En korrekt årsredovisning kräver att utgifter och intäkter fördelas på rätt redovisningsperioder. Det räcker inte att enbart förlita sig på betalningsdatum, eftersom den avgörande faktorn är när den underliggande tjänsten faktiskt utfördes. För att korrekt återspegla tidsskillnaderna mellan betalningar och tjänster används upplupna och uppskjutna kostnader.

I den här artikeln förklarar vi vad upplupna intäkter och uppskjutna betalningar är, när företag i Tyskland är skyldiga att redovisa dem och hur olika typer skiljer sig åt. Det tydliggör också skillnaden mellan förutbetalda och upplupna kostnader samt periodiserade och anticiperade kostnader.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är upplupna och uppskjutna kostnader?
  
• Den juridiska grunden för upplupna och uppskjutna kostnader i Tyskland
  
• Skillnaden mellan förutbetalda och uppskjutna poster
  
• Vad är periodiserade kostnader?
  
• Vad är anticiperade kostnader?
  
• Hur förutbetalda och upplupna kostnader redovisas korrekt
  

Vad är upplupna och uppskjutna kostnader?

Upplupna och uppskjutna kostnader är ett centralt inslag i periodiserad redovisning. Syftet med dem är att fördela utgifter och intäkter till rätt räkenskapsår. I redovisningen används de för att balansera tidsskillnader mellan tillhandahållandet av en tjänst och den tillhörande betalningen. De tillämpas när betalningar görs före eller efter den period som den underliggande tjänsten ekonomiskt hänför sig till. I sådana fall skulle omedelbar redovisning i årsredovisningen snedvrida företagets ekonomiska ställning.

Enligt kontantmetoden (Einnahmen-Überschuss-Rechnung eller EÜR) fastställs vinsten baserat på faktiska in- och utflöden av likvida medel. Enligt periodiserad redovisning är däremot den avgörande faktorn det räkenskapsår då intäkter och kostnader uppkommer ekonomiskt.

När är företag i Tyskland skyldiga att redovisa upplupna och uppskjutna kostnader?

Upplupna och uppskjutna kostnader måste redovisas när betalningar inte sammanfaller med den period då den relaterade tjänsten tillhandahålls. Företag som omfattas av redovisningskrav måste fördela intäkter och kostnader på det räkenskapsår då den ekonomiska orsaken uppstår, inte nödvändigtvis det år då betalningen görs.

Huvudfunktionen för upplupna och uppskjutna kostnader är därför en periodanpassad fördelning av intäkt och kostnader. Utan dem skulle ett företags vinster redovisas felaktigt, eftersom kassaflöden skulle hänföras till felaktiga perioder. Korrekt användning av upplupna kostnader säkerställer att ett företags årsredovisning återspeglar dess faktiska ekonomiska ställning. Denna transparens är avgörande både för företagets ledning och tyska skattemyndigheter och investerare.

Viktiga skillnader i periodiserad redovisning

För att förstå upplupna och uppskjutna kostnader är det viktigt att skilja mellan följande begrepp:

• Kontanta intäkter (Einnahmen): Alla inflöden av likvida medel som erhållits genom försäljning, tjänster eller andra transaktioner.

• Intäkt (Erträge): Ökning av eget kapital eller företagstillgångar inom en period, oavsett om kontanter har erhållits eller inte. Intäkt representerar det värde som genererats inom en viss period, oavsett om ett faktiskt kassaflöde sker.

• Kontantbetalningar (Ausgaben): Alla utflöden av kontanter, såsom betalningar för varor eller tjänster, eller avräkning av skulder.

• Utgifter (Aufwendungen): Konsumtion av varor eller tjänster som minskar det egna kapitalet, oavsett betalningsdatum.

Den juridiska grunden för upplupna och uppskjutna kostnader i Tyskland

Den juridiska grunden för periodiserad redovisning i Tyskland härrör främst från den tyska handelslagen (Handelsgesetzbuch eller HGB) och lagen om inkomstskatt (Einkommensteuergesetz eller EStG). Enligt avsnitt 250 i HGB och avsnitt 5, stycke 5 i EStG ska företag fördela utgifter och intäkter på rätt redovisningsperioder. Dessutom innehåller de tyska riktlinjerna för inkomstskatt (R 5.6 EStR) och de kommersiella riktlinjerna (H 5.6) ytterligare förtydliganden om hur upplupna och uppskjutna kostnader ska tillämpas i praktiken för skatteredovisning.

Stora och medelstora företag är också enligt avsnitt 274 HGB skyldiga att redovisa förutbetalda skattetillgångar och skulder i sin kommersiella balansräkning. Små- och mikroföretag är undantagna från detta krav enligt avsnitt 274a tillsammans med avsnitt 267a, stycke 2 i HGB, förutsatt att de inte är skyldiga att redovisa avsättningar enligt avsnitt 249, stycke 1, nummer 1 i HGB.

