Ein ordnungsgemäßer Jahresabschluss erfordert eine genaue zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen. Dabei reicht es nicht aus, sich allein an Zahlungszeitpunkten zu orientieren, denn entscheidend ist, wann die zugehörige Leistung erbracht wurde. Um solche zeitlichen Abweichungen korrekt abzubilden, werden Rechnungsabgrenzungsposten eingesetzt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Rechnungsabgrenzungen sind und in welchen Fällen Unternehmen in Deutschland Rechnungsabgrenzungsposten bilden müssen. Zudem erklären wir den Unterschied zwischen aktiven und passiven sowie transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?
  
• Die Rechtsgrundlage von Rechnungsabgrenzungsposten
  
• Was ist der Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung?
  
• Was sind transitorische Rechnungsabgrenzungsposten?
  
• Was sind antizipative Rechnungsabgrenzungsposten?
  
• Wie werden vorausbezahlte und abgegrenzte Aufwendungen korrekt bilanziert?
  

Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?

Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) sind ein wichtiger Bestandteil der doppelten Buchführung. Sie dienen dazu, Aufwendungen und Erträge den jeweiligen Geschäftsjahren korrekt zuzuordnen. In der Buchhaltung gleichen sie als Buchungsposten die zeitliche Differenz zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang aus. Sie kommen zum Einsatz, wenn Zahlungen bereits vor oder nach dem eigentlichen Leistungszeitraum erfolgen. In solchen Fällen ist eine sofortige Berücksichtigung im Jahresabschluss nicht möglich.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt den Gewinn auf Basis der tatsächlichen Zahlungseingänge und -ausgänge, während bei der Bilanzierung entscheidend ist, in welchem Geschäftsjahr bestimmte Erträge und Aufwendungen entstanden sind.

Wann müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungsabgrenzungsposten bilden?

Rechnungsabgrenzungsposten müssen immer dann gebildet werden, wenn Zahlungen zeitlich nicht mit der zugehörigen Leistung übereinstimmen. Bilanzierungspflichtige Unternehmen ordnen Erträge und Aufwendungen dem Geschäftsjahr zu, in dem die wirtschaftliche Ursache liegt – nicht zwingend dem Jahr, in dem die Zahlung erfolgt.

Die Hauptfunktion von RAP ist daher die periodengerechte Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen. Ohne die korrekte Anwendung von Rechnungsabgrenzungsposten wird der Gewinn eines Unternehmens verzerrt dargestellt, da Zahlungen und Einnahmen nicht dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Da Rechnungsabgrenzungsposten dazu beitragen, Aufwendungen und Erträge korrekt auf die einzelnen Jahre zu verteilen, gewährleisten sie, dass der Jahresabschluss den tatsächlichen finanziellen Zustand des Unternehmens widerspiegelt. Diese Transparenz ist nicht nur für die Unternehmensführung wichtig, sondern auch für die deutschen Steuerbehörden sowie Investorinnen und Investoren.

Wichtige Unterscheidungen bei Rechnungsabgrenzungsposten

Um Rechnungsabgrenzungen zu verstehen, ist es wichtig, zwischen Einnahmen und Erträgen sowie Ausgaben und Aufwendungen zu unterscheiden:

• Einnahmen: Hierunter fallen alle Zahlungseingänge und geldwerten Vorteile, die dem Unternehmen durch Verkäufe, Leistungen oder andere Vorgänge zufließen.

• Erträge: Damit sind Wertzuwächse gemeint, die das Eigenkapital beziehungsweise das Betriebsvermögen eines Unternehmens erhöhen. Sie stellen den Wertzuwachs innerhalb einer Periode dar, unabhängig davon, ob ein tatsächlicher Geldzufluss erfolgt.

• Ausgaben: Dieser Begriff bezeichnet sämtliche Abflüsse von Zahlungsmitteln, etwa für den Einkauf von Waren, Dienstleistungen oder zur Begleichung von Verbindlichkeiten.

