Un estado financiero anual adecuado requiere que los gastos e ingresos se asignen a los períodos contables correctos. No es suficiente confiar solo en las fechas de pago, ya que el factor decisivo es cuándo realmente se prestó el servicio subyacente. Para reflejar de forma correcta las diferencias de tiempo entre pagos y servicios, se utilizan devengos y aplazamientos.

En este artículo, se explica qué son los devengos y aplazamientos, cuándo las empresas alemanas están obligadas a reconocerlos y cómo se distinguen los diferentes tipos. También se aclara la diferencia entre gastos prepagados y devengados, así como devengos transitorios y anticipados.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los devengos y aplazamientos?
  
• La base legal de los devengos y aplazamientos en Alemania
  
• La diferencia entre artículos prepagos y diferidos
  
• ¿Qué son los devengos transitorios?
  
• ¿Qué son los devengos anticipados?
  
• Cómo se reconocen correctamente los gastos prepagados y devengados
  

¿Qué son los devengos y aplazamientos?

Los devengos y aplazamientos son un elemento básico de la contabilidad de ejercicio. Su finalidad es asignar gastos e ingresos al ejercicio económico correcto. En contabilidad, se utilizan para equilibrar las diferencias de tiempo entre la prestación de un servicio y el pago correspondiente. Se aplican siempre que los pagos se efectúen antes o después del período al que se refiere económicamente el servicio subyacente. En tales casos, el reconocimiento inmediato en el estado financiero anual distorsionaría la situación financiera de la empresa.

En cuanto al método en efectivo (Einnahmen-Überschuss-Rechnung o EÜR), los beneficios se determinan según las entradas y salidas de caja reales; en cambio, según la contabilidad de ejercicio, el factor decisivo es el ejercicio en el que se generan los ingresos y los gastos.

¿Cuándo están obligadas las empresas en Alemania a reconocer los devengos y aplazamientos?

Los devengos y aplazamientos deben reconocerse siempre que los pagos no coincidan con el período en el que se presta el servicio relacionado. Las empresas sujetas a requisitos contables deben asignar ingresos y gastos al ejercicio en el que se origina la causa económica, no necesariamente al año en el que se realiza el pago.

Por lo tanto, la función principal de los devengos y aplazamientos es la asignación de ingresos y gastos adecuada al período. Sin ellos, las ganancias de una empresa serían contradictorias, ya que los flujos de caja se atribuirían a períodos incorrectos. El uso adecuado de los devengos garantiza que el estado financiero anual de una empresa refleje su situación financiera real. Esta transparencia es clave tanto para la gerencia de la empresa como para las autoridades fiscales e inversores alemanes.

Distinciones clave en contabilidad de ejercicio

Para comprender los devengos y aplazamientos, es importante distinguir entre los siguientes conceptos:

• Ingresos en efectivo (Einnahmen): todas las entradas de efectivo o equivalentes de efectivo recibidas a través de ventas, servicios u otras transacciones.

• Ingresos (Erträge): aumento del capital o de los activos de la empresa dentro de un período, independientemente de si se ha recibido efectivo. Los ingresos representan el valor generado dentro de un período determinado, independientemente de si se produce una entrada real de efectivo.

• Pagos en efectivo (Ausgaben): todas las salidas de efectivo, como pagos por bienes o servicios, o la acreditación de fondos de pasivos.

• Gastos (Aufwendungen): el consumo de bienes o servicios que reduce el patrimonio, independientemente de la fecha de pago.

La base legal de los devengos y aplazamientos en Alemania

La base legal de la contabilidad de ejercicio en Alemania se deriva principalmente del Código de Comercio Alemán (Handelsgesetzbuch o HGB) y la Ley del Impuesto a las Ganancias (Einkommensteuergesetz o EStG). El artículo 250 del HGB y el artículo 5, párrafo 5 de la EStG exigen que las empresas asignen gastos e ingresos a los períodos contables correctos. Además, las Pautas de Alemania sobre el Impuesto a las Ganancias (R 5.6 de la EStR) y las Pautas comerciales (H 5.6) aclaran mejor cómo deben aplicarse en la práctica los devengos y aplazamientos a efectos de la contabilidad de impuestos.

Las grandes y medianas empresas también están obligadas, en virtud del artículo 274 del HGB, a reconocer los activos y pasivos fiscales diferidos en sus balances comerciales. Las pequeñas y microempresas están exentas de este requisito en virtud del artículo 274a junto con el artículo 267a, párrafo 2 del HGB, siempre que no estén obligadas a reconocer las disposiciones en virtud del artículo 249, párrafo 1, número 1 del HGB.

La diferencia entre artículos prepagos y diferidos

Hay dos tipos básicos de devengos y aplazamientos: gastos prepagados (o devengos activos) e ingresos diferidos (devengos pasivos).

