การทำงบการเงินประจำปีที่ถูกต้องจำเป็นต้องจัดสรรรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงตามรอบการทำบัญชีที่ถูกต้อง โดยจะไม่ยึดตามวันที่ชำระเงินเพียงอย่างเดียว แต่จะพิจารณาจากช่วงเวลาที่มีการส่งมอบบริการจริง ทั้งนี้จะมีการใช้รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าเพื่อปรับปรุงส่วนต่างด้านเวลาระหว่างการชำระเงินและการให้บริการให้ถูกต้อง

บทความนี้จะอธิบายความหมายของรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้า รวมถึงเงื่อนไขที่ธุรกิจในเยอรมนีต้องบันทึกรายการเหล่านี้ พร้อมเจาะลึกความแตกต่างของรายการแต่ละประเภท นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนระหว่างค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าและค่าใช้จ่ายที่ค้างจ่าย รวมถึงความแตกต่างระหว่างรายการค้างรับแบบชั่วคราวและแบบล่วงหน้าด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าคืออะไร
  
• พื้นฐานทางกฎหมายของรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าในเยอรมนี
  
• ความแตกต่างระหว่างรายการที่ชำระล่วงหน้าและรายการที่ค้างจ่าย
  
• รายการค้างรับชั่วคราวคืออะไร
  
• รายการค้างรับล่วงหน้าคืออะไร
  
• วิธีรับรู้ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าและค่าใช้จ่ายค้างรับอย่างถูกต้อง
  

รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าคืออะไร

รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าคือหัวใจสำคัญของการทำบัญชีเกณฑ์คงค้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดสรรปันส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงตามปีงบประมาณที่ถูกต้อง ในการทำบัญชี รายการเหล่านี้จะช่วยปรับสมดุลของความแตกต่างด้านเวลาที่เกิดขึ้นระหว่างการให้บริการและการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง โดยจะนำมาใช้เมื่อมีการชำระเงินก่อนหรือหลังช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการนั้นๆ ในกรณีเช่นนี้ การรับรู้รายได้ทันทีในงบการเงินประจำปีจะทำให้ฐานะการเงินของบริษัทคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง

ภายใต้วิธีการที่ใช้เงินสด (Einnahmen-Überschuss-Rechnung หรือ EÜR) จะมีการคำนวณกำไรจากกระแสเงินสดรับและจ่ายที่เกิดขึ้นจริง ในทางกลับกัน สำหรับการทำบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง ปัจจัยตัดสินจะอยู่ที่ปีงบประมาณที่รายได้และค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงในทางเศรษฐกิจ

ธุรกิจในเยอรมนีต้องรับรู้รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าเมื่อใด

การรับรู้รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเวลาของการชำระเงินไม่ตรงกับช่วงเวลาที่มีการให้บริการจริง ธุรกิจที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะต้องจัดสรรปันส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงกับปีงบประมาณที่กิจกรรมทางเศรษฐกิจนั้นๆ เกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องเป็นปีที่มีการรับหรือจ่ายเงินจริง

หน้าที่หลักของรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าเหล่านี้คือการจัดสรรรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงตามงวดเวลา หากไม่มีรายการเหล่านี้ ข้อมูลกำไรของบริษัทจะมีความคลาดเคลื่อนเนื่องจากกระแสเงินสดจะได้รับการบันทึกผิดงวด การใช้รายการค้างรับอย่างถูกต้องช่วยให้งบการเงินประจำปีแสดงถึงฐานะทางการเงินของธุรกิจได้ตามความเป็นจริง ซึ่งความโปร่งใสนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งฝ่ายบริหารของธุรกิจ สำนักงานภาษีเยอรมัน และนักลงทุน

ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดของการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง

ธุรกิจต้องแยกแยะความแตกต่างของแนวคิดดังต่อไปนี้ให้ได้เพื่อให้เข้าใจเกี่ยวกับรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้า

• ใบเสร็จรับเงินสด (Einnahmen): กระแสเงินสดที่ได้รับหรือรายการเทียบเท่าเงินสดทั้งหมดที่ได้รับจากการขาย การบริการ หรือธุรกรรมอื่นๆ

• รายได้ (Erträge): การเพิ่มขึ้นของส่วนของผู้ถือหุ้นหรือสินทรัพย์ของธุรกิจในช่วงเวลาหนึ่ง โดยไม่คำนึงว่าได้รับเงินสดแล้วหรือไม่ รายได้คือมูลค่าที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีนั้นๆ แม้จะยังไม่มีกระแสเงินสดรับเข้ามาจริงก็ตาม

• การชำระเงินด้วยเงินสด (Ausgaben): กระแสเงินสดที่จ่ายออกไปทั้งหมด เช่น การชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ หรือการชำระหนี้สิน

• ค่าใช้จ่าย (Aufwendungen): การบริโภคสินค้าหรือบริการที่ทำให้ส่วนของผู้ถือหุ้นลดลง โดยไม่คำนึงถึงวันที่ชำระเงิน

พื้นฐานทางกฎหมายของรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าในเยอรมนี

ฐานทางกฎหมายสำหรับการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างในเยอรมนีมีที่มาจากประมวลกฎหมายพาณิชย์เยอรมัน (Handelsgesetzbuch หรือ HGB) และกฎหมายภาษีเงินได้ (Einkommensteuergesetz หรือ EStG) เป็นหลัก โดยมาตรา 250 แห่ง HGB และมาตรา 5 วรรค 5 แห่ง EStG กำหนดให้ธุรกิจต้องปันส่วนรายได้และค่าใช้จ่ายให้ตรงตามรอบการทำบัญชี นอกจากนี้ แนวทางปฏิบัติด้านภาษีเงินได้ (R 5.6 EStR) และแนวทางปฏิบัติทางการค้า (H 5.6) ของเยอรมนียังได้ให้คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติในการรับรู้รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชีภาษีอีกด้วย

บริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่มีหน้าที่ต้องรับรู้สินทรัพย์และหนี้สินภาษีเงินที่รอการตัดบัญชีในงบดุลเชิงพาณิชย์ตามมาตรา 274 แห่ง HGB ส่วนธุรกิจขนาดเล็กและขนาดย่อมจะได้รับยกเว้นตามมาตรา 274a ประกอบกับมาตรา 267a วรรค 2 แห่ง HGB หากธุรกิจดังกล่าวไม่มีภาระผูกพันในการรับรู้ประมาณการหนี้สินตามมาตรา 249 วรรค 1 ข้อ 1 แห่ง HGB

ความแตกต่างระหว่างรายการที่ชำระล่วงหน้าและรายการที่ค้างจ่าย

รายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้ามี 2 ประเภทพื้นฐาน ได้แก่ ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้า (หรือรายการค้างรับที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน) และรายได้รับล่วงหน้า (หรือรายการค้างรับที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน)

ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้า (รายการค้างรับที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน)

ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าเกิดขึ้นเมื่อมีการชำระเงินก่อนสิ้นปีงบประมาณ แต่บริการที่เกี่ยวข้องยังไม่เกิดขึ้นจนกว่าจะถึงปีถัดไป ตัวอย่างที่ชัดเจนคือเบี้ยประกันที่จ่าย ณ สิ้นปี ซึ่งครอบคลุมความคุ้มครองในปีงบประมาณหน้า โดยส่วนที่ถือเป็นของปีถัดไปจะต้องรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าในงบดุล

รายได้ที่ค้างจ่าย (รายการค้างรับที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน)

รายได้รับล่วงหน้าเกิดขึ้นเมื่อมีการรับชำระเงินก่อนสิ้นปีงบประมาณ แต่การบริการที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นในปีถัดไป ตัวอย่างเช่น การชำระเงินล่วงหน้าสำหรับบริการหรือสินค้าที่จะส่งมอบในปีหน้า โดยจำนวนเงินดังกล่าวจะต้องรับรู้เป็นรายได้รับล่วงหน้า ณ วันสิ้นงวดบัญชี

Stripe Revenue Recognition คือซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ บันทึกรายรับตามเกณฑ์คงค้าง เครื่องมือนี้จะจับคู่การชำระเงินให้ตรงตามช่วงเวลาที่เกิดรายการจริง ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยตนเอง และเพิ่มความสะดวกในการยื่นงบการเงินรายเดือนและรายปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การชำระเงินตามรอบบิลหรือการชำระเงินล่วงหน้า

รายการค้างรับชั่วคราวคืออะไร

ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าและรายได้รับล่วงหน้าจัดอยู่ในหมวดหมู่ที่เรียกว่า "รายการค้างรับชั่วคราว" โดยคำว่า "ชั่วคราว" ในที่นี้หมายถึงการชำระเงินเกิดขึ้นในปีงบประมาณปัจจุบัน แต่การให้บริการที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นในปีถัดไป

ตัวอย่างรายการค้างรับชั่วคราว

สมมติว่าบริษัทขนาดกลางแห่งหนึ่งที่มีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีมีรถยนต์ในครอบครองจำนวนหนึ่ง โดยมีรอบปีบัญชีตามปีปฏิทิน เมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2026 บริษัทได้ทำประกันภัยรถยนต์ครอบคลุมระยะเวลาตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคม 2026 ถึง 30 พฤศจิกายน 2027 เบี้ยประกันภัยรวมเป็นเงิน 6,000 ยูโร และได้ชำระเต็มจำนวนเมื่อวันที่ 20 พฤศจิกายน 2026

แม้จะชำระเงินในปี 2026 แต่ความคุ้มครองส่วนใหญ่เกิดขึ้นในปี 2027 บริษัทจึงต้องบันทึกรายการดังกล่าวเป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าเพื่อจัดสรรต้นทุนให้ถูกต้องตามงวดปีถัดไป

การดำเนินการด้านบัญชี:

• บันทึกเบี้ยประกันเต็มจำนวน 6,000 ยูโรเป็นค่าใช้จ่ายในขั้นต้น
  
• พิจารณายอด 1 ใน 12 ส่วน เป็นค่าใช้จ่ายประจำเดือนธันวาคม 2026 ส่วนที่เหลืออีก 11 ใน 12 ส่วน (จำนวน 5,500 ยูโร) ให้รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้า
  
• ในปี 2027 จะทยอยโอนส่วนที่ชำระล่วงหน้านี้ออกมาและรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายรายเดือน เดือนละ 500 ยูโร ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤศจิกายน
  

รายการค้างรับล่วงหน้าคืออะไร

รายการค้างรับล่วงหน้าเกี่ยวข้องกับบริการที่ได้ดำเนินการไปแล้วในบริษัทปีงบประมาณปัจจุบัน แต่จะมีการรับเงินหรือชำระเงินจริงในปีถัดไปเท่านั้น ในกรณีนี้จะมีการบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายไว้ล่วงหน้าเพื่อให้การจัดสรรงวดบัญชีถูกต้อง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่ารายได้หรือค่าใช้จ่ายนั้นได้รับการบันทึกไว้ในงบการเงินของปีที่มีการให้บริการเกิดขึ้นจริงเรียบร้อยแล้ว

ตามมาตรา 250 แห่ง HGB รายการล่วงหน้าจะไม่ถือว่าเป็นรายการค้างรับและรายการรับล่วงหน้าแบบดั้งเดิม ในทางปฏิบัติจะมีการบันทึกเป็นลูกหนี้หรือหนี้สินอื่นๆ แม้ว่าจะมีวัตถุประสงค์ทางเศรษฐกิจที่เหมือนกันก็ตาม

ตัวอย่างรายการค้างรับล่วงหน้า

สมมติว่าบริษัทให้เช่าพื้นที่สำนักงานบางส่วนแก่ธุรกิจอื่น โดยมีค่าเช่าเดือนละ 2,000 ยูโร ซึ่งค่าเช่าของเดือนธันวาคม 2026 จะได้รับการชำระในเดือนมกราคม 2027

แม้ว่าจะได้รับชำระเงินในปีถัดไป แต่บริการให้เช่าได้ดำเนินการไปแล้วในเดือนธันวาคม 2026 ดังนั้นรายได้ค่าเช่าจึงต้องมีการรับรู้ในงบการเงินประจำปี 2026 ของบริษัท ณ วันสิ้นปี บริษัทต้องบันทึกรายการลูกหนี้อื่นจำนวน 2,000 ยูโรในฝั่งสินทรัพย์ของงบดุล และเมื่อได้รับชำระเงินในเดือนมกราคม 2027 รายการลูกหนี้นี้จะถูกหักล้างออกโดยไม่กระทบต่อกำไรขาดทุนอีก

การดำเนินการด้านบัญชี:

• สมมติว่าเป็นช่วงปลายปี 2026 โดยที่บริษัทยังไม่ได้รับชำระเงินสำหรับเดือนธันวาคม 2026
  
• อย่างไรก็ตาม เนื่องจากได้ให้บริการไปแล้วในเดือนธันวาคม รายได้ค่าเช่าจึงได้รับการบันทึกไว้ในปีงบประมาณ 2026
  
• ในปีงบประมาณ 2026 ของบริษัท ได้มีการบันทึกรายการนี้เป็นลูกหนี้อื่นจำนวน 2,000 ยูโร ในด้านสินทรัพย์ของงบดุล
  
• ในเดือนมกราคม 2027 จะได้รับชำระเงินและชำระยอดลูกหนี้ค้างชำระโดยไม่ส่งผลกระทบต่อรายได้อีก
  

วิธีรับรู้ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าและค่าใช้จ่ายค้างรับอย่างถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายที่ชำระล่วงหน้าจะรับรู้เป็นรายการค้างรับล่วงหน้า ส่วนค่าใช้จ่ายค้างรับจะรับรู้เป็นหนี้สินอื่น โดยความแตกต่างนี้เป็นไปตามหลักการของรายการค้างรับแบบชั่วคราวและแบบล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการรับรู้ค่าใช้จ่ายในปีงบประมาณที่ถูกต้องเสมอ โดยไม่คำนึงถึงช่วงเวลาที่ชำระเงินจริง