• Aufwendungen: Darunter versteht man den Verbrauch von Gütern oder Dienstleistungen, der das Eigenkapital eines Unternehmens mindert – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt.

Die Rechtsgrundlage von Rechnungsabgrenzungsposten

Die rechtliche Grundlage von Rechnungsabgrenzungen ergibt sich primär aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie des Einkommensteuergesetzes (EStG). § 250 HGB sowie § 5 Abs. 5 EStG verpflichten Unternehmen in Deutschland zur periodengerechten Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen. Darüber hinaus spielen die Richtlinien der Einkommensteuer (R 5.6 EStR) sowie die Handelsrichtlinien (H 5.6) eine wichtige Rolle bei der konkreten Ausgestaltung von Rechnungsabgrenzungsposten in der Steuerbilanz.

Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften sind nach § 274 HGB dazu verpflichtet, in ihrer Handelsbilanz zusätzlich zu den allgemeinen Abgrenzungsposten aktive und passive latente Steuern zu berücksichtigen. Kleine Kapitalgesellschaften sowie Kleinstkapitalgesellschaften sind von dieser Pflicht befreit. Sie müssen nach § 274a i. V. m. § 267a Abs. 2 HGB keine latenten Steuern in ihrer Bilanz angeben. Voraussetzung ist jedoch, dass sie gemäß § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB nicht zur Bildung von Rückstellungen verpflichtet sind.

Was ist der Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung?

Es gibt zwei grundlegende Arten von Rechnungsabgrenzungsposten:

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Hierbei handelt es sich um Zahlungen, die bereits vor dem Ende des Geschäftsjahres geleistet wurden, deren zugehörige Leistungen aber erst im nächsten Jahr erbracht werden. Ein typisches Beispiel ist eine Versicherungsprämie, die am Jahresende gezahlt wird, aber einen Versicherungsschutz für das kommende Jahr bietet. Den auf das Folgejahr entfallenden Teil der Zahlung muss das Unternehmen als aktiven RAP in der Bilanz ausweisen.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei passiven Rechnungsabgrenzungsposten um Einnahmen, die bereits vor dem Ende des Geschäftsjahres vereinnahmt wurden, deren zugehörige Leistungen aber erst im Folgejahr erbracht werden. Ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten entsteht zum Beispiel bei Vorauszahlungen für eine Dienstleistung oder ein Produkt, das erst im kommenden Jahr geliefert wird. In diesem Fall muss die Zahlung zum Jahresende als passiver RAP in der Bilanz erfasst werden.

Stripe Revenue Recognition hilft Unternehmen dabei, Einnahmen automatisiert periodengerecht zu erfassen. Das Tool ordnet Zahlungen gemäß den Leistungszeiträumen zu, reduziert manuelle Fehler und erleichtert Monats- und Jahresabschlüsse – besonders bei wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnements oder Vorauszahlungen.

Was sind transitorische Rechnungsabgrenzungsposten?

Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten gehören zu den sogenannten transitorischen Rechnungsabgrenzungsposten. „Transitorisch“ bedeutet, dass die Zahlung schon im alten Geschäftsjahr erfolgt, die zugehörige Leistung aber erst im Folgejahr erbracht wird.

Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten: Beispiel

Ein bilanzierungspflichtiges mittelständisches Unternehmen betreibt einen kleinen Fuhrpark für seine Außendienstmitarbeiter/innen. Das Geschäftsjahr des Unternehmens entspricht dem Kalenderjahr. Am 15. November 2026 schließt das Unternehmen eine Kfz-Flottenversicherung für den gesamten Fuhrpark ab. Die Versicherungsprämie beträgt 6.000 € und deckt den Zeitraum vom 1. Dezember 2026 bis 30. November 2027 ab. Das Unternehmen bezahlt die Prämie in voller Höhe am 20. November 2026.