Gastos prepagados (devengos activos)

Los gastos prepagados surgen cuando los pagos se realizan antes de que finalice el ejercicio, pero el servicio relacionado no se presta hasta el año siguiente. Un ejemplo típico es una prima pagada al cierre del año que cubre la protección del seguro para el siguiente ejercicio. La porción atribuible al año siguiente debe reconocerse como un gasto prepagado en el balance.

Ingresos diferidos (devengos pasivos)

Los ingresos diferidos surgen cuando los pagos se reciben antes de que finalice el ejercicio, pero el servicio relacionado no se prestará hasta el año siguiente. Esto se aplica, por ejemplo, a pagos anticipados por servicios o productos que se entregarán en el próximo año. Dichos importes deben reconocerse como ingresos diferidos al final del año.

Stripe Revenue Recognition es un software automatizado que ayuda a las empresas a registrar ingresos en valores devengados. La herramienta hace coincidir los pagos según los períodos de cumplimiento, reduce los errores manuales y facilita la declaración fiscal de los estados financieros mensuales y anuales, especialmente en lo que respecta a pagos recurrentes, como suscripciones o pagos anticipados.

¿Qué son los devengos transitorios?

Los gastos prepagados e ingresos diferidos pertenecen a una categoría conocida como “devengos transitorios”. “Transitorios”, en este caso, significa que el pago ocurre en el ejercicio en curso, mientras que el servicio relacionado se presta en el año siguiente.

Ejemplo de devengo transitorio

Supongamos que una empresa mediana sujeta a requisitos contables explota un parque automotor pequeño. Su ejercicio corresponde al año natural. El 15 de noviembre de 2026, la empresa contrata una póliza de seguro de flota que cubre el período comprendido entre el 1 de diciembre de 2026 y el 30 de noviembre de 2027. La prima del seguro asciende a €6000 y se paga en su totalidad el 20 de noviembre de 2026.

Aunque el pago se realiza en 2026, la mayor parte de la cobertura del seguro se relaciona con 2027. Por lo tanto, la empresa debe reconocer un gasto prepagado para asignar el costo correctamente al año siguiente.

Tratamiento contable:

• La prima completa del seguro de €6000 se registra inicialmente como gasto.
  
• Solo una doceava parte corresponde a diciembre de 2026. Las once doceavas partes restantes, que ascienden a €5500, se reconocen como gastos pagados por adelantado.
  
• En 2027, el gasto prepagado se liberará en cuotas mensuales de €500 de enero a noviembre y se reconocerá como gasto.
  

¿Qué son los devengos anticipados?

Los devengos anticipados se refieren a los servicios que ya se prestan en el ejercicio en curso, mientras que el pago solo se recibe o se efectúa en el ejercicio siguiente. En este caso, el ingreso o gasto se reconoce por adelanto para garantizar la asignación correcta del período. El objetivo es garantizar que se reconozcan ingresos o gastos en el ejercicio en el que realmente se prestó el servicio subyacente.

Según el artículo 250 del HGB, las artículos anticipados no se reconocen como devengos y aplazamientos clásicos. En la práctica, se registran como otras cuentas por cobrar u otros pasivos, aunque tienen el mismo fin económico.

Ejemplo de devengo anticipado

Supongamos que una empresa alquila parte de su espacio de oficina a otra empresa. El alquiler mensual es de €2000. El alquiler de diciembre de 2026 se pagará en enero de 2027.

Aunque el pago se recibirá al año siguiente, el servicio de alquiler se prestó en diciembre de 2026. Por lo tanto, los ingresos por alquiler deben reconocerse en el estado financiero de 2026 de la empresa. Al final del año, es necesario registrar otra cuenta por cobrar de €2000 en el lado del activo del balance. Luego, cuando se reciba el pago en enero de 2027, la cuenta por cobrar se liquidará sin afectar ingresos.

Tratamiento contable:

• Supongamos que es el final de 2026. La empresa aún no ha recibido el pago de diciembre de 2026.
  
• Sin embargo, debido a que el servicio ya se prestó en diciembre, los ingresos por alquiler se registraron en el año fiscal 2026.
  
• En el estado financiero de 2026 de la empresa, ingresó otra cuenta por cobrar por este importe de €2000 en el lado del activo del balance.
  
• En enero de 2027, se recibirá el pago y se acreditará la cuenta por cobrar sin afectar aún más los ingresos.
  

Cómo se reconocen correctamente los gastos prepagados y devengados

Los gastos prepagados se reconocen como devengos prepagados, mientras que los gastos devengados se reconocen como otros pasivos. La distinción se desprende de los conceptos de devengos transitorios y anticipados. Esto garantiza que los gastos siempre se reconozcan en el ejercicio correcto, independientemente de cuándo se produzca el pago.