeten toewijzen aan de juiste boekhoudperiodes. Daarnaast geven de Duitse richtlijnen voor de inkomstenbelasting (R 5.6 EStR) en de handelsrichtlijnen (H 5.6) meer duidelijkheid over hoe overlopende posten in de praktijk moeten worden toegepast voor fiscale boekhouddoeleinden.

Grote en middelgrote ondernemingen zijn op grond van artikel 274 HGB ook verplicht om uitgestelde belastingvorderingen en -verplichtingen op te nemen in hun handels balans. Kleine en micro-ondernemingen zijn vrijgesteld van deze verplichting op grond van artikel 274a in combinatie met artikel 267a, lid 2 HGB, mits zij niet verplicht zijn om voorzieningen op te nemen op grond van artikel 249, lid 1, punt 1 HGB.

Het verschil tussen vooruitbetaalde en uitgestelde posten

Er zijn twee soorten overlopende posten: vooruitbetaalde kosten (of actieve overlopende posten) en uitgestelde inkomsten (passieve overlopende posten).

Vooruitbetaalde kosten (actieve overlopende posten)

Vooruitbetaalde kosten ontstaan wanneer betalingen worden gedaan vóór het einde van het boekjaar, maar de betreffende dienst pas in het volgende jaar wordt geleverd. Een typisch voorbeeld is een verzekeringspremie die aan het einde van het jaar wordt betaald en die de verzekeringsdekking voor het volgende boekjaar dekt. Het deel dat aan het volgende jaar kan worden toegerekend, moet in de balans worden opgenomen als vooruitbetaalde kosten.

Uitgestelde inkomsten (passieve overlopende posten)

Uitgestelde inkomsten ontstaan wanneer betalingen worden ontvangen vóór het einde van het boekjaar, maar de bijbehorende dienst pas in het volgende jaar wordt geleverd. Dit geldt bijvoorbeeld voor vooruitbetalingen voor diensten of producten die in het volgende jaar worden geleverd. Dergelijke bedragen moeten aan het einde van het jaar worden opgenomen als uitgestelde inkomsten.

Stripe Revenue Recognition is geautomatiseerde software die bedrijven helpt bij het registreren van inkomsten op basis van het toerekeningsbeginsel. De tool koppelt betalingen aan prestatieperiodes, vermindert handmatige fouten en maakt het indienen van maand- en jaaroverzichten eenvoudiger, met name met betrekking tot terugkerende betalingen zoals abonnementen of vooruitbetalingen.

Wat zijn tijdelijke overlopende posten?

Vooruitbetaalde kosten en uitgestelde inkomsten vallen onder de categorie 'tijdelijke overlopende posten'. 'Tijdelijk' betekent hier dat de betaling in het huidige boekjaar plaatsvindt, terwijl de bijbehorende dienst in het volgende jaar wordt geleverd.

Voorbeeld van een tijdelijke overlopende post

Stel dat een middelgroot bedrijf dat aan boekhoudkundige verplichtingen moet voldoen, een klein wagenpark heeft. Het boekjaar komt overeen met het kalenderjaar. Op 15 november 2026 sluit het bedrijf een wagenparkverzekering af voor de periode van 1 december 2026 tot 30 november 2027. De verzekeringspremie bedraagt € 6.000 en wordt op 20 november 2026 volledig betaald.

Hoewel de betaling in 2026 wordt gedaan, heeft het grootste deel van de verzekeringsdekking betrekking op 2027. Het bedrijf moet daarom een vooruitbetaalde last opnemen om de kosten correct toe te wijzen aan het volgende jaar.

Boekhoudkundige verwerking:

• De volledige verzekeringspremie van € 6.000 wordt in eerste instantie als last geboekt.
  
• Slechts een twaalfde heeft betrekking op december 2026. De overige elf twaalfde, ter waarde van € 5.500, worden opgenomen als vooruitbetaalde kosten.
  
• In 2027 wordt de vooruitbetaalde kosten maandelijks in termijnen van € 500 vrijgegeven van januari tot en met november en als kosten opgenomen.
  

Wat zijn vooruitbetaalde kosten?

Vooruitlopende opgebouwde bedragen hebben te maken met diensten die al in het huidige boekjaar zijn geleverd, terwijl de betaling pas in het volgende jaar wordt ontvangen of gedaan. In dit geval worden de inkomsten of uitgaven vooraf opgenomen om ervoor te zorgen dat ze in de juiste periode worden toegewezen. Het doel is om ervoor te zorgen dat inkomsten of uitgaven worden opgenomen in het boekjaar waarin de onderliggende dienst daadwerkelijk is geleverd.

Volgens artikel 250 HGB worden vooruitlopende posten niet als klassieke overlopende posten en uitgestelde kosten en opbrengsten opgenomen. In de praktijk worden ze geboekt als overige vorderingen of overige verplichtingen, hoewel ze hetzelfde economische doel dienen.

Voorbeeld van een vooruitlopende overlopende post

Stel dat een bedrijf een deel van zijn kantoorruimte verhuurt aan een ander bedrijf. De maandelijkse huur is € 2.000. De huur voor december 2026 wordt betaald in januari 2027.

Hoewel de betaling pas het volgende jaar wordt ontvangen, is de huurservice in december 2026 geleverd. De huurinkomsten moeten daarom worden opgenomen in de jaarrekening van het bedrijf over 2026. Aan het einde van het jaar moet een andere vordering van € 2.000 worden opgenomen aan de actiefzijde van de balans. Wanneer de betaling in januari 2027 wordt ontvangen, wordt de vordering vereffend zonder dat dit invloed heeft op het resultaat.

Boekhoudkundige verwerking:

• Stel dat het eind 2026 is. Het bedrijf heeft de betaling voor december 2026 nog niet ontvangen.
  
• Maar omdat de dienst al in december is geleverd, is de huuropbrengst geboekt in het boekjaar 2026.
  
• In de jaarrekening van 2026 heeft het bedrijf hiervoor nog een vordering van € 2.000 opgenomen aan de actiefzijde van de balans.
  
• In januari 2027 wordt de betaling ontvangen en wordt de vordering afgewikkeld zonder dat dit nog invloed heeft op de inkomsten.
  

Hoe vooruitbetaalde en opgebouwde kosten goed worden geboekt

Vooruitbetaalde kosten worden als vooruitbetaalde overlopende posten geboekt, terwijl overlopende kosten als overige verplichtingen worden geboekt. Dit verschil komt voort uit de concepten van tijdelijke en anticiperende overlopende posten. Zo worden kosten altijd in het juiste boekjaar geboekt, ongeacht wanneer de betaling plaatsvindt.