Da die Zahlung bereits im Jahr 2026 erfolgt, aber ein Großteil des Versicherungsschutzes erst 2027 gilt, handelt es sich um einen klassischen transitorischen Sachverhalt. Das Unternehmen muss einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, um den Aufwand dem Jahr 2027 periodengerecht zuzuordnen.

Die Buchungsschritte im Detail:

• Das Unternehmen bucht den Versicherungsbetrag von 6.000 € zunächst vollständig als Aufwand.
  
• Da nur ein Zwölftel des Versicherungsschutzes auf den Dezember 2026 entfällt, rechnet das Unternehmen die verbleibenden elf Zwölftel der Kosten, also 5.500 €, aus dem Aufwand 2026 heraus und ordnet sie dem Folgejahr 2027 zu. Hierfür bildet es einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von 5.500 €.
  
• Im Geschäftsjahr 2027 löst das Unternehmen den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 500 € auf und erfasst diese Beträge als Aufwand, beginnend im Januar bis einschließlich November.
  

Was sind antizipative Abgrenzungen?

Im Gegensatz dazu betreffen antizipative Rechnungsabgrenzungsposten Leistungen, die bereits im alten Geschäftsjahr erbracht werden, während die Zahlung dafür erst im neuen Jahr erfolgt. In diesem Fall nimmt man die Zahlung vorweg und erfasst den Betrag bereits im alten Jahr, um den Ertrag oder Aufwand periodengerecht zuzuordnen. Ziel ist auch hier, den Aufwand oder Ertrag dem Geschäftsjahr anzurechnen, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Antizipative Posten werden im Rahmen des § 250 HGB nicht als klassische RAP geführt. In der Praxis erfasst man sie stattdessen über sonstige Forderungen oder sonstige Verbindlichkeiten. Inhaltlich erfüllen sie jedoch denselben Zweck der periodengerechten Abgrenzung.

Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten: Beispiel

Ein bilanzierendes Unternehmen vermietet einen Teil seiner Büroräume an ein anderes Unternehmen. Der Mietvertrag sieht eine monatliche Mietzahlung von 2.000 € vor. Für den Monat Dezember 2026 wurde die Miete jedoch noch nicht bezahlt – die Zahlung erfolgt erst im Januar 2027.

Da die Mietleistung bereits im Dezember 2026 erbracht wurde, muss der entsprechende Ertrag dem Geschäftsjahr 2026 zugeordnet werden, obwohl der Zahlungseingang erst im nächsten Jahr erfolgt. Dazu wird zum Jahresabschluss 2026 ein Betrag in Höhe von 2.000 € als sonstige Forderung auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen. Die Zahlung im Januar 2027 begleicht diese Forderung, ohne den Ertrag erneut zu beeinflussen.

Die Buchungsschritte im Detail:

• Das Unternehmen hat die Mietzahlung für Dezember 2026 im alten Jahr noch nicht vereinnahmt.
  
• Da es die Leistung jedoch bereits im Dezember erbracht hat, erfasst es den Mietertrag trotzdem im Geschäftsjahr 2026.
  
• Im Jahresabschluss 2026 bucht das Unternehmen dafür eine sonstige Forderung in Höhe von 2.000 € auf der Aktivseite der Bilanz.
  
• Im Januar 2027 geht die Zahlung ein und begleicht die Forderung, ohne den Ertrag erneut zu beeinflussen.
  

Wie werden vorausbezahlte und abgegrenzte Aufwendungen korrekt bilanziert?

Vorausbezahlte Aufwendungen werden als aktive Rechnungsabgrenzungsposten behandelt, während abgegrenzte Aufwendungen als sonstige Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Die detaillierte Unterscheidung ergibt sich aus den transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten. Damit wird gewährleistet, dass Aufwendungen unabhängig vom Zahlungszeitpunkt stets im richtigen Geschäftsjahr erscheinen.