Skillnaden mellan förutbetalda och uppskjutna poster

Det finns två grundläggande typer av upplupna och förutbetalda poster: förutbetalda kostnader (eller aktiva upplupna) och förutbetalda intäkter (passiva upplupna).

Förbetalda kostnader (aktiva upplupna kostnader)

Förbetalda kostnader uppstår när betalningar görs före räkenskapsårets slut, men den relaterade tjänsten tillhandahålls inte förrän följande år. Ett typiskt exempel är en försäkringspremie som betalas vid årets slut och som täcker försäkringsskydd för nästa räkenskapsår. Den del som kan hänföras till efterföljande år måste redovisas som en förbetald kostnad i balansräkningen.

Förutbetalda intäkter (passiva upplupna)

Förutbetalda intäkter uppstår när betalningar tas emot före räkenskapsårets slut, men den relaterade tjänsten kommer inte att tillhandahållas förrän följande år. Detta gäller till exempel förskottsbetalningar för tjänster eller produkter som kommer att levereras nästa år. Sådana belopp måste redovisas som förutbetalda intäkter vid årets slut.

Stripe Revenue Recognition är en automatiserad programvara som hjälper företag att redovisa intäkter enligt periodiserad redovisning. Verktyget matchar betalningar efter leveransperioder, minskar manuella fel och gör deklarationer av månads- och årsredovisningar enklare, särskilt när det gäller återkommande betalningar som abonnemang eller förskottsbetalningar.

Vad är periodiserade kostnader?

Förutbetalda kostnader och förutbetalda intäkter tillhör en kategori som kallas ”periodiserade kostnader”. ”Periodiserade” innebär i det här fallet att betalningen sker under innevarande räkenskapsår, medan den relaterade tjänsten tillhandahålls under efterföljande år.

Exempel på en periodiserade kostnader

Låt oss säga att ett medelstort företag som omfattas av redovisningskraven driver en liten fordonsflotta. Företagets räkenskapsår motsvarar kalenderåret. Den 15 november 2026 tecknar företaget en försäkring på fordonsflottan som omfattar perioden 1 december 2026 till 30 november 2027. Försäkringspremien uppgår till 6 000 EUR och betalas i sin helhet den 20 november 2026.

Även om betalningen görs 2026 avser huvuddelen av försäkringsskyddet 2027. Företaget måste därför redovisa en förbetald kostnad för att fördela kostnaden korrekt på följande år.

Redovisningsbehandling:

• Hela försäkringspremien på 6 000 EUR redovisas initialt som en kostnad.
  
• Endast en tolftedel avser december 2026. Resterande elva tolftedelar, motsvarande 5 500 EUR, redovisas som en förbetald kostnad.
  
• År 2027 kommer den förbetalda utgiften att släppas i månatliga delbetalningar på 500 EUR från januari till november och redovisas som en utgift.
  

Vad är anticiperade kostnader?

Anticiperade kostnader avser tjänster som redan utförts under innevarande räkenskapsår, medan betalning endast tas emot eller görs under efterföljande år. I detta fall redovisas intäkten eller kostnaden i förväg för att säkerställa korrekt periodfördelning. Målet är att säkerställa att intäkter eller kostnader redovisas under det räkenskapsår då den underliggande tjänsten faktiskt utfördes.

Enligt avsnitt 250 i HGB redovisas anticiperade poster inte som klassiska upplupna och uppskjutna kostnader. I praktiken redovisas de som andra fordringar eller andra skulder, även om de tjänar samma ekonomiska syfte.

Exempel på en anticiperade kostnader

Låt oss säga att ett företag hyr ut en del av sina kontorslokaler till ett annat företag. Månadshyran är 2 000 EUR. Hyran för december 2026 betalas i januari 2027.

Även om betalningen kommer att tas emot följande år utfördes uthyrningstjänsten i december 2026. Intäkterna från uthyrningen måste därför redovisas i företagets finansiella rapport för 2026. Vid årets slut måste ytterligare en fordran på 2 000 EUR redovisas på tillgångssidan i balansräkningen. När betalningen tas emot i januari 2027 kommer fordran att regleras utan att det påverkar intäkterna.

Redovisningsbehandling

• Anta att det är slutet av 2026. Företaget har ännu inte fått betalningen för december 2026.
  
• Men eftersom tjänsten tillhandahölls redan i december har hyresintäkterna bokförts under räkenskapsåret 2026.
  
• I företagets årsredovisning för 2026 redovisade företaget en ytterligare fordran för detta till ett belopp av 2 000 EUR på tillgångssidan i balansräkningen.
  
• I januari 2027 kommer betalningen att tas emot och avräkna fordran utan att ytterligare påverka intäkterna.
  

Hur förutbetalda och upplupna kostnader redovisas korrekt

Förutbetalda kostnader redovisas som förutbetalda upplupna kostnader, medan upplupna kostnader redovisas som övriga skulder. Skillnaden följer av begreppen periodiserade och anticiperade upplupna kostnader. Detta säkerställer att kostnader alltid redovisas under rätt räkenskapsår, oavsett när betalning